Wat is een
digitaal bewijsstuk
Ook bekend als: e-Certis, digitale bewijsvoering
Een digitaal bewijsstuk is een elektronisch document waarmee aanbestedende diensten gegevens over inschrijvers direct uit officiële registers kunnen opvragen. Dit vervangt het handmatig verzamelen van verklaringen en certificaten en maakt de aanbestedingsprocedure sneller en betrouwbaarder voor alle betrokken partijen.
Hoe werken digitale bewijsstukken?
Wanneer een aanbestedende dienst moet controleren of een ondernemer aan de geschiktheidseisen voldoet, kunnen digitale bewijsstukken automatisch worden opgehaald uit bronregisters. De inschrijver hoeft dan zelf geen documenten te verzamelen en in te dienen. Veel van de bewijsstukken corresponderen met de vereisten uit het UEA (Uniform Europees Aanbestedingsdocument), de Europese eigen verklaring.
Digitale bewijsstukken kunnen onder meer bevatten:
- Uittreksels uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel
- Jaarrekeningen over de afgelopen drie jaar
- Verklaringen omtrent betalingsgedrag van de Belastingdienst
- Gegevens over het aantal werknemers
- Registratiestatus in brancheregisters
Waarom zijn digitale bewijsstukken belangrijk?
Digitale bewijsstukken zijn gebaseerd op het «once only»-beginsel: ondernemers hoeven dezelfde gegevens niet meerdere keren aan overheidsinstanties te verstrekken. Dit bespaart inschrijvers tijd bij het verzamelen van verklaringen, terwijl aanbestedende diensten actuelere gegevens ontvangen, rechtstreeks uit registers in plaats van documenten die tot zes maanden oud kunnen zijn.
Op Europees niveau vervult de e-Certis-databank van de Europese Commissie een vergelijkbare functie. e-Certis brengt de vereiste bewijsdocumenten in alle EU/EER-lidstaten in kaart, waardoor grensoverschrijdende inschrijving eenvoudiger wordt. In Nederland wordt via TenderNed en het Handelsregister van de KVK al veel informatie digitaal beschikbaar gesteld.
De digitalisering van bewijsstukken helpt ook bij het voorkomen van fraude, omdat gegevens niet kunnen worden vervalst wanneer ze rechtstreeks uit de bron worden opgehaald. Hulpmiddelen zoals Cobrief kunnen ondernemers helpen om te begrijpen welke documentatie vereist is bij een aanbesteding, zodat zij voorbereid zijn op de verificatie door de aanbestedende dienst.
Samengevat maken digitale bewijsstukken het eenvoudiger en veiliger om deel te nemen aan overheidsopdrachten: ondernemers besparen tijd, en aanbestedende diensten krijgen betrouwbare informatie zonder vertragingen.