Changelog

Täytettävä pohja voi sisältää satoja kenttiä. Kun koko pohja on yksi tehtävä, on vaikea nähdä, kuka vastaa mistäkin. Nyt tiimi voi seurata jokaista tekstikenttää omana alitehtävänään.

Jaa työ kenttä kerrallaan

Jokaisella alitehtävällä on oma tila, vastuuhenkilö ja määräaika. Yksi kollega voi täyttää tekniset vastaukset ja toinen referenssit tai vakuutukset. Tämä koskee Word- ja Excel-pohjien tekstikenttiä, myös itse lataamianne pohjia.

Suodata vastuuhenkilön tai tilan mukaan ja löydä omat kenttäsi. Edistymistieto näyttää valmiiden alitehtävien määrän sekä pohjan sisällä että koko pohjan täyttötehtävässä. Tiimi saa yhteisen näkymän ilman kaikkien vastausten läpikäyntiä.

Vastuullasi olevat alitehtävät näkyvät myös Omat tehtävät -näkymässä. Kun kollega osoittaa sinulle kentän, saat ilmoituksen, joka avaa oikean alitehtävän. Pääset suoraan jatkamaan vastausta.

Tila, vastuuhenkilö ja määräaika säilyvät samoilla kentillä, kun pohjan sisältö poimitaan uudelleen. Kenttä voi sisältää teknisen vastauksen, päivämäärän, paikan tai allekirjoituksen. Siksi kutsumme niitä alitehtäviksi emmekä pelkästään vaatimuksiksi.

Lue lisää täytettävistä pohjista ja tarjoushuoneen tehtävistä.

Pieniä tarjoustyön korjauksia

• Tarjoukset

  Korjattu virhe, joka saattoi näyttää tyhjän Omat tehtävät -näkymän.

• Tarjoukset

  Hintalomakkeen täyttö käsittelee keskeytyneet tekoälyvastaukset luotettavammin.

Käytä aikasi tarjouksen tekemiseen. Sopivat tarjouskilpailut valmistellaan nyt etukäteen arviointeineen, määräaikoineen ja tehtävineen. Kun avaat valmiiksi analysoidun kilpailun, voit jatkaa suoraan tarjoustyöhön.

Valmiista arvioinnista ensimmäiseen luonnokseen

Arviointi sisältää yhteenvedon kilpailusta, vertailuperusteet, soveltuvuusvaatimukset ja sopimusehdot. Määräajat näkyvät aikajanalla. Tehtävät kertovat, mihin tiimin pitää vastata, mitä dokumentoida ja mitä täyttää.

Arvioinnin avulla voit päättää, osallistutteko kilpailuun. Jos jatkatte, avaa Tarjoushuone ja aloita ensimmäinen luonnos. Tehtävät tulevat mukaan, joten tiimi voi jakaa työn ja tarkistaa toimitettavat asiakirjat.

Kaikki kilpailut eivät ole valmiita, kun avaat ne. Silloin arviointi, aikajana ja tehtävät täydentyvät vähitellen. Voit seurata etenemistä ja aloittaa siitä, mikä on jo valmista.

Myös suuret asiakirjakokonaisuudet käsitellään luotettavammin. Jos yhtä tiedostoa ei voida lukea heti, muu arviointi valmistuu. Tiedostoa yritetään uudelleen, ja brief kertoo edelleen puuttuvista asiakirjoista. Myös vanhat Word-tiedostot .doc-muodossa ovat tuettuja.

Lue lisää arvioinnista ja ensimmäisestä luonnoksesta.

Arvioinnin ja tarjoustyön parannuksia

• Brief

  Brief käyttää ilmoituksen kieltä, kun se on tiedossa, vaikka kieli poikkeaisi ostajan maan kielestä.

• Tarjoukset

  Agentti jatkaa tarjoustyötä automaattisesti, kun tarjousasiakirjat on ladattu ja käsitelty.

Pieniä korjauksia

• Brief

  Yksityisten tarjouskilpailujen tallennettu määräaika näkyy kalenterissa.

• Brief

  Liian suuren tiedoston lataaminen antaa selkeän virheilmoituksen ja ohjeet tiedoston jakamiseen tai pienentämiseen.

Kiireisinä päivinä Morgenbrief näytti vain pienen osan sopivista tarjouskilpailuista. Nyt saat jopa 25 kilpailua tiiviissä luettelossa. Näet enemmän mahdollisuuksia samassa sähköpostissa ja voit avata kiinnostavat osumat.

