Upphandlingsprocessen steg för steg: så ser den ut från leverantörens sida

Det är lätt att tro att en upphandling börjar den dag annonsen dyker upp. Men då är mycket redan bestämt. Behovet är klarlagt, kraven är skrivna, och ofta har andra leverantörer fört dialog med den upphandlande organisationen i månader. Här går vi igenom hela förloppet i en offentlig upphandling, steg för steg, och visar vad som är klokt att göra i varje steg. Där vi använder exempel från Norge, där Cobrief har sin bas, säger vi det.

Beställaren arbetar i tre faser

Offentliga upphandlingar följer ett fast förlopp. I Norge delar DFØ (den norska myndigheten för offentlig förvaltning och ekonomistyrning), statens expertorgan för upphandling, in upphandlingsprocessen i tre faser. Samma tre faser gäller dig var du än lämnar anbud i EU och EES:

1. Klargöra behovet och förbereda upphandlingen. Beställaren tar reda på vad de behöver, undersöker marknaden, väljer förfarande och skriver kraven.
2. Genomföra upphandlingen. Upphandlingen annonseras, leverantörerna lämnar anbud, och beställaren utvärderar och väljer.
3. Avtalsuppföljning. Kontraktet undertecknas, och beställaren följer upp att leverantören levererar som avtalat.

Som leverantör är det lätt att lägga nästan all tid på den mittersta fasen. Det är förståeligt, för det är där anbudet skrivs. Men det är i den första fasen kraven sätts, och i den sista pengarna tjänas.

Vi börjar med beställarens faser eftersom det är den ordningen du måste förhålla dig till. Nedan följer vi samma tre faser, men sedda från din sida. Då delas upphandlingsfasen naturligt i tre: annonsen, anbudet och tilldelningen. Sammanlagt ger det fem steg.

Steg 1: Före annonseringen

Allt börjar med ett behov hos en kommun, en myndighet eller ett offentligt bolag. Beställaren måste ta reda på vad de faktiskt behöver, vad det kommer att kosta och hur marknaden ser ut. Regelverket tillåter att beställaren undersöker marknaden och pratar med leverantörer före upphandlingen, så länge alla behandlas lika. Det kallas marknadsdialog och sker ofta genom dialogkonferenser, enskilda möten eller skriftliga frågor till marknaden.

Det är också i den här fasen som beställaren beräknar upphandlingens värde. Värdet avgör vilka regler som gäller och var upphandlingen annonseras. I Norge gäller den norska upphandlingslagen från 500 000 norska kronor exklusive mervärdesskatt. Från 1,3 miljoner norska kronor exklusive mervärdesskatt finns en skyldighet att annonsera nationellt, och från EES-tröskelvärdena gäller de gemensamma europeiska reglerna fullt ut. Vi har förklarat tröskelvärdena i en egen artikel om tröskelvärden.

Det här är klokt att göra: Håll koll på förhandsannonseringar och dialogkonferenser hos de upphandlande organisationer du vill leverera till. Om du deltar och ger synpunkter är du med och formar de krav du senare ska svara på.

Steg 2: Annonsering och upphandlingsdokument

När beställaren är redo publiceras annonsen. I Norge skickas den in via Doffin, Norges nationella databas för offentliga upphandlingar. Är värdet över EES-tröskelvärdet skickar Doffin annonsen vidare till TED, EU:s gemensamma databas, där den publiceras först. Strax efteråt finns den på Doffin också. Annonsering i TED över EES-tröskelvärdet gäller i hela EU och EES.

Tillsammans med annonsen kommer upphandlingsdokumenten. Det är dokumentpaketet som beskriver vad som ska köpas, vem som får delta och hur anbuden bedöms. Två typer av krav är värda att skilja åt direkt:

• Kvalificeringskrav avgör om du får delta. Typiskt ekonomi, erfarenhet och certifieringar.
• Tilldelningskriterier avgör vem som vinner. Typiskt pris, kvalitet och miljö, med en viktning.

Vi har skrivit en egen artikel om varför du inte får blanda ihop dem. Skillnaden gäller i hela EU och EES.

Över EES-tröskelvärdet ska du lämna ESPD (det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet) som preliminärt bevis på att du uppfyller kvalificeringskraven. Fullständig dokumentation begärs som regel in från den som ligger bäst till att vinna.

I den här fasen kan du ställa frågor till beställaren. Svaren skickas till alla som deltar och blir en del av underlaget för upphandlingen. Fristen för frågor kommer ofta tidigare än man tror.

Det här är klokt att göra: Gör en snabb bedömning av om upphandlingen är värd tiden. Uppfyller ni kvalificeringskraven? Är viktningen till er fördel? Hinner ni till fristen? Skicka frågor tidigt.

