Hävisitkö tarjouskilpailun? Näin opit tarjouksista, joita et voittanut

Monet tarjoajat lukevat hylkäävän päätöksen, kohauttavat olkapäitään ja siirtyvät seuraavaan määräaikaan. Se on ymmärrettävää, mutta samalla jää käyttämättä konkreettisin palaute, jota julkisissa hankinnoissa on saatavilla: kirjallinen selitys siitä, miksi joku muu voitti. Näin saat sen tiedon esiin, askel kerrallaan.

Sinulla on oikeus perusteluihin

Kun hankintayksikkö on valinnut toimittajan, kaikille tarjoajille on annettava tiedoksi hankintapäätös perusteluineen ja valitusosoituksineen. Hankintalain mukaan päätöksestä on ilmettävä ratkaisuun olennaisesti vaikuttaneet seikat, eli käytännössä se, miten tarjoukset vertailtiin vertailuperusteita vasten. Selkokielellä: mikä voittaneessa tarjouksessa oli hyvää ja mikä teki siitä paremman kuin sinun.

Tämä ei ole suomalainen erityisjärjestely. Oikeus perusteluihin ja mahdollisuus hakea muutosta seuraavat EU:n oikeussuojasäännöistä ja pätevät koko ETA-alueella. Maittain vaihtelee se, kenelle valitat ja mitkä julkisuussäännöt ovat voimassa.

Näin luet perustelut ammattilaisen tavoin

Perustelut eivät ole pelkkä muodollisuus, vaan raaka-ainetta kehittymiseen. Lue ne vertailuperusteita vasten, eli sitä vasten mitä hankintayksikkö sanoi arvioivansa.

Kysy itseltäsi:

• Hävisitkö hinnalla vai laadulla? Ne ovat kaksi täysin eri ongelmaa, joilla on kaksi täysin eri ratkaisua.
• Kuinka suuri ero oli? Niukka häviö laadussa merkitsee eri asiaa kuin selvä jälkeenjääminen.
• Oliko jotain, mitä hankintayksikkö ei löytänyt tarjouksestasi? Osaaminen on usein yrityksessä, mutta se ei koskaan tullut selvästi esiin paperilla.
• Hylättiinkö tarjouksesi muotovirheen vuoksi? Silloin ongelma ei ole tarjouksessa vaan rutiineissa, esimerkiksi siinä että soveltuvuusvaatimuksiin tai pakollisiin lomakkeisiin ei vastattu oikein.

Ovatko perustelut liian ohuet vastaamaan näihin kysymyksiin? Pyydä täydennystä heti. Perustelut, joista ei voi oppia mitään, eivät ole riittäviä myöskään säännösten mukaan.

Odotusaika on ajatustaukosi

Hankintapäätöksen ja sopimuksen välissä on odotusaika, jonka kuluessa hankintayksikkö ei saa tehdä sopimusta. EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa se on 14 päivää siitä, kun tarjoaja on saanut päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Puitejärjestelyyn perustuvissa hankinnoissa ja dynaamisissa hankintajärjestelmissä odotusaika on lyhyempi, 10 päivää, eikä sen noudattaminen ole hankintayksikölle pakollista.

Aika on olemassa juuri siksi, että sinä ja muut ilman sopimusta jääneet ehtivät arvioida, meniko kaikki oikein, ja reagoida ennen kuin sopimus on tosiasia. Käytä se aktiivisesti: lue perustelut huolellisesti, pyydä täydennystä jos jokin on epäselvää, ja kerro hankintayksikölle heti, jos katsot virheen tapahtuneen.

Huomaa, että valitus markkinaoikeuteen on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Jos hankintayksikkö ei noudata odotusaikaa vaan tekee sopimuksen heti päätöksen jälkeen, valitusaika on 30 päivää tiedoksisaannista. Käytännössä sama aika kuluu sekä analyysiin että päätökseen siitä, valitatko.

Julkisuus: näe mitä voittaja todella tarjosi

Täällä on mahdollisuus, jota monet tarjoajat eivät käytä. Julkisuuslain mukaan tarjoukset tulevat yleisesti julkisiksi vasta, kun hankintasopimus on tehty. Sinä et kuitenkaan ole ulkopuolinen: hankintamenettelyn asianosaisena sinulla on asianosaisjulkisuuden perusteella oikeus saada tieto asiaasi koskevista tarjousasiakirjoista, myös voittaneesta tarjouksesta, jo ennen yleistä julkisuutta ja tyypillisesti hankintapäätöksen jälkeen.

