Varaumat ja poikkeamat tarjouksessa: milloin ne voivat johtaa tarjouksen hylkäämiseen?

Moni toimittaja lisää tarjoukseensa pienen varauman varmuuden vuoksi. Hieman pidempi toimitusaika, 30 päivän maksuaika 14 päivän sijaan tai lause, jonka mukaan jokin ”edellytetään”. Se tuntuu varovaiselta ja järkevältä. Usein näyttää kuitenkin olevan päinvastoin: varaumat toistuvat Norjan tapauksissa, joissa tarjous on hylätty. Käymme tässä läpi Norjan sääntöjen avulla, mitä säännöt oikeasti sanovat, missä raja kulkee ja mitä voit tehdä sen sijaan.

Mikä poikkeama on ja miksi varauma lasketaan poikkeamaksi

Yksinkertaisesti sanottuna poikkeama tarkoittaa, että tarjous eroaa yhdessä tai useammassa kohdassa siitä, mitä hankintayksikkö on pyytänyt tarjouspyynnössä (Norjassa konkurransegrunnlag). Kyse voi olla siitä, että tarjoat eri ratkaisua kuin vaatimusmäärittely kuvaa. Mutta kyse voi olla myös siitä, että teet varauman sopimusehtoihin esimerkiksi maksun, vastuun tai toimitusajan osalta.

DFØ (Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, norjalainen viranomainen, joka ohjeistaa hankintasäännöistä) kuvaa asian näin: poikkeama kattaa sekä ratkaisut, jotka eivät vastaa vaatimusmäärittelyä, että sopimusehtoihin tehdyt varaumat. Kummassakin tapauksessa seuraus on sama. Jos hankintayksikkö hyväksyy tarjouksen, se ei voi vaatia toimitusta hankinta-asiakirjojen mukaisesti.

Varauma ei siis ole kohtelias huomautus. Se on poikkeama, ja poikkeamat on säännelty.

Mitä säännöt sanovat: on hylättävä ja voi hylätä

Norjan hankinta-asetus (anskaffelsesforskriften) erottaa tarjouksen sisältöön liittyen kaksi hylkäämisen tyyppiä. Säännöt ovat Norjan asetuksen § 24-8:ssa ETA-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa ja § 9-6:ssa niiden alittavissa hankinnoissa (joka viittaa pääosin samoihin perusteisiin).

Hankintayksikön on hylättävä tarjous, jota ”ei voida pitää sitovana” tai joka ”sisältää olennaisia poikkeamia hankinta-asiakirjoista”. Tässä hankintayksiköllä ei ole valinnanvaraa.

Hankintayksikkö voi hylätä tarjouksen, joka ”sisältää poikkeamia hankinta-asiakirjoista tai epäselvyyksiä, joita ei voida pitää merkityksettöminä”. Tässä ratkaisu on hankintayksikön harkinnassa.

Tämä tarkoittaa, että vain täysin merkityksettömistä poikkeamista voit olettaa selviäväsi. Kaikki tämän rajan ylittävä antaa hankintayksikölle vähintäänkin oikeuden hylätä tarjous. Ja DFØ kirjoittaa, että kynnys sille, mitä pidetään merkityksettömänä, on katsottava matalaksi, koska hankintayksikön on itse voitava päättää, mitä ostetaan ja millä ehdoilla.

Missä kulkee ”olennaisen” raja?

