Changelog

Les échanges sur un appel d'offres ont souvent lieu dans Cobrief, tandis que la demande de suivi est envoyée ailleurs. Vous pouvez désormais mentionner un collègue directement dans le commentaire et réunir la conversation et la notification au même endroit.

Faites intervenir la bonne personne avec @

Saisissez @ dans un commentaire sur l'appel d'offres ou une tâche d'offre. Cobrief affiche les personnes de l'espace de travail, et vous choisissez celle qui doit voir le commentaire. La mention apparaît dans le texte, afin que chaque personne qui lit la conversation comprenne à qui s'adresse la question ou la demande de suivi.

Cette fonction convient aussi bien aux précisions rapides qu'aux tâches qui nécessitent une expertise particulière. Vous pouvez demander à un collègue de vérifier une exigence, de répondre à une question ou de relire une réponse sans créer une tâche distincte uniquement pour attirer son attention.

La notification ouvre la bonne conversation

Le collègue reçoit une notification d'activité lorsque la mention est enregistrée. Si les notifications par e-mail liées à la collaboration sont activées, il reçoit également un e-mail. Le lien ouvre l'appel d'offres ou la tâche d'offre avec le commentaire affiché, ce qui évite au destinataire de rechercher le contexte.

Lorsqu'un commentaire est modifié, seules les personnes mentionnées pour la première fois reçoivent une notification. Les mentions inchangées ne déclenchent pas de nouvelles notifications, et vous n'êtes pas averti de vos propres mentions. La liste d'activités reste ainsi claire, même si le commentaire est modifié plusieurs fois.

Les mentions fonctionnent pour les membres existants comme pour les utilisateurs invités dans l'espace de travail. L'équipe peut donc collaborer de la même façon dès l'envoi de l'invitation.

Autres améliorations de cette version

• Recherche d'appels d'offres

  Les longues listes de résultats se chargent plus régulièrement, et les totaux supérieurs à 10 000 s'affichent sans devoir compter d'abord l'ensemble des résultats.

• Recherche d'appels d'offres

  Les recherches enregistrées acceptent désormais les mêmes filtres géographiques danois et internationaux que la recherche d'appels d'offres.

• Recherche d'appels d'offres

  Les suggestions de critères d'évaluation ne répètent plus les mots-clés actifs sous une autre forme grammaticale.

• Onboarding

  La période d'essai dispose de davantage de capacité IA, afin que les nouveaux utilisateurs puissent tester une plus grande partie du processus d'offre.

• Gestion des utilisateurs

  La connexion est plus claire sur les pages ouvertes, et les liens de notification proposent de passer au bon espace de travail lorsque c'est nécessaire.

Corrections mineures et finitions

• Recherche d'appels d'offres

  Le résumé matinal ouvre correctement davantage de résultats dans Outlook classique et reprend l'ordre du pipeline lorsque les scores de pertinence sont identiques.

• Recherche d'appels d'offres

  Le résumé matinal affiche un aperçu utile dans Apple Mail lorsqu'un appel d'offres a été modifié.

• Recherche d'appels d'offres

  Les procédures en plusieurs phases ne sont plus indiquées comme expirées simplement parce que la date limite de présélection est passée.

• Onboarding

  Le lien de vérification provenant de la notification dans l'application fonctionne à nouveau.

• Gestion des utilisateurs

  Les utilisateurs sans accès voient une page claire au lieu d'une interface d'application défectueuse.

Une grande partie des connaissances et du suivi liés au travail d'offre se trouve dans d'autres systèmes. Lorsque le bid manager IA n'y a pas accès, vous devez chercher les informations et les transférer d'un outil à l'autre. Vous pouvez désormais connecter l'agent directement à davantage de systèmes déjà utilisés par votre équipe.

Connectez les systèmes dans lesquels vous travaillez

Dans Paramètres → Intégrations, chaque utilisateur peut connecter l'agent à Linear, Notion, Atlassian pour Jira et Confluence ainsi qu'à Oda. Ces options viennent compléter les connexions existantes à SharePoint, OneDrive et Flowcase.

Les connexions utilisent les droits dont vous disposez déjà dans le système source. L'agent peut ainsi trouver un ticket Jira pertinent, lire une page Notion ou consulter le contexte dans Linear sans que le contenu soit d'abord copié dans Cobrief. Les actions proposées dépendent de chaque système et des droits que l'utilisateur y possède.