Steg 3: Anbudet lämnas

Anbudsfristen är absolut. Ett anbud som kommer in för sent ska förkastas, och det gäller i hela EU och EES. Detsamma gäller om leverantören inte uppfyller kvalificeringskraven: då har beställaren en skyldighet att förkasta, inte bara en rätt. I Norge tillåter förordningen att beställaren begär komplettering eller förtydligande av vissa uppgifter, men det är något beställaren kan göra, inte måste.

Anbudet ska svara på det som upphandlingsdokumenten faktiskt efterfrågar, i den struktur som beställaren har bett om. Gör du förbehåll och avvikelser från kraven kan det i värsta fall leda till att anbudet förkastas.

Det här är klokt att göra: Lämna in i god tid, aldrig i sista sekunden. Ha en separat kontroll av att alla obligatoriska bilagor är med och att filerna har rätt format.

Steg 4: Utvärdering, tilldelning och avtalsspärr

Efter fristen utvärderar beställaren anbuden mot tilldelningskriterierna och den viktning som angavs. Sedan skickas ett meddelande till de berörda leverantörerna om vem som har valts. Meddelandet ska innehålla en motivering, och den skyldigheten gäller i hela EU och EES. Enligt den norska förordningen ska motiveringen ange "namnet på den valda leverantören och en redogörelse för det valda anbudets egenskaper och relativa fördelar i enlighet med tilldelningskriterierna".

Därefter följer en avtalsspärr: en väntetid innan kontraktet får undertecknas. Över EES-tröskelvärdet är den minst tio dagar räknat från dagen efter att meddelandet skickades, och det gäller dig var som helst i EU och EES. Poängen är att leverantörer som anser att något har gått fel ska hinna klaga innan kontraktet ingås. Den rätten att klaga har du var du än lämnar anbud. I Norge kan du klaga direkt till beställaren, till KOFA (Norges klagonämnd för offentlig upphandling) eller till domstolarna.

Det här är klokt att göra: Läs motiveringen noga, oavsett om du vann eller förlorade. Den berättar vad beställaren faktiskt lade vikt vid. Vi har skrivit om hur du kan lära av anbuden du inte vann.

Steg 5: Kontrakt och uppföljning

När avtalsspärren har löpt ut undertecknas kontraktet. Då börjar den fas som beställarna själva lägger mycket tid på: att följa upp att det som utlovades i anbudet faktiskt levereras. För dig som leverantör är det här fasen där ryktet byggs. Beställare pratar med varandra, och goda referenser från ett kontrakt är ofta vägen in till nästa.

Är kontraktet ett ramavtal är det nu de enskilda beställningarna, avropen, kommer. Avrop från ett ramavtal annonseras inte, så det är själva ramavtalet du måste fånga upp när det upphandlas. Ramavtal fungerar så i hela EU och EES. Vi har förklarat hur ramavtal fungerar i en egen artikel.

Där många snubblar

Som vi läser processen återkommer samma misstag hos leverantörer som är nya i offentlig sektor:

• De upptäcker upphandlingen för sent. Annonsen är starten på anbudsarbetet, men slutet på beställarens planering. Då är kraven redan satta.
• De skriver innan de har kontrollerat kvalificeringskraven. Saknar ni ett intyg eller en referens är det bättre att veta det första dagen än sista kvällen.
• De underskattar frågerundan. Oklarheter som kunde ha redts ut tidigt blir i stället gissningar i anbudet.
• De lämnar in nära fristen. Då finns ingen marginal för en fil som inte går att ladda upp.
• De läser inte motiveringen efter en förlust. Därmed går nästa anbud i samma fälla.

Vad du bör göra

Gör en enkel översikt över vilka upphandlande organisationer som är viktiga för er, och håll koll på förhandsannonseringar och dialogkonferenser från dem. Använd upphandlingsbevakning så att annonserna kommer till er, i stället för att ni måste leta.

När en upphandling dyker upp, gör bedömningen innan ni börjar skriva: kvalificeringskrav, viktning, frist och kontraktsvärde. Skicka frågor tidigt. Sätt en intern leveransfrist i god tid före den formella. Och läs motiveringen efteråt, oavsett utfall.

Avslutningsvis

En offentlig upphandling är mer än en annons och en frist. Det är ett förlopp i flera steg, där början och slutet ofta avgör mer än själva anbudsskrivandet. Förstår du hela förloppet kan du vara på plats där kraven sätts, och inte bara där anbudet lämnas.

Innehållet här är Cobriefs bedömningar och är tänkt som vägledning, inte som juridisk rådgivning. Är du osäker på en konkret upphandling, fråga beställaren inom frågefristen.

Vi på Cobrief tar gärna ett samtal om hur ni kan arbeta smartare genom hela upphandlingsprocessen.