Hankintaprosessi vaihe vaiheelta: tältä se näyttää toimittajan näkökulmasta

On helppo ajatella, että tarjouskilpailu alkaa sinä päivänä, kun hankintailmoitus ilmestyy. Silloin moni asia on kuitenkin jo päätetty. Tarve on selvitetty, vaatimukset on kirjoitettu, ja usein muut toimittajat ovat olleet vuoropuhelussa hankintayksikön kanssa jo kuukausia. Käymme tässä läpi julkisen hankinnan koko kulun vaihe vaiheelta ja kerromme, mitä kussakin vaiheessa kannattaa tehdä. Kun käytämme esimerkkejä Norjasta, jossa Cobrief toimii, sanomme sen erikseen.

Hankintayksikkö työskentelee kolmessa vaiheessa

Julkiset hankinnat etenevät vakiintunutta kulkua. Norjassa DFØ (Norjan julkishallinnon ja talousohjauksen virasto), valtion hankintojen asiantuntijaelin, jakaa hankintaprosessin kolmeen vaiheeseen. Samat kolme vaihetta koskevat sinua, missä tahansa EU:ssa ja ETA-alueella tarjoat:

1. Tarpeen selvittäminen ja kilpailutuksen valmistelu. Hankintayksikkö selvittää, mitä se tarvitsee, kartoittaa markkinaa, valitsee menettelyn ja kirjoittaa vaatimukset.
2. Kilpailutuksen toteuttaminen. Kilpailutuksesta ilmoitetaan, toimittajat jättävät tarjouksensa, ja hankintayksikkö arvioi ja valitsee.
3. Sopimuksen seuranta. Sopimus allekirjoitetaan, ja hankintayksikkö seuraa, että toimittaja toimittaa sovitusti.

Toimittajana on helppo käyttää lähes kaikki aika keskimmäiseen vaiheeseen. Se on ymmärrettävää, koska siellä tarjous kirjoitetaan. Vaatimukset asetetaan kuitenkin ensimmäisessä vaiheessa, ja rahat tienataan viimeisessä.

Aloitamme hankintayksikön vaiheista, koska se on järjestys, jonka mukaan sinun on toimittava. Seuraavassa käymme läpi samat kolme vaihetta, mutta sinun näkökulmastasi. Silloin kilpailutusvaihe jakautuu luontevasti kolmeen osaan: ilmoitukseen, tarjoukseen ja ratkaisuun. Yhteensä vaiheita on viisi.

Vaihe 1: Ennen ilmoitusta

Kaikki alkaa kunnan, viraston tai julkisen yhtiön tarpeesta. Hankintayksikön on selvitettävä, mitä se todella tarvitsee, mitä se maksaa ja miltä markkina näyttää. Säännöt sallivat hankintayksikön kartoittaa markkinaa ja keskustella toimittajien kanssa ennen kilpailutusta, kunhan kaikkia kohdellaan tasapuolisesti. Tätä kutsutaan markkinavuoropuheluksi, ja se toteutetaan usein markkinavuoropuhelutilaisuuksina, kahdenvälisinä tapaamisina tai kirjallisina kysymyksinä markkinoille.

Tässä vaiheessa hankintayksikkö myös arvioi hankinnan arvon. Arvo ratkaisee, mitkä säännöt ovat voimassa ja missä kilpailutuksesta ilmoitetaan. Norjassa Norjan hankintalakia sovelletaan 500 000 Norjan kruunusta ilman arvonlisäveroa. 1,3 miljoonasta Norjan kruunusta ilman arvonlisäveroa alkaen on velvollisuus ilmoittaa kansallisesti, ja ETA-kynnysarvoista alkaen yhteiseurooppalaiset säännöt ovat voimassa kokonaisuudessaan. Olemme selittäneet kynnysarvot erillisessä kynnysarvoja käsittelevässä artikkelissa.

Tässä kannattaa tehdä näin: Seuraa ennakkoilmoituksia ja markkinavuoropuhelutilaisuuksia niiltä hankintayksiköiltä, joille haluat toimittaa. Kun osallistut ja annat palautetta, olet mukana muotoilemassa vaatimuksia, joihin myöhemmin vastaat.

