Changelog

Suuri osa tarjoustyössä tarvittavasta tiedosta ja seurannasta on muissa järjestelmissä. Jos tekoäly-bid managerilla ei ole niihin pääsyä, tiedot täytyy etsiä ja siirtää työkalusta toiseen itse. Nyt agentin voi yhdistää suoraan useampiin tiimin jo käyttämiin järjestelmiin.

Yhdistä käyttämänne järjestelmät

Jokainen käyttäjä voi yhdistää agentin Lineariin, Notioniin, Atlassianin Jiraan ja Confluenceen sekä Odaan kohdassa Asetukset → Integraatiot. Ne täydentävät nykyisiä SharePoint-, OneDrive- ja Flowcase-yhteyksiä.

Yhteydet hyödyntävät käyttöoikeuksia, jotka teillä jo on lähdejärjestelmissä. Agentti voi siis löytää olennaisen Jira-tiketin, lukea Notion-sivua tai hyödyntää Linearin taustatietoja ilman, että sisältö täytyy ensin kopioida Cobriefiin. Käytettävissä olevat toiminnot määräytyvät järjestelmän ja käyttäjän omien oikeuksien mukaan.

Kun aloitatte keskustelun, yhteydet voi ottaa käyttöön tai poistaa käytöstä kirjoituskentän plusvalikossa. Valinta koskee kyseistä keskustelua, joten agentti pääsee vain tehtävän kannalta olennaisiin lähteisiin. Oletusvalinnan voi määrittää myös ennen uuden keskustelun aloittamista.

Päätä, mitä agentti saa tehdä

Yhteys voi antaa agentille sekä lukutyökaluja että toimintoja, jotka muuttavat tietoja ulkoisessa järjestelmässä. Pääkäyttäjät voivat siksi hallita jokaisen työkalun oikeuksia koko työtilassa.

Työkalu voidaan sallia, asettaa vaatimaan hyväksyntää tai estää. Lukeminen on yleensä sallittu, kun taas tietoja kirjoittavat tai muuttavat toiminnot edellyttävät hyväksyntää. Kun hyväksyntä vaaditaan, agentti pysähtyy ennen toiminnon suorittamista ja näyttää, mitä se aikoo tehdä. Voitte hyväksyä tai hylätä toiminnon suoraan keskustelussa.

Näin tiimi voi hyödyntää ajantasaisempaa taustatietoa antamatta agentille vapaita oikeuksia tehdä muutoksia. Yhteydet voi poistaa milloin tahansa integraatioasetuksissa.

Lisää agentin parannuksia

• Tekoäly-bid manager

  Uudet käyttäjät saavat yhteisen aloitusoppaan ja henkilökohtaisen toimintayhteenvedon agenttinäkymään.

• Yhteydet

  Agentti käynnistyy nopeammin työtiloissa, joissa on paljon Flowcasesta tuotuja CV:itä ja referenssiprojekteja.

• Tekoäly-bid manager

  Keskusteluja voi jatkaa, vaikka niissä olisi aiemmin käytetty AI-mallia, joka ei ole enää käytettävissä.

Tarjouspyyntöä koskeva keskustelu käydään usein Cobriefissä, mutta seurantapyyntö täytyy lähettää muualla. Nyt voitte mainita kollegan suoraan kommentissa ja pitää sekä keskustelun että ilmoituksen samassa paikassa.

Ota oikea henkilö mukaan @-merkillä

Kirjoita @ tarjouspyynnön tai tarjoustehtävän kommenttiin. Cobrief näyttää työtilan käyttäjät, joista voitte valita kommentin vastaanottajan. Maininta näkyy tekstissä, joten kaikki keskustelua lukevat näkevät, kenelle kysymys tai seurantapyyntö on osoitettu.

Maininnat sopivat sekä lyhyisiin tarkennuksiin että tietyn asiantuntijan huomiota vaativiin tehtäviin. Voitte pyytää kollegaa tarkistamaan vaatimuksen, vastaamaan kysymykseen tai katselmoimaan vastauksen ilman erillisen tehtävän luomista vain huomion saamiseksi.

