Le processus d'achat public étape par étape : à quoi il ressemble du côté du fournisseur

On pourrait croire qu'un appel d'offres commence le jour où l'avis paraît. Mais à ce moment-là, beaucoup de choses sont déjà décidées. Le besoin est défini, les exigences sont rédigées, et d'autres fournisseurs échangent souvent avec l'acheteur depuis des mois. Nous parcourons ici tout le déroulement d'un marché public, étape par étape, en montrant ce qu'il est judicieux de faire à chaque étape. Lorsque nous prenons des exemples en Norvège, où Cobrief est basé, nous le précisons.

L'acheteur travaille en trois phases

Les achats publics suivent un déroulement établi. En Norvège, la DFØ (l'agence norvégienne de gestion publique et financière), l'organisme d'expertise de l'État en matière d'achats, découpe le processus d'achat en trois phases. Ces trois mêmes phases vous concernent, où que vous soumissionniez dans l'UE et l'EEE :

Définir le besoin et préparer la consultation. L'acheteur détermine ce dont il a besoin, étudie le marché, choisit la procédure et rédige les exigences.
Conduire la consultation. La consultation est publiée, les fournisseurs remettent leurs offres, et l'acheteur évalue et choisit.
Suivi du contrat. Le contrat est signé, et l'acheteur vérifie que le fournisseur livre comme convenu.

En tant que fournisseur, il est facile de passer presque tout son temps dans la phase du milieu. C'est compréhensible, puisque c'est là que l'offre est rédigée. Mais c'est dans la première phase que les exigences sont fixées, et dans la dernière que l'argent se gagne.

Nous partons des phases de l'acheteur, car c'est l'ordre auquel vous devez vous adapter. Ci-dessous, nous suivons ces trois mêmes phases, mais de votre point de vue. La phase de mise en concurrence se divise alors naturellement en trois : l'avis, l'offre et l'attribution. Cela donne cinq étapes au total.

Étape 1 : avant la publication

Tout commence par un besoin dans une commune, une administration ou une entreprise publique. L'acheteur doit déterminer ce dont il a réellement besoin, ce que cela coûtera et à quoi ressemble le marché. Les règles permettent à l'acheteur d'étudier le marché et de parler avec des fournisseurs avant la consultation, à condition que tous soient traités de manière égale. C'est ce qu'on appelle le sourcing, qui prend souvent la forme de conférences de dialogue, de rencontres individuelles ou de questions écrites adressées au marché.

C'est aussi dans cette phase que l'acheteur estime la valeur du marché. Cette valeur détermine les règles applicables et le lieu de publication de la consultation. En Norvège, la loi norvégienne sur les marchés publics s'applique à partir de 500 000 couronnes norvégiennes hors TVA. À partir de 1,3 million de couronnes norvégiennes hors TVA, la publication au niveau national est obligatoire, et à partir des seuils de l'EEE, les règles européennes communes s'appliquent pleinement. Nous avons expliqué les seuils dans un article consacré aux seuils.

Ce qu'il est judicieux de faire ici : suivez les avis de pré-information et les conférences de dialogue des acheteurs que vous souhaitez fournir. Si vous y participez et donnez votre avis, vous contribuez à façonner les exigences auxquelles vous devrez répondre plus tard.

Étape 2 : avis de marché et documents de la consultation

Lorsque l'acheteur est prêt, l'avis de marché est publié. En Norvège, il est transmis via Doffin, la base de données nationale norvégienne des marchés publics. Si la valeur dépasse le seuil de l'EEE, Doffin transmet l'avis au TED, la base de données commune de l'UE, où il est publié en premier. Peu après, il apparaît aussi sur Doffin. La publication au TED au-dessus du seuil de l'EEE s'applique dans toute l'UE et l'EEE.

Les documents de la consultation accompagnent l'avis. C'est l'ensemble des documents qui décrit ce qui doit être acheté, qui peut participer et comment les offres seront évaluées. Deux types d'exigences méritent d'être distingués d'emblée :

Les critères de sélection déterminent si vous pouvez participer. Typiquement la capacité financière, l'expérience et les certifications.
Les critères d'attribution déterminent qui l'emporte. Typiquement le prix, la qualité et l'environnement, avec une pondération.

Nous avons consacré un article à la raison pour laquelle il ne faut pas les confondre. Cette distinction s'applique dans toute l'UE et l'EEE.

Au-dessus du seuil de l'EEE, vous remettez l'ESPD (le document unique de marché européen, ou DUME) comme preuve provisoire que vous remplissez les critères de sélection. Les justificatifs complets ne sont en général demandés qu'au candidat pressenti pour remporter le marché.

Pendant cette phase, vous pouvez poser des questions à l'acheteur. Les réponses sont envoyées à tous les participants et font partie du cadre de la consultation. La date limite pour poser des questions arrive souvent plus tôt qu'on ne le pense.

Ce qu'il est judicieux de faire ici : évaluez rapidement si la consultation vaut le temps investi. Remplissez-vous les critères de sélection ? La pondération joue-t-elle en votre faveur ? Pouvez-vous tenir le délai ? Envoyez vos questions tôt.

