Kvalificeringskrav och tilldelningskriterier: två frågor du inte får blanda ihop

”Vi hade det bästa anbudet, men blev avvisade.” Det är en erfarenhet som många leverantörer känner igen, och den svider. Som vi ser det är en vanlig förklaring att leverantören har blandat ihop två saker som liknar varandra men som avgör helt olika frågor: kraven på dig som leverantör och kriterierna som utser vinnaren. Här reder vi ut skillnaden och visar hur du kan använda den till din fördel.

Två grindar, två frågor

Ett anbud måste i praktiken passera två grindar. Den första är kvalificeringskraven: minimikrav på dig som leverantör, till exempel ekonomi, erfarenhet, kompetens och system. De svarar på frågan ”kan den här leverantören leverera?”. Den andra grinden är tilldelningskriterierna: pris, kvalitet, miljö och annat som poängsätts och viktas. De svarar på frågan ”vilket anbud är bäst?”.

Logiken är fast. Enligt de norska reglerna, som genomför EU-direktiven, ska en leverantör som inte uppfyller kvalificeringskraven avvisas, oavsett hur bra anbudet är. Detaljerna kan variera mellan länder, men principen är densamma. Och omvänt: att vara överkvalificerad ger inga extrapoäng vid tilldelningen. Kvalificeringen är i huvudsak godkänd eller underkänd, medan konkurrensen avgörs av kriterierna.

Ett undantag är värt att känna till. I upphandlingar med prekvalificering, där köparen begränsar hur många som får lämna anbud, rangordnas de kvalificerade sökandena efter särskilda urvalskriterier. Då måste du först vara kvalificerad, sedan bland de utvalda, och först därefter konkurrerar ditt anbud på kriterierna.

Varför skillnaden finns

Skillnaden kommer från EU-direktiven som ligger till grund för reglerna om offentlig upphandling i hela EES. På engelska heter det ”selection criteria” och ”award criteria”. Tanken är ordning och reda: först sållas de leverantörer fram som kan göra jobbet, därefter konkurrerar deras anbud på lika villkor.

Betyder det att samma förhållande aldrig kan dyka upp på båda ställena? Nej. Regelverket tillåter att samma underlag, till exempel referensuppdrag, används både vid kvalificeringen och vid tilldelningen, så länge det som bedöms är olika. Vid kvalificeringen handlar det om huruvida företaget kan leverera. Vid tilldelningen måste kriteriet handla om kvaliteten på det du faktiskt ska leverera i just det här kontraktet, inte om företaget i allmänhet.

Det tydligaste exemplet är människorna. Organisationen, kvalifikationerna och erfarenheten hos den personal du erbjuder för uppdraget kan vara ett tilldelningskriterium, förutsatt att personalens kvalitet har stor betydelse för hur kontraktet genomförs. Då är det inte företagets historik som räknas, utan laget du ställer upp med. Läs upphandlingsdokumenten noga, så ser du var köparen har placerat vad.

Där många snubblar

• De återanvänder företagspresentationen. Kvalificeringsdelen fylls med säljtext, och svaren på tilldelningskriterierna fylls med allmänt beröm av företaget. Båda delarna missar.
• De dokumenterar minimikrav med entusiasm och kriterier slarvigt. Krafterna läggs där det inte delas ut några poäng.
• De ser inte vad som är vad. Ett krav på ”erfarenhet av liknande uppdrag” kan vara ett minimikrav, ett tilldelningskriterium eller båda med olika innehåll. Är det otydligt i annonsen eller upphandlingsdokumenten, fråga köparen.
• De underskattar formulären. Över EES-tröskelvärdena intygar du dina kvalifikationer i ESPD-formuläret (det europeiska enhetliga upphandlingsdokumentet), och fel där ställer snabbt till problem. I Norge får köparen be dig komplettera eller rätta, men är inte skyldig att göra det. Detaljerna kan se lite annorlunda ut i Sverige.

Så lägger du krafterna rätt

Läs upphandlingsdokumenten i två omgångar. Den första omgången med en enda fråga: vad måste vi uppfylla för att över huvud taget få vara med? Gå igenom varje kvalificeringskrav, och var ärlig. Saknas något är det bättre att upptäcka det nu. Den andra omgången: vad ger poäng, och hur mycket? Disponera anbudet efter tilldelningskriterierna och viktningen, och lägg mest utrymme där flest poäng finns att hämta.

Vår erfarenhet från den norska marknaden är att de skickligaste anbudsskribenterna gör detta nästan mekaniskt. Minimikraven besvaras kort, precist och dokumenterbart. Poängen jagas där de faktiskt delas ut.

Kort sammanfattning

Kvalificeringskraven avgör om du får delta. Tilldelningskriterierna avgör om du vinner. Håll isär dem, så slipper du både att bli avvisad på en formalitet och att slösa bort dina bästa argument där ingen räknar poäng.

Den här artikeln är Cobriefs bedömning av regelverket och praxis, inte juridisk rådgivning. Är du osäker i en konkret upphandling bör du kontrollera upphandlingsdokumenten och gärna rådfråga en sakkunnig.

Vill du ha fler ögon på hur ni disponerar era anbud? Vi på Cobrief tar gärna ett samtal.