Ilmoitus avaa oikean keskustelun

Kollega saa toimintailmoituksen, kun maininta tallennetaan. Jos yhteistyön sähköposti-ilmoitukset ovat käytössä, ilmoitus lähetetään myös sähköpostitse. Linkki avaa tarjouspyynnön tai tarjoustehtävän niin, että kommentti on heti näkyvissä eikä vastaanottajan tarvitse etsiä asiayhteyttä.

Kun kommenttia muokataan, ilmoitus lähetetään vain ensimmäistä kertaa mainituille henkilöille. Muuttumattomat maininnat eivät aiheuta uusia ilmoituksia, eikä omista maininnoista ilmoiteta. Näin toimintalista pysyy selkeänä, vaikka kommenttia muokattaisiin useita kertoja.

Maininnat toimivat sekä työtilan nykyisille jäsenille että kutsutuille käyttäjille. Tiimi voi siis käyttää samaa työskentelytapaa heti kutsun lähettämisestä alkaen.

Lisää parannuksia tässä versiossa

• Tarjouspyyntöhaku

  Suuret hakutuloslistat latautuvat tasaisemmin, ja yli 10 000 osuman määrät näkyvät ilman koko tulosjoukon laskemista ensin.

• Tarjouspyyntöhaku

  Tallennetut haut tukevat nyt samoja tanskalaisia ja kansainvälisiä sijaintisuodattimia kuin varsinainen tarjoushaku.

• Tarjouspyyntöhaku

  Arviointikriteeriehdotukset eivät enää toista aktiivisia avainsanoja eri taivutusmuodoissa.

• Käyttöönotto

  Kokeilujakson AI-kapasiteettia on lisätty, jotta uudet käyttäjät voivat kokeilla suurempaa osaa tarjousprosessista.

• Käyttäjähallinta

  Kirjautuminen näkyy selkeämmin avoimilla sivuilla, ja ilmoituslinkit tarjoavat vaihtoa oikeaan työtilaan tarvittaessa.

Pieniä korjauksia ja viimeistelyä

• Tarjouspyyntöhaku

  Aamukoosteen useat hakutulokset avautuvat nyt oikein perinteisessä Outlookissa, ja tasapisteissä tulokset ovat samassa järjestyksessä kuin myyntiputkessa.

• Tarjouspyyntöhaku

  Aamukooste näyttää Apple Mailissa selkeän esikatselun, kun tarjouspyyntöä on muutettu.

• Tarjouspyyntöhaku

  Monivaiheisissa kilpailutuksissa tarjouspyyntöä ei enää merkitä päättyneeksi vain siksi, että osallistumishakemusten määräaika on umpeutunut.

• Käyttöönotto

  Sovelluksen ilmoituksessa oleva vahvistuslinkki toimii jälleen.

• Käyttäjähallinta

  Käyttäjät, joilla ei ole käyttöoikeutta, näkevät selkeän sivun rikkinäisen sovellusnäkymän sijaan.

Kun tarjous on jätetty, sekä vastaus että tuloksesta saadut opit jäävät usein kansioihin ja sähköposteihin. Nyt voitte säilyttää työn Cobriefissä ja käyttää sitä pohjana seuraavaa tarjousta laatiessanne.

Tallenna vastaus myöhempää käyttöä varten

Kun tarjous merkitään jätetyksi, voitte tallentaa vastauksen suoraan tietopankkiin. Tekstiasiakirjat sekä täytetyt Word- ja Excel-pohjat on valittu valmiiksi, ja päätätte itse, mitä säilytetään. Saman voi tehdä tarjoustilan valikosta jo jätetyille tarjouksille.

Sisältö tallennetaan tarjouksen omaan kansioon, ja agentti voi hyödyntää sitä. Jos tallennatte tarjouksen uudelleen muutoksen jälkeen, uusi versio korvaa aiemman. Näin vältätte useat lähes samanlaiset kopiot ja pidätte uudelleenkäytettävän aineiston järjestyksessä.

Voitte siis valita ne vastauksen osat, joiden pohjalta kannattaa jatkaa. Hyviä ratkaisukuvauksia, tarjouskirjeitä ja valmiiksi täytettyjä pohjia voi käyttää myöhemmässä työssä ilman, että niitä tarvitsee ensin viedä, järjestellä ja ladata uudelleen.

