Changelog

Mycket av kunskapen och uppföljningen i anbudsarbetet finns i andra system. När agenten saknar åtkomst måste ni själva hitta informationen och flytta den mellan verktygen. Nu kan agenten kopplas direkt till fler av systemen som teamet redan använder.

Koppla systemen ni arbetar i

Under Inställningar → Integrationer kan varje användare koppla agenten till Linear, Notion, Atlassian för Jira och Confluence samt Oda. De kompletterar de befintliga kopplingarna till SharePoint, OneDrive och Flowcase.

Kopplingarna använder den åtkomst ni redan har i källsystemet. Det innebär att agenten kan hitta ett relevant Jira-ärende, läsa en sida i Notion eller använda kontext från Linear utan att innehållet först behöver kopieras till Cobrief. Vilka åtgärder som är möjliga beror på det enskilda systemet och användarens egna behörigheter där.

När ni startar ett samtal kan kopplingarna slås av eller på från plusmenyn vid skrivfältet. Valet gäller det aktuella samtalet, så att agenten bara får åtkomst till de källor som är relevanta för uppgiften. Ni kan också ange standardvalet innan ett nytt samtal startar.

Bestäm vad agenten får göra

En koppling kan ge agenten både läsverktyg och åtgärder som ändrar något i det externa systemet. Administratörer kan därför styra behörigheterna för varje verktyg i hela arbetsytan.

Ett verktyg kan tillåtas, kräva godkännande eller blockeras. Läsning är vanligtvis tillåten, medan åtgärder som skriver eller ändrar data kräver godkännande. När godkännande krävs pausar agenten innan åtgärden utförs och visar vad den vill göra. Ni kan godkänna eller avvisa direkt i samtalet.

På så sätt kan teamet använda mer aktuell kontext utan att ge agenten obegränsad rätt att göra ändringar. Kopplingarna kan också tas bort när som helst i integrationsinställningarna.

Fler förbättringar för agenten

• AI-bid manager

  Nya användare får en samlad kom igång-guide och en personlig aktivitetsöversikt på agentytan.

• Kopplingar

  Agenten startar snabbare i arbetsytor med stora mängder CV:n och referensprojekt från Flowcase.

• AI-bid manager

  Samtal kan fortsätta även om de tidigare använde en AI-modell som inte längre är tillgänglig.

När ett anbud har lämnats in blir både svaret och lärdomarna från resultatet ofta kvar i mappar och inkorgar. Nu kan ni ta vara på arbetet i Cobrief och använda det som grund när nästa anbud ska skrivas.

Spara anbudssvaret för framtida bruk

När ett anbud markeras som inlämnat kan ni spara anbudssvaret direkt i kunskapsbasen. Textdokument och ifyllda Word- och Excel-mallar är förvalda, och ni väljer själva vad som ska sparas. Detsamma kan göras från menyn i anbudsytan för anbud som redan har lämnats in.

Innehållet sparas i en egen mapp för anbudet och kan användas av agenten. Om ni sparar anbudet igen efter en ändring ersätts den tidigare versionen. På så sätt undviker ni flera nästan identiska kopior och får ett tydligt underlag för återanvändning.

Ni väljer vilka delar av anbudssvaret som är värda att bygga vidare på. Bra lösningsbeskrivningar, anbudsbrev och färdigifyllda mallar kan stödja framtida arbete utan att någon behöver exportera, ordna och ladda upp dem igen.

Använd resultaten i nästa anbud

Resultaten ni registrerar följer också med framåt. Agenten kan använda utfall, orsaker till förlust, kommentarer och kontraktsvärden från tidigare upphandlingar. Agenten kan dessutom söka i tilldelningsbeslut och insynsdokument som ni har laddat upp på upphandlingarna.

Ni kan till exempel be agenten hitta återkommande orsaker till förlust, sammanfatta vad motiveringarna säger om prisnivån eller kontrollera ett nytt utkast mot det ni lärde er förra gången. Agenten anger vilken upphandling informationen kommer från, så att teamet kan gå tillbaka till källan.

