Changelog

Consacrez votre temps à l’offre. Les appels d’offres pertinents sont désormais préparés à l’avance, avec évaluation, échéances et tâches. Quand vous ouvrez un appel d’offres déjà analysé, vous pouvez passer directement à la préparation de l’offre.

D’une évaluation prête à un premier brouillon

L’évaluation comprend un résumé de l’appel d’offres, les critères d’attribution, les conditions de participation et les clauses du contrat. Les échéances figurent dans la chronologie. Les tâches indiquent ce que votre équipe doit répondre, documenter ou remplir.

Utilisez cette vue pour décider de participer. Si vous poursuivez, ouvrez l’Espace d’offres pour créer un premier brouillon. Les tâches vous accompagnent, afin de répartir le travail et de vérifier les documents.

Tous les appels d’offres ne sont pas prêts lorsque vous les ouvrez. Dans ce cas, l’évaluation, la chronologie et les tâches se complètent progressivement. Vous pouvez suivre l’avancement et commencer par ce qui est déjà disponible.

Les gros dossiers sont aussi traités de façon plus fiable. Si un fichier ne peut pas être lu immédiatement, le reste de l’évaluation est terminé. Une nouvelle tentative est effectuée et le brief signale les documents encore manquants. Les anciens fichiers Word au format .doc sont également pris en charge.

En savoir plus sur l’évaluation et les premiers brouillons.

Améliorations de l’évaluation et de la préparation des offres

• Brief

  Le brief utilise la langue de l’avis lorsqu’elle est connue, même si elle diffère de celle du pays de l’acheteur.

• Offres

  L’agent poursuit automatiquement la préparation de l’offre après le téléversement et le traitement des documents d’appel d’offres.

Corrections mineures

• Brief

  Les appels d’offres privés affichent leur échéance enregistrée dans le calendrier.

• Brief

  Le téléversement d’un fichier trop volumineux affiche une erreur claire, avec des conseils pour le diviser ou le réduire.

Quand les tableaux perdent leur mise en page, les documents d’appel d’offres deviennent difficiles à lire. Beaucoup d’utilisateurs téléchargeaient donc les fichiers pour les ouvrir sur leur ordinateur. Vous pouvez désormais lire les nouveaux documents Word et PDF dans leur mise en page d’origine, directement dans Cobrief.

Lisez les documents là où vous travaillez

Le lecteur conserve notamment les polices, marges, images, tableaux, en-têtes et pieds de page. Vous voyez mieux le contexte d’une exigence, même lorsque sa position sur la page compte.

Ouvrez Documents d’appel d’offres, choisissez un fichier et ajustez l’affichage avec les commandes de zoom. Agrandissez un tableau dense ou adaptez la page à la largeur disponible. Pour les PDF, Afficher le PDF ouvre le fichier d’origine.

Vous pouvez toujours sélectionner du texte, poser des questions sur le contenu et suivre les références depuis l’évaluation. Vous vérifiez ainsi une réponse dans le document et poursuivez la préparation de votre offre au même endroit.

Les documents anciens et les formats non pris en charge par le nouveau lecteur conservent l’affichage textuel simplifié. C’est aussi le cas des fichiers Excel. La nouvelle mise en page concerne l’affichage des documents d’appel d’offres.

En savoir plus sur le lecteur et le zoom.

Améliorations du lecteur de documents

• Brief

  L’affichage Word reproduit mieux les sauts de page, les en-têtes de tableau répétés et les en-têtes sur plusieurs pages.

• Brief

  Les dessins, arrière-plans et colonnes de différentes largeurs sont affichés plus fidèlement dans les documents Word.

Évaluer un appel d’offres demande de suivre les questions de l’équipe et les exigences de votre entreprise. Le gestionnaire d’offres IA peut désormais prendre en charge davantage de tâches. Décrivez votre besoin dans le chat et approuvez les changements avant leur enregistrement.

Faites-en plus depuis la conversation

L’agent peut lire les commentaires d’un appel d’offres et en rédiger un nouveau en votre nom. Demandez-lui de résumer une discussion ou de noter un point à clarifier. Les commentaires portent votre nom et restent internes à l’équipe.

Vous pouvez aussi lui demander d’afficher, de créer ou de modifier les critères d’évaluation de l’équipe. Par exemple : « Crée un critère qui vérifie si nous devons justifier une expérience en installations frigorifiques. » L’agent propose le changement et demande votre accord. Modifier un critère pendant qu’un appel d’offres est ouvert actualise la réponse dans l’évaluation.

L’agent peut aussi créer un appel d’offres privé et commencer un document dans l’espace d’offres. Les documents d’appel d’offres ne sont pas nécessaires pour commencer à écrire. L’agent demande votre accord avant de créer l’appel d’offres.