Vaihe 2: Hankintailmoitus ja tarjouspyyntö

Kun hankintayksikkö on valmis, hankintailmoitus julkaistaan. Norjassa se lähetetään Doffinin kautta. Doffin on Norjan kansallinen julkisten hankintojen tietokanta. Jos arvo ylittää ETA-kynnysarvon, Doffin välittää ilmoituksen TED-tietokantaan, EU:n yhteiseen tietokantaan, jossa se julkaistaan ensin. Pian sen jälkeen se on myös Doffinissa. Ilmoittaminen TEDissä ETA-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa koskee koko EU:ta ja ETA-aluetta.

Ilmoituksen mukana tulee tarjouspyyntö. Se on asiakirjakokonaisuus, joka kuvaa, mitä hankitaan, kuka saa osallistua ja miten tarjoukset arvioidaan. Kaksi vaatimustyyppiä kannattaa erottaa toisistaan heti:

• Soveltuvuusvaatimukset ratkaisevat, saatko osallistua. Tyypillisesti talous, kokemus ja sertifikaatit.
• Vertailuperusteet ratkaisevat, kuka voittaa. Tyypillisesti hinta, laatu ja ympäristö painotuksineen.

Olemme kirjoittaneet erillisen artikkelin siitä, miksi niitä ei saa sekoittaa. Ero koskee koko EU:ta ja ETA-aluetta.

ETA-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa toimitat ESPD-lomakkeen (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja) alustavana näyttönä siitä, että täytät soveltuvuusvaatimukset. Täydelliset selvitykset pyydetään yleensä vain siltä, joka on voittamassa.

Tässä vaiheessa voit esittää kysymyksiä hankintayksikölle. Vastaukset lähetetään kaikille osallistujille, ja niistä tulee osa kilpailutuksen perustaa. Kysymysten määräaika tulee usein aiemmin kuin odottaa.

Tässä kannattaa tehdä näin: Arvioi nopeasti, onko kilpailutus ajan arvoinen. Täytättekö soveltuvuusvaatimukset? Onko painotus teille edullinen? Ehdittekö määräaikaan? Lähetä kysymykset ajoissa.

Vaihe 3: Tarjous jätetään

Tarjousten jättämisen määräaika on ehdoton. Myöhässä saapunut tarjous on hylättävä, ja tämä koskee koko EU:ta ja ETA-aluetta. Sama pätee, jos toimittaja ei täytä soveltuvuusvaatimuksia: silloin hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä, ei pelkkä oikeus. Norjassa asetus sallii hankintayksikön pyytää tiettyjen tietojen täydentämistä tai selventämistä, mutta se on jotain, mitä hankintayksikkö voi tehdä, ei pakko.

Tarjouksen on vastattava siihen, mitä tarjouspyynnössä todella kysytään, siinä rakenteessa, jota hankintayksikkö on pyytänyt. Jos teet varaumia ja poikkeamia vaatimuksiin, tarjous voidaan pahimmassa tapauksessa hylätä.

Tässä kannattaa tehdä näin: Jätä tarjous hyvissä ajoin, ei koskaan viime sekunnilla. Tarkista erikseen, että kaikki pakolliset liitteet ovat mukana ja että tiedostot ovat oikeassa muodossa.

Vaihe 4: Arviointi, ratkaisu ja odotusaika

Määräajan jälkeen hankintayksikkö arvioi tarjoukset ilmoitettujen vertailuperusteiden ja painotusten perusteella. Sen jälkeen asianosaisille toimittajille lähetetään ilmoitus siitä, kuka on valittu. Ilmoituksessa on oltava perustelut, ja tämä perusteluvelvollisuus koskee koko EU:ta ja ETA-aluetta. Norjan asetuksen mukaan perusteluissa on annettava "valitun toimittajan nimi sekä selvitys valitun tarjouksen ominaisuuksista ja suhteellisista eduista vertailuperusteiden mukaisesti".