Insynsdokument märks tydligt som konkurrentmaterial och används bara när agenten behöver dem. De läggs inte till i kunskapsbasen och förs inte automatiskt in i anbudsutkast.

Arbetet från en upphandling kan därmed bli en bättre utgångspunkt för nästa. Läs mer om hur ni registrerar resultat och laddar upp tilldelningsbeslut.

Fler förbättringar i anbudsarbetet

• Pipeline

  Upphandlingar som avbryts av inköparen flyttas automatiskt till rätt status när Cobrief tar emot meddelandet om avbrytandet.

• Anbud

  Makroaktiverade Word- och Excel-filer kan nu laddas upp i Cobrief.

• Anbud

  Långa dokumenttitlar överlappar inte längre metadata när agenten är öppen bredvid anbudet.

• Anbud

  Kvarvarande platshållartext tas bort mer tillförlitligt från anbudstexter.

Diskussioner om en upphandling sker ofta i Cobrief, medan uppmaningen att följa upp måste skickas någon annanstans. Nu kan ni omnämna en kollega direkt i kommentaren och samla både samtalet och aviseringen på samma plats.

Ta in rätt person med @

Skriv @ i en kommentar på upphandlingen eller en anbudsuppgift. Cobrief visar personerna i arbetsytan, och ni väljer vem som ska se kommentaren. Omnämnandet syns i texten, så att alla som läser samtalet förstår vem frågan eller uppföljningen gäller.

Det passar både för korta avstämningar och för uppgifter som kräver en viss specialist. Ni kan be en kollega kontrollera ett krav, svara på en fråga eller granska ett anbudssvar utan att skapa en separat uppgift bara för att få personens uppmärksamhet.

Aviseringen öppnar rätt samtal

Kollegan får en aktivitetsavisering när omnämnandet sparas. Om e-postaviseringar för samarbete är aktiverade skickas aviseringen även via e-post. Länken öppnar upphandlingen eller anbudsuppgiften med kommentaren synlig, så att mottagaren slipper leta efter sammanhanget.

När en kommentar redigeras aviseras bara personer som omnämns för första gången. Oförändrade omnämnanden ger inga nya aviseringar, och ni aviseras inte om ni omnämner er själva. Det håller aktivitetslistan tydlig även om kommentaren ändras flera gånger.

Omnämnanden fungerar både för befintliga medlemmar och inbjudna användare i arbetsytan. Teamet kan därför använda samma arbetssätt så snart inbjudan har skickats.

Fler förbättringar i den här versionen

• Upphandlingssök

  Stora träfflistor laddas jämnare, och antal över 10 000 visas utan att hela resultatet först måste räknas.

• Upphandlingssök

  Sparade sökningar stöder nu samma danska och internationella platsfilter som upphandlingssöket.

• Upphandlingssök

  Förslag på utvärderingskriterier upprepar inte längre aktiva nyckelord i en annan böjningsform.

• Onboarding

  Provperioden har fått mer AI-kapacitet, så att nya användare kan testa en större del av anbudsflödet.

• Användarhantering

  Inloggningen är tydligare på öppna sidor, och aviseringslänkar erbjuder byte till rätt arbetsyta när det behövs.

Mindre fixar och finputsning

• Upphandlingssök

  Morgonbriefen öppnar flera träffar korrekt i klassiska Outlook och använder samma ordning som pipeline när relevanspoängen är lika.

• Upphandlingssök

  Morgonbriefen visar en meningsfull förhandsvisning i Apple Mail när en upphandling har ändrats.

• Upphandlingssök

  Flerstegsupphandlingar visas inte längre som utgångna bara för att tidsfristen för prekvalificering har passerat.

• Onboarding

  Verifieringslänken från aviseringen i appen fungerar igen.

• Användarhantering

  Användare utan åtkomst får en tydlig sida i stället för ett trasigt appskal.

