Het inkoopproces stap voor stap: zo ziet het eruit vanuit de leverancier

Je zou gemakkelijk denken dat een aanbesteding begint op de dag dat de aankondiging verschijnt. Maar dan is er al veel besloten. De behoefte is helder, de eisen zijn geschreven, en vaak zijn andere leveranciers al maanden in gesprek met de aanbestedende dienst. Hier lopen we het hele verloop van een overheidsopdracht door, stap voor stap, en laten we zien wat je in elke stap slim kunt doen. Waar we voorbeelden uit Noorwegen gebruiken, waar Cobrief gevestigd is, zeggen we dat erbij.

De aanbestedende dienst werkt in drie fasen

Overheidsopdrachten volgen een vast verloop. In Noorwegen deelt DFØ (het Noorse agentschap voor overheidsbeheer en financieel management), het expertiseorgaan van de staat voor inkoop, het inkoopproces in drie fasen in. Dezelfde drie fasen gelden voor jou, waar je ook inschrijft in de EU en de EER:

De behoefte bepalen en de aanbesteding voorbereiden. De aanbestedende dienst zoekt uit wat hij nodig heeft, verkent de markt, kiest een procedure en schrijft de eisen.
De aanbesteding uitvoeren. De aanbesteding wordt aangekondigd, leveranciers dienen hun inschrijving in, en de aanbestedende dienst beoordeelt en kiest.
Contractbeheer. Het contract wordt getekend, en de aanbestedende dienst controleert of de leverancier levert zoals afgesproken.

Als leverancier is het verleidelijk om bijna al je tijd in de middelste fase te steken. Dat is begrijpelijk, want daar wordt de inschrijving geschreven. Maar in de eerste fase worden de eisen bepaald, en in de laatste wordt het geld verdiend.

We beginnen met de fasen van de aanbestedende dienst, omdat dat de volgorde is waar jij je aan moet houden. Hieronder volgen we dezelfde drie fasen, maar vanuit jouw kant bekeken. De aanbestedingsfase valt dan vanzelf uiteen in drie delen: de aankondiging, de inschrijving en de gunning. Samen geeft dat vijf stappen.

Stap 1: Vóór de aankondiging

Alles begint met een behoefte bij een gemeente, een overheidsinstantie of een overheidsbedrijf. De aanbestedende dienst moet uitzoeken wat hij werkelijk nodig heeft, wat het gaat kosten en hoe de markt eruitziet. De regels staan toe dat de aanbestedende dienst vóór de aanbesteding de markt verkent en met leveranciers praat, zolang iedereen gelijk wordt behandeld. Dat heet marktdialoog en gebeurt vaak in de vorm van marktconsultatiebijeenkomsten, één-op-ééngesprekken of schriftelijke vragen aan de markt.

In deze fase raamt de aanbestedende dienst ook de waarde van de opdracht. Die waarde bepaalt welke regels gelden en waar de aanbesteding wordt aangekondigd. In Noorwegen geldt de Noorse aanbestedingswet vanaf 500.000 Noorse kronen exclusief btw. Vanaf 1,3 miljoen Noorse kronen exclusief btw geldt een plicht om nationaal aan te kondigen, en vanaf de EER-drempelwaarden gelden de gemeenschappelijke Europese regels volledig. We hebben de drempelwaarden uitgelegd in een apart artikel over drempelwaarden.

Dit is hier slim om te doen: Houd vooraankondigingen en marktconsultaties in de gaten bij de aanbestedende diensten waaraan je wilt leveren. Als je meedoet en input geeft, help je de eisen vormgeven waarop je later moet inschrijven.

Stap 2: Aankondiging en aanbestedingsstukken

Zodra de aanbestedende dienst er klaar voor is, wordt de aankondiging gepubliceerd. In Noorwegen wordt die ingediend via Doffin, de nationale Noorse databank voor overheidsopdrachten. Ligt de waarde boven de EER-drempelwaarde, dan stuurt Doffin de aankondiging door naar TED, de gemeenschappelijke databank van de EU, waar die als eerste wordt gepubliceerd. Kort daarna staat die ook op Doffin. Publicatie in TED boven de EER-drempelwaarde geldt in de hele EU en EER.

Samen met de aankondiging komen de aanbestedingsstukken. Dat is het documentenpakket dat beschrijft wat er wordt ingekocht, wie mag meedoen en hoe de inschrijvingen worden beoordeeld. Twee soorten eisen zijn het waard om meteen uit elkaar te houden:

Geschiktheidseisen bepalen of je mag meedoen. Meestal financiële draagkracht, ervaring en certificeringen.
Gunningscriteria bepalen wie wint. Meestal prijs, kwaliteit en milieu, met een weging.

We hebben een apart artikel geschreven over waarom je ze niet door elkaar moet halen. Dit onderscheid geldt in de hele EU en EER.

Boven de EER-drempelwaarde lever je het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument, in het Engels ESPD) in als voorlopig bewijs dat je aan de geschiktheidseisen voldoet. Volledige bewijsstukken worden doorgaans alleen opgevraagd bij de partij die op het punt staat te winnen.

In deze fase kun je vragen stellen aan de aanbestedende dienst. De antwoorden gaan naar alle deelnemers en worden onderdeel van de basis van de aanbesteding. De termijn voor vragen komt vaak eerder dan je verwacht.

Dit is hier slim om te doen: Maak een snelle inschatting of de aanbesteding de tijd waard is. Voldoen jullie aan de geschiktheidseisen? Is de weging in jullie voordeel? Halen jullie de termijn? Stel je vragen vroeg.