Asetus ei määrittele, mikä on olennainen poikkeama. Sisältö on muotoutunut oikeuskäytännössä ja KOFA:n (Klagenemnda for offentlige anskaffelser, Norjan julkisten hankintojen valituslautakunta) ratkaisuissa. DFØ:n ohjetta lukiessamme arvioinnissa toistuvat seuraavat seikat:

Millaisesta vaatimuksesta poiketaan ja kuinka tärkeä vaatimus on hankintayksikölle
Kuinka suuri poikkeama on
Voiko poikkeama vääristää toimittajien välistä kilpailua
Siirtääkö poikkeama riskiä sopimussuhteessa
Synnyttääkö poikkeama epävarmuutta siitä, miten tarjousta verrataan muihin
Voidaanko poikkeama hinnoitella

Kaksi asiaa kannattaa panna merkille. Ensinnäkin useat pienet poikkeamat voivat yhdessä muodostua olennaisiksi, vaikka mikään niistä ei yksinään olisi. Toiseksi: jos poikkeama tekee epäselväksi, miten tarjouksesi asetetaan järjestykseen muihin nähden (Norjassa puhutaan suhteellisen arvioinnin epävarmuudesta), sitä pidetään DFØ:n ohjeen mukaan aina olennaisena. Silloin hankintayksikön on hylättävä tarjous.

Esimerkki käytännöstä: teiden talvikunnossapitoa koskevassa kilpailutuksessa toimittaja teki varauman etuauraa ja lautaslevitintä koskeviin vaatimuksiin, koska muu kalusto sopi paremmin kyseiselle alueelle. Varauman ansiosta toimittajan ei kuitenkaan tarvinnut ostaa uutta traktoria, ja se pystyi siksi tarjoamaan alemman tuntihinnan kuin vaatimuksia noudattaneet. KOFA katsoi, että poikkeama vääristäisi kilpailua, että se oli olennainen ja että hankintayksikön oli hylättävä tarjous (KOFA-asia 2025/103). Asiaa ei muuttanut se, että sama varauma oli hyväksytty saman kunnan aiemmassa kilpailutuksessa.

Ja asteikon toisesta päästä: huonekaluhankinnassa toimittaja kirjoitti tarjouskirjeeseen omat maksuehtonsa, muun muassa ”netto 30 päivää”, kun hankintayksikkö oli pyytänyt ”jälkikäteen 30 päivän välein”. KOFA kutsui varaumaa ”täysin toissijaiseksi”, eikä sillä ollut mainittavia käytännön tai taloudellisia seurauksia. Silti lautakunta päätyi epäröiden siihen, että hankintayksiköllä oli oikeus hylätä tarjous, muun muassa koska kunnalla oli asiallinen syy haluta yhtenäiset sopimusehdot kaikkiin sopimuksiinsa (KOFA-asia 2013/8, ratkaistu edellisen asetuksen aikana, mutta DFØ käyttää sitä yhä esimerkkinä). Jopa vähäpätöinen maksuehtoja koskeva varauma voi siis maksaa sinulle koko kilpailun.

Missä moni kompastuu

Sääntöjen ja DFØ:n viittaamien KOFA-ratkaisujen perusteella nämä sudenkuopat toistuvat:

Omat vakioehdot. Edellä mainitussa huonekalutapauksessa KOFA oletti, että toimittaja oli yksinkertaisesti liittänyt mukaan oman vakioehtonsa huomaamatta hankintayksikön ehtoja. Lautakunta lisäsi, että yleinen varauma, joka koostuu toimittajan omista vakioehdoista kokonaisuudessaan, olisi ”selvästi” ollut olennainen. Älä siis liitä mukaan yrityksesi yleisiä myyntiehtoja tarkistamatta niitä sopimusta vasten.
Rasti kohdassa ”ei poikkeamia”, mutta poikkeamia tekstissä. Monessa tarjouslomakkeessa on ruutu, johon rastitetaan, ettei tarjouksessa ole varaumia. Rasti ei auta, jos sisältö sanoo muuta. Pesulapalveluja koskeneessa asiassa toimittaja oli rastittanut, ettei varaumia ole, mutta kirjoitti hintalomakkeeseen lauseen, jonka mukaan matot olivat ”tilaustuote, jolla on viikkohinta”, vaikka ne olisi pitänyt hinnoitella vuoroa kohden. Lause teki tarjouksesta vertailukelvottoman, ja KOFA piti sitä olennaisena poikkeamana. Ratkaisevaa, lautakunta kirjoitti, ”on oltava se, mitä on todellisuudessa tarjottu” (KOFA-asia 2022/277).
Epäselvyydet varaumien sijaan. Epämääräiset muotoilut eivät ole selkeitä varaumia turvallisempia. Asetuksessa todetaan suoraan, että toimittaja kantaa riskin tarjouksen epäselvyyksistä. Epäselvyydet, jotka eivät ole merkityksettömiä, voivat johtaa hylkäämiseen samalla tavalla kuin poikkeamat.
Toive siivota asiat jälkikäteen. Avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä neuvotteleminen tarjousten jättämisen määräajan jälkeen ei ole sallittua. Hankintayksikkö voi pyytää täsmennyksiä, mutta täsmennys ei saa johtaa tarjouksen parantamiseen. Varaumaa ei siis yleensä voi perua määräajan jälkeen.