Sen jälkeen seuraa odotusaika: määräaika, jonka kuluessa sopimusta ei saa allekirjoittaa. ETA-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa se on vähintään kymmenen päivää ilmoituksen lähettämistä seuraavasta päivästä lukien, ja tämä koskee sinua kaikkialla EU:ssa ja ETA-alueella. Tarkoitus on, että toimittajat, joiden mielestä jokin on mennyt väärin, ehtivät valittaa ennen sopimuksen tekemistä. Tämä muutoksenhakuoikeus sinulla on, missä tahansa tarjoatkin. Norjassa voit valittaa suoraan hankintayksikölle, KOFAan (Norjan julkisten hankintojen valituslautakunta) tai tuomioistuimiin.

Tässä kannattaa tehdä näin: Lue perustelut huolellisesti, voititpa tai hävisitpä. Ne kertovat, mitä hankintayksikkö todella painotti. Olemme kirjoittaneet siitä, miten voit oppia tarjouskilpailuista, joita et voittanut.

Vaihe 5: Sopimus ja seuranta

Kun odotusaika on päättynyt, sopimus allekirjoitetaan. Silloin alkaa vaihe, johon hankintayksiköt itse käyttävät paljon aikaa: sen seuraaminen, että tarjouksessa luvattu todella toimitetaan. Toimittajalle tämä on vaihe, jossa maine rakentuu. Hankintayksiköt puhuvat keskenään, ja hyvät referenssit yhdestä sopimuksesta ovat usein pääsylippu seuraavaan.

Jos sopimus on puitesopimus, yksittäiset tilaukset tulevat nyt. Puitesopimuksen perusteella tehtävistä tilauksista ei ilmoiteta, joten sinun on huomattava itse puitesopimus, kun se kilpailutetaan. Puitesopimukset toimivat näin koko EU:ssa ja ETA-alueella. Olemme selittäneet erillisessä artikkelissa, miten puitesopimukset toimivat.

Missä moni kompastuu

Sellaisena kuin me prosessin luemme, samat virheet toistuvat julkisen sektorin uusilla toimittajilla:

• He huomaavat kilpailutuksen liian myöhään. Ilmoitus on tarjoustyön alku, mutta hankintayksikön suunnittelun loppu. Silloin vaatimukset on jo asetettu.
• He kirjoittavat ennen kuin ovat tarkistaneet soveltuvuusvaatimukset. Jos teiltä puuttuu todistus tai referenssi, se on parempi tietää ensimmäisenä päivänä kuin viimeisenä iltana.
• He aliarvioivat kysymyskierroksen. Epäselvyydet, jotka olisi voitu selvittää ajoissa, muuttuvat arvailuksi tarjouksessa.
• He jättävät tarjouksen lähellä määräaikaa. Silloin ei ole pelivaraa tiedostolle, joka ei suostu latautumaan.
• He eivät lue perusteluja häviön jälkeen. Niinpä seuraava tarjous kompastuu samaan ansaan.

Mitä sinun kannattaa tehdä

Laadi yksinkertainen yleiskuva siitä, mitkä hankintayksiköt ovat teille tärkeitä, ja seuraa niiden ennakkoilmoituksia ja markkinavuoropuhelutilaisuuksia. Käytä tarjoushälytystä, jotta ilmoitukset tulevat teille sen sijaan, että teidän pitää etsiä niitä.

Kun kilpailutus ilmestyy, tee arvio ennen kuin aloitatte kirjoittamisen: soveltuvuusvaatimukset, painotus, määräaika ja sopimuksen arvo. Lähetä kysymykset ajoissa. Aseta sisäinen jättöpäivä hyvissä ajoin ennen virallista. Ja lue perustelut jälkeenpäin, lopputuloksesta riippumatta.

Lopuksi

Julkinen hankinta on enemmän kuin ilmoitus ja määräaika. Se on monivaiheinen kulku, jossa alku ja loppu ratkaisevat usein enemmän kuin itse tarjouksen kirjoittaminen. Kun ymmärrät koko kulun, voit olla läsnä siellä, missä vaatimukset asetetaan, etkä vain siellä, missä tarjous jätetään.

Tämä sisältö on Cobriefin näkemyksiä ja tarkoitettu ohjeistukseksi, ei oikeudelliseksi neuvonnaksi. Jos olet epävarma tietystä kilpailutuksesta, kysy hankintayksiköltä kysymysten määräaikaan mennessä.

Me Cobriefissa keskustelemme mielellämme siitä, miten voitte työskennellä fiksummin koko hankintaprosessin ajan.