Critères de sélection et critères d'attribution : deux questions à ne pas confondre

« Nous avions la meilleure offre, mais elle a été écartée. » Beaucoup de fournisseurs connaissent cette expérience, et elle fait mal. À notre avis, une explication fréquente est que le fournisseur a confondu deux choses qui se ressemblent mais qui tranchent des questions tout à fait différentes : les exigences qui pèsent sur vous en tant que fournisseur, et les critères qui désignent le gagnant. Nous clarifions ici la différence et montrons comment l'utiliser à votre avantage.

Deux portes, deux questions

Une mise en concurrence comporte en pratique deux portes. La première, ce sont les critères de sélection : des exigences minimales qui vous concernent en tant que fournisseur, par exemple la situation financière, l'expérience, les compétences et les systèmes. Ils répondent à la question « ce fournisseur est-il capable d'exécuter le marché ? ». La seconde porte, ce sont les critères d'attribution : le prix, la qualité, l'environnement et d'autres éléments notés et pondérés. Ils répondent à la question « quelle offre est la meilleure ? ».

La logique est fixe. Selon les règles norvégiennes, qui transposent les directives européennes, un fournisseur qui ne satisfait pas aux critères de sélection doit être écarté, quelle que soit la qualité de son offre. Les détails peuvent varier d'un pays à l'autre, mais le principe est le même. Et inversement : être surqualifié ne rapporte aucun point supplémentaire lors de l'attribution. La sélection se résume pour l'essentiel à réussi ou échoué, tandis que la concurrence se joue sur les critères d'attribution.

Une exception mérite d'être connue. Dans les procédures avec présélection, où l'acheteur limite le nombre de candidats admis à présenter une offre, les candidats retenus sont classés selon des critères de limitation distincts. Vous devez alors d'abord satisfaire aux critères de sélection, ensuite figurer parmi les candidats retenus, et ce n'est qu'après que votre offre est mise en concurrence sur les critères d'attribution.

Pourquoi cette distinction existe

La distinction vient des directives européennes sur lesquelles reposent les règles des achats publics dans tout l'EEE. En anglais, on parle de « selection criteria » et d'« award criteria ». L'idée est de mettre de l'ordre : on identifie d'abord les fournisseurs capables de faire le travail, puis leurs offres sont mises en concurrence à égalité.

Cela veut-il dire qu'un même élément ne peut jamais apparaître aux deux endroits ? Non. Les règles permettent d'utiliser les mêmes justificatifs, par exemple des références de projets, à la fois pour la sélection et pour l'attribution, à condition que ce qui est évalué soit différent. Lors de la sélection, il s'agit de savoir si l'entreprise est capable d'exécuter le marché. Lors de l'attribution, le critère doit porter sur la qualité de ce que vous allez réellement fournir dans ce marché précis, et non sur l'entreprise en général.

L'exemple le plus parlant, ce sont les personnes. L'organisation, les qualifications et l'expérience du personnel que vous proposez pour la mission peuvent constituer un critère d'attribution, à condition que la qualité de ce personnel ait une influence significative sur l'exécution du marché. Ce n'est alors pas l'historique de l'entreprise qui compte, mais l'équipe que vous mobilisez. Lisez attentivement les documents de la consultation : vous verrez où l'acheteur a placé quoi.

Là où beaucoup trébuchent

• Ils réutilisent la présentation de l'entreprise. La partie candidature est remplie de texte commercial, et les réponses aux critères d'attribution d'éloges généraux sur l'entreprise. Dans les deux cas, c'est à côté.
• Ils documentent les exigences minimales avec enthousiasme et les critères avec négligence. L'effort va là où aucun point n'est attribué.
• Ils ne voient pas ce qui relève de quoi. Une exigence d'« expérience de missions similaires » peut être une exigence minimale, un critère d'attribution, ou les deux avec un contenu différent. Si ce n'est pas clair dans l'avis de marché ou les documents de la consultation, posez la question à l'acheteur.
• Ils sous-estiment les formulaires. Au-dessus des seuils de l'EEE, vous déclarez votre capacité dans le formulaire ESPD (le document unique de marché européen, ou DUME), et une erreur à ce stade crée vite des difficultés. En Norvège, l'acheteur a le droit de vous demander de compléter ou de corriger, mais il n'y est pas obligé. Les détails peuvent être un peu différents en France.

Comment bien répartir vos efforts

Lisez les documents de la consultation en deux temps. Le premier avec une seule question : que devons-nous remplir pour pouvoir participer ? Vérifiez chaque critère de sélection, et soyez honnête. S'il vous manque quelque chose, mieux vaut le découvrir maintenant. Le second : qu'est-ce qui rapporte des points, et combien ? Structurez l'offre selon les critères d'attribution et leur pondération, et consacrez le plus de place là où il y a le plus de points à gagner.

Notre expérience du marché norvégien est que les meilleurs rédacteurs d'offres le font de manière presque mécanique. Les exigences minimales reçoivent une réponse courte, précise et justifiable. Les points se gagnent là où ils sont réellement attribués.

En bref

Les critères de sélection décident si vous pouvez participer. Les critères d'attribution décident si vous gagnez. Gardez-les bien séparés : vous éviterez à la fois d'être écarté pour une formalité et de gaspiller vos meilleurs arguments là où personne ne compte les points.

Cet article présente l'analyse de Cobrief sur les règles et la pratique ; il ne constitue pas un conseil juridique. En cas de doute dans une procédure précise, vérifiez les documents de la consultation et n'hésitez pas à consulter un spécialiste.

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