Lorsque vous démarrez une conversation, vous pouvez activer ou désactiver les connexions depuis le menu « plus » à côté du champ de saisie. Ce choix s'applique à la conversation en cours, afin que l'agent n'accède qu'aux sources utiles pour la tâche. Vous pouvez aussi définir la sélection par défaut avant de lancer une nouvelle conversation.

Définissez ce que l'agent peut faire

Une connexion peut fournir à l'agent des outils de lecture ainsi que des actions qui modifient des données dans le système externe. Les administrateurs peuvent donc gérer les autorisations de chaque outil pour l'ensemble de l'espace de travail.

Un outil peut être autorisé, soumis à validation ou bloqué. La lecture est généralement autorisée, tandis que les actions qui écrivent ou modifient des données demandent une validation. Lorsqu'une validation est requise, l'agent s'arrête avant d'exécuter l'action et indique ce qu'il souhaite faire. Vous pouvez accepter ou refuser directement dans la conversation.

L'équipe bénéficie ainsi d'un contexte plus à jour sans laisser l'agent effectuer librement des modifications. Les connexions peuvent aussi être supprimées à tout moment depuis les paramètres d'intégration.

Autres améliorations de l'agent

• bid manager IA

  Les nouveaux utilisateurs disposent d'un guide de démarrage unifié et d'une vue personnelle de leur activité dans l'interface de l'agent.

• Connecteurs

  L'agent démarre plus vite dans les espaces de travail contenant de nombreux CV et projets de référence provenant de Flowcase.

• bid manager IA

  Les conversations peuvent continuer même si elles utilisaient auparavant un modèle d'IA qui n'est plus disponible.

Après le dépôt d'une offre, la réponse et les enseignements tirés du résultat restent souvent dans des dossiers et des boîtes de réception. Vous pouvez désormais conserver ce travail dans Cobrief et vous en servir comme point de départ pour rédiger la prochaine offre.

Conservez la réponse pour la réutiliser

Lorsqu'une offre est marquée comme déposée, vous pouvez enregistrer la réponse directement dans la base de connaissances. Les documents texte ainsi que les modèles Word et Excel remplis sont présélectionnés, et vous choisissez ce que vous souhaitez conserver. Vous pouvez aussi le faire depuis le menu de l'espace d'offre pour les offres déjà déposées.

Le contenu est enregistré dans un dossier propre à l'offre afin que l'agent puisse l'utiliser. Si vous enregistrez à nouveau l'offre après une modification, la version précédente est remplacée. Vous évitez ainsi les copies presque identiques et conservez une base claire pour réutiliser votre travail.

Vous choisissez donc les éléments de la réponse sur lesquels il est utile de vous appuyer. Les bonnes descriptions de solution, les lettres et les modèles remplis peuvent servir aux offres suivantes sans qu'une personne doive les exporter, les trier et les importer à nouveau.

Exploitez les résultats dans la prochaine offre

Les résultats que vous enregistrez restent également utiles par la suite. L'agent peut consulter les résultats, les motifs d'échec, les commentaires et les montants des contrats d'appels d'offres précédents. L'agent peut aussi effectuer des recherches dans les notifications d'attribution et les documents de concurrents que vous avez importés dans les appels d'offres.

Vous pouvez, par exemple, demander à l'agent d'identifier les motifs d'échec récurrents, de résumer ce que les justifications révèlent sur le niveau des prix ou de comparer un nouveau brouillon avec les enseignements de la dernière offre. L'agent indique de quel appel d'offres provient chaque information, afin que l'équipe puisse revenir à la source.

Les documents de concurrents sont clairement identifiés comme tels et ne sont utilisés que lorsque l'agent en a besoin. Ils ne sont pas ajoutés à la base de connaissances et ne sont pas intégrés automatiquement aux brouillons d'offre.

Le travail réalisé pour un appel d'offres devient ainsi un meilleur point de départ pour le suivant. En savoir plus sur l'enregistrement des résultats et l'importation des notifications d'attribution.

Autres améliorations du travail d'offre

• Pipeline

  Les appels d'offres annulés par l'acheteur passent automatiquement au bon statut lorsque Cobrief reçoit l'avis d'annulation.

• Offres

  Les fichiers Word et Excel contenant des macros peuvent désormais être importés dans Cobrief.

• Offres

  Les titres de documents longs ne chevauchent plus les métadonnées lorsque l'agent est ouvert à côté de l'offre.

• Offres

  Les restes de texte indicatif sont supprimés plus fiablement des textes d'offre.