En upphandlingsbevakning ska hjälpa dig att avgöra vad du bör lägga tid på, inte flytta hela sökningen till inkorgen. Den nya morgonbriefen gör de viktigaste träffarna enklare att bedöma med en snabb blick och tar dig vidare till rätt urval i Cobrief när något ser intressant ut.

Toppmatchning och ändringar skiljs tydligt åt

Den schemalagda morgonbriefen inleds med antalet nya träffar och lyfter fram den bästa matchningen. Kortet visar en kort sammanfattning, sista anbudsdag och relevanspoäng, med en tydlig åtgärd för att bedöma upphandlingen i Cobrief. Andra nya träffar samlas nedanför, medan ändrade upphandlingar, planerade upphandlingar och resultat får egna avsnitt. Du slipper därmed tolka en lång, platt lista för att förstå vad som faktiskt har hänt sedan sist.

Korten har gjorts enklare att överblicka på mobilen och i e-postklienter med begränsat stöd. Hela raden är klickbar, textmängden är mer koncentrerad och etiketter och färger används på samma sätt i alla avsnitt.

Fortsätt med samma urval i Cobrief

När du öppnar en avisering visar pipelinen vilka meddelanden som ingick i just det utskicket. Flikarna följer samma grupper som e-postmeddelandet, så att ”nya upphandlingar”, ”ändringar” och ”resultat” betyder samma sak före och efter klicket. Även länken för fler träffar öppnar hela urvalet, inte en ny sökning som kan ha ändrats sedan e-postmeddelandet skickades.

Aviseringar som skickas direkt har fått en egen variant för Ny upphandling med samma visuella uttryck, men med fokus på den enda träffen. Sparade sökningar har samtidigt fått en tydlig åtskillnad från företagets morgonbrief, så att mottagaren ser vilken typ av bevakning som ligger bakom.

Fler förbättringar i e-postmeddelandena

• Upphandlingssök

  Morgonbriefen visas nu stabilare i Outlook, på mobilen och i mörkt läge.

• Upphandlingssök

  Inbjudningar, samarbetsaviseringar och andra e-postmeddelanden från Cobrief har fått samma sidhuvud, knappstil och färganvändning.

• Upphandlingssök

  Länkar för avregistrering och hantering av sparade sökningar är tydligare och mer tillförlitliga.

• Pipeline

  Pipelinen kan nu filtreras efter systemtyp för att hitta ramavtal, kvalificeringssystem och dynamiska inköpssystem, och systemtyp kan även visas som en sorterbar kolumn i listan.

• Pipeline

  Tidsfrister kan nu tas bort från privata upphandlingar.

När du arbetar med agenten över tid blir det omständligt att upprepa samma preferenser och arbetsvanor i varje ny konversation. Nu kan du be agenten att komma ihåg det som ska följa med, utan att minnena delas med någon annan.

Ditt arbetssätt följer med till nästa konversation

Be agenten att komma ihåg en stabil preferens eller arbetsvana som en del av en vanlig konversation. Det kan vara hur du vill att svar ska struktureras, en arbetsmetod du ofta använder eller ett annat varaktigt val som gör samarbetet mer relevant. Du kan också be agenten att uppdatera ett minne när dina behov förändras eller glömma det när det inte längre gäller.

Minnena är privata för dig. Det gäller även när du arbetar tillsammans med kollegor i en delad arbetsyta eller ett anbud. Andra användare får inte tillgång till dina minnen, och deras minnen påverkar inte hur agenten svarar dig.

Agenten använder bara minnen som är relevanta för den aktuella konversationen. Tidigare preferenser kan därför hjälpa när de passar, utan att allt du har sparat tas med i varje svar. Säkerhetsmekanismer avvisar hemligheter och betalningsuppgifter, så agentminnet är avsett för arbetsvanor och preferenser, inte för känslig lagring.

Du ser och styr allt som agenten kommer ihåg

När ett minne läggs till, uppdateras eller tas bort i konversationen visas ändringen direkt i chatten. Om agenten tolkade din begäran fel kan du ångra den omedelbart och fortsätta utan att leta efter en separat inställning.