Hyödynnä tuloksia seuraavassa tarjouksessa

Myös kirjaamianne tuloksia voi hyödyntää jatkossa. Agentti voi käyttää aiempien kilpailutusten tuloksia, häviön syitä, kommentteja ja sopimusten arvoja. Se voi lisäksi etsiä tietoa hankintapäätöksistä ja kilpailijoiden tarjouksia koskevilla tietopyynnöillä saaduista asiakirjoista, jotka olette ladanneet kilpailutuksiin.

Voitte esimerkiksi pyytää agenttia tunnistamaan yleisiä häviön syitä, tiivistämään perustelujen havainnot hintatasosta tai tarkistamaan uuden luonnoksen aiempien oppien perusteella. Agentti kertoo, mistä kilpailutuksesta tiedot ovat peräisin, joten tiimi voi palata alkuperäiseen lähteeseen.

Kilpailijoiden aineistot merkitään selkeästi, ja niitä käytetään vain tarvittaessa. Niitä ei lisätä tietopankkiin eikä tuoda automaattisesti tarjousluonnoksiin.

Yhden kilpailutuksen työstä tulee näin parempi lähtökohta seuraavalle. Lue lisää siitä, miten kirjaatte tuloksia ja lataatte hankintapäätöksiä.

Lisää parannuksia tarjoustyöhön

• Pipeline

  Kun hankintayksikkö peruu kilpailutuksen, se siirtyy automaattisesti oikeaan tilaan Cobriefin saatua peruutusilmoituksen.

• Tarjoukset

  Makroja sisältäviä Word- ja Excel-tiedostoja voi nyt ladata Cobriefiin.

• Tarjoukset

  Pitkät asiakirjojen otsikot eivät enää peitä metatietoja, kun agentti on avoinna tarjouksen vieressä.

• Tarjoukset

  Paikkamerkkitekstin jäänteet poistetaan tarjousvastauksista entistä luotettavammin.

Tarjouskilpailua on helppo seurata tarjousten jättämisen määräaikaan asti, mutta voittajan ja sopimuksen lopullisen arvon selvittäminen on vaikeampaa. Tulos julkaistaan usein vasta kauan tarjoustyön päättymisen jälkeen. Nyt Cobrief seuraa Doffinin ja TEDin tulosilmoituksia osana yrityksenne tarjoushakua.

Uudet tulokset kootaan erikseen

Hakuprofiilia vastaavat sopimuksen tekemistä koskevat ilmoitukset, ennakkoavoimuusilmoitukset, sopimusmuutokset ja peruutukset näkyvät kohdassa Pipeline → Tulokset → Uudet. Sieltä löydätte kahden viime kuukauden tulokset julkaisupäivän mukaan järjestettyinä. Niitä ei sekoiteta saapuneiden näkymän aktiivisiin tarjouskilpailuihin, ja vanhemmat tulokset poistuvat automaattisesti Uudet-näkymästä, kun niitä ei enää tarvitse seurata.

Voitte tutkia laajempaa ilmoitusjoukkoa avaamalla Haun ja valitsemalla tulosvaiheen. Luettelossa näkyvät voittaja, saapuneiden tarjousten määrä, sopimuksen toteutunut ja ilmoitettu arvo sekä saatavilla olevat tulosasiakirjat. Näin tiimi voi seurata kilpailijoita, verrata tuloksia omiin arvioihinsa ja tunnistaa sopimuksia, jotka saatetaan kilpailuttaa uudelleen.

Tulokset tulevat mukaan tarjousilmoituksiin

Tarjousilmoitukset sisältävät nyt myös hakuprofiilia vastaavat uudet tulokset. Sähköpostin aamukoosteessa on oma tulososio, kun taas Slack- ja Teams-ilmoituksissa tulokset lasketaan yhteen uusien tarjouskilpailujen kanssa. Aktiiviset ja ratkaistut tarjouskilpailut pysyvät pipeline-näkymässä erillään.

Tulosvaihe on käytössä kaikissa työtiloissa. Pääkäyttäjät, jotka haluavat seurata vain suunniteltuja ja aktiivisia tarjouskilpailuja, voivat poistaa sen käytöstä kohdassa Asetukset → Tarjoushaku → Hakuyhteenveto.

Tarjousilmoituksen pitäisi auttaa päättämään, mihin kannattaa käyttää aikaa, eikä siirtää koko hakua sähköpostiin. Uudesta aamukoosteesta tärkeimmät osumat on helpompi arvioida yhdellä silmäyksellä, ja kiinnostava kohde avautuu oikeassa näkymässä Cobriefissä.