Lorsque vous travaillez avec l'agent au fil du temps, répéter les mêmes préférences et habitudes de travail dans chaque nouvelle conversation devient fastidieux. Vous pouvez désormais lui demander de mémoriser ce qui doit vous suivre, sans partager ces souvenirs avec qui que ce soit.

Votre façon de travailler vous suit dans la prochaine conversation

Demandez à l'agent de mémoriser une préférence ou une habitude de travail stable au cours d'une conversation ordinaire. Il peut s'agir de la structure souhaitée pour les réponses, d'une méthode de travail que vous utilisez souvent ou d'un autre choix durable qui rend la collaboration plus pertinente. Vous pouvez aussi lui demander de mettre à jour un souvenir lorsque vos besoins évoluent, ou de l'oublier lorsqu'il ne s'applique plus.

Les souvenirs vous sont strictement privés. Cela reste vrai lorsque vous travaillez avec des collègues dans un espace partagé ou sur un appel d'offres. Les autres utilisateurs n'accèdent pas à vos souvenirs, et les leurs n'influencent pas la manière dont l'agent vous répond.

L'agent utilise uniquement les souvenirs pertinents pour la conversation en cours. Vos préférences précédentes peuvent ainsi être utiles lorsqu'elles correspondent au contexte, sans que tout ce qui est enregistré se retrouve dans chaque réponse. Des protections refusent les secrets et les informations de paiement. La mémoire de l'agent sert donc aux habitudes de travail et aux préférences, pas au stockage de données sensibles.

Vous voyez et contrôlez tout ce que l'agent mémorise

Lorsqu'un souvenir est ajouté, mis à jour ou supprimé au cours d'une conversation, la modification apparaît directement dans le chat. Si l'agent a mal interprété votre demande, vous pouvez l'annuler immédiatement et poursuivre sans chercher un réglage séparé.

La vue complète se trouve sous Bibliothèque → Mémoire de l'agent. Vous pouvez y ajouter des souvenirs, les rechercher, modifier leur contenu, les renommer et les supprimer. Il devient ainsi simple de faire le tri lorsque votre façon de travailler évolue et de contrôler précisément ce que l'agent peut utiliser dans les conversations suivantes.

Utilisez la conversation pour une modification rapide et la bibliothèque lorsque vous avez besoin d'une vue d'ensemble. Les souvenirs restent liés à votre compte utilisateur et se gèrent au même endroit, quel que soit l'espace de travail ou l'appel d'offres que vous ouvrez.

Autres améliorations

• bid manager IA

  Saisissez / dans le champ de message pour rechercher et sélectionner une compétence de l'équipe avant l'envoi.

• bid manager IA

  L'agent utilise la langue du compte lorsque la langue de réponse souhaitée n'est pas claire.

• Offres

  Les documents texte ouverts se mettent à jour en direct pendant que l'agent écrit.

• bid manager IA

  Les liens d'action mal formés s'affichent comme des boutons utilisables.

• Offres

  Les nouveaux documents créés par l'agent apparaissent dans l'espace d'appel d'offres.

Une alerte d’appels d’offres doit vous aider à décider où consacrer votre temps, et non déplacer toute la recherche dans votre boîte de réception. Le nouveau résumé matinal facilite l’évaluation des correspondances les plus importantes en un coup d’œil et vous mène à la bonne sélection dans Cobrief lorsqu’une opportunité semble intéressante.

La meilleure correspondance et les changements sont clairement séparés

Le résumé matinal programmé commence par le nombre de nouvelles correspondances et met en avant la meilleure. La carte affiche un court résumé, l’échéance et le score de pertinence, avec une action claire pour évaluer l’appel d’offres dans Cobrief. Les autres nouvelles correspondances sont regroupées en dessous, tandis que les appels d’offres modifiés, les opportunités planifiées et les résultats disposent de leurs propres sections. Vous n’avez donc plus à interpréter une longue liste uniforme pour comprendre ce qui s’est réellement passé depuis le dernier envoi.

Les cartes sont plus faciles à parcourir sur mobile et dans les clients de messagerie à la compatibilité limitée. Toute la ligne est cliquable, le texte est plus concis, et les libellés et les couleurs sont utilisés de manière cohérente dans toutes les sections.

Continuez avec la même sélection dans Cobrief

Lorsque vous ouvrez une alerte, le pipeline affiche les avis inclus précisément dans cet envoi. Les onglets reprennent les mêmes groupes que l’e-mail, afin que « nouveaux appels d’offres », « changements » et « résultats » aient le même sens avant et après le clic. Le lien permettant d’afficher plus de correspondances ouvre lui aussi la sélection complète, et non une nouvelle recherche susceptible d’avoir changé depuis l’envoi de l’e-mail.