Lisää kilpailuja samaan näkymään

Jokainen rivi näyttää ostajan, otsikon, lyhyen yhteenvedon, osuvuuspisteet ja määräajan. Kun sähköpostissa on useita kilpailuja, kaikki käyttävät samaa asettelua. Voit silmäillä luetteloa ja verrata osumia suurten korttien selaamisen sijaan.

Luettelon 25 paikkaa jaetaan uusien kilpailujen, muutosten, suunniteltujen hankintojen ja tulosten kesken. Jos osumia on enemmän, Avaa Cobriefissä avaa koko valikoiman. Sähköposti näyttää edelleen kokonaismäärän, myös osumat, joilla ei ole omaa riviä.

Muuta sähköposti-ilmoituksia agentin avulla

Ylläpitäjät voivat nyt pyytää tekoälytarjouspäällikköä näyttämään nykyiset sähköposti-ilmoitukset, muuttamaan niiden tiheyttä tai lisäämään työtilassa jo olevia kollegoita. Pyydä esimerkiksi muuttamaan päivittäinen ilmoitus viikoittaiseksi.

Agentti näyttää ehdotuksen ja pyytää hyväksyntää ennen muutoksen tallennusta. Voit muokata ilmoituksia jo avoinna olevassa keskustelussa. Toiminto koskee nykyisiä sähköposti-ilmoituksia.

Lue lisää tarjousilmoitusten asetuksista.

Muita ilmoitusten ja yhteistyön parannuksia

• Käyttäjähallinta

  Sähköpostin toimintailmoituksilla on tarkemmat otsikot ja linkit kyseiseen tehtävään tai kommenttiin.

• Tarjouspyyntöhaku

  Muutosilmoitukset näyttävät selvemmin, mikä teksti on muuttunut.

Pieniä haun korjauksia

• Pipeline

  Saapuneet-näkymän laskuri käyttää samaa osuvuussuodatinta kuin tulosluettelo.

• Tarjouspyyntöhaku

  Korjattu virhe, joka saattoi hidastaa hakua tai näyttää väärän tulosmäärän maasuodatinta käytettäessä.

Jos taulukon asettelu katoaa, tarjousasiakirjaa on vaikea lukea. Monet käyttäjät ovat siksi ladanneet tiedostot ja avanneet ne omalla koneellaan. Nyt voit lukea uudet Word- ja PDF-asiakirjat alkuperäisessä asettelussa suoraan Cobriefissä.

Lue asiakirjoja siellä, missä työskentelet

Asiakirjanäkymä säilyttää muun muassa fontit, marginaalit, kuvat, taulukot sekä ylä- ja alatunnisteet. Näet vaatimusten asiayhteyden myös silloin, kun sijainti sivulla vaikuttaa merkitykseen.

Avaa Tarjousasiakirjat, valitse tiedosto ja säädä näkymää zoomauspainikkeilla. Voit suurentaa tiheää taulukkoa tai sovittaa sivun näkymän leveyteen. PDF-tiedostoissa Näytä PDF avaa alkuperäisen PDF:n.

Voit edelleen valita tekstiä, kysyä sisällöstä ja seurata arvioinnin lähdeviitteitä. Näin voit tarkistaa vastauksen asiakirjasta ja jatkaa tarjouksen tekemistä samassa paikassa.

Vanhemmat asiakirjat ja tiedostotyypit, joita uusi näkymä ei tue, käyttävät edelleen yksinkertaistettua tekstinäkymää. Myös Excel-tiedostot näkyvät siinä. Uusi asettelu koskee tarjousasiakirjojen katselua.

Lue lisää asiakirjanäkymästä ja zoomauksesta.

Asiakirjanäkymän parannuksia

• Brief

  Word-näkymä käsittelee sivunvaihdot, toistuvat taulukko-otsikot ja ylätunnisteet tarkemmin monisivuisissa asiakirjoissa.

• Brief

  Piirrokset, taustat ja erilevyiset palstat näkyvät Word-asiakirjoissa tarkemmin.

Tarjouskilpailun arvioinnissa pitää seurata sekä tiimin kysymyksiä että yrityksenne vaatimuksia kilpailulle. Tekoälytarjouspäällikkö voi nyt hoitaa useampia näistä tehtävistä. Kerro chatissa, mitä tarvitset, ja hyväksy muutokset ennen tallennusta.