Mitä kannattaa tehdä sen sijaan

Tärkein neuvo on yksinkertainen: kysy ennen määräaikaa sen sijaan, että teet varauman sen jälkeen.

Lue sopimusehdot yhtä tarkasti kuin vaatimusmäärittely. Käy ehdot läpi ajoissa ja päätä, voitteko hyväksyä ne, ennen kuin joku reagoi myöhään prosessissa.

Hyödynnä kysymyskierros. Hankintayksikkö kantaa riskin tarjouspyynnön epäselvyyksistä, ja Norjan sääntöjen mukaan sen on ETA-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa vastattava kysymyksiin viimeistään kuusi päivää ennen tarjousten määräaikaa edellyttäen, että olet kysynyt ajoissa. Vastaukset lähetetään kaikille. Jos jokin ehto on kohtuuton tai epäselvä, tämä on oikea paikka ottaa se esiin. Hankintayksikkö voi silloin muuttaa tarjouspyyntöä kaikille sen sijaan, että jäät yksin poikkeamasi kanssa.

Tarkista, salliiko kilpailutus vuoropuhelun. Norjassa hankintayksikkö voi tilbudskonkurranse-menettelyssä (norjalainen ETA-kynnysarvot alittavien sopimusten menettely, joka sallii vuoropuhelun määräajan jälkeen) valita käyvänsä vuoropuhelua toimittajien kanssa määräajan jälkeen, mutta vain jos siitä on kerrottu hankinta-asiakirjoissa. Neuvottelumenettelyssä poikkeamat voidaan neuvotella pois. Puhtaassa tarjouskilpailussa ei voida.

Jos varauma on silti pakko tehdä, tee se selkeästi ja hinnoittele se. Jos hankintayksikkö voi hinnoitella poikkeaman, on todennäköisempää, että tarjous arvioidaan eikä hylätä. Huomaa kuitenkin, että hankintayksikön on hinnoiteltava poikkeama sen mukaan, mitä se voi enimmillään maksaa, ei sen mukaan, mitä se todennäköisimmin maksaa. Varauma, jota ei voi hinnoitella, viittaa olennaiseen poikkeamaan.

Jos tarjouksenne hylätään, pyydä perustelut. Hankintayksikön on annettava kirjallinen ilmoitus ja lyhyet perustelut. Lue ne huolellisesti ja arvioi, kestääkö hylkääminen. Olemme kirjoittaneet lisää siitä, miten voit oppia tarjouskilpailuista, joita et voittanut.

Koskeeko tämä koko Eurooppaa?

Norjan säännöt perustuvat EU:n hankintadirektiiviin, direktiiviin 2014/24/EU, ja pääperiaate on yhteinen koko EU:ssa ja ETA:ssa: tarjous, joka poikkeaa hankinta-asiakirjoista, voidaan katsoa tarjouspyynnön vastaiseksi ja hylätä. Tämän artikkelin esimerkit ja ”olennaisen” raja ovat kuitenkin norjalaisia, ja ne voivat näyttää erilaisilta omassa maassasi.

Lyhyesti

Varauma on poikkeama, ja poikkeamat, jotka eivät ole merkