e-Certis

e-Certis is de gratis online databank van de Europese Commissie met de verklaringen, certificaten en andere bewijsstukken die elk EU- en EER-land bij overheidsopdrachten gebruikt. U ziet er welke documenten aantonen dat een ondernemer aan de geschiktheidseisen voldoet en dat er geen uitsluitingsgrond van toepassing is, zoals betaalde belastingen en premies, geen strafrechtelijke veroordelingen, geen faillissement en een geldige verzekering. De databank is vooral handig als u wilt inschrijven in een ander land.

Hoe werkt e-Certis?

Drie dingen worden makkelijk door elkaar gehaald:

• Het UEA is de eigen verklaring die u bij de inschrijving indient. Het is een voorlopig bewijs: u verklaart dat u aan de eisen voldoet.
• e-Certis is de catalogus. Het laat zien welke documenten in elk land als definitief bewijs gelden en wie ze afgeeft.
• Digitale bewijsstukken uit registers, in Noorwegen bijvoorbeeld de dienst eBevis, laten de aanbestedende dienst een belastingverklaring, registergegevens en andere informatie rechtstreeks uit de bron ophalen.

De rechtsgrond is artikel 61 van de aanbestedingsrichtlijn (2014/24/EU). Lidstaten moeten de informatie over verklaringen en bewijsstukken in e-Certis actueel houden, en aanbestedende diensten moeten in de eerste plaats vragen om bewijsstukken die in e-Certis zijn opgenomen. De Europese Commissie beheert de databank, en elk land voert zijn eigen gegevens in en houdt ze bij. Nederland en Noorwegen doen allebei mee.

Zoeken is gratis en vrij toegankelijk. U kiest een land en waarvoor u bewijs nodig hebt, en ziet de naam van het document, wie het afgeeft en welk document er in andere landen mee overeenkomt.

Een voorbeeld: een Nederlandse aannemer wil inschrijven op een wegenopdracht van een Noorse gemeente. In Nederland levert hij een Gedragsverklaring Aanbesteden, een verklaring betalingsgedrag van de Belastingdienst en een uittreksel uit het Handelsregister. Als Nederlands bedrijf toont hij zijn situatie meestal ook in Noorwegen aan met Nederlandse documenten, maar de Noorse aanbestedende dienst kent die niet. In e-Certis ziet hij wat Noorse inschrijvers gewoonlijk aanleveren, zoals de skatteattest van de Noorse belastingdienst en de firmaattest uit de Brønnøysund-registers, en welke Nederlandse documenten daarmee overeenkomen. Zo regelt hij op tijd de juiste papieren en kan hij uitleggen wat ze aantonen.

Waarom is e-Certis belangrijk voor leveranciers?

Verklaringen aanvragen kost tijd, en in een ander land weet u vaak niet wat de aanbestedende dienst verwacht. e-Certis geeft het antwoord voordat u inschrijft, niet pas nadat u hebt gewonnen en binnen korte tijd bewijs moet leveren. Wilt u gaan inschrijven onder de Zweedse LOU, de Deense udbudsloven of de Finse hankintalaki, dan is het een goede eerste stap.

De databank helpt ook in het gesprek met de aanbestedende dienst. Vraagt die om een document dat in Nederland niet bestaat, dan kunt u laten zien wat het Nederlandse equivalent is. Hulpmiddelen zoals Cobrief helpen u te zien welke eisen en documenten een aanbesteding vraagt, zodat u weet wat u moet opzoeken.

Veelgestelde vragen

Moet ik e-Certis gebruiken om in te schrijven?

Nee. e-Certis is een naslagwerk. U dient er niets in, en de aanbestedende dienst vraagt geen bevestiging uit de databank.

Staan Nederlandse en Noorse documenten in e-Certis?

Ja. Nederland doet mee als EU-lidstaat en Noorwegen als EER-land, dus u vindt bewijsstukken uit beide landen met informatie over wie ze afgeeft.

Is e-Certis hetzelfde als het UEA?

Nee. Het UEA is het formulier dat u invult en bij de inschrijving indient. e-Certis laat zien met welke documenten wat u in het UEA hebt verklaard, wordt bevestigd.

Kortom: e-Certis is de Europese kaart van verklaringen en bewijsstukken. Kijk er voordat u in een ander land inschrijft, dan voorkomt u verrassingen wanneer de aanbestedende dienst om bewijs vraagt.