Tee enemmän keskustelusta käsin

Agentti voi lukea tarjouskilpailun kommentteja ja kirjoittaa uuden kommentin puolestasi. Pyydä sitä tiivistämään keskustelu tai kirjaamaan asia, jota tiimin pitää selvittää. Kommentit näkyvät sinun nimelläsi ja ovat tiimin sisäisiä.

Voit myös pyytää agenttia näyttämään, luomaan tai muuttamaan tiimin arviointikriteerejä. Esimerkiksi: «Luo kriteeri, joka tarkistaa, pitääkö meidän osoittaa kokemusta kylmälaitteista.» Agentti ehdottaa muutosta ja pyytää hyväksyntää. Jos muutat kriteeriä kilpailun ollessa auki, arvioinnin vastaus päivittyy.

Voit myös pyytää agenttia luomaan yksityisen tarjouskilpailun ja aloittamaan asiakirjan tarjoushuoneessa. Kirjoittamisen aloittamiseen ei tarvita tarjousasiakirjoja. Agentti pyytää hyväksyntää ennen kilpailun luomista.

Agentti noudattaa työtilan käyttöoikeuksiasi. Lue lisää omista arviointikriteereistä.

Mukauta agentti tiimin työskentelytapaan

Ylläpitäjät voivat nyt pyytää agenttia luomaan ja muokkaamaan taitoja. Taito kuvaa työnkulun, jota tiimi haluaa käyttää uudelleen, kuten tarjouksen tarkistamisen vaatimuksia vasten.

Kerro, miten haluatte työskennellä, tai valitse Luo taito /-valikosta. Agentti auttaa nimen, kuvauksen ja ohjeiden kanssa. Hyväksynnän jälkeen taitoa voi käyttää seuraavasta viestistä alkaen ja jakaa tiimille.

Ylläpitäjät voivat myös päivittää yrityksen tekoälyohjeita chatissa. Kerro haluttu kirjoitustyyli tai vahvuudet, jotka agentin pitää huomioida. Agentti näyttää muutokset ennen hyväksyntää. Ohjeet päivittyvät kirjastoon.

Muita agentin parannuksia

• Tekoäly-bid manager

  Useita vaihtoehtoja sisältävät kysymykset näkyvät selkeämmin viestikentän vieressä. Avoimet kysymykset ja kyllä/ei-kysymykset esitetään suoraan keskustelussa.

• Tekoäly-bid manager

  PDF-liitteet lähetetään suoraan agentille. Se voi odottaa muiden tiedostotyyppien muuntamisen valmistumista.

• Tekoäly-bid manager

  Uusien agenttikeskustelujen otsikko käyttää kieltäsi, joten keskustelut on helpompi löytää uudelleen.

Suuri osa tarjoustyössä tarvittavasta tiedosta ja seurannasta on muissa järjestelmissä. Jos tekoäly-bid managerilla ei ole niihin pääsyä, tiedot täytyy etsiä ja siirtää työkalusta toiseen itse. Nyt agentin voi yhdistää suoraan useampiin tiimin jo käyttämiin järjestelmiin.

Yhdistä käyttämänne järjestelmät

Jokainen käyttäjä voi yhdistää agentin Lineariin, Notioniin, Atlassianin Jiraan ja Confluenceen sekä Odaan kohdassa Asetukset → Integraatiot. Ne täydentävät nykyisiä SharePoint-, OneDrive- ja Flowcase-yhteyksiä.

Yhteydet hyödyntävät käyttöoikeuksia, jotka teillä jo on lähdejärjestelmissä. Agentti voi siis löytää olennaisen Jira-tiketin, lukea Notion-sivua tai hyödyntää Linearin taustatietoja ilman, että sisältö täytyy ensin kopioida Cobriefiin. Käytettävissä olevat toiminnot määräytyvät järjestelmän ja käyttäjän omien oikeuksien mukaan.

Kun aloitatte keskustelun, yhteydet voi ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä kirjoituskentän plusvalikossa. Valinta koskee kyseistä keskustelua, joten agentti pääsee vain tehtävän kannalta olennaisiin lähteisiin. Oletusvalinnan voi määrittää myös ennen uuden keskustelun aloittamista.

Päätä, mitä agentti saa tehdä

Yhteys voi antaa agentille sekä lukutyökaluja että toimintoja, jotka muuttavat tietoja ulkoisessa järjestelmässä. Pääkäyttäjät voivat siksi hallita jokaisen työkalun oikeuksia koko työtilassa.

Työkalu voidaan sallia, asettaa vaatimaan hyväksyntää tai estää. Lukeminen on yleensä sallittu, kun taas tietoja kirjoittavat tai muuttavat toiminnot edellyttävät hyväksyntää. Kun hyväksyntä vaaditaan, agentti pysähtyy ennen toiminnon suorittamista ja näyttää, mitä se aikoo tehdä. Voitte hyväksyä tai hylätä toiminnon suoraan keskustelussa.

Näin tiimi voi hyödyntää ajantasaisempaa taustatietoa antamatta agentille vapaita oikeuksia tehdä muutoksia. Yhteydet voi poistaa milloin tahansa integraatioasetuksissa.

Lisää agentin parannuksia

• Tekoäly-bid manager

  Uudet käyttäjät saavat yhteisen aloitusoppaan ja henkilökohtaisen toimintayhteenvedon agenttinäkymään.

• Yhteydet

  Agentti käynnistyy nopeammin työtiloissa, joissa on paljon Flowcasesta tuotuja CV:itä ja referenssiprojekteja.

• Tekoäly-bid manager

  Keskusteluja voi jatkaa, vaikka niissä olisi aiemmin käytetty AI-mallia, joka ei ole enää käytettävissä.

Tarjouspyyntöä koskeva keskustelu käydään usein Cobriefissä, mutta seurantapyyntö täytyy lähettää muualla. Nyt voitte mainita kollegan suoraan kommentissa ja pitää sekä keskustelun että ilmoituksen samassa paikassa.

Ota oikea henkilö mukaan @-merkillä

Kirjoita @ tarjouspyynnön tai tarjoustehtävän kommenttiin. Cobrief näyttää työtilan käyttäjät, joista voitte valita kommentin vastaanottajan. Maininta näkyy tekstissä, joten kaikki keskustelua lukevat näkevät, kenelle kysymys tai seurantapyyntö on osoitettu.

Maininnat sopivat sekä lyhyisiin tarkennuksiin että tietyn asiantuntijan huomiota vaativiin tehtäviin. Voitte pyytää kollegaa tarkistamaan vaatimuksen, vastaamaan kysymykseen tai katselmoimaan vastauksen ilman erillisen tehtävän luomista vain huomion saamiseksi.

Ilmoitus avaa oikean keskustelun

Kollega saa toimintailmoituksen, kun maininta tallennetaan. Jos yhteistyön sähköposti-ilmoitukset ovat käytössä, ilmoitus lähetetään myös sähköpostitse. Linkki avaa tarjouspyynnön tai tarjoustehtävän niin, että kommentti on heti näkyvissä eikä vastaanottajan tarvitse etsiä asiayhteyttä.

Kun kommenttia muokataan, ilmoitus lähetetään vain ensimmäistä kertaa mainituille henkilöille. Muuttumattomat maininnat eivät aiheuta uusia ilmoituksia, eikä omista maininnoista ilmoiteta. Näin toimintalista pysyy selkeänä, vaikka kommenttia muokattaisiin useita kertoja.

Maininnat toimivat sekä työtilan nykyisille jäsenille että kutsutuille käyttäjille. Tiimi voi siis käyttää samaa työskentelytapaa heti kutsun lähettämisestä alkaen.

Lisää parannuksia tässä versiossa

• Tarjouspyyntöhaku

  Suuret hakutuloslistat latautuvat tasaisemmin, ja yli 10 000 osuman määrät näkyvät ilman koko tulosjoukon laskemista ensin.

• Tarjouspyyntöhaku

  Tallennetut haut tukevat nyt samoja tanskalaisia ja kansainvälisiä sijaintisuodattimia kuin varsinainen tarjoushaku.

• Tarjouspyyntöhaku

  Arviointikriteeriehdotukset eivät enää toista aktiivisia avainsanoja eri taivutusmuodoissa.

• Käyttöönotto

  Kokeilujakson AI-kapasiteettia on lisätty, jotta uudet käyttäjät voivat kokeilla suurempaa osaa tarjousprosessista.