L’agent respecte vos droits dans l’espace de travail. En savoir plus sur les critères d’évaluation personnalisés.

Adaptez l’agent à la façon de travailler de votre équipe

Les administrateurs peuvent demander à l’agent de créer et de modifier des compétences. Une compétence décrit une méthode réutilisable, comme vérifier une offre au regard des exigences.

Expliquez votre méthode ou choisissez Créer une compétence dans le menu /. L’agent aide à définir le nom, la description et les instructions. Après approbation, la compétence peut être utilisée dès le message suivant et partagée avec l’équipe.

Les administrateurs peuvent aussi actualiser les consignes IA de l’entreprise depuis le chat. Décrivez le style souhaité ou les points forts à prendre en compte. L’agent montre les changements avant leur approbation. Les consignes sont mises à jour dans la bibliothèque.

Autres améliorations de l’agent

• bid manager IA

  Les questions avec plusieurs choix apparaissent plus clairement près du champ de message. Les questions ouvertes et celles appelant oui ou non sont posées directement dans la conversation.

• bid manager IA

  Les PDF joints sont transmis directement à l’agent. Pour les autres formats, il peut attendre la fin de la conversion.

• bid manager IA

  Les nouvelles conversations avec l’agent reçoivent un titre dans votre langue pour les retrouver plus facilement.

Les jours chargés, Morgenbrief ne montrait qu’une petite partie des appels d’offres correspondants. Vous recevez désormais jusqu’à 25 appels d’offres dans une liste compacte. Consultez plus d’opportunités dans le même e-mail et ouvrez celles qui vous intéressent.

Plus d’appels d’offres dans la même vue

Chaque ligne affiche l’acheteur, le titre, un résumé, le score de pertinence et l’échéance. Si l’e-mail contient plusieurs appels d’offres, ils utilisent tous la même présentation. Vous pouvez parcourir la liste et comparer les résultats sans faire défiler de grandes fiches.

Les 25 places sont réparties entre nouvelles consultations, modifications, achats prévus et résultats. S’il y a davantage de correspondances, Ouvrir dans Cobrief affiche toute la sélection. L’e-mail indique toujours le total, même pour les résultats sans ligne dédiée.

Modifiez les alertes e-mail avec l’agent

Les administrateurs peuvent demander au gestionnaire d’offres IA d’afficher les alertes e-mail existantes, de modifier leur fréquence ou d’ajouter des collègues déjà présents dans l’espace de travail. Demandez-lui, par exemple, de rendre hebdomadaire une alerte quotidienne.

L’agent montre la proposition et demande votre accord avant d’enregistrer le changement. Vous pouvez adapter les alertes depuis la conversation déjà ouverte. Cette fonction concerne les alertes e-mail existantes.

En savoir plus sur la configuration des alertes d’appels d’offres.

Autres améliorations des notifications et de la collaboration

• Gestion des utilisateurs

  Les notifications d’activité par e-mail ont des objets plus précis et renvoient vers la tâche ou le commentaire concerné.

• Recherche d'appels d'offres

  Les alertes de modification indiquent plus clairement quel texte a changé.

Corrections mineures de la recherche

• Pipeline

  Le compteur de la boîte de réception utilise le même filtre de pertinence que la liste de résultats.

• Recherche d'appels d'offres

  Correction d’un problème qui pouvait ralentir les recherches ou afficher des totaux incorrects avec le filtre par pays.

Un modèle à remplir peut contenir des centaines de champs. Si tout le modèle constitue une seule tâche, il est difficile de voir qui doit répondre à quoi. L’équipe peut désormais suivre chaque champ de texte comme une sous-tâche distincte.

Répartissez le travail champ par champ

Chaque sous-tâche a son statut, son responsable et son échéance. Un collègue peut traiter les réponses techniques, tandis qu’un autre s’occupe des références ou déclarations. Cela concerne les champs de texte des modèles Word et Excel, y compris ceux que vous téléversez vous-mêmes.

Filtrez par responsable ou statut pour trouver vos champs. L’avancement indique le nombre de sous-tâches terminées, dans le modèle et dans la tâche globale. L’équipe dispose d’une vue commune sans parcourir toutes les réponses.

Les sous-tâches dont vous êtes responsable figurent aussi dans Mes tâches. Quand un collègue vous attribue un champ, une notification ouvre directement la bonne sous-tâche. Vous pouvez reprendre la réponse sans chercher.

Le statut, le responsable et l’échéance des mêmes champs sont conservés lors d’une nouvelle extraction du modèle. Un champ peut être une réponse technique, une date, un lieu ou une signature. C’est pourquoi nous parlons de sous-tâches, pas seulement d’exigences.

