Artikel
Ramavtal förklarade: så fungerar avrop och förnyad konkurrensutsättning
En plats på ett ramavtal kan vara värd mer än att vinna en enskild upphandling. Så fungerar ramavtal, avrop och förnyad konkurrensutsättning i praktiken.
Många leverantörer jagar enskilda kontrakt och missar några av de mest värdefulla möjligheterna i offentlig sektor: ramavtalen. En plats på rätt ramavtal kan betyda jämn omsättning i flera år. Missar du tåget kan det dröja länge innan nästa går. Här förklarar vi hur ramavtal fungerar och hur du positionerar dig, med exempel från Norge, där Cobrief har sin bas.
Vad ett ramavtal är
Ett ramavtal är ett avtal mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer som fastställer villkoren för de kontrakt som ska tilldelas under en viss period, särskilt i fråga om pris och kvantitet. Definitionen kommer från EU:s upphandlingsdirektiv (direktiv 2014/24/EU, artikel 33) och gäller i hela EU och EES. I Norge är den genomförd i anskaffelsesforskriften (den norska upphandlingsförordningen), § 4-1. Köparen binder sig alltså inte till ett enda stort köp, utan riggar en ordning för många köp framöver. Själva köpen sker genom avrop (på norska också avrop): beställningar på ramavtalets villkor.
Ramavtal är inte ett eget upphandlingsförfarande. Köparen använder de vanliga förfarandena för att ingå avtalet, och det annonseras på samma sätt som andra kontrakt. Det är med andra ord en vanlig upphandling du måste vinna för att få en plats.
Ramavtal används där behovet återkommer: hantverkstjänster, konsultstöd, förbrukningsmaterial, bemanning. Som huvudregel får ett ramavtal inte löpa längre än fyra år. Undantag kräver särskilda omständigheter, till exempel kopplade till avtalets syfte, investeringskostnader eller användarnas behov. Fyra år är det normala, och därför återkommer dessa upphandlingar med jämna mellanrum. Varje annonsering är en möjlighet.
Fyraårsregeln kommer från artikel 33 i EU:s upphandlingsdirektiv och gäller därför i hela EES. I Norge är den genomförd i anskaffelsesforskriften § 11-1 fjärde stycket och § 26-1 fjärde stycket. I de norska försörjningssektorerna (vatten, energi, transport och post) gäller i stället forsyningsforskriften (den norska förordningen om upphandling inom försörjningssektorerna), och där är gränsen åtta år (§ 22-1 fjärde stycket).
En leverantör eller flera
Ramavtal finns i två huvudvarianter, och skillnaden betyder mycket för din vardag. Reglerna för båda, och för förnyad konkurrensutsättning, kommer från direktivets artikel 33 och gäller i hela EES:
- Med en leverantör görs avropen direkt på avtalets villkor. Vinner du är leveranserna i praktiken dina under avtalsperioden.
- Med flera leverantörer (ofta kallade parallella ramavtal) måste köparen i förväg bestämma hur uppdragen ska fördelas. Är alla villkor fastställda i avtalet ska en fördelningsnyckel användas, till exempel att den som rangordnades först alltid tillfrågas först. Är inte alla villkor fastställda ska uppdragen tilldelas efter en ny konkurrens mellan leverantörerna på avtalet, det som i Sverige kallas förnyad konkurrensutsättning och i Norge minikonkurranse (minikonkurrens). En kombination är också möjlig, men då måste det vara tydligt när varje form används.
Vid en förnyad konkurrensutsättning ska köparen skriftligen vända sig till de leverantörer på avtalet som kan utföra uppdraget, sätta en tillräcklig tidsfrist och tilldela uppdraget enligt de tilldelningskriterier som angetts i upphandlingsdokumenten för ramavtalet. I Norge står detta i anskaffelsesforskriften § 26-3. Hur avropen ska gå till ska framgå av upphandlingsdokumenten. Läs dem noga innan du lämnar anbud, för de avgör vilken vardag du får om du vinner.
