Raamovereenkomsten uitgelegd: zo werken afroepen en minicompetities

Veel leveranciers jagen op losse opdrachten en zien daardoor een aantal van de waardevolste kansen in de publieke sector over het hoofd: raamovereenkomsten. Een plek in de juiste raamovereenkomst kan jarenlang een stabiele omzet betekenen. Mis je de boot, dan kan het lang duren voordat de volgende vertrekt. Hier leggen we uit hoe raamovereenkomsten werken en hoe je je positioneert, met voorbeelden uit Noorwegen, waar Cobrief vandaan komt.

Wat een raamovereenkomst is

Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer leveranciers, die de voorwaarden vastlegt voor de opdrachten die in een bepaalde periode worden gegund, met name wat betreft prijs en hoeveelheid. De definitie komt uit de Europese aanbestedingsrichtlijn (Richtlijn 2014/24/EU, artikel 33) en geldt in de hele EU en EER. In Noorwegen is ze omgezet in de anskaffelsesforskriften (het Noorse aanbestedingsbesluit), § 4-1. De inkoper bindt zich dus niet aan één grote aankoop, maar richt een regeling in voor veel aankopen in de toekomst. De aankopen zelf gebeuren via afroepen (in het Noors avrop): bestellingen op de voorwaarden van de raamovereenkomst.

Een raamovereenkomst is geen aparte aanbestedingsprocedure. De inkoper gebruikt de gewone procedures om de overeenkomst te sluiten, en die wordt op dezelfde manier aangekondigd als andere opdrachten. Het is dus een gewone aanbesteding die je moet winnen om een plek te krijgen.

Raamovereenkomsten worden gebruikt waar de behoefte terugkeert: vakmanswerk, adviesdiensten, verbruiksartikelen, uitzendkrachten. Als hoofdregel mag een raamovereenkomst niet langer dan vier jaar lopen. Uitzonderingen vereisen bijzondere omstandigheden, bijvoorbeeld in verband met het doel van de overeenkomst, investeringskosten of de behoeften van de gebruikers. Vier jaar is de norm, en daarom komen deze aanbestedingen met regelmatige tussenpozen terug. Elke aankondiging is een kans.

De vierjaarsregel komt uit artikel 33 van de Europese aanbestedingsrichtlijn en geldt daarom in de hele EER. In Noorwegen is ze omgezet in de anskaffelsesforskriften § 11-1 vierde lid en § 26-1 vierde lid. In de Noorse nutssectoren (water, energie, vervoer en post) geldt in plaats daarvan de forsyningsforskriften (het Noorse besluit voor aanbestedingen in de nutssectoren), en daar ligt de grens op acht jaar (§ 22-1 vierde lid).

Eén leverancier of meer

Raamovereenkomsten bestaan in twee hoofdvarianten, en het verschil bepaalt voor een groot deel hoe je dagelijkse werk eruitziet. De regels voor beide, en voor minicompetities, komen uit artikel 33 van de richtlijn en gelden in de hele EER:

Met één leverancier worden de afroepen direct op de voorwaarden van de overeenkomst gedaan. Win je, dan zijn de leveringen in de praktijk van jou gedurende de looptijd.
Met meerdere leveranciers (vaak parallelle raamovereenkomsten genoemd) moet de inkoper vooraf bepalen hoe de opdrachten worden verdeeld. Liggen alle voorwaarden vast in de overeenkomst, dan wordt een verdeelsleutel gebruikt, bijvoorbeeld dat de als eerste gerangschikte leverancier altijd als eerste wordt gevraagd. Liggen niet alle voorwaarden vast, dan worden de opdrachten gegund na een nieuwe competitie tussen de leveranciers in de overeenkomst, wat in de praktijk een minicompetitie heet (in het Noors minikonkurranse). Een combinatie kan ook, maar dan moet duidelijk zijn wanneer welke vorm wordt gebruikt.

Bij een minicompetitie moet de inkoper de leveranciers in de overeenkomst die de opdracht kunnen uitvoeren schriftelijk raadplegen, een toereikende termijn stellen en de opdracht gunnen op basis van de gunningscriteria die in de aanbestedingsstukken voor de raamovereenkomst zijn vermeld. In Noorwegen staat dat in de anskaffelsesforskriften § 26-3. Hoe de afroepen verlopen, moet uit de aanbestedingsstukken blijken. Lees die zorgvuldig voordat je inschrijft, want ze bepalen hoe je dagelijkse werk eruitziet als je wint.

Minicompetities worden makkelijk onderschat. Een plek in de overeenkomst is dan geen doel op zich, maar een toegangskaartje om verder te concurreren, met veel minder concurrenten dan in een openbare procedure.