En savoir plus sur les modèles à remplir et les tâches de l’espace d’offres.

Corrections mineures dans les offres

• Offres

  Correction d’un problème qui pouvait laisser la vue Mes tâches vide.

• Offres

  Le remplissage des bordereaux de prix gère mieux les réponses IA interrompues.

Les échanges sur un appel d'offres ont souvent lieu dans Cobrief, tandis que la demande de suivi est envoyée ailleurs. Vous pouvez désormais mentionner un collègue directement dans le commentaire et réunir la conversation et la notification au même endroit.

Faites intervenir la bonne personne avec @

Saisissez @ dans un commentaire sur l'appel d'offres ou une tâche d'offre. Cobrief affiche les personnes de l'espace de travail, et vous choisissez celle qui doit voir le commentaire. La mention apparaît dans le texte, afin que chaque personne qui lit la conversation comprenne à qui s'adresse la question ou la demande de suivi.

Cette fonction convient aussi bien aux précisions rapides qu'aux tâches qui nécessitent une expertise particulière. Vous pouvez demander à un collègue de vérifier une exigence, de répondre à une question ou de relire une réponse sans créer une tâche distincte uniquement pour attirer son attention.

La notification ouvre la bonne conversation

Le collègue reçoit une notification d'activité lorsque la mention est enregistrée. Si les notifications par e-mail liées à la collaboration sont activées, il reçoit également un e-mail. Le lien ouvre l'appel d'offres ou la tâche d'offre avec le commentaire affiché, ce qui évite au destinataire de rechercher le contexte.

Lorsqu'un commentaire est modifié, seules les personnes mentionnées pour la première fois reçoivent une notification. Les mentions inchangées ne déclenchent pas de nouvelles notifications, et vous n'êtes pas averti de vos propres mentions. La liste d'activités reste ainsi claire, même si le commentaire est modifié plusieurs fois.

Les mentions fonctionnent pour les membres existants comme pour les utilisateurs invités dans l'espace de travail. L'équipe peut donc collaborer de la même façon dès l'envoi de l'invitation.

Autres améliorations de cette version

• Recherche d'appels d'offres

  Les longues listes de résultats se chargent plus régulièrement, et les totaux supérieurs à 10 000 s'affichent sans devoir compter d'abord l'ensemble des résultats.

• Recherche d'appels d'offres

  Les recherches enregistrées acceptent désormais les mêmes filtres géographiques danois et internationaux que la recherche d'appels d'offres.

• Recherche d'appels d'offres

  Les suggestions de critères d'évaluation ne répètent plus les mots-clés actifs sous une autre forme grammaticale.

• Onboarding

  La période d'essai dispose de davantage de capacité IA, afin que les nouveaux utilisateurs puissent tester une plus grande partie du processus d'offre.

• Gestion des utilisateurs

  La connexion est plus claire sur les pages ouvertes, et les liens de notification proposent de passer au bon espace de travail lorsque c'est nécessaire.

Corrections mineures et finitions

• Recherche d'appels d'offres

  Le résumé matinal ouvre correctement davantage de résultats dans Outlook classique et reprend l'ordre du pipeline lorsque les scores de pertinence sont identiques.

• Recherche d'appels d'offres

  Le résumé matinal affiche un aperçu utile dans Apple Mail lorsqu'un appel d'offres a été modifié.

• Recherche d'appels d'offres

  Les procédures en plusieurs phases ne sont plus indiquées comme expirées simplement parce que la date limite de présélection est passée.

• Onboarding

  Le lien de vérification provenant de la notification dans l'application fonctionne à nouveau.

• Gestion des utilisateurs

  Les utilisateurs sans accès voient une page claire au lieu d'une interface d'application défectueuse.

Une grande partie des connaissances et du suivi liés au travail d'offre se trouve dans d'autres systèmes. Lorsque le bid manager IA n'y a pas accès, vous devez chercher les informations et les transférer d'un outil à l'autre. Vous pouvez désormais connecter l'agent directement à davantage de systèmes déjà utilisés par votre équipe.

Connectez les systèmes dans lesquels vous travaillez

Dans Paramètres → Intégrations, chaque utilisateur peut connecter l'agent à Linear, Notion, Atlassian pour Jira et Confluence ainsi qu'à Oda. Ces options viennent compléter les connexions existantes à SharePoint, OneDrive et Flowcase.

Les connexions utilisent les droits dont vous disposez déjà dans le système source. L'agent peut ainsi trouver un ticket Jira pertinent, lire une page Notion ou consulter le contexte dans Linear sans que le contenu soit d'abord copié dans Cobrief. Les actions proposées dépendent de chaque système et des droits que l'utilisateur y possède.