Förnyade konkurrensutsättningar är lätta att underskatta. En plats på avtalet är då inte ett mål i sig, utan en biljett till att fortsätta konkurrera, med betydligt färre konkurrenter än i en öppen upphandling.
Varför ramavtal är värda mer än de ser ut
Värdet i annonsen är det högsta värdet av alla kontrakt som köparen räknar med att tilldela under hela avtalsperioden, inklusive optioner. Den här beräkningen av värdet kommer från direktivets artikel 5; i Norge står den i anskaffelsesforskriften § 5-4. Det är detta samlade värde, inte det enskilda avropet, som avgör vilka tröskelvärden (på norska terskelverdier) som gäller, och därmed var avtalet annonseras.
Som vi ser det ligger det egentliga värdet i förutsägbarheten. Du kan planera bemanning och inköp, du bygger en relation till köparen och du får referenser som räknas i nästa upphandling. Samtidigt är det viktigt att veta att ett ramavtal vanligtvis inte är någon köpgaranti. Köparen förbinder sig normalt inte till en viss volym, och på avtal med flera leverantörer är det avropen som avgör vem som faktiskt får omsättning.
Kontrollera uppskattat och högsta värde
Efter EU-domstolens dom i målet Simonsen & Weel (C-23/20, 2021) ska köparen ange både uppskattad och högsta kvantitet eller värde för ramavtalet i annonsen eller upphandlingsdokumenten. Det gäller i hela EES. När maxgränsen är nådd är avtalet förbrukat, och köparen kan inte fortsätta att köpa på det utan en ny upphandling.
För dig som leverantör är detta användbart på två sätt. Uppskattningen visar hur mycket omsättning det är realistiskt att räkna med. Maxgränsen visar hur stort uppdraget kan bli, och om du har kapacitet för det. Saknas siffrorna kan det vara klokt att ställa en fråga i upphandlingen innan fristen går ut.
Där många snubblar
- De vinner platsen och slappnar av. På avtal med flera leverantörer garanterar platsen ingenting. Omsättningen vinns i de förnyade konkurrensutsättningarna, en i taget.
- De behandlar förnyade konkurrensutsättningar som formaliteter. De andra på avtalet är kvalificerade konkurrenter som redan har vunnit en upphandling. Slarviga svar förlorar mot genomarbetade, även här.
- De läser inte avropsmekanismen. Fördelningsnyckel och förnyad konkurrensutsättning ger helt olika vardag. Vilken som gäller står i upphandlingsdokumenten.
- De upptäcker annonseringen för sent. Bara de leverantörer som är parter i ramavtalet kan få kontrakt under det (i Norge anskaffelsesforskriften § 26-1 tredje stycket). Nya kommer inte in under avtalstiden, så marknaden kan i praktiken vara stängd i upp till fyra år.
Så positionerar du dig
Kartlägg ramavtalen inom ditt område: vem har dem i dag, och när löper de ut? Slutdatumet visar när nästa upphandling sannolikt kommer, och ger dig tid att förbereda dig. Kom ihåg att det är själva ramavtalet du måste fånga upp. I Norge har köparen ingen skyldighet att annonsera avropen under det (anskaffelsesforskriften § 21-6 andra stycket), så dem ser du inte på Doffin, Norges nationella databas för offentliga upphandlingar. Sätt upp upphandlingsbevakning (på norska anbudsvarsling) så att nya annonseringar inte går dig förbi. Och har du redan en plats på ett avtal: behandla varje förnyad konkurrensutsättning som ett fullvärdigt anbud, med samma omsorg.
Kort sammanfattning
Ramavtal är långsiktiga biljetter in i offentlig sektor: villkoren avtalas en gång, köpen kommer genom avrop, och på avtal med flera leverantörer avgörs omsättningen i de förnyade konkurrensutsättningarna. Håll koll på slutdatumen, för det är där de stora möjligheterna finns.
Den här artikeln ger uttryck för Cobriefs bedömningar och är inte juridisk rådgivning. Kontakta en rådgivare om du är osäker på hur reglerna gäller i din situation.
Vi på Cobrief tar gärna ett samtal om hur du fångar upp ramavtalen på din marknad innan konkurrenterna gör det.