Hela översikten finns under Bibliotek → Agentminne. Där kan du själv lägga till minnen, söka bland dem, redigera innehållet, byta namn på dem och radera dem. Det gör det enkelt att städa när arbetssättet förändras och att styra exakt vad agenten får använda i senare konversationer.

Du kan alltså använda konversationen för en snabb ändring och biblioteket när du behöver full överblick. Minnena förblir knutna till din användare och hanteras på samma plats, oavsett vilken arbetsyta eller vilket anbud du öppnar.

Fler förbättringar

• AI-bid manager

  Skriv / i meddelandefältet för att hitta och välja en av teamets färdigheter innan meddelandet skickas.

• AI-bid manager

  Agenten använder kontots språk när önskat svarsspråk är oklart.

• Anbud

  Öppna textdokument uppdateras direkt medan agenten skriver.

• AI-bid manager

  Felformaterade åtgärdslänkar visas som användbara knappar.

• Anbud

  Nya dokument som agenten skapar visas i anbudsarbetsytan.

Det är lätt att följa en upphandling fram till anbudsfristen, men svårare att få reda på vem som vann och vad avtalet faktiskt blev värt. Resultatet publiceras ofta långt efter att arbetet är avslutat. Nu följer Cobrief resultatmeddelanden från Doffin och TED som en del av företagets upphandlingssök.

Nya resultat samlas separat

Kontraktstilldelningar, förhandsinsynsannonseringar, kontraktsändringar och avbrutna upphandlingar som matchar sökprofilen visas under Pipeline → Resultat → Nya. Där hittar ni resultat från de senaste två månaderna, sorterade efter publiceringsdatum. De blandas inte med aktiva upphandlingar i inkorgen, och äldre resultat försvinner automatiskt från ”Nya” när de inte längre behöver följas upp.

Om ni öppnar Sök och väljer resultatfasen kan ni själva undersöka ett större urval. Listvyn visar vem som vann, hur många anbud som kom in, faktiskt och annonserat kontraktsvärde samt tillgängliga resultatdokument. På så sätt kan teamet följa konkurrenter, jämföra utfallet med sina egna bedömningar och upptäcka avtal som kan komma att upphandlas på nytt.

Resultaten kommer med i upphandlingsbevakningarna

Upphandlingsbevakningarna innehåller nu även nya resultat som matchar sökprofilen. Morgonbriefen via e-post har en egen resultatsektion, medan aviseringar i Slack och Teams räknar resultat tillsammans med nya upphandlingar. I pipelinen hålls aktiva och avgjorda upphandlingar fortfarande åtskilda.

Resultatfasen är aktiverad för alla arbetsytor. Administratörer som bara vill följa planerade och aktiva upphandlingar kan stänga av den under Inställningar → Upphandlingssök → Sököversikt.

Upphandlingssöket begränsade tidigare landvalet till Norge, Sverige, Danmark, Finland och Tyskland, trots att Cobrief redan hämtar europeiska meddelanden från TED. Team som bevakar marknader utanför dessa fem länder har därför inte kunnat avgränsa sökningar, bevakningar och insikter efter sina behov. Nu är hela EES- och Efta-området tillgängligt.

Välj bland 31 europeiska länder

Landväljaren innehåller nu alla EU-länder samt Island, Liechtenstein, Norge och Schweiz. Valen används i hela sökinställningen: i vanliga upphandlingssökningar, sparade sökningar och bevakningar, genomförandeplats, marknadsinsikter och inställningarna som agenten använder när den hjälper er.

Det innebär att ett team som till exempel bevakar de nederländska, österrikiska och irländska marknaderna kan välja just dessa länder i stället för att behöva hantera en fast nordisk standard. Befintliga sökningar och standardval har bevarats, så utökningen ändrar inte inställningarna ni redan använder.

Regionfiltren följer strukturen i varje land

Platsfiltren använder den officiella NUTS-indelningen för varje land. Ni kan öppna ett land och välja relevanta regioner på den nivå som passar där, i stället för att möta en modell utformad för Norge. Tyskland och Frankrike använder större regionnivåer, medan övriga länder kan avgränsas mer detaljerat.

