Förlorade du upphandlingen? Så lär du av anbuden du inte vann

Många leverantörer läser avslaget, rycker på axlarna och går vidare till nästa deadline. Det är förståeligt, men då går de miste om den mest konkreta återkopplingen som finns i offentliga upphandlingar: en skriftlig förklaring till varför någon annan vann. Här visar vi hur du får ut den insikten, steg för steg.

Du har rätt till en motivering

När den upphandlande organisationen har valt leverantör ska samtliga anbudsgivare underrättas om beslutet. Enligt lagen om offentlig upphandling (LOU) ska underrättelsen innehålla skälen för beslutet och uppgift om vilken leverantör som tilldelats kontraktet. På vanlig svenska: vad som var bra med det vinnande anbudet, och vad som gjorde det bättre än ditt.

Det här är ingen svensk särordning. Rätten till en motivering och möjligheten att få upphandlingen prövad följer av EU:s rättsmedelsregler och gäller i hela EES. Vad som varierar mellan länderna är vem du vänder dig till och vilka regler om insyn som gäller.

Så läser du motiveringen som en fackperson

En motivering är inte bara en formalitet, den är rådata för förbättring. Läs den mot tilldelningskriterierna i upphandlingen, alltså det som den upphandlande organisationen sa att anbuden skulle utvärderas på.

Fråga dig själv:

Förlorade du på pris eller på kvalitet? Det är två helt olika problem med två helt olika lösningar.
Hur stort var avståndet? Att förlora knappt på kvalitet betyder något annat än att bli helt parkerad.
Var det något som organisationen inte hittade i ditt anbud? Kompetensen finns ofta i företaget, men den framgick aldrig tydligt på papperet.
Blev du förkastad på formalia? Då handlar problemet inte om ditt anbud utan om dina rutiner, till exempel att kvalificeringskrav eller obligatoriska formulär inte besvarats korrekt.

Tycker du att motiveringen är för tunn för att svara på de frågorna? Be om ett förtydligande direkt. En motivering du inte kan lära något av är inte tillräcklig enligt regelverket heller.

Avtalsspärren är din tänkepaus

Mellan tilldelningsbeslutet och avtalstecknandet löper en avtalsspärr, en period då den upphandlande organisationen inte får ingå avtal. Har beslutet skickats elektroniskt är avtalsspärren minst 10 dagar, och minst 15 dagar om det skickats på annat sätt. Observera att avtalsspärr inte gäller i alla situationer, bland annat inte vid tilldelning av kontrakt enligt ett ramavtal.

Perioden finns just för att du och de andra som inte nådde hela vägen ska hinna bedöma om allt gått rätt till, och reagera innan avtalet är ett faktum. Använd den aktivt: läs motiveringen noga, be om förtydligande om något är oklart, och säg till direkt om du anser att ett fel har begåtts.

Insyn: se vad vinnaren faktiskt levererade

Här har vi i Sverige en möjlighet många leverantörer inte använder. Under upphandlingen gäller absolut anbudssekretess enligt 19 kap. 3 § offentlighets- och sekretesslagen, vilket är den mest långtgående sekretessregeln i upphandlingssammanhang. Den upphör när tilldelningsbeslut har fattats eller ärendet på annat sätt avslutats.

Efter det kan du begära ut anbudshandlingarna med stöd av offentlighetsprincipen, inklusive det vinnande anbudet. Uppgifter som utgör företagshemligheter kan fortfarande sekretessbeläggas, men du får som regel se tillräckligt för att förstå hur vinnaren löste uppgiften, strukturerade anbudet och besvarade kriterierna.

Vi ser ofta att det är här den största aha-upplevelsen kommer: det är en sak att få veta att vinnaren fick högre utfall på kvalitet, en helt annan att se hur ett vinnande anbud faktiskt är skruvat.

I Norge gäller motsvarande princip, medan insynen i flera andra EES-länder är betydligt mer begränsad.

När bör du överpröva, och när bör du låta det vara?

Först en viktig sortering: är du oenig med organisationens bedömning i sak, eller menar du att ett fel har begåtts? Utvärderingen har organisationen stort utrymme för. Fel, som att motiveringen saknas, att tilldelningskriterierna ändrats under processen, eller att vinnaren inte uppfyllde kraven, kan du göra något åt.

I Sverige har du tre vägar:

Vänd dig till den upphandlande organisationen. Gratis, informellt och ofta det mest effektiva, särskilt under avtalsspärren när beslutet fortfarande kan rättas.
Ansök om överprövning hos förvaltningsrätten. Domstolen tar inte ut någon ansökningsavgift, så det kostar dig ingenting utöver eget arbete och eventuellt juridiskt ombud. Ansöker du innan avtalsspärren löpt ut förlängs den automatiskt, vilket i praktiken hindrar avtalstecknande medan saken prövas.
Skadestånd i allmän domstol. Aktuellt i större ärenden när avtal redan tecknats, men där bör du ha ombud och tröskeln är högre.

Förvaltningsrätten är den svenska lösningen. Poängen för dig som lämnar anbud i andra europeiska länder är att ett motsvarande prövningssystem ska finnas överallt i EES, det följer av samma EU-regler. I Norge heter organet KOFA, avgiften är 8 000 norska kronor och fristen är sex månader efter avtalstecknande.

Och ibland är det rätta svaret att inte överpröva: om analysen visar att du förlorade på hederligt vis är insikten värd mer än omtagningen.

Gör förlustanalysen till fast rutin

Det du bör göra, samlat i en lista:

Arkivera varje motivering tillsammans med det anbud den gäller, inte i inkorgen utan någonstans teamet hittar den.
Kategorisera förlusten: pris, kvalitet, formalia eller fel upphandling. En kategori per förlust.
Begär ut vinnande anbud i upphandlingar som liknar dem du vill vinna fler av.
Leta efter mönster över tid. Förlorar du alltid på samma kriterium har du hittat nästa förbättringsprojekt.
Fundera på om du väljer rätt upphandlingar. Många "förluster" beror på att anbudet aldrig borde lämnats. Läs annonseringen kritiskt innan du lägger två veckor på ett anbud, och använd upphandlingsbevakning för att hitta de upphandlingar som faktiskt passar er.

Använder ni Cobrief kan hela den rutinen ligga på själva upphandlingen, med tilldelningsbeslut, utlämnade handlingar, förlustorsak och mönstren samlade på ett ställe: se så gör du förlustanalysen i Cobrief.

Förluster är data

En förlorad upphandling är dyr nog som den är, låt den inte vara bortkastad också. Motiveringen, offentlighetsprincipen och avtalsspärren är verktyg regelverket ger dig gratis, och använda systematiskt gör de varje förlust till ett något bättre utgångsläge för nästa anbud.

Vi på Cobrief tar gärna ett samtal om hur ni kan hitta, och vinna, fler av de rätta upphandlingarna.