Paras osuma ja muutokset erottuvat selvästi

Ajastettu aamukooste alkaa uusien osumien määrällä ja korostaa niistä parasta. Kortissa näkyvät lyhyt yhteenveto, määräaika ja osuvuuspisteet sekä selkeä toiminto tarjouskilpailun arvioimiseen Cobriefissä. Muut uudet osumat kootaan alle, kun taas muuttuneet tarjouskilpailut, suunnitellut kilpailutukset ja tulokset saavat omat osionsa. Pitkää, yhtenäistä luetteloa ei siis enää tarvitse tulkita ymmärtääkseen, mitä edellisen koosteen jälkeen on tapahtunut.

Kortteja on helpompi silmäillä mobiilissa ja sähköpostiohjelmissa, joiden tuki on rajallinen. Koko riviä voi napsauttaa, tekstiä on vähemmän ja tunnisteita sekä värejä käytetään yhdenmukaisesti kaikissa osioissa.

Jatka samalla valikoimalla Cobriefissä

Kun avaat ilmoituksen, pipeline näyttää juuri kyseiseen lähetykseen sisältyneet ilmoitukset. Välilehdet vastaavat sähköpostin ryhmiä, joten ”uudet tarjouskilpailut”, ”muutokset” ja ”tulokset” tarkoittavat samaa ennen napsautusta ja sen jälkeen. Myös useampien osumien linkki avaa koko valikoiman eikä uutta hakua, joka on saattanut muuttua sähköpostin lähettämisen jälkeen.

Heti lähetettävissä ilmoituksissa on nyt oma Uusi tarjouspyyntö -versio, joka käyttää samaa visuaalista ilmettä mutta keskittyy yhteen osumaan. Tallennetut haut erottuvat samalla selkeästi yrityksen aamukoosteesta, joten vastaanottaja näkee, millaisesta ilmoituksesta on kyse.

Lisää parannuksia sähköposteihin

• Tarjouspyyntöhaku

  Aamukooste näkyy nyt vakaammin Outlookissa, mobiilissa ja tummassa tilassa.

• Tarjouspyyntöhaku

  Kutsut, yhteistyöilmoitukset ja muut Cobriefin sähköpostit käyttävät nyt samaa ylätunnistetta, painiketyyliä ja värimaailmaa.

• Tarjouspyyntöhaku

  Sähköpostitilauksen peruutuslinkit ja tallennettujen hakujen hallintalinkit ovat nyt selkeämpiä ja luotettavampia.

• Pipeline

  Pipelinea voi nyt suodattaa järjestelmätyypin mukaan puitesopimusten, pysyvien järjestelyjen ja dynaamisten hankintajärjestelmien löytämiseksi, ja järjestelmätyypin voi myös näyttää lajiteltavana sarakkeena listassa.

• Pipeline

  Yksityisten tarjouskilpailujen määräajat voi nyt poistaa.

Kun työskentelet tekoäly-bid managerin kanssa pitkään, samojen mieltymysten ja työtapojen toistaminen jokaisessa uudessa keskustelussa käy hankalaksi. Nyt voit pyytää agenttia muistamaan asiat, joiden pitäisi kulkea mukanasi, ilman että muistot jaetaan muiden kanssa.

Työtapasi siirtyvät seuraavaan keskusteluun

Pyydä agenttia muistamaan pysyvä mieltymys tai työtapa osana tavallista keskustelua. Kyse voi olla siitä, miten haluat vastausten olevan jäsenneltyjä, usein käyttämästäsi työmenetelmästä tai muusta pitkäaikaisesta valinnasta, joka tekee yhteistyöstä osuvampaa. Voit myös pyytää agenttia päivittämään muiston tarpeidesi muuttuessa tai unohtamaan sen, kun se ei enää päde.

Muistot ovat yksityisiä vain sinulle. Tämä pätee myös silloin, kun työskentelet kollegoiden kanssa jaetussa työtilassa tai tarjouksessa. Muut käyttäjät eivät saa muistojasi, eivätkä heidän muistonsa vaikuta siihen, miten agentti vastaa sinulle.