Stap 3: De inschrijving wordt ingediend

De inschrijvingstermijn is absoluut. Een inschrijving die te laat binnenkomt, moet worden afgewezen, en dat geldt in de hele EU en EER. Hetzelfde geldt als de leverancier niet aan de geschiktheidseisen voldoet: dan is de aanbestedende dienst verplicht om af te wijzen, niet alleen bevoegd. In Noorwegen staat de regelgeving toe dat de aanbestedende dienst bepaalde gegevens laat aanvullen of verduidelijken, maar dat is iets wat de aanbestedende dienst mag doen, niet moet.

De inschrijving moet antwoord geven op wat de aanbestedingsstukken werkelijk vragen, in de structuur die de aanbestedende dienst heeft gevraagd. Maak je voorbehouden of afwijkingen ten opzichte van de eisen, dan kan dat in het ergste geval leiden tot afwijzing van je inschrijving.

Dit is hier slim om te doen: Dien ruim op tijd in, nooit op de laatste seconde. Controleer apart of alle verplichte bijlagen erbij zitten en of de bestanden het juiste formaat hebben.

Stap 4: Beoordeling, gunning en standstill-periode

Na de termijn beoordeelt de aanbestedende dienst de inschrijvingen aan de hand van de vooraf genoemde gunningscriteria en weging. Daarna krijgen de betrokken leveranciers een mededeling over wie is gekozen. Die mededeling moet een motivering bevatten, en die motiveringsplicht geldt in de hele EU en EER. Volgens de Noorse regelgeving moet de motivering "de naam van de gekozen leverancier en een toelichting op de kenmerken en relatieve voordelen van de gekozen inschrijving in overeenstemming met de gunningscriteria" geven.

Daarna volgt een standstill-periode: een wachttijd voordat het contract mag worden getekend. Boven de EER-drempelwaarde is die minstens tien dagen, gerekend vanaf de dag na verzending van de mededeling, en dat geldt voor jou overal in de EU en EER. Het idee is dat leveranciers die vinden dat er iets fout is gegaan, nog bezwaar kunnen maken voordat het contract wordt gesloten. Dat recht om bezwaar te maken heb je overal waar je inschrijft. In Noorwegen kun je rechtstreeks klagen bij de aanbestedende dienst, bij KOFA (de Noorse klachtencommissie voor overheidsopdrachten) of bij de rechter.

Dit is hier slim om te doen: Lees de motivering zorgvuldig, of je nu gewonnen of verloren hebt. Die vertelt je waar de aanbestedende dienst werkelijk waarde aan hechtte. We hebben geschreven over hoe je kunt leren van verloren aanbestedingen.

Stap 5: Contract en opvolging

Als de standstill-periode voorbij is, wordt het contract getekend. Dan begint de fase waar aanbestedende diensten zelf veel tijd in steken: controleren of wat in de inschrijving is beloofd, ook echt wordt geleverd. Voor jou als leverancier is dit de fase waarin je reputatie wordt opgebouwd. Inkopers praten met elkaar, en goede referenties uit het ene contract zijn vaak de toegang tot het volgende.

Is het contract een raamovereenkomst, dan komen nu de afzonderlijke bestellingen, de afroepen. Afroepen onder een raamovereenkomst worden niet aangekondigd, dus het is de raamovereenkomst zelf die je moet opvangen wanneer die wordt aanbesteed. Zo werken raamovereenkomsten in de hele EU en EER. We hebben in een apart artikel uitgelegd hoe raamovereenkomsten werken.

Waar velen struikelen

Zoals wij het proces lezen, komen dezelfde fouten steeds terug bij leveranciers die nieuw zijn in de publieke sector:

Ze ontdekken de aanbesteding te laat. De aankondiging is het begin van het inschrijvingswerk, maar het einde van de planning van de aanbestedende dienst. Dan liggen de eisen al vast.
Ze schrijven voordat ze de geschiktheidseisen hebben gecontroleerd. Ontbreekt er een verklaring of een referentie, dan kun je dat beter op de eerste dag weten dan op de laatste avond.
Ze onderschatten de vragenronde. Onduidelijkheden die vroeg hadden kunnen worden opgehelderd, worden in plaats daarvan gokwerk in de inschrijving.
Ze dienen vlak voor de termijn in. Dan is er geen marge voor een bestand dat niet wil uploaden.
Ze lezen de motivering niet na verlies. Zo loopt de volgende inschrijving in dezelfde valkuil.

Wat je moet doen

Maak een eenvoudig overzicht van welke aanbestedende diensten belangrijk voor jullie zijn, en houd hun vooraankondigingen en marktconsultaties in de gaten. Gebruik aanbestedingsmeldingen zodat de aankondigingen naar jullie toe komen, in plaats van dat jullie moeten zoeken.

Duikt er een aanbesteding op, maak dan de afweging voordat jullie gaan schrijven: geschiktheidseisen, weging, termijn en contractwaarde. Stel vragen vroeg. Zet een interne inleverdeadline ruim vóór de formele. En lees achteraf de motivering, ongeacht de uitkomst.

Tot slot

Een overheidsopdracht is meer dan een aankondiging en een termijn. Het is een verloop in meerdere stappen, waarbij het begin en het einde vaak meer bepalen dan het schrijven van de inschrijving zelf. Begrijp je het hele verloop, dan kun je aanwezig zijn waar de eisen worden bepaald, en niet alleen waar de inschrijving wordt ingediend.

De inhoud hier geeft de visie van Cobrief weer en is bedoeld als leidraad, niet als juridisch advies. Twijfel je over een concrete aanbesteding, stel dan je vraag aan de aanbestedende dienst binnen de vragentermijn.

Wij bij Cobrief praten graag met je over hoe jullie slimmer kunnen werken gedurende het hele inkoopproces.