• Käyttäjähallinta

  Kirjautuminen näkyy selkeämmin avoimilla sivuilla, ja ilmoituslinkit tarjoavat vaihtoa oikeaan työtilaan tarvittaessa.

Pieniä korjauksia ja viimeistelyä

• Tarjouspyyntöhaku

  Aamukoosteen useat hakutulokset avautuvat nyt oikein perinteisessä Outlookissa, ja tasapisteissä tulokset ovat samassa järjestyksessä kuin myyntiputkessa.

• Tarjouspyyntöhaku

  Aamukooste näyttää Apple Mailissa selkeän esikatselun, kun tarjouspyyntöä on muutettu.

• Tarjouspyyntöhaku

  Monivaiheisissa kilpailutuksissa tarjouspyyntöä ei enää merkitä päättyneeksi vain siksi, että osallistumishakemusten määräaika on umpeutunut.

• Käyttöönotto

  Sovelluksen ilmoituksessa oleva vahvistuslinkki toimii jälleen.

• Käyttäjähallinta

  Käyttäjät, joilla ei ole käyttöoikeutta, näkevät selkeän sivun rikkinäisen sovellusnäkymän sijaan.

Kun tarjous on jätetty, sekä vastaus että tuloksesta saadut opit jäävät usein kansioihin ja sähköposteihin. Nyt voitte säilyttää työn Cobriefissä ja käyttää sitä pohjana seuraavaa tarjousta laatiessanne.

Tallenna vastaus myöhempää käyttöä varten

Kun tarjous merkitään jätetyksi, voitte tallentaa vastauksen suoraan tietopankkiin. Tekstiasiakirjat sekä täytetyt Word- ja Excel-pohjat on valittu valmiiksi, ja päätätte itse, mitä säilytetään. Saman voi tehdä tarjoustilan valikosta jo jätetyille tarjouksille.

Sisältö tallennetaan tarjouksen omaan kansioon, ja agentti voi hyödyntää sitä. Jos tallennatte tarjouksen uudelleen muutoksen jälkeen, uusi versio korvaa aiemman. Näin vältätte useat lähes samanlaiset kopiot ja pidätte uudelleenkäytettävän aineiston järjestyksessä.

Voitte siis valita ne vastauksen osat, joiden pohjalta kannattaa jatkaa. Hyviä ratkaisukuvauksia, tarjouskirjeitä ja valmiiksi täytettyjä pohjia voi käyttää myöhemmässä työssä ilman, että niitä tarvitsee ensin viedä, järjestellä ja ladata uudelleen.

Hyödynnä tuloksia seuraavassa tarjouksessa

Myös kirjaamianne tuloksia voi hyödyntää jatkossa. Agentti voi käyttää aiempien kilpailutusten tuloksia, häviön syitä, kommentteja ja sopimusten arvoja. Se voi lisäksi etsiä tietoa hankintapäätöksistä ja kilpailijoiden tarjouksia koskevilla tietopyynnöillä saaduista asiakirjoista, jotka olette ladanneet kilpailutuksiin.

Voitte esimerkiksi pyytää agenttia tunnistamaan yleisiä häviön syitä, tiivistämään perustelujen havainnot hintatasosta tai tarkistamaan uuden luonnoksen aiempien oppien perusteella. Agentti kertoo, mistä kilpailutuksesta tiedot ovat peräisin, joten tiimi voi palata alkuperäiseen lähteeseen.

Kilpailijoiden aineistot merkitään selkeästi, ja niitä käytetään vain tarvittaessa. Niitä ei lisätä tietopankkiin eikä tuoda automaattisesti tarjousluonnoksiin.

Yhden kilpailutuksen työstä tulee näin parempi lähtökohta seuraavalle. Lue lisää siitä, miten kirjaatte tuloksia ja lataatte hankintapäätöksiä.

Lisää parannuksia tarjoustyöhön

• Pipeline

  Kun hankintayksikkö peruu kilpailutuksen, se siirtyy automaattisesti oikeaan tilaan Cobriefin saatua peruutusilmoituksen.

• Tarjoukset

  Makroja sisältäviä Word- ja Excel-tiedostoja voi nyt ladata Cobriefiin.

• Tarjoukset

  Pitkät asiakirjojen otsikot eivät enää peitä metatietoja, kun agentti on avoinna tarjouksen vieressä.

• Tarjoukset

  Paikkamerkkitekstin jäänteet poistetaan tarjousvastauksista entistä luotettavammin.