Changelog

En ifyllnadsmall kan innehålla hundratals fält. När hela mallen är en uppgift är det svårt att se vem som ska svara på vad. Nu kan teamet följa upp varje textfält som en egen deluppgift.

Fördela arbetet fält för fält

Varje deluppgift har egen status, ansvarig och tidsfrist. En kollega kan skriva tekniska svar medan en annan tar referenser eller intyg. Det gäller textfält i både Word- och Excel-mallar, även mallar ni laddar upp själva.

Filtrera på ansvarig eller status för att hitta de fält du ska arbeta med. Uppföljningen visar hur många deluppgifter som är klara, både i mallen och på uppgiften för hela mallens ifyllnad. Ni får en gemensam översikt utan att leta igenom alla svar.

Deluppgifter du ansvarar för visas också under Mina uppgifter. När en kollega tilldelar dig ett fält får du en aktivitetsavisering som öppnar rätt deluppgift. Du kommer direkt till svaret du ska arbeta vidare med.

Status, ansvarig och tidsfrist bevaras för samma fält när mallens innehåll extraheras igen. Ett fält kan vara allt från ett tekniskt svar till datum, plats eller underskrift. Därför kallar vi dem deluppgifter, inte bara krav.

Läs mer om ifyllnadsmallar och uppgifter i anbudsrummet.

Mindre rättningar i anbudsarbetet

• Anbud

  Rättat ett fel som kunde ge en tom vy i Mina uppgifter.

• Anbud

  Ifyllnad av prisscheman hanterar avbrutna AI-svar bättre.

På dagar med många nya upphandlingar visade Morgonbrief bara en liten del av träffarna. Nu får du upp till 25 upphandlingar i en kompakt lista. Se fler möjligheter i samma mejl och öppna dem som är intressanta.

Fler upphandlingar i samma översikt

Varje rad visar upphandlare, titel, en kort sammanfattning, relevanspoäng och sista anbudsdag. När mejlet innehåller flera upphandlingar använder alla samma layout. Du kan skanna listan och jämföra träffarna utan att bläddra genom stora separata kort.

De 25 platserna delas mellan nya upphandlingar, ändringar, planerade inköp och resultat. Har utskicket fler träffar öppnar Öppna i Cobrief hela urvalet. Mejlet visar fortfarande totalen, även när alla träffar inte får en egen rad.

Ändra e-postaviseringar med agenten

Administratörer kan nu be AI-bid managern visa befintliga e-postaviseringar, ändra frekvensen eller lägga till kollegor som redan finns i arbetsytan. Be den till exempel ändra en daglig avisering till en veckovis.

Agenten visar förslaget och ber om godkännande innan ändringen sparas. Du kan anpassa aviseringarna från samtalet du redan har öppet. Funktionen gäller befintliga e-postaviseringar.

Läs mer om att ställa in upphandlingsaviseringar.

Andra förbättringar i aviseringar och samarbete

• Användarhantering

  Aktivitetsmejl har tydligare ämnesrader och länkar till uppgiften eller kommentaren de gäller.

• Upphandlingssök

  Ändringsaviseringar visar tydligare vilken text som har ändrats.

Mindre rättningar i sökningen

• Pipeline

  Inkorgens räknare använder samma relevansfilter som träfflistan.

• Upphandlingssök

  Rättat ett fel som kunde göra sökningar långsammare eller ge fel antal träffar när landfiltret användes.

När du bedömer en upphandling behöver du följa upp både teamets frågor och kraven ni ställer på affären. AI-bid managern kan nu göra fler av dessa uppgifter åt dig. Beskriv vad du behöver i chatten och godkänn ändringarna innan de sparas.

Följ upp upphandlingen med agenten

Agenten kan läsa kommentarerna på en upphandling och skriva en ny kommentar åt dig. Be den sammanfatta en diskussion eller lägga till en fråga som teamet bör följa upp. Kommentarerna visas som skrivna av dig och är interna för teamet.

Du kan också be agenten visa, skapa eller ändra teamets bedömningskriterier. Skriv till exempel: ”Skapa ett kriterium som kontrollerar om vi måste dokumentera erfarenhet av kylanläggningar.” Agenten föreslår ändringen och ber om godkännande. Ändrar du ett kriterium medan en upphandling är öppen uppdateras svaret i bedömningen.

Du kan också be agenten skapa en privat upphandling och börja på ett dokument i anbudsrummet. Upphandlingsdokument behövs inte för att börja skriva. Agenten ber om godkännande innan upphandlingen skapas.

Agenten följer dina behörigheter i arbetsytan. Läs mer om egna bedömningskriterier.

Anpassa agenten till teamets arbetssätt

Administratörer kan nu be agenten skapa och ändra färdigheter. En färdighet beskriver ett arbetsflöde teamet vill återanvända, till exempel att kontrollera ett anbud mot kraven.

Förklara hur ni vill arbeta, eller välj Skapa färdighet i /-menyn. Agenten hjälper dig med namn, beskrivning och instruktioner. Efter godkännande kan färdigheten användas från nästa meddelande och delas med teamet.

Administratörer kan också uppdatera företagets AI-instruktioner från chatten. Beskriv hur ni vill skriva eller vilka styrkor agenten ska ta hänsyn till. Agenten visar ändringarna innan du godkänner dem. Instruktionerna uppdateras i biblioteket.

Andra förbättringar i agenten

• AI-bid manager

  Frågor med flera alternativ visas tydligare vid meddelandefältet. Öppna frågor och ja/nej-frågor ställs direkt i samtalet.

• AI-bid manager

  PDF-bilagor skickas direkt till agenten, som kan vänta på att andra filtyper konverteras klart.

• AI-bid manager

  Nya agentsamtal får en titel på ditt språk, så att de blir lättare att hitta igen.

Du ska lägga tiden på anbudet. Relevanta upphandlingar förbereds nu i förväg med bedömning, tidsfrister och uppgifter. När du öppnar en färdiganalyserad upphandling kan du gå direkt vidare till anbudsarbetet.

Från färdig bedömning till första utkast

Bedömningen ger en sammanfattning av upphandlingen, tilldelningskriterier, kvalificeringskrav och avtalsvillkor. Tidsfristerna finns i tidslinjen, och uppgifterna visar vad ni ska besvara, dokumentera eller fylla i.

Använd översikten för att avgöra om ni ska delta. Går ni vidare öppnar du Anbudsrum för att skapa ett första utkast. Uppgifterna följer med, så teamet kan fördela arbetet och kontrollera leveranserna.

Alla upphandlingar är inte färdigbehandlade när du öppnar dem. Då fylls bedömningen, tidslinjen och uppgifterna på efter hand. Du kan följa arbetet och börja med det som redan är klart.

Stora dokumentpaket hanteras också mer tillförlitligt. Om en fil inte kan läsas direkt slutförs resten av bedömningen. Filen försöks igen, och briefen visar vilka dokument som fortfarande saknas. Äldre Word-filer i .doc-format stöds också.

Läs mer om bedömning och första utkast.

Förbättringar i bedömning och anbudsarbete

• Brief

  Briefen använder annonsens språk när det är känt, även när det skiljer sig från upphandlarens land.

• Anbud

  Agenten fortsätter anbudsarbetet automatiskt när upphandlingsdokumenten har laddats upp och behandlats.

Mindre rättningar

• Brief

  Privata upphandlingar visar den sparade sista anbudsdagen i kalendern.

• Brief

  För stora filer ger ett tydligt felmeddelande med råd om att dela upp eller minska filen.

Tabeller som tappar sin layout gör upphandlingsdokument svåra att läsa. Många har därför laddat ned filerna och öppnat dem lokalt. Nu kan du läsa nya Word- och PDF-dokument med originalets layout direkt i Cobrief.

Läs dokumenten där du arbetar

Dokumentvisningen bevarar bland annat typsnitt, marginaler, bilder, tabeller, sidhuvuden och sidfötter. Du får mer av sammanhanget kring kraven, även när placeringen på sidan spelar roll.

Öppna Upphandlingsdokument, välj en fil och anpassa visningen med zoomknapparna. Zooma in på en tät tabell eller anpassa sidan till bredden. För PDF-filer öppnar Visa PDF den ursprungliga PDF-filen.

Du kan fortfarande markera text, ställa frågor om innehållet och följa källhänvisningar från bedömningen. Det blir enklare att kontrollera ett svar mot dokumentet och fortsätta med anbudet på samma ställe.

Äldre dokument och filtyper som inte stöder den nya visningen använder fortfarande den förenklade textvisningen. Det gäller även Excel-filer. Den nya layouten gäller visning av upphandlingsdokumenten.

Läs mer om dokumentvisning och zoom.

Förbättringar i dokumentvisningen

• Brief

  Word-visningen hanterar sidbrytningar, tabellrubriker och sidhuvuden bättre över flera sidor.

• Brief

  Ritningar, bakgrunder och kolumner med olika bredd återges mer exakt i Word-dokument.

Mycket av kunskapen och uppföljningen i anbudsarbetet finns i andra system. När agenten saknar åtkomst måste ni själva hitta informationen och flytta den mellan verktygen. Nu kan agenten kopplas direkt till fler av systemen som teamet redan använder.

Koppla systemen ni arbetar i

Under Inställningar → Integrationer kan varje användare koppla agenten till Linear, Notion, Atlassian för Jira och Confluence samt Oda. De kompletterar de befintliga kopplingarna till SharePoint, OneDrive och Flowcase.

Kopplingarna använder den åtkomst ni redan har i källsystemet. Det innebär att agenten kan hitta ett relevant Jira-ärende, läsa en sida i Notion eller använda kontext från Linear utan att innehållet först behöver kopieras till Cobrief. Vilka åtgärder som är möjliga beror på det enskilda systemet och användarens egna behörigheter där.

När ni startar ett samtal kan kopplingarna slås av eller på från plusmenyn vid skrivfältet. Valet gäller det aktuella samtalet, så att agenten bara får åtkomst till de källor som är relevanta för uppgiften. Ni kan också ange standardvalet innan ett nytt samtal startar.

Bestäm vad agenten får göra

En koppling kan ge agenten både läsverktyg och åtgärder som ändrar något i det externa systemet. Administratörer kan därför styra behörigheterna för varje verktyg i hela arbetsytan.

Ett verktyg kan tillåtas, kräva godkännande eller blockeras. Läsning är vanligtvis tillåten, medan åtgärder som skriver eller ändrar data kräver godkännande. När godkännande krävs pausar agenten innan åtgärden utförs och visar vad den vill göra. Ni kan godkänna eller avvisa direkt i samtalet.

På så sätt kan teamet använda mer aktuell kontext utan att ge agenten obegränsad rätt att göra ändringar. Kopplingarna kan också tas bort när som helst i integrationsinställningarna.

Fler förbättringar för agenten

• AI-bid manager

  Nya användare får en samlad kom igång-guide och en personlig aktivitetsöversikt på agentytan.

• Kopplingar

  Agenten startar snabbare i arbetsytor med stora mängder CV:n och referensprojekt från Flowcase.

• AI-bid manager

  Samtal kan fortsätta även om de tidigare använde en AI-modell som inte längre är tillgänglig.

När ett anbud har lämnats in blir både svaret och lärdomarna från resultatet ofta kvar i mappar och inkorgar. Nu kan ni ta vara på arbetet i Cobrief och använda det som grund när nästa anbud ska skrivas.

Spara anbudssvaret för framtida bruk

När ett anbud markeras som inlämnat kan ni spara anbudssvaret direkt i kunskapsbasen. Textdokument och ifyllda Word- och Excel-mallar är förvalda, och ni väljer själva vad som ska sparas. Detsamma kan göras från menyn i anbudsytan för anbud som redan har lämnats in.

Innehållet sparas i en egen mapp för anbudet och kan användas av agenten. Om ni sparar anbudet igen efter en ändring ersätts den tidigare versionen. På så sätt undviker ni flera nästan identiska kopior och får ett tydligt underlag för återanvändning.

Ni väljer vilka delar av anbudssvaret som är värda att bygga vidare på. Bra lösningsbeskrivningar, anbudsbrev och färdigifyllda mallar kan stödja framtida arbete utan att någon behöver exportera, ordna och ladda upp dem igen.

Använd resultaten i nästa anbud

Resultaten ni registrerar följer också med framåt. Agenten kan använda utfall, orsaker till förlust, kommentarer och kontraktsvärden från tidigare upphandlingar. Agenten kan dessutom söka i tilldelningsbeslut och insynsdokument som ni har laddat upp på upphandlingarna.

Ni kan till exempel be agenten hitta återkommande orsaker till förlust, sammanfatta vad motiveringarna säger om prisnivån eller kontrollera ett nytt utkast mot det ni lärde er förra gången. Agenten anger vilken upphandling informationen kommer från, så att teamet kan gå tillbaka till källan.

Insynsdokument märks tydligt som konkurrentmaterial och används bara när agenten behöver dem. De läggs inte till i kunskapsbasen och förs inte automatiskt in i anbudsutkast.

Arbetet från en upphandling kan därmed bli en bättre utgångspunkt för nästa. Läs mer om hur ni registrerar resultat och laddar upp tilldelningsbeslut.

Fler förbättringar i anbudsarbetet

• Pipeline

  Upphandlingar som avbryts av inköparen flyttas automatiskt till rätt status när Cobrief tar emot meddelandet om avbrytandet.

• Anbud

  Makroaktiverade Word- och Excel-filer kan nu laddas upp i Cobrief.

• Anbud

  Långa dokumenttitlar överlappar inte längre metadata när agenten är öppen bredvid anbudet.

• Anbud

  Kvarvarande platshållartext tas bort mer tillförlitligt från anbudstexter.

Diskussioner om en upphandling sker ofta i Cobrief, medan uppmaningen att följa upp måste skickas någon annanstans. Nu kan ni omnämna en kollega direkt i kommentaren och samla både samtalet och aviseringen på samma plats.

Ta in rätt person med @

Skriv @ i en kommentar på upphandlingen eller en anbudsuppgift. Cobrief visar personerna i arbetsytan, och ni väljer vem som ska se kommentaren. Omnämnandet syns i texten, så att alla som läser samtalet förstår vem frågan eller uppföljningen gäller.

Det passar både för korta avstämningar och för uppgifter som kräver en viss specialist. Ni kan be en kollega kontrollera ett krav, svara på en fråga eller granska ett anbudssvar utan att skapa en separat uppgift bara för att få personens uppmärksamhet.

Aviseringen öppnar rätt samtal

Kollegan får en aktivitetsavisering när omnämnandet sparas. Om e-postaviseringar för samarbete är aktiverade skickas aviseringen även via e-post. Länken öppnar upphandlingen eller anbudsuppgiften med kommentaren synlig, så att mottagaren slipper leta efter sammanhanget.

När en kommentar redigeras aviseras bara personer som omnämns för första gången. Oförändrade omnämnanden ger inga nya aviseringar, och ni aviseras inte om ni omnämner er själva. Det håller aktivitetslistan tydlig även om kommentaren ändras flera gånger.

Omnämnanden fungerar både för befintliga medlemmar och inbjudna användare i arbetsytan. Teamet kan därför använda samma arbetssätt så snart inbjudan har skickats.

Fler förbättringar i den här versionen

• Upphandlingssök

  Stora träfflistor laddas jämnare, och antal över 10 000 visas utan att hela resultatet först måste räknas.

• Upphandlingssök

  Sparade sökningar stöder nu samma danska och internationella platsfilter som upphandlingssöket.

• Upphandlingssök

  Förslag på utvärderingskriterier upprepar inte längre aktiva nyckelord i en annan böjningsform.

• Onboarding

  Provperioden har fått mer AI-kapacitet, så att nya användare kan testa en större del av anbudsflödet.

• Användarhantering

  Inloggningen är tydligare på öppna sidor, och aviseringslänkar erbjuder byte till rätt arbetsyta när det behövs.

Mindre fixar och finputsning

• Upphandlingssök

  Morgonbriefen öppnar flera träffar korrekt i klassiska Outlook och använder samma ordning som pipeline när relevanspoängen är lika.

• Upphandlingssök

  Morgonbriefen visar en meningsfull förhandsvisning i Apple Mail när en upphandling har ändrats.

• Upphandlingssök

  Flerstegsupphandlingar visas inte längre som utgångna bara för att tidsfristen för prekvalificering har passerat.

• Onboarding

  Verifieringslänken från aviseringen i appen fungerar igen.

• Användarhantering

  Användare utan åtkomst får en tydlig sida i stället för ett trasigt appskal.