Qu'est-ce que
e-Certis
Également connu sous le nom de : eCertis, base de données de certificats en ligne
e-Certis est la base de données en ligne et gratuite de la Commission européenne qui recense les attestations, certificats et autres moyens de preuve utilisés par chaque pays de l'UE et de l'EEE dans les marchés publics. Vous y voyez quels documents prouvent qu'une entreprise satisfait aux critères de sélection et ne relève d'aucun motif d'exclusion : impôts et cotisations payés, absence de condamnation pénale, absence de liquidation judiciaire et assurance en cours de validité. Elle est particulièrement utile lorsque vous voulez répondre à un marché dans un autre pays.
Comment fonctionne e-Certis ?
Trois notions se confondent facilement :
- L'ESPD, appelé en France DUME, est la déclaration que vous remettez avec votre candidature. C'est une preuve provisoire : vous déclarez remplir les conditions.
- e-Certis est le catalogue. Il indique quels documents servent de preuve définitive dans chaque pays et qui les délivre.
- Les services nationaux de vérification, comme le service norvégien eBevis, permettent à l'acheteur d'obtenir une attestation fiscale, des données d'immatriculation et d'autres informations directement auprès des registres.
La base juridique est l'article 61 de la directive marchés publics (2014/24/UE). Les États membres doivent tenir à jour les informations sur les certificats et moyens de preuve dans e-Certis, et les acheteurs doivent exiger en priorité les types de preuves qui y figurent. La Commission européenne gère la base de données, et chaque pays saisit et met à jour ses propres informations. La France et la Norvège y figurent toutes les deux.
La recherche est gratuite et ouverte. Vous choisissez un pays et ce que vous devez prouver, et vous voyez le nom du document, l'organisme qui le délivre et son équivalent dans les autres pays.
Un exemple : une entreprise de travaux publics française veut répondre à un marché de voirie d'une commune norvégienne. En France, elle fournit une attestation de régularité fiscale, une attestation de vigilance de l'URSSAF et un extrait Kbis. En tant qu'entreprise française, elle prouve normalement sa situation avec des documents français également en Norvège, mais l'acheteur norvégien ne les connaît pas. Dans e-Certis, elle voit ce que les candidats norvégiens fournissent habituellement, par exemple la skatteattest de l'administration fiscale norvégienne et la firmaattest des registres de Brønnøysund, et quels documents français y correspondent. Elle peut ainsi réunir à temps les bonnes pièces et expliquer à l'acheteur ce qu'elles prouvent.
Pourquoi e-Certis est-il important pour les fournisseurs ?
Obtenir des attestations prend du temps, et dans un autre pays vous ne savez souvent pas ce que l'acheteur attend. e-Certis vous donne la réponse avant de déposer votre offre, et non après avoir gagné, quand il faut fournir les justificatifs dans un délai court. Si vous voulez répondre à des marchés passés selon la LOU suédoise, l'udbudsloven danoise ou la hankintalaki finlandaise, c'est un bon premier réflexe.
La base de données vous aide aussi dans le dialogue avec l'acheteur. S'il demande un document qui n'existe pas en France, vous pouvez montrer quel est l'équivalent français. Des outils comme Cobrief vous aident à voir quelles exigences et quels justificatifs une consultation demande, pour savoir quoi rechercher.
Questions fréquentes
Dois-je utiliser e-Certis pour déposer une offre ?
Non. e-Certis est un outil de consultation. Vous n'y déposez rien, et l'acheteur ne demande aucune confirmation issue de la base.
Trouve-t-on des documents français et norvégiens dans e-Certis ?
Oui. La France y figure comme État membre de l'UE et la Norvège comme pays de l'EEE, vous trouvez donc les moyens de preuve des deux pays avec l'organisme qui les délivre.
e-Certis est-il la même chose que l'ESPD ?
Non. L'ESPD (DUME) est le formulaire que vous remplissez et remettez avec votre candidature. e-Certis indique quels documents permettent de confirmer ce que vous y avez déclaré.
En résumé : e-Certis est la carte européenne des attestations et moyens de preuve. Consultez-la avant de répondre dans un autre pays, et vous éviterez les surprises lorsque l'acheteur demandera des justificatifs.