eenmaligheidsbeginsel

Het eenmaligheidsbeginsel (once-only principle) betekent dat een leverancier gegevens over zichzelf maar één keer hoeft aan te tonen, en dat die bewijsstukken in alle aanbestedingen in de hele EU en EER opnieuw worden gebruikt. Het beginsel is ingebouwd in een nieuwe elektronische geschiktheidsdienst in het voorstel van de Europese Commissie voor een nieuwe aanbestedingsverordening (COM(2026) 590), gepresenteerd op 9 september 2026. Het is een voorstel, geen vastgestelde wetgeving.

Het gaat onder meer om belastingen, strafrechtelijke veroordelingen, faillissement, omzet en certificaten. Vandaag toont u dat in elke aanbesteding aan, vaak eerst met een UEA en daarna met bewijsstukken.

Hoe werkt het eenmaligheidsbeginsel?

De Commissie moet de elektronische geschiktheidsdienst (electronic eligibility service, artikel 133) opzetten en beheren. De dienst controleert in elke procedure de uitsluitingsgronden, geschiktheidseisen en oorsprong. Dat gebeurt via European Business Wallets of vergelijkbare oplossingen, met digitale bedrijfsbewijzen (digital business credentials). De leverancier deelt een geschiktheidsprofiel in plaats van documenten in te dienen.

Het voorstel heeft twee termijnen om dit te regelen:

• Het EU-instrument voor digitale bedrijfsbewijzen moet uiterlijk 30 juni 2028 in alle lidstaten technisch klaar zijn (artikel 133).
• Uiterlijk 15 juni 2029 moeten de lidstaten het instrument kosteloos toegang geven tot strafregisters, handelsregisters, belasting- en socialezekerheidsdatabanken, faillissementsregisters en registers van uiteindelijk belanghebbenden (artikel 29).

De aanbestedende dienst moet eisen dat de dienst als bewijs wordt gebruikt, ook voor entiteiten waarop een beroep wordt gedaan en voor onderaannemers (artikel 28). Automatische verificatie is het uitgangspunt. Een eigen verklaring wordt alleen een terugvaloptie wanneer het instrument niet beschikbaar is.

Het UEA als document wordt niet voortgezet. De Commissie schrijft dat de dienst modules uit e-Certis en het UEA hergebruikt, zodat de kennis daaruit wordt meegenomen. Het idee is niet nieuw: met digitale bewijsstukken halen aanbestedende diensten nu al gegevens rechtstreeks uit officiële registers, en in Noorwegen doet eBevis hetzelfde. De geschiktheidsdienst bouwt op dat idee voort, maar over de grenzen heen.

Wat betekent dit voor u als leverancier?

Als het voorstel wordt aangenomen, hoeft u niet meer voor elke aanbesteding opnieuw een belastingverklaring, een KVK-uittreksel en omzetcijfers te verzamelen. Vandaag moet u zich in elk land en op elk platform registreren en uw gegevens aantonen. Met het eenmaligheidsbeginsel hebt u één geschiktheidsprofiel dat u deelt. Dat veronderstelt dat de Nederlandse registers aan de dienst worden gekoppeld, zoals het voorstel van de lidstaten vraagt. Houd uw registergegevens actueel, want die worden het bewijs. Tools zoals Cobrief helpen u uw tijd aan de inschrijving zelf te besteden.

Veelgestelde vragen

Wanneer gaat dit gelden?

Nog niet. Het voorstel wordt behandeld door het Europees Parlement en de Raad. De verordening is van toepassing twee jaar na de inwerkingtreding (artikel 149), realistisch gezien op zijn vroegst in 2029. Ze geldt dan rechtstreeks in Nederland, zonder omzetting in de Aanbestedingswet 2012. Voor de EER-EVA-staten, zoals Noorwegen, komt de opname in de EER-overeenkomst daar nog bij. Tot die tijd gebruikt u het UEA en de gewone bewijsstukken.

Verdwijnt het UEA?

Ja, als document. De geschiktheidsdienst neemt het over en hergebruikt modules uit het UEA en e-Certis.

Moet ik nog steeds aan de geschiktheidseisen voldoen?

Ja. Wat verandert, is de manier waarop u ze aantoont. De eisen zelf verdwijnen niet.

Kortom: het eenmaligheidsbeginsel betekent dat u uw bedrijf één keer documenteert, en dat aanbestedende diensten in de hele EU en EER de bewijzen zelf ophalen. Het voorstel maakt dat de hoofdregel via een gemeenschappelijke elektronische geschiktheidsdienst.