Agentti käyttää vain käsillä olevan keskustelun kannalta merkityksellisiä muistoja. Aiemmat mieltymykset voivat siis auttaa silloin, kun ne sopivat tilanteeseen, mutta kaikkea tallentamaasi ei tuoda jokaiseen vastaukseen. Turvatoimet estävät salaisuuksien ja maksutietojen tallentamisen, joten agenttimuisti on tarkoitettu työtavoille ja mieltymyksille, ei arkaluonteisten tietojen säilyttämiseen.

Näet ja hallitset kaiken, mitä agentti muistaa

Kun muisto lisätään, päivitetään tai poistetaan keskustelussa, muutos näkyy suoraan chatissa. Jos agentti tulkitsi pyyntösi väärin, voit kumota muutoksen heti ja jatkaa etsimättä erillistä asetusta.

Koko näkymä löytyy kohdasta Kirjasto → Agenttimuisti. Siellä voit lisätä muistoja itse, hakea niitä, muokata niiden sisältöä, nimetä niitä uudelleen ja poistaa niitä. Näin voit helposti siivota muistoja työtapasi muuttuessa ja hallita tarkasti, mitä agentti saa käyttää myöhemmissä keskusteluissa.

Voit käyttää keskustelua nopeaan muutokseen ja kirjastoa silloin, kun tarvitset kokonaiskuvan. Muistot pysyvät sidottuina käyttäjääsi ja niitä hallitaan yhdessä paikassa riippumatta siitä, minkä työtilan tai tarjouksen avaat.

Muita parannuksia

• Tekoäly-bid manager

  Kirjoita viestikenttään /, niin voit etsiä ja valita tiimisi taidon ennen viestin lähettämistä.

• Tekoäly-bid manager

  Agentti käyttää tilin kieltä, kun haluttu vastauskieli on epäselvä.

• Tarjoukset

  Avoimet tekstiasiakirjat päivittyvät reaaliajassa agentin kirjoittaessa.

• Tekoäly-bid manager

  Väärin muodostetut toimintolinkit näytetään käyttökelpoisina painikkeina.

• Tarjoukset

  Agentin luomat uudet asiakirjat näkyvät tarjoustyötilassa.

Tarjoushaun maavalikoima oli aiemmin rajattu Norjaan, Ruotsiin, Tanskaan, Suomeen ja Saksaan, vaikka Cobrief hakee jo eurooppalaisia hankintailmoituksia TEDistä. Näiden viiden maan ulkopuolisia markkinoita seuraavat tiimit eivät siksi ole voineet rajata hakuja, ilmoituksia ja markkinatietoa tarpeidensa mukaan. Nyt käytettävissä on koko ETA- ja EFTA-alue.

Valitse 31 Euroopan maasta

Maavalitsin sisältää nyt kaikki EU-maat sekä Islannin, Liechtensteinin, Norjan ja Sveitsin. Valintoja käytetään kaikissa hakuasetuksissa: tavallisissa tarjoushauissa, tallennetuissa hauissa ja ilmoituksissa, suorituspaikassa, markkinatiedossa sekä asetuksissa, joita agentti käyttää auttaessaan tiimiänne.

Esimerkiksi Alankomaiden, Itävallan ja Irlannin markkinoita seuraava tiimi voi nyt valita juuri nämä maat kiinteän pohjoismaisen oletuksen kiertämisen sijaan. Nykyiset haut ja oletusvalinnat on säilytetty, joten laajennus ei muuta jo käyttämiänne asetuksia.

Aluesuodattimet noudattavat kunkin maan rakennetta

Sijaintisuodattimet käyttävät kunkin maan virallista NUTS-alueluokitusta. Voitte avata maan ja valita olennaiset alueet siellä tarkoituksenmukaisella tasolla sen sijaan, että käytössä olisi yksi Norjaa varten suunniteltu malli. Saksassa ja Ranskassa käytetään laajempia aluetasoja, kun taas muita maita voi rajata yksityiskohtaisemmin.

Hankintailmoitukset, joilta puuttuu suorituspaikan kelvollinen aluekoodi, näkyvät kohdassa ”Muut sijainnit” sen sijaan, että ne jäisivät pois hausta. Näin alueellisesti luokitellut ilmoitukset erottuvat selvästi, mutta myös puutteellisia sijaintitietoja sisältävät olennaiset ilmoitukset pysyvät mukana.