Meddelanden som saknar en giltig regional kod för genomförandeplatsen visas under ”Övriga platser” i stället för att försvinna ur sökningen. Det gör det tydligt vad som är regionalt klassificerat, samtidigt som relevanta meddelanden utan fullständiga platsuppgifter fortfarande finns med.

Förbättringar i söket och på öppna upphandlingssidor

• Upphandlingssök

  Öppna upphandlingssidor laddar betydligt mindre JavaScript och färre typsnitt, så innehållet visas snabbare på mobilen.

• Upphandlingssök

  Inloggade användare utan arbetsyta kan använda de öppna upphandlingssidorna utan att skickas vidare.

• Upphandlingssök

  Valet ”Alla länder” behåller nu hela landurvalet och återgår inte till arbetsytans standardländer.

• Marknadsinsikter

  Insiktspaneler visar tydligt när listan över meddelanden är begränsad till de första 500 träffarna.

• Upphandlingssök

  Urvalskriterier från den senaste eForms-versionen tolkas nu korrekt, och berörda meddelanden har behandlats på nytt.

Tilldelningsbeslutet kommer ofta långt innan Doffin, Norges offentliga portal för upphandlingar, publicerar vem som vann. Ibland publiceras ingen offentlig kungörelse alls. Då har teamets eget resultat, orsaken till förlusten och dokumentationen lätt hamnat i inkorgar och lokala mappar, åtskilda från de norska offentliga uppgifterna. Nu kan ni registrera utfallet medan det är färskt och samla allt på upphandlingssidan.

Registrera resultatet när beskedet kommer

När en upphandling flyttas till Vunnen, Förlorad eller Avbruten öppnas en kort registrering med utfallet redan valt. Vid vinst kan ni bekräfta eller ändra kontraktsvärdet. Vid förlust kan ni välja en strukturerad förlustorsak, till exempel pris, kvalitet, referenser eller avvikelse i anbudet, och lägga till en kommentar.

Har ni tilldelningsbeslutet framför er kan ni släppa det direkt i samma dialog. Allt är valfritt, så statusen kan fortfarande uppdateras snabbt och detaljerna fyllas i senare. Samma registrering öppnas oavsett om statusen ändras från pipelinen, kanbantavlan, kort- eller listvyn eller från själva upphandlingssidan.

Eget utfall och Doffin-data på samma ställe

Den nya sektionen Resultat visas så snart upphandlingen är vunnen, förlorad eller avbruten, utan att ni behöver vänta på Doffin. Här ser ni utfallet, förlustorsaken, kommentaren, kontraktsvärdet och vem som registrerade resultatet. Uppgifterna kan redigeras när ni vet mer.

Tilldelningsbeslut, handlingar som ni fått genom insyn i konkurrenternas anbud och andra resultatdokument ligger i en egen dokumentlista. Cobrief känner automatiskt igen dokumenttypen och märker den när klassificeringen är klar. Dokumenten läggs som standard inte till i briefen eller kunskapsbasen.

Om det finns en efterannonsering på Doffin visas den i en tydligt märkt undersektion. På så sätt kan ni skilja det som teamet självt har registrerat från den norska offentliga informationen, utan att behöva leta på två ställen.

Förbättringar i anbudsarbetet

• Pipeline

  Kanbankolumnerna visar rätt antal upphandlingar och låter er ladda in fler utan att lämna vyn.

• Anbud

  Objekt i anbudsrummet kan sorteras efter namn, senast ändrad eller storlek, och sökning och sortering sparas i URL:en.

• Anbud

  Filuppladdning visar status för varje fil, låter er försöka igen med misslyckade uppladdningar och behåller filer som redan har lagts till.

• Anbud

  Excel-exporten visar rätt frågetext för varje fält och avkodar HTML-entiteter i innehållet.

• Anbud

  Danska anbudslistor klassificeras nu korrekt som varuplock.