Étape 3 : la remise de l'offre

La date limite de remise est absolue. Une offre arrivée hors délai doit être rejetée, et cela s'applique dans toute l'UE et l'EEE. Il en va de même si le fournisseur ne remplit pas les critères de sélection : l'acheteur a alors l'obligation de rejeter, et non pas seulement le droit. En Norvège, la réglementation permet à l'acheteur de demander que certaines informations soient complétées ou précisées, mais c'est une faculté pour l'acheteur, pas une obligation.

L'offre doit répondre à ce que les documents de la consultation demandent réellement, dans la structure demandée par l'acheteur. Si vous émettez des réserves ou des écarts par rapport aux exigences, votre offre peut, dans le pire des cas, être rejetée.

Ce qu'il est judicieux de faire ici : remettez votre offre en avance, jamais à la dernière seconde. Prévoyez une vérification spécifique que toutes les pièces obligatoires sont jointes et que les fichiers sont au bon format.

Étape 4 : évaluation, attribution et délai de standstill

Après la date limite, l'acheteur évalue les offres au regard des critères d'attribution et de la pondération annoncés. Une notification est ensuite envoyée aux fournisseurs concernés pour indiquer qui a été retenu. Cette notification doit être motivée, et cette obligation de motivation s'applique dans toute l'UE et l'EEE. Selon la réglementation norvégienne, la motivation doit indiquer « le nom du fournisseur retenu et un exposé des caractéristiques et des avantages relatifs de l'offre retenue au regard des critères d'attribution ».

Vient ensuite un délai de standstill : une période d'attente avant que le contrat puisse être signé. Au-dessus du seuil de l'EEE, il est d'au moins dix jours à compter du lendemain de l'envoi de la notification, et cela vous concerne partout dans l'UE et l'EEE. L'objectif est de laisser aux fournisseurs qui estiment qu'une erreur a été commise le temps de contester avant la conclusion du contrat. Ce droit de recours, vous l'avez où que vous soumissionniez. En Norvège, vous pouvez former un recours directement auprès de l'acheteur, devant la KOFA (la commission norvégienne des recours en matière de marchés publics) ou devant les tribunaux.

Ce qu'il est judicieux de faire ici : lisez attentivement la motivation, que vous ayez gagné ou perdu. Elle vous indique ce à quoi l'acheteur a réellement accordé de l'importance. Nous avons expliqué comment tirer les leçons des marchés perdus.

Étape 5 : contrat et suivi

Une fois le délai de standstill écoulé, le contrat est signé. Commence alors la phase à laquelle les acheteurs consacrent eux-mêmes beaucoup de temps : vérifier que ce qui a été promis dans l'offre est effectivement livré. Pour vous, fournisseur, c'est la phase où se construit votre réputation. Les acheteurs échangent entre eux, et de bonnes références sur un contrat ouvrent souvent la porte au suivant.

Si le contrat est un accord-cadre, c'est maintenant qu'arrivent les commandes individuelles. Les commandes passées sur la base d'un accord-cadre ne font pas l'objet d'un avis, c'est donc l'accord-cadre lui-même que vous devez repérer lorsqu'il est mis en concurrence. Les accords-cadres fonctionnent ainsi dans toute l'UE et l'EEE. Nous avons expliqué comment fonctionnent les accords-cadres dans un article dédié.

Là où beaucoup trébuchent

Tel que nous lisons le processus, les mêmes erreurs reviennent chez les fournisseurs qui découvrent le secteur public :

Ils repèrent la consultation trop tard. L'avis marque le début du travail sur l'offre, mais la fin de la planification de l'acheteur. À ce stade, les exigences sont fixées.
Ils rédigent avant d'avoir vérifié les critères de sélection. S'il vous manque une attestation ou une référence, mieux vaut le savoir le premier jour que la dernière soirée.
Ils sous-estiment la phase de questions. Des points flous qui auraient pu être clarifiés tôt deviennent des suppositions dans l'offre.
Ils remettent leur offre juste avant la date limite. Il ne reste alors aucune marge pour un fichier qui refuse de se télécharger.
Ils ne lisent pas la motivation après un échec. La prochaine offre tombe donc dans le même piège.

Ce que vous devriez faire

Établissez une vue d'ensemble simple des acheteurs qui comptent pour vous, et suivez leurs avis de pré-information et leurs conférences de dialogue. Utilisez des alertes marchés pour que les avis viennent à vous, au lieu de devoir les chercher.

Lorsqu'une consultation apparaît, faites l'évaluation avant de commencer à rédiger : critères de sélection, pondération, délai et valeur du contrat. Envoyez vos questions tôt. Fixez une date limite interne bien avant la date officielle. Et lisez la motivation ensuite, quel que soit le résultat.

Pour conclure

Un marché public, c'est plus qu'un avis et une date limite. C'est un parcours en plusieurs étapes, où le début et la fin décident souvent davantage que la rédaction de l'offre elle-même. Si vous comprenez l'ensemble du parcours, vous pouvez être présent là où les exigences sont fixées, et pas seulement là où l'offre est remise.

Ce contenu reflète les analyses de Cobrief et se veut un guide, non un conseil juridique. En cas de doute sur une consultation précise, interrogez l'acheteur avant la date limite pour les questions.

Chez Cobrief, nous serons ravis d'échanger avec vous sur la manière de travailler plus efficacement tout au long du processus d'achat public.