Les alertes envoyées immédiatement disposent désormais d’une variante Nouvel appel d’offres, avec le même langage visuel, mais centrée sur une seule correspondance. Les recherches enregistrées sont aussi clairement distinguées du résumé matinal de l’entreprise, afin que le destinataire sache quel type d’alerte il a reçu.

Autres améliorations apportées aux e-mails

• Recherche d'appels d'offres

  Le résumé matinal s’affiche désormais de manière plus fiable dans Outlook, sur mobile et en mode sombre.

• Recherche d'appels d'offres

  Les invitations, les alertes de collaboration et les autres e-mails de Cobrief utilisent maintenant le même en-tête, le même style de boutons et les mêmes couleurs.

• Recherche d'appels d'offres

  Les liens de désabonnement et de gestion des recherches enregistrées sont plus clairs et plus fiables.

• Pipeline

  Le pipeline peut désormais être filtré par type de dispositif pour trouver les accords-cadres, les systèmes de qualification et les systèmes d’acquisition dynamiques, et le type de dispositif peut aussi être affiché comme colonne triable dans la liste.

• Pipeline

  Les échéances peuvent désormais être supprimées des appels d’offres privés.

Il est facile de suivre un appel d’offres jusqu’à la date limite de remise des offres, mais plus difficile de savoir qui l’a remporté et quelle a été la valeur réelle du contrat. Le résultat est souvent publié bien après la fin du travail de préparation de l’offre. Cobrief suit désormais les avis de résultats publiés sur Doffin et TED dans le cadre de la recherche d’appels d’offres de votre entreprise.

Les nouveaux résultats sont regroupés séparément

Les attributions de contrats, les avis d’intention, les modifications contractuelles et les annulations qui correspondent au profil de recherche apparaissent sous Pipeline → Résultats → Nouveaux. Vous y trouverez les résultats des deux derniers mois, classés par date de publication. Ils ne sont pas mélangés aux appels d’offres actifs dans la boîte de réception, et les résultats plus anciens quittent automatiquement la section « Nouveaux » lorsqu’ils ne nécessitent plus de suivi.

Ouvrez Recherche et sélectionnez la phase des résultats pour explorer vous-même une sélection plus large. La liste indique qui a remporté le contrat, le nombre d’offres reçues, la valeur réelle et la valeur annoncée du contrat, ainsi que les documents de résultats disponibles. Votre équipe peut ainsi suivre la concurrence, comparer les résultats à ses propres évaluations et repérer les contrats susceptibles de faire l’objet d’un nouvel appel d’offres.

Les résultats arrivent dans les alertes d’appels d’offres

Les alertes d’appels d’offres incluent désormais les nouveaux résultats qui correspondent au profil de recherche. Le résumé matinal envoyé par e-mail comporte une section dédiée aux résultats, tandis que les alertes Slack et Teams les comptabilisent avec les nouveaux appels d’offres. Dans le pipeline, les appels d’offres actifs et les procédures achevées restent séparés.

La phase des résultats est activée pour tous les espaces de travail. Les administrateurs qui souhaitent uniquement suivre les appels d’offres planifiés et actifs peuvent la désactiver sous Paramètres → Recherche d’appels d’offres → Vue d’ensemble des recherches.

Les meilleures méthodes d'une équipe chargée des appels d'offres reposent souvent sur quelques personnes : comment examiner la matrice des exigences, quelles références choisir ou quels points toujours vérifier avant le dépôt. Chaque fois qu'une personne utilise le bid manager IA, elle doit lui réexpliquer la marche à suivre. Vous pouvez désormais la lui apprendre une seule fois et la partager avec toute l'équipe.

Apprenez la méthode à l'agent une seule fois

Dans Bibliothèque → Compétences, les administrateurs de l'espace de travail peuvent créer une compétence avec un nom, une brève description des situations où elle est utile et les instructions que l'agent doit suivre. Il peut s'agir, par exemple, d'une méthode pour examiner les exigences obligatoires, sélectionner les projets de référence pertinents ou vérifier que les réponses sont étayées par des documents.

La description aide l'agent à reconnaître les situations où la compétence est pertinente. Lorsqu'une tâche correspond, il peut retrouver les instructions de lui-même. Vous pouvez aussi demander la compétence en langage courant, par exemple « utilise la compétence pour la matrice des exigences ». Personne n'a besoin de retenir un nom technique ni de coller un long prompt.