Lorsque vous démarrez une conversation, vous pouvez activer ou désactiver les connexions depuis le menu « plus » à côté du champ de saisie. Ce choix s'applique à la conversation en cours, afin que l'agent n'accède qu'aux sources utiles pour la tâche. Vous pouvez aussi définir la sélection par défaut avant de lancer une nouvelle conversation.

Définissez ce que l'agent peut faire

Une connexion peut fournir à l'agent des outils de lecture ainsi que des actions qui modifient des données dans le système externe. Les administrateurs peuvent donc gérer les autorisations de chaque outil pour l'ensemble de l'espace de travail.

Un outil peut être autorisé, soumis à validation ou bloqué. La lecture est généralement autorisée, tandis que les actions qui écrivent ou modifient des données demandent une validation. Lorsqu'une validation est requise, l'agent s'arrête avant d'exécuter l'action et indique ce qu'il souhaite faire. Vous pouvez accepter ou refuser directement dans la conversation.

L'équipe bénéficie ainsi d'un contexte plus à jour sans laisser l'agent effectuer librement des modifications. Les connexions peuvent aussi être supprimées à tout moment depuis les paramètres d'intégration.

Autres améliorations de l'agent

• bid manager IA

  Les nouveaux utilisateurs disposent d'un guide de démarrage unifié et d'une vue personnelle de leur activité dans l'interface de l'agent.

• Connecteurs

  L'agent démarre plus vite dans les espaces de travail contenant de nombreux CV et projets de référence provenant de Flowcase.

• bid manager IA

  Les conversations peuvent continuer même si elles utilisaient auparavant un modèle d'IA qui n'est plus disponible.

Après le dépôt d'une offre, la réponse et les enseignements tirés du résultat restent souvent dans des dossiers et des boîtes de réception. Vous pouvez désormais conserver ce travail dans Cobrief et vous en servir comme point de départ pour rédiger la prochaine offre.

Conservez la réponse pour la réutiliser

Lorsqu'une offre est marquée comme déposée, vous pouvez enregistrer la réponse directement dans la base de connaissances. Les documents texte ainsi que les modèles Word et Excel remplis sont présélectionnés, et vous choisissez ce que vous souhaitez conserver. Vous pouvez aussi le faire depuis le menu de l'espace d'offre pour les offres déjà déposées.

Le contenu est enregistré dans un dossier propre à l'offre afin que l'agent puisse l'utiliser. Si vous enregistrez à nouveau l'offre après une modification, la version précédente est remplacée. Vous évitez ainsi les copies presque identiques et conservez une base claire pour réutiliser votre travail.

Vous choisissez donc les éléments de la réponse sur lesquels il est utile de vous appuyer. Les bonnes descriptions de solution, les lettres et les modèles remplis peuvent servir aux offres suivantes sans qu'une personne doive les exporter, les trier et les importer à nouveau.

Exploitez les résultats dans la prochaine offre

Les résultats que vous enregistrez restent également utiles par la suite. L'agent peut consulter les résultats, les motifs d'échec, les commentaires et les montants des contrats d'appels d'offres précédents. L'agent peut aussi effectuer des recherches dans les notifications d'attribution et les documents de concurrents que vous avez importés dans les appels d'offres.

Vous pouvez, par exemple, demander à l'agent d'identifier les motifs d'échec récurrents, de résumer ce que les justifications révèlent sur le niveau des prix ou de comparer un nouveau brouillon avec les enseignements de la dernière offre. L'agent indique de quel appel d'offres provient chaque information, afin que l'équipe puisse revenir à la source.

Les documents de concurrents sont clairement identifiés comme tels et ne sont utilisés que lorsque l'agent en a besoin. Ils ne sont pas ajoutés à la base de connaissances et ne sont pas intégrés automatiquement aux brouillons d'offre.

Le travail réalisé pour un appel d'offres devient ainsi un meilleur point de départ pour le suivant. En savoir plus sur l'enregistrement des résultats et l'importation des notifications d'attribution.

Autres améliorations du travail d'offre

• Pipeline

  Les appels d'offres annulés par l'acheteur passent automatiquement au bon statut lorsque Cobrief reçoit l'avis d'annulation.

• Offres

  Les fichiers Word et Excel contenant des macros peuvent désormais être importés dans Cobrief.

• Offres

  Les titres de documents longs ne chevauchent plus les métadonnées lorsque l'agent est ouvert à côté de l'offre.

• Offres

  Les restes de texte indicatif sont supprimés plus fiablement des textes d'offre.