Waarom raamovereenkomsten meer waard zijn dan ze lijken

De waarde in de aankondiging is de maximale waarde van alle opdrachten die de inkoper verwacht te gunnen gedurende de hele looptijd, inclusief opties. Deze manier van ramen komt uit artikel 5 van de richtlijn; in Noorwegen staat ze in de anskaffelsesforskriften § 5-4. Het is deze totale waarde, niet de afzonderlijke afroep, die bepaalt welke drempelwaarden (in het Noors terskelverdier) gelden, en dus waar de overeenkomst wordt aangekondigd.

Volgens ons zit de echte waarde in de voorspelbaarheid. Je kunt personeel en inkoop plannen, je bouwt een relatie op met de inkoper en je verzamelt referenties die meetellen bij de volgende aanbesteding. Tegelijk is het belangrijk om te weten dat een raamovereenkomst meestal geen afnamegarantie is. De inkoper verplicht zich normaal gesproken niet tot een bepaald volume, en bij overeenkomsten met meerdere leveranciers bepalen de afroepen wie daadwerkelijk omzet maakt.

Controleer de geraamde en de maximale waarde

Sinds het arrest van het Hof van Justitie van de EU in de zaak Simonsen & Weel (C-23/20, 2021) moet de inkoper zowel de geraamde als de maximale hoeveelheid of waarde van de raamovereenkomst vermelden in de aankondiging of de aanbestedingsstukken. Dat geldt in de hele EER. Is het maximum bereikt, dan is de overeenkomst uitgeput en kan de inkoper er zonder nieuwe aanbesteding niet meer op inkopen.

Voor jou als leverancier is dat op twee manieren nuttig. De raming laat zien hoeveel omzet je realistisch kunt verwachten. Het maximum laat zien hoe groot de opdracht kan worden, en of je daar de capaciteit voor hebt. Ontbreken de cijfers, dan kan het verstandig zijn om vóór de deadline een vraag te stellen in de aanbesteding.

Waar veel leveranciers struikelen

Ze winnen de plek en laten de teugels vieren. Bij overeenkomsten met meerdere leveranciers garandeert de plek niets. De omzet wordt gewonnen in de minicompetities, één voor één.
Ze behandelen minicompetities als formaliteit. De anderen in de overeenkomst zijn gekwalificeerde concurrenten die al één aanbesteding hebben gewonnen. Slordige antwoorden verliezen ook hier van doordachte.
Ze lezen het afroepmechanisme niet. Een verdeelsleutel en een minicompetitie leveren een totaal ander dagelijks werk op. Welke geldt, staat in de aanbestedingsstukken.
Ze ontdekken de aankondiging te laat. Alleen de leveranciers die partij zijn bij de raamovereenkomst, kunnen er opdrachten onder krijgen (in Noorwegen anskaffelsesforskriften § 26-1 derde lid). Nieuwe leveranciers komen er tussentijds niet bij, dus de markt kan in de praktijk tot vier jaar gesloten zijn.

Zo positioneer je je

Breng de raamovereenkomsten in je vakgebied in kaart: wie heeft ze nu, en wanneer lopen ze af? De einddatum vertelt je wanneer de volgende aanbesteding waarschijnlijk komt, en geeft je tijd om je voor te bereiden. Onthoud dat het de raamovereenkomst zelf is die je moet opvangen. In Noorwegen is de inkoper niet verplicht om de afroepen eronder aan te kondigen (anskaffelsesforskriften § 21-6 tweede lid), dus die zie je niet op Doffin, de Noorse nationale database voor overheidsopdrachten. Stel aanbestedingsmeldingen in (in het Noors anbudsvarsling), zodat nieuwe aankondigingen je niet ontgaan. En heb je al een plek in een overeenkomst: behandel elke minicompetitie als een volwaardige aanbesteding, met dezelfde zorg.

Kort samengevat

Raamovereenkomsten zijn langetermijnkaartjes voor de publieke sector: de voorwaarden worden één keer afgesproken, de aankopen gaan via afroepen, en bij overeenkomsten met meerdere leveranciers wordt de omzet beslist in de minicompetities. Houd de einddata in de gaten, want daar liggen de grote kansen.

Dit artikel geeft de visie van Cobrief weer en is geen juridisch advies. Neem contact op met een adviseur als je twijfelt hoe de regels in jouw situatie gelden.

Wij van Cobrief praten graag met je over hoe je de raamovereenkomsten in jouw markt binnenhaalt voordat je concurrenten dat doen.