Liikesalaisuudet on rajattu tämän ulkopuolelle. Vertailussa käytetty kokonaishinta on kuitenkin aina annettava, ja käytännössä näet riittävästi ymmärtääksesi, miten voittaja ratkaisi tehtävän, rakensi tarjouksensa ja vastasi vertailuperusteisiin.

Kokemuksemme mukaan suurin oivallus syntyy juuri täällä: on eri asia saada tietää, että voittaja sai laadusta paremmat pisteet, kuin nähdä miten voittava tarjous on todella rakennettu.

Norjassa erityisesti vastaava oikeus perustuu yleiseen julkisuuslainsäädäntöön, kun taas joissakin muissa ETA-maissa kilpailijan tarjous jää käytännössä näkymättömiin.

Milloin kannattaa valittaa ja milloin antaa asian olla?

Ensin tärkeä erottelu: oletko eri mieltä hankintayksikön harkinnasta, vai katsotko että on tehty virhe? Harkinnassa hankintayksiköllä on laaja liikkumavara. Virheille, kuten puuttuville perusteluille, kesken menettelyä muutetuille vertailuperusteille tai voittajalle joka ei täyttänyt vaatimuksia, voi tehdä jotain.

Suomessa sinulla on kolme tietä:

• Hankintaoikaisu hankintayksikölle. Maksuton, kevyt menettely, jossa hankintayksikkö voi itse korjata virheellisen päätöksensä. Usein tehokkain vaihtoehto odotusaikana, kun päätös on vielä muutettavissa.
• Valitus markkinaoikeuteen. Määräaika on 14 päivää. Oikeudenkäyntimaksu yritykselle on 2 440 euroa, 4 880 euroa jos hankinnan arvo on vähintään miljoona euroa, ja 7 300 euroa jos arvo on vähintään 10 miljoonaa euroa. Jos asia poistetaan käsittelystä ilman pääasiaratkaisua, maksu on 500 euroa. Markkinaoikeuden ratkaisut ovat sitovia.
• Hyvitysmaksu ja vahingonkorvaus. Jos sopimus on jo tehty, markkinaoikeus voi määrätä hankintayksikön maksamaan hyvitysmaksun. Suuremmissa asioissa kannattaa käyttää asianajajaa.

Markkinaoikeus on suomalainen ratkaisu. Sinulle, joka jätät tarjouksia muissa Euroopan maissa, olennaista on että vastaava muutoksenhakujärjestelmä on olemassa koko ETA-alueella, se seuraa samoista EU-säännöistä. Norjassa elin on KOFA, maksu on 8 000 Norjan kruunua ja määräaika kuusi kuukautta sopimuksen tekemisestä, mutta ratkaisut ovat vain suosituksia.

Ja joskus oikea vastaus on jättää valittamatta: jos analyysi osoittaa, että hävisit rehdisti, oivallus on arvokkaampi kuin uusinta.

Tee häviöanalyysistä vakiorutiini

Se mitä kannattaa tehdä, yhtenä listana:

1. Arkistoi jokainen perustelu yhdessä sen tarjouksen kanssa, jota se koskee, ei sähköpostiin vaan paikkaan josta tiimi löytää sen.
2. Luokittele häviö: hinta, laatu, muotovirhe tai väärä kilpailu. Yksi luokka per häviö.
3. Pyydä voittanut tarjous niissä kilpailuissa, jotka muistuttavat niitä joita haluat voittaa useammin.
4. Etsi toistuvia kuvioita. Jos häviät aina samalla perusteella, olet löytänyt seuraavan kehityskohteen.
5. Arvioi, valitsetko oikeat kilpailut. Monet "häviöt" johtuvat siitä, ettei tarjousta olisi pitänyt jättää lainkaan. Lue hankintailmoitus kriittisesti ennen kuin käytät kaksi viikkoa tarjoukseen, ja käytä tarjoushälytyksiä löytääksesi ne kilpailut, jotka todella sopivat teille.

Jos käytät Cobriefia, koko tämä rutiini voi olla itse hankintakilpailun yhteydessä: perustelut, saadut asiakirjat, häviön syy ja toistuvat kuviot samassa paikassa. Katso näin teet häviöanalyysin Cobriefissa.

Häviö on dataa

Hävitty tarjouskilpailu on jo itsessään kallis, joten älä anna sen mennä myös hukkaan. Perustelut, asianosaisjulkisuus ja odotusaika ovat välineitä, jotka säännöt antavat sinulle ilmaiseksi, ja järjestelmällisesti käytettynä ne tekevät jokaisesta häviöstä hieman paremman lähtökohdan seuraavaan tarjoukseen.

Me Cobriefilla keskustelemme mielellämme siitä, miten löydätte, ja voitatte, useampia oikeita tarjouskilpailuja.