Parannuksia hakuun ja avoimille tarjouspyyntösivuille

• Tarjouspyyntöhaku

  Avoimet tarjouspyyntösivut lataavat huomattavasti vähemmän JavaScriptiä ja kirjasimia, joten sisältö näkyy nopeammin mobiilissa.

• Tarjouspyyntöhaku

  Kirjautuneet käyttäjät, joilla ei ole työtilaa, voivat käyttää avoimia tarjouspyyntösivuja ilman uudelleenohjausta.

• Tarjouspyyntöhaku

  ”Kaikki maat” -valinta säilyttää nyt koko maavalikoiman eikä palaa työtilan oletusmaihin.

• Markkinanäkymät

  Markkinatietopaneelit näyttävät selvästi, kun hankintailmoitusten luettelo on rajattu ensimmäiseen 500 osumaan.

• Tarjouspyyntöhaku

  Uusimman eForms-version valintaperusteet jäsennetään nyt oikein, ja asiaan liittyvät hankintailmoitukset on käsitelty uudelleen.

Tarjoustiimin parhaat toimintatavat ovat usein yksittäisten ihmisten varassa: miten vaatimusmatriisi käydään läpi, mitkä referenssit kannattaa valita tai mitä pitää aina tarkistaa ennen tarjouksen jättämistä. Aina kun joku käyttää tekoäly-bid manageria, työskentelytapa täytyy selittää uudelleen. Nyt voitte opettaa sen agentille kerran ja jakaa sen koko tiimille.

Opeta työskentelytapa agentille kerran

Työtilan järjestelmänvalvojat voivat luoda kohdassa Kirjasto → Taidot uuden taidon, jolla on nimi, lyhyt kuvaus sopivista käyttötilanteista ja agentin noudattamat ohjeet. Taito voi esimerkiksi kuvata, miten pakolliset vaatimukset tarkistetaan, sopivat referenssiprojektit valitaan tai vastausten dokumentaatiotuki varmistetaan.

Kuvaus auttaa agenttia tunnistamaan, milloin taito on hyödyllinen. Kun tehtävä sopii siihen, agentti voi hakea ohjeet itse. Taitoa voi pyytää myös tavallisella kielellä, esimerkiksi ”käytä vaatimusmatriisin taitoa”. Kenenkään ei tarvitse muistaa teknistä nimeä tai liittää keskusteluun pitkää kehotetta.

Sama toimintatapa koko tiimille

Taidot kuuluvat työtilalle, eivät yksittäiselle käyttäjälle, tarjoukselle tai asiakirjalle. Vakiintuneet työnkulut ovat näin käytettävissä kaikessa tarjoustyössä, eikä tärkeä osaaminen katoa yhtä helposti vastuiden siirtyessä henkilöltä toiselle.

Järjestelmänvalvojat voivat päivittää ohjeita toimintatapojen kehittyessä. Tällä hetkellä tarpeettoman taidon voi poistaa käytöstä sen sisältöä poistamatta. Agentti voi käyttää vain aktiivisia taitoja. Se voi lukea niitä, mutta ei muuttaa niitä itsenäisesti.

Taidot eroavat AI-ohjeista: AI-ohjeet ovat pysyviä linjauksia, joita noudatetaan aina, kun taas taito on tiettyä tehtävätyyppiä varten haettava konkreettinen toimintatapa.

Katso ohjekeskuksesta, miten taitoja luodaan ja käytetään.

Lisää parannuksia tekoäly-bid manageriin

• Tekoäly-bid manager

  Ilmaiskäyttäjät voivat nyt kokeilla agenttikeskustelua pakettiin sisältyvällä AI-käytöllä ennen maksullisen tilauksen valitsemista.

• Käyttäjähallinta

  Järjestelmänvalvojat saavat sähköpostin, kun työtila on käyttänyt 80 ja 100 prosenttia kuukausittaisesta AI-kapasiteetistaan.

• Tekoäly-bid manager

  Pitkiä agenttiajoja ei enää keskeytetä viiden minuutin jälkeen.

• Tekoäly-bid manager

  Virheelliset taidot eivät pysäytä muuta agenttiajoa. Samannimisistä taidoista ja täyttyneestä kapasiteetista annetaan selkeät virheilmoitukset.