Les appels d'offres, c'est du sport de haut niveau : comment Christian Martinsen aborde la commande publique

Christian Martinsen dirige le cabinet de conseil Bonka Commercial Management et travaille sur les marchés publics côté entreprise depuis 1990. Nous nous sommes assis avec lui pour une démonstration entièrement concrète : depuis la première alerte qui arrive le matin jusqu'au projet d'offre complet, prêt à être déposé. Découvrez la démonstration complète ici :

Trois règles pour bien répondre aux appels d'offres

Avant de plonger dans les outils, il vaut la peine de retenir les trois règles de base de Christian. Elles sont simples, mais la plupart de ceux qui perdent un appel d'offres en enfreignent au moins une.

1. Répondez à ce que demande l'acheteur. Cela paraît évident, mais c'est la règle numéro un de la commande publique. L'offre doit répondre aux documents de la consultation, pas raconter votre propre histoire.

2. L'appel d'offres est un sport de haut niveau. Entraînez-vous. Gagner un appel d'offres est une compétence qui se construit dans la durée, pas quelque chose que l'on improvise à l'approche de la date limite.

3. Commencez tôt. « Je suis moi-même membre d'honneur du club des adeptes du sprint final », avoue Christian avec un sourire en coin. Il sait ce que c'est que de s'y mettre une semaine avant la date limite : un stress terrible, et l'on perd toute vue d'ensemble. C'est précisément là qu'intervient l'appui de l'IA. Vous obtenez un premier projet immédiatement, et vous consacrez le reste du temps à ce qui décide vraiment de l'issue de la consultation : le contrôle qualité.

La journée des appels d'offres commence à sept heures

Pour Christian, la journée débute sur son téléphone. Chaque matin à sept heures arrive une alerte marchés de Cobrief. Il la parcourt rapidement pour repérer s'il y a une urgence, puis s'installe avec sa liste de scoring.

Les consultations qui correspondent le mieux figurent en haut. La pertinence est pilotée par les codes CPV et les mots-clés qu'il a renseignés, et un taux de correspondance dans le coin indique à quel point chaque consultation colle à son profil. S'il trouve quelque chose d'intéressant, il le place directement dans son dossier d'évaluation.

De l'alerte à l'évaluation en quelques minutes

L'exemple du jour est un accord-cadre que le Kriminalomsorgsdirektoratet (l'administration pénitentiaire norvégienne) a publié le 18 mai, doté d'une enveloppe de 620 millions de couronnes norvégiennes. « Là, il y a de l'argent à gagner », constate Christian.

Les documents sont récupérés directement depuis l'outil de dématérialisation et chargés en quelques secondes. Cobrief produit aussitôt une évaluation détaillée en tête : de quel accord il s'agit, quel acheteur, quelle valeur, et quels sont les critères d'attribution en vigueur. Plus bas figurent les critères de sélection et les principales conditions du contrat, résumés de façon brève et concise.

Des critères d'évaluation personnalisés

Ici, Christian ne s'arrête pas à l'analyse standard. Il a construit ses propres critères d'évaluation dans Cobrief, à partir des questions auxquelles il a besoin de répondre à chaque fois.

En haut figure une analyse stratégique simple : quelle part de l'accord-cadre relève vraiment d'achats informatiques ? L'accord comporte six lots parallèles, et l'IA calcule la répartition à partir des instructions qu'il a renseignées. « Voir ça apparaître, paf, sur-le-champ, c'est énorme », dit-il.

Une autre question porte sur le mécanisme de classement. Il s'agit d'un accord-cadre multi-attributaires comptant entre deux et six titulaires, et celui qui est classé premier peut obtenir une série d'attributions directes sans nouvelle mise en concurrence. Autrement dit : il est rentable de devenir numéro un. C'est écrit dans le document, mais les instructions de Christian le mettent en évidence noir sur blanc, avec des renvois qui vous amènent droit au bon paragraphe.

Pour finir, il lance une analyse go/no-go. L'IA conclut à un go conditionnel : l'accord est attractif, mais sous certaines conditions. Ils doivent disposer d'une capacité de CV suffisante, parvenir à chiffrer l'offre de façon juste et soutenable au regard des chances de l'emporter, et traiter quelques éléments de protection des données. L'étape suivante recommandée est de mobiliser une équipe d'offre, de lancer la collecte des CV et de prioriser les lots sur lesquels se positionner.

De la décision au projet d'offre

Une fois la décision prise, vient le moment d'attaquer l'offre elle-même et, comme Christian le disait en introduction : faire émerger une première version tôt.

Cobrief établit automatiquement un plan d'offre. En tant que responsable des offres, Christian répartit les tâches au sein de l'équipe et fixe les échéances. Il entre ensuite dans l'espace d'offre, où une instruction IA en tête mobilise tout ce qu'il a déjà alimenté : CV (qui peuvent aussi être récupérés automatiquement depuis Flowcase), références, descriptions de processus, attestation fiscale, certificats ISO et autres documents administratifs, le tout réuni dans une base de connaissances.

Résultat : il peut avoir un premier projet à l'écran quelques minutes après la publication de l'avis. Cobrief a sélectionné les CV qui correspondent le mieux aux tâches du plan d'offre, et l'IA a répondu aux questions. À partir de là, il poursuit dans un éditeur complet : il révise, ajoute des sections et met en forme. Si l'acheteur impose son propre modèle, il le charge et le récupère prérempli, avec les prix par lot et le récapitulatif des consultants. Quand tout est prêt, il exporte l'intégralité du projet sous forme de fichiers finalisés.

Un dernier point de contrôle avec l'agent IA

Pour finir, Cobrief réserve un petit clin d'œil : un agent IA auquel vous pouvez poser des questions. Christian demande sans détour : « Toutes les questions ont-elles reçu une réponse ? »

La réponse est utile. Les réponses elles-mêmes et les modèles à compléter sont prêts, mais certains documents administratifs manquent encore, notamment une attestation fiscale récente et une évaluation de solvabilité à jour. Exactement le genre de détail facile à oublier, et coûteux à oublier.

Le savoir-faire reste décisif

Ce que Christian démontre, ce n'est pas que l'IA fait le travail à votre place. C'est que l'IA élimine les pertes de temps, pour que vous puissiez commencer tôt et consacrer votre temps à ce qui fait réellement gagner les consultations. Comme il l'a déjà dit : l'IA peut vous aider à rédiger une offre, mais elle ne peut pas gagner la consultation à votre place.

Christian Martinsen est CEO de Bonka Commercial Management (BCM) et conseille les entreprises qui veulent percer sur le marché des marchés publics.