Geschiktheidseisen en gunningscriteria: twee vragen die je niet door elkaar moet halen

‘We hadden de beste inschrijving, maar werden uitgesloten.’ Veel leveranciers herkennen die ervaring, en die doet pijn. Volgens ons is een veelvoorkomende verklaring dat de leverancier twee dingen door elkaar heeft gehaald die op elkaar lijken, maar die over heel verschillende vragen beslissen: de eisen aan jou als leverancier, en de criteria die de winnaar bepalen. Hier zetten we het verschil op een rij en laten we zien hoe je het in je voordeel gebruikt.

Twee poorten, twee vragen

Een aanbesteding kent in de praktijk twee poorten. De eerste zijn de geschiktheidseisen: minimumeisen aan jou als leverancier, bijvoorbeeld financiële draagkracht, ervaring, deskundigheid en systemen. Ze beantwoorden de vraag ‘is deze leverancier in staat om te leveren?’. De tweede poort zijn de gunningscriteria: prijs, kwaliteit, milieu en andere aspecten die worden gescoord en gewogen. Ze beantwoorden de vraag ‘welke inschrijving is de beste?’.

De logica ligt vast. Volgens de Noorse regels, die de EU-richtlijnen omzetten, moet een leverancier die niet aan de geschiktheidseisen voldoet worden uitgesloten, hoe goed de inschrijving ook is. De details kunnen per land verschillen, maar het principe is hetzelfde. En omgekeerd: overgekwalificeerd zijn levert geen extra punten op bij de gunning. Geschiktheid is in de kern geslaagd of niet geslaagd, terwijl de concurrentie wordt beslist door de criteria.

Eén uitzondering is goed om te kennen. Bij procedures met voorselectie, waarin de inkoper beperkt hoeveel partijen mogen inschrijven, worden de geschikte gegadigden gerangschikt op aparte selectiecriteria. Dan moet je eerst geschikt zijn, vervolgens bij de geselecteerden horen, en pas daarna concurreert je inschrijving op de gunningscriteria.

Waarom het onderscheid bestaat

Het onderscheid komt uit de EU-richtlijnen waarop de regels voor overheidsopdrachten in de hele EER zijn gebaseerd. In het Engels heet het ‘selection criteria’ en ‘award criteria’. Het idee is ordelijkheid: eerst worden de leveranciers geselecteerd die het werk aankunnen, daarna concurreren hun inschrijvingen op gelijke voet.

Betekent dat dat hetzelfde aspect nooit op beide plekken kan opduiken? Nee. De regels staan toe dat dezelfde bewijsstukken, bijvoorbeeld referentieprojecten, zowel bij de geschiktheid als bij de gunning worden gebruikt, zolang wat er wordt beoordeeld verschilt. Bij de geschiktheid gaat het erom of het bedrijf in staat is te leveren. Bij de gunning moet het criterium gaan over de kwaliteit van wat je in deze specifieke opdracht daadwerkelijk levert, niet over het bedrijf in het algemeen.

Het duidelijkste voorbeeld zijn de mensen. De organisatie, kwalificaties en ervaring van het personeel dat je voor de opdracht inzet, kunnen een gunningscriterium zijn, mits de kwaliteit van dat personeel grote invloed heeft op hoe de opdracht wordt uitgevoerd. Dan telt niet de geschiedenis van het bedrijf, maar het team dat je levert. Lees de aanbestedingsstukken zorgvuldig, dan zie je waar de inkoper wat heeft ondergebracht.

Waar veel partijen struikelen

• Ze hergebruiken de bedrijfspresentatie. Het geschiktheidsdeel wordt gevuld met verkooptekst, en de antwoorden op de gunningscriteria met algemene lof over het bedrijf. Beide schieten hun doel voorbij.
• Ze onderbouwen minimumeisen met enthousiasme en criteria slordig. De energie gaat naar de plek waar geen punten worden uitgedeeld.
• Ze zien niet wat wat is. Een eis als ‘ervaring met vergelijkbare opdrachten’ kan een minimumeis zijn, een gunningscriterium of allebei met een andere inhoud. Is het onduidelijk in de aankondiging of de aanbestedingsstukken, stel dan een vraag aan de inkoper.
• Ze onderschatten de formulieren. Boven de EER-drempelwaarden verklaar je je geschiktheid in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA), in het Engels ESPD, en fouten daarin zorgen al snel voor problemen. In Noorwegen mag de inkoper je vragen om stukken na te sturen of te corrigeren, maar is hij daartoe niet verplicht. In Nederland en België kunnen de details er iets anders uitzien.

Zo zet je je energie op de juiste plek

Lees de aanbestedingsstukken in twee rondes. De eerste ronde met één vraag: waaraan moeten we voldoen om überhaupt mee te mogen doen? Loop elke geschiktheidseis na, en wees eerlijk. Ontbreekt er iets, dan kun je dat beter nu ontdekken. De tweede ronde: wat levert punten op, en hoeveel? Deel de inschrijving in volgens de gunningscriteria en hun weging, en besteed de meeste ruimte aan de onderdelen waar de meeste punten te halen zijn.

Onze ervaring uit de Noorse markt is dat de beste tenderschrijvers dit bijna mechanisch doen. Minimumeisen worden kort, precies en aantoonbaar beantwoord. Punten worden gejaagd waar ze daadwerkelijk worden uitgedeeld.

Kort samengevat

Geschiktheidseisen bepalen of je mag meedoen. Gunningscriteria bepalen of je wint. Houd ze uit elkaar, dan voorkom je zowel dat je op een formaliteit wordt uitgesloten als dat je je beste argumenten verspilt waar niemand punten telt.

Dit artikel is de beoordeling van Cobrief van de regels en de praktijk, geen juridisch advies. Twijfel je bij een concrete aanbesteding, controleer dan de aanbestedingsstukken en raadpleeg gerust een specialist.

Wil je een frisse blik op hoe jullie je inschrijvingen opbouwen? Wij bij Cobrief maken graag tijd voor een gesprek.