Une méthode commune à toute l'équipe

Les compétences appartiennent à l'espace de travail, pas à une seule personne, offre ou document. Les méthodes éprouvées restent ainsi disponibles dans tous les travaux d'appel d'offres, et les connaissances importantes risquent moins de disparaître lorsque les responsabilités changent.

Les administrateurs peuvent mettre à jour les instructions lorsque les méthodes évoluent. Une compétence qui n'est pas utile pour le moment peut être désactivée sans supprimer son contenu. Seules les compétences actives sont accessibles à l'agent. Il peut les lire, mais pas les modifier de lui-même.

Les compétences se distinguent des instructions d'IA : les instructions d'IA sont des règles permanentes qui s'appliquent toujours, tandis qu'une compétence est une méthode concrète que l'agent récupère pour le bon type de tâche.

Consultez le centre d'aide pour savoir comment créer et utiliser des compétences.

Autres améliorations du bid manager IA

• bid manager IA

  Les utilisateurs de l'offre gratuite peuvent désormais essayer le fil de l'agent avec une consommation d'IA incluse avant de choisir une offre payante.

• Gestion des utilisateurs

  Les administrateurs reçoivent un e-mail lorsque l'espace de travail atteint 80 % et 100 % de sa capacité mensuelle d'IA.

• bid manager IA

  Les longues exécutions de l'agent ne sont plus interrompues au bout de cinq minutes.

• bid manager IA

  Une compétence non valide n'arrête plus le reste de l'exécution. Les noms en double et les limites de capacité atteintes produisent des messages d'erreur clairs.

La recherche d'appels d'offres limitait auparavant le choix des pays à la Norvège, la Suède, le Danemark, la Finlande et l'Allemagne, alors que Cobrief intègre déjà les avis européens de TED. Les équipes qui suivent des marchés en dehors de ces cinq pays ne pouvaient donc pas affiner leurs recherches, alertes et analyses comme elles le souhaitaient. L'ensemble de la zone EEE et AELE est désormais disponible.

Choisissez parmi 31 pays européens

Le sélecteur comprend maintenant tous les pays de l'UE, ainsi que l'Islande, le Liechtenstein, la Norvège et la Suisse. Les choix s'appliquent à toute la configuration de recherche : recherches d'appels d'offres ordinaires, recherches enregistrées et alertes, lieu d'exécution, analyses de marché et paramètres utilisés par l'agent lorsqu'il aide votre équipe.

Une équipe qui suit, par exemple, les marchés néerlandais, autrichien et irlandais peut ainsi sélectionner précisément ces pays au lieu de devoir contourner une configuration nordique fixe. Les recherches et choix par défaut existants ont été conservés, cette extension ne modifie donc pas la configuration que vous utilisez déjà.

Les filtres régionaux suivent la structure de chaque pays

Les filtres de localisation utilisent la nomenclature NUTS officielle de chaque pays. Vous pouvez ouvrir un pays et choisir les régions pertinentes au niveau qui y est adapté, au lieu d'utiliser un modèle conçu pour la Norvège. L'Allemagne et la France utilisent des niveaux régionaux plus larges, tandis que les autres pays permettent un ciblage plus détaillé.

Les avis qui ne disposent pas d'un code régional valide pour le lieu d'exécution apparaissent sous « Autres lieux » au lieu d'être exclus de la recherche. Vous voyez ainsi clairement ce qui est classé par région, tout en conservant les avis pertinents dont les données de localisation sont incomplètes.

Améliorations de la recherche et des pages publiques d'appels d'offres

• Recherche d'appels d'offres

  Les pages publiques d'appels d'offres chargent nettement moins de JavaScript et de polices, le contenu s'affiche donc plus vite sur mobile.

• Recherche d'appels d'offres

  Les utilisateurs connectés sans espace de travail peuvent consulter les pages publiques d'appels d'offres sans être redirigés.

• Recherche d'appels d'offres

  L'option « Tous les pays » conserve maintenant la sélection complète et ne revient plus aux pays par défaut de l'espace de travail.

• Veille marché

  Les panneaux d'analyse indiquent clairement lorsque la liste des avis est limitée aux 500 premiers résultats.

• Recherche d'appels d'offres

  Les critères de sélection de la dernière version d'eForms sont désormais correctement analysés, et les avis concernés ont été retraités.