Changelog

Nadat een inschrijving is ingediend, belanden zowel de uitwerking als de lessen uit het resultaat vaak in mappen en inboxen. Nu kun je dit werk in Cobrief bewaren en als basis gebruiken wanneer je de volgende inschrijving schrijft.

Bewaar de uitwerking voor later

Wanneer een inschrijving als ingediend wordt gemarkeerd, kun je de uitwerking direct in de kennisbank opslaan. Tekstdocumenten en ingevulde Word- en Excel-sjablonen zijn vooraf geselecteerd. Je kiest zelf wat je wilt bewaren. Bij inschrijvingen die al zijn ingediend, kan dit ook via het menu in de inschrijvingsruimte.

De inhoud wordt in een eigen map voor de inschrijving geplaatst en kan door de AI-bid manager worden gebruikt. Sla je de inschrijving na een wijziging opnieuw op, dan wordt de vorige versie vervangen. Zo voorkom je meerdere bijna identieke kopieën en houd je een overzichtelijke basis voor hergebruik.

Je bepaalt dus zelf welke onderdelen van de uitwerking waardevol zijn voor later. Goede oplossingsbeschrijvingen, aanbiedingsbrieven en volledig ingevulde sjablonen kunnen in vervolgwerk worden gebruikt zonder dat iemand ze opnieuw hoeft te exporteren, op te schonen en te uploaden.

Gebruik de resultaten bij de volgende inschrijving

Ook geregistreerde resultaten worden meegenomen naar volgend werk. De agent kan uitkomsten, verliesredenen, opmerkingen en contractwaarden uit eerdere aanbestedingen betrekken. Hij kan bovendien zoeken in gunningsbrieven en inzagedocumenten die je bij de aanbestedingen hebt geüpload.

Je kunt de agent bijvoorbeeld laten zoeken naar terugkerende verliesredenen, laten samenvatten wat de motiveringen over het prijsniveau zeggen of een nieuw concept laten vergelijken met de inzichten uit de vorige aanbesteding. De agent vermeldt uit welke aanbesteding de informatie komt, zodat het team terug kan naar de bron.

Inzagedocumenten worden duidelijk gemarkeerd als materiaal van concurrenten en alleen gebruikt wanneer de agent ze voor de taak nodig heeft. Ze worden niet in de kennisbank opgeslagen en niet automatisch in conceptinschrijvingen verwerkt.

Zo vormt het werk uit de ene aanbesteding een betere basis voor de volgende. Lees meer over hoe je resultaten registreert en gunningsbrieven uploadt.

Meer verbeteringen in het inschrijfproces

• Pipeline

  Aanbestedingen die door de aanbestedende dienst worden geannuleerd, krijgen automatisch de juiste status zodra Cobrief het annuleringsbericht ontvangt.

• Offertes

  Word- en Excel-bestanden met macro's kunnen nu naar Cobrief worden geüpload.

• Offertes

  Lange documenttitels overlappen de metadata niet meer wanneer de agent naast de inschrijving is geopend.

• Offertes

  Achtergebleven tijdelijke tekst wordt betrouwbaarder uit inschrijvingsteksten verwijderd.

Veel kennis en opvolging rond inschrijvingen staat in andere systemen. Als de agent daar geen toegang toe heeft, moet je de informatie zelf opzoeken en tussen tools verplaatsen. Nu kun je hem rechtstreeks koppelen aan meer systemen die je team al gebruikt.

Koppel de systemen waarin je werkt

Onder Instellingen → Integraties kan iedere gebruiker de agent koppelen aan Linear, Notion, Atlassian voor Jira en Confluence en Oda. Deze komen naast de bestaande koppelingen met SharePoint, OneDrive en Flowcase.

De koppelingen gebruiken de toegangsrechten die je al in het bronsysteem hebt. Zo kan de agent een relevant Jira-item vinden, een pagina in Notion lezen of context uit Linear meenemen, zonder dat de inhoud eerst naar Cobrief hoeft te worden gekopieerd. Welke acties mogelijk zijn, hangt af van het betreffende systeem en de rechten die de gebruiker daar heeft.

Wanneer je een gesprek start, kun je de koppelingen via het plusmenu bij het invoerveld aan- of uitzetten. De keuze geldt voor dat gesprek, zodat de agent alleen toegang krijgt tot bronnen die voor de taak relevant zijn. Je kunt de standaardselectie ook instellen voordat een nieuw gesprek begint.

Bepaal wat de agent mag doen

Een koppeling kan de agent zowel leestools geven als acties waarmee gegevens in het externe systeem worden gewijzigd. Beheerders kunnen daarom per tool de rechten voor de hele werkruimte bepalen.

Een tool kan worden toegestaan, goedkeuring vereisen of worden geblokkeerd. Leestoegang is doorgaans toegestaan, terwijl acties die gegevens schrijven of wijzigen om goedkeuring vragen. Wanneer goedkeuring nodig is, pauzeert de agent vóór de actie en laat hij zien wat hij wil doen. Je kunt rechtstreeks in het gesprek goedkeuren of afwijzen.

Zo kan het team actuelere informatie in het werk betrekken zonder de agent onbeperkte rechten te geven om wijzigingen aan te brengen. Koppelingen kunnen op elk moment via de integratie-instellingen worden verwijderd.

Meer verbeteringen aan de agent

• AI-bid manager

  Nieuwe gebruikers krijgen in het agentvenster één introductiegids en een persoonlijk activiteitenoverzicht.

• Koppelingen

  De agent start sneller in werkruimtes met grote aantallen cv's en referentieprojecten uit Flowcase.

• AI-bid manager

  Gesprekken kunnen doorgaan, ook als ze eerder een AI-model gebruikten dat niet meer kan worden ingezet.

Gesprekken over een aanbesteding vinden vaak in Cobrief plaats, terwijl je het verzoek om iets op te volgen via een ander kanaal moet sturen. Nu kun je een collega rechtstreeks in een opmerking vermelden en zowel het gesprek als de melding op één plek houden.

Betrek de juiste persoon met @

Typ @ in een opmerking bij de aanbesteding of een inschrijvingstaak. Cobrief toont de mensen in de werkruimte, waarna je kiest wie de opmerking moet zien. De vermelding wordt zichtbaar in de tekst, zodat iedereen die het gesprek leest begrijpt voor wie de vraag of opvolging bedoeld is.

Dit werkt zowel voor korte afstemmingen als voor taken waarvoor je een specifieke deskundige nodig hebt. Je kunt een collega vragen om een eis te controleren, een vraag te beantwoorden of een uitwerking na te lezen, zonder een aparte taak te maken alleen om de aandacht te trekken.

De melding opent het juiste gesprek

De collega krijgt een activiteitenmelding zodra de vermelding is opgeslagen. Als e-mailmeldingen voor samenwerking zijn ingeschakeld, wordt de melding ook per e-mail verstuurd. De link opent de aanbesteding of inschrijvingstaak met de opmerking in beeld, zodat de ontvanger niet naar de context hoeft te zoeken.

Wanneer een opmerking wordt bewerkt, krijgen alleen mensen die voor het eerst worden vermeld een melding. Ongewijzigde vermeldingen veroorzaken geen nieuwe meldingen en je krijgt geen melding van je eigen vermelding. Zo blijft het activiteitenoverzicht overzichtelijk, ook als de opmerking meerdere keren wordt aangepast.

Vermeldingen werken voor zowel bestaande leden als uitgenodigde gebruikers in de werkruimte. Het team kan dus vanaf het versturen van de uitnodiging op dezelfde manier samenwerken.

Meer verbeteringen in deze versie

• Aanbestedingen zoeken

  Grote lijsten met zoekresultaten worden gelijkmatiger geladen en aantallen boven 10.000 worden getoond zonder eerst de volledige resultatenset te tellen.

• Aanbestedingen zoeken

  Opgeslagen zoekopdrachten ondersteunen nu dezelfde Deense en internationale locatiefilters als de aanbestedingszoekfunctie.

• Aanbestedingen zoeken

  Suggesties voor beoordelingscriteria herhalen actieve trefwoorden niet meer in een andere verbuigingsvorm.

• Onboarding

  De proefperiode heeft meer AI-capaciteit, zodat nieuwe gebruikers een groter deel van het inschrijfproces kunnen uitproberen.

• Gebruikersbeheer

  Inloggen is duidelijker op openbare pagina's en links uit meldingen bieden zo nodig aan om naar de juiste werkruimte te wisselen.

Kleine verbeteringen en afwerking

• Aanbestedingen zoeken

  De ochtendbrief opent meerdere resultaten correct in de klassieke versie van Outlook en gebruikt dezelfde volgorde als de pipeline wanneer de relevantiescores gelijk zijn.

• Aanbestedingen zoeken

  De ochtendbrief toont in Apple Mail een nuttig voorbeeld wanneer een aanbesteding is gewijzigd.

• Aanbestedingen zoeken

  Aanbestedingen met meerdere fasen worden niet meer als verlopen getoond alleen omdat de prekwalificatiedeadline is verstreken.

• Onboarding

  De verificatielink uit de melding in de app werkt weer.

• Gebruikersbeheer

  Gebruikers zonder toegang zien een duidelijke pagina in plaats van een kapotte appinterface.

Een aanbestedingsmelding moet je helpen beslissen waar je tijd aan besteedt, niet de hele zoekopdracht naar je inbox verplaatsen. Met de nieuwe Ochtendbrief beoordeel je de belangrijkste treffers in één oogopslag en ga je naar de juiste selectie in Cobrief zodra iets interessant lijkt.

Topmatch en wijzigingen zijn duidelijk gescheiden

De geplande Ochtendbrief opent met het aantal nieuwe treffers en licht de beste match uit. De kaart toont een korte samenvatting, de deadline en de relevantiescore, met een duidelijke actie om de aanbesteding in Cobrief te beoordelen. Andere nieuwe treffers staan eronder, terwijl gewijzigde aanbestedingen, geplande aanbestedingen en resultaten elk een eigen sectie krijgen. Je hoeft zo geen lange, vlakke lijst meer te ontcijferen om te begrijpen wat er sinds de vorige keer is gebeurd.

De kaarten zijn gemakkelijker te scannen op mobiel en in e-mailprogramma's met beperkte ondersteuning. De hele rij is aanklikbaar, de teksten zijn korter en labels en kleuren worden in alle secties op dezelfde manier gebruikt.

Ga in Cobrief verder met dezelfde selectie

Wanneer je een melding opent, toont de pipeline welke aankondigingen precies bij die verzending hoorden. De tabbladen volgen dezelfde groepen als de e-mail, zodat "nieuwe aanbestedingen", "wijzigingen" en "resultaten" vóór en na het klikken hetzelfde betekenen. Ook de link naar meer treffers opent de volledige selectie, niet een nieuwe zoekopdracht die sinds het verzenden van de e-mail kan zijn veranderd.

Meldingen die direct worden verzonden, hebben een eigen variant Nieuwe aanbesteding in dezelfde visuele stijl, maar gericht op die ene treffer. Opgeslagen zoekopdrachten zijn tegelijk duidelijker onderscheiden van de Ochtendbrief van het bedrijf, zodat de ontvanger ziet welk type melding erachter zit.

Meer verbeteringen in de e-mails

• Aanbestedingen zoeken

  De Ochtendbrief wordt nu betrouwbaarder weergegeven in Outlook, op mobiel en in de donkere modus.

• Aanbestedingen zoeken

  Uitnodigingen, samenwerkingsmeldingen en andere e-mails van Cobrief gebruiken nu dezelfde kop, knopstijl en kleuren.

• Aanbestedingen zoeken

  Links voor afmelden en het beheren van opgeslagen zoekopdrachten zijn duidelijker en betrouwbaarder.

• Pipeline

  De pipeline kan nu op regelingstype worden gefilterd om raamovereenkomsten, kwalificatiesystemen en dynamische aankoopsystemen te vinden, en regelingstype kan ook als sorteerbare kolom in de lijst worden getoond.

• Pipeline

  Deadlines kunnen nu uit private aanbestedingen worden verwijderd.

Als je langere tijd met de agent werkt, is het omslachtig om in elk nieuw gesprek dezelfde voorkeuren en werkwijzen te herhalen. Je kunt hem nu vragen te onthouden wat naar volgende gesprekken moet meegaan, zonder die herinneringen met anderen te delen.

Je werkwijze gaat mee naar het volgende gesprek

Vraag de agent tijdens een gewoon gesprek om een vaste voorkeur of werkwijze te onthouden. Dat kan de structuur zijn waarin je antwoorden wilt ontvangen, een werkmethode die je vaak gebruikt of een andere blijvende keuze die de samenwerking relevanter maakt. Je kunt de agent ook vragen een herinnering bij te werken wanneer je behoeften veranderen, of die te vergeten wanneer ze niet meer van toepassing is.

De herinneringen zijn privé voor jou. Dat blijft zo wanneer je met collega's in een gedeelde werkruimte of aanbesteding werkt. Andere gebruikers krijgen jouw herinneringen niet te zien en hun herinneringen hebben geen invloed op de manier waarop de agent jou antwoordt.

De agent gebruikt alleen herinneringen die relevant zijn voor het gesprek dat je op dat moment voert. Eerdere voorkeuren kunnen dus helpen als ze passen, zonder dat alles wat je hebt opgeslagen in ieder antwoord terechtkomt. Beveiligingen weigeren geheimen en betaalgegevens, zodat het agentgeheugen bedoeld blijft voor werkwijzen en voorkeuren, niet voor het bewaren van gevoelige gegevens.

Je ziet en beheert alles wat de agent onthoudt

Wanneer een herinnering via het gesprek wordt toegevoegd, bijgewerkt of verwijderd, verschijnt de wijziging direct in de chat. Als de agent je verzoek verkeerd heeft begrepen, kun je de wijziging onmiddellijk ongedaan maken en doorgaan zonder naar een aparte instelling te zoeken.

Het volledige overzicht staat onder Bibliotheek → Agentgeheugen. Daar kun je zelf herinneringen toevoegen, erin zoeken, de inhoud bewerken, ze hernoemen en verwijderen. Zo ruim je eenvoudig op wanneer je werkwijze verandert en bepaal je precies wat de agent in latere gesprekken mag gebruiken.

Gebruik het gesprek voor een snelle wijziging en de bibliotheek wanneer je het complete overzicht nodig hebt. Herinneringen blijven aan jouw gebruiker gekoppeld en worden op één plek beheerd, ongeacht welke werkruimte of aanbesteding je opent.

Meer verbeteringen

• AI-bid manager

  Typ / in het berichtveld om vóór het verzenden een vaardigheid van je team te zoeken en te selecteren.

• AI-bid manager

  De agent gebruikt de accounttaal wanneer de gewenste antwoordtaal onduidelijk is.

• Offertes

  Geopende tekstdocumenten worden live bijgewerkt terwijl de agent schrijft.

• AI-bid manager

  Onjuist opgemaakte actielinks worden als bruikbare knoppen weergegeven.

• Offertes

  Nieuwe documenten die de agent maakt verschijnen in de aanbestedingswerkruimte.

Een aanbesteding is gemakkelijk te volgen tot de inschrijfdeadline, maar het is lastiger om te achterhalen wie heeft gewonnen en wat de opdracht uiteindelijk waard werd. Het resultaat wordt vaak pas lang na afloop van het offertetraject gepubliceerd. Cobrief volgt nu resultaataankondigingen van Doffin en TED als onderdeel van de aanbestedingszoekfunctie van je bedrijf.

Nieuwe resultaten worden apart verzameld

Gunningen, aankondigingen van vrijwillige transparantie vooraf, contractwijzigingen en annuleringen die bij het zoekprofiel passen, verschijnen onder Pipeline → Resultaten → Nieuw. Daar vind je resultaten uit de afgelopen twee maanden, gesorteerd op publicatiedatum. Ze worden in de inbox niet tussen actieve aanbestedingen geplaatst, en oudere resultaten verdwijnen automatisch uit Nieuw wanneer ze geen aandacht meer nodig hebben.

Open Zoeken en kies de resultatenfase om zelf een bredere selectie te bekijken. De lijst toont wie heeft gewonnen, hoeveel inschrijvingen zijn ontvangen, de werkelijke en aangekondigde contractwaarde en beschikbare resultaatdocumenten. Zo kan het team concurrenten volgen, de uitkomst met eigen beoordelingen vergelijken en opdrachten ontdekken die mogelijk opnieuw worden aanbesteed.

Resultaten komen in de aanbestedingsmeldingen

Aanbestedingsmeldingen bevatten nu ook nieuwe resultaten die bij het zoekprofiel passen. De ochtendbrief per e-mail heeft een eigen resultatensectie, terwijl meldingen in Slack en Teams resultaten samen met nieuwe aanbestedingen tellen. In de pipeline blijven actieve en afgeronde aanbestedingen gescheiden.

De resultatenfase is voor alle werkruimtes ingeschakeld. Beheerders die alleen geplande en actieve aanbestedingen willen volgen, kunnen haar uitschakelen onder Instellingen → Aanbestedingen zoeken → Zoekoverzicht.

Bij het zoeken naar aanbestedingen was de landenkeuze eerder beperkt tot Noorwegen, Zweden, Denemarken, Finland en Duitsland, hoewel Cobrief al Europese aankondigingen uit TED inleest. Teams die markten buiten deze vijf landen volgen, konden hun zoekopdrachten, meldingen en inzichten daardoor niet naar behoefte afbakenen. Nu is de volledige EER- en EVA-regio beschikbaar.

Kies uit 31 Europese landen

De landenkiezer bevat nu alle EU-landen, plus IJsland, Liechtenstein, Noorwegen en Zwitserland. De keuzes worden in de volledige zoekconfiguratie gebruikt: in gewone zoekopdrachten naar aanbestedingen, opgeslagen zoekopdrachten en meldingen, plaats van uitvoering, marktinzichten en de instellingen die de agent gebruikt om jullie te helpen.

Een team dat bijvoorbeeld de Nederlandse, Oostenrijkse en Ierse markt volgt, kan precies deze landen kiezen in plaats van een vaste Noordse standaard te moeten omzeilen. Bestaande zoekopdrachten en standaardkeuzes zijn behouden, zodat de uitbreiding niets verandert aan de configuratie die jullie al gebruiken.

Regiofilters volgen de structuur van elk land

De locatiefilters gebruiken de officiële NUTS-indeling van elk land. Jullie kunnen een land openen en de relevante regio's kiezen op het niveau dat daar logisch is, in plaats van één model te gebruiken dat voor Noorwegen is gemaakt. Duitsland en Frankrijk gebruiken grotere regioniveaus, terwijl de overige landen gedetailleerder kunnen worden afgebakend.

Aankondigingen zonder geldige regiocode voor de plaats van uitvoering staan onder 'Overige locaties' in plaats van uit de zoekresultaten te verdwijnen. Zo is duidelijk wat regionaal is geclassificeerd, terwijl relevante aankondigingen met onvolledige locatiegegevens toch worden meegenomen.

Verbeteringen in zoeken en op openbare aanbestedingspagina's

• Aanbestedingen zoeken

  Openbare aanbestedingspagina's laden aanzienlijk minder JavaScript en minder lettertypen, zodat de inhoud sneller op mobiel verschijnt.

• Aanbestedingen zoeken

  Ingelogde gebruikers zonder werkruimte kunnen openbare aanbestedingspagina's gebruiken zonder te worden doorgestuurd.

• Aanbestedingen zoeken

  De keuze 'Alle landen' behoudt nu de volledige landenkeuze en valt niet terug op de standaardlanden van de werkruimte.

• Marktinzicht

  Inzichtpanelen geven duidelijk aan wanneer de lijst met aankondigingen is beperkt tot de eerste 500 resultaten.

• Aanbestedingen zoeken

  Selectiecriteria uit de nieuwste eForms-versie worden nu correct ingelezen, en de betrokken aankondigingen zijn opnieuw verwerkt.

De beste werkwijzen van een aanbestedingsteam zitten vaak in het hoofd van afzonderlijke collega's: hoe de eisenmatrix wordt gecontroleerd, welke referenties het meest geschikt zijn of wat altijd vóór indiening moet worden nagekeken. Elke keer dat iemand de AI-bid manager gebruikt, moet die aanpak opnieuw worden uitgelegd. Nu leer je de agent de werkwijze één keer en deel je die met het hele team.

Leer de agent de werkwijze één keer

Onder Bibliotheek → Vaardigheden kunnen beheerders van de werkruimte een vaardigheid maken met een naam, een korte beschrijving van geschikte momenten en de instructies die de agent moet volgen. Denk bijvoorbeeld aan een vaste aanpak om verplichte eisen te controleren, relevante referentieprojecten te selecteren of na te gaan of antwoorden met documentatie zijn onderbouwd.

De beschrijving helpt de agent te herkennen wanneer de vaardigheid van pas komt. Als een taak aansluit, kan de agent zelf de instructies ophalen. Je kunt ook in gewone taal om de vaardigheid vragen, bijvoorbeeld "gebruik de vaardigheid voor de eisenmatrix". Niemand hoeft een technische naam te onthouden of een lange prompt te plakken.

Dezelfde aanpak voor het hele team

Vaardigheden horen bij de werkruimte, niet bij één gebruiker, aanbesteding of document. Zo zijn beproefde werkwijzen beschikbaar tijdens al het aanbestedingswerk en gaat belangrijke kennis minder snel verloren wanneer verantwoordelijkheden verschuiven.

Beheerders kunnen de instructies aanpassen wanneer de werkwijze zich ontwikkelt. Een vaardigheid die tijdelijk niet nodig is, kan worden uitgeschakeld zonder de inhoud te verwijderen. Alleen actieve vaardigheden zijn beschikbaar voor de agent. De agent kan ze lezen, maar niet zelfstandig wijzigen.

Vaardigheden verschillen van AI-instructies: AI-instructies zijn vaste richtlijnen die altijd gelden, terwijl een vaardigheid een concrete aanpak is die voor het juiste type taak wordt opgehaald.

Lees in het helpcentrum hoe je vaardigheden maakt en gebruikt.

Meer verbeteringen aan de AI-bid manager

• AI-bid manager

  Gebruikers van het gratis abonnement kunnen de agentchat nu uitproberen met inbegrepen AI-gebruik voordat ze een betaald abonnement kiezen.

• Gebruikersbeheer

  Beheerders ontvangen een e-mail wanneer de werkruimte 80 en 100 procent van de maandelijkse AI-capaciteit heeft gebruikt.

• AI-bid manager

  Lange agenttaken worden niet meer na vijf minuten afgebroken.

• AI-bid manager

  Ongeldige vaardigheden stoppen de rest van een agenttaak niet meer. Dubbele namen en een bereikte capaciteitslimiet geven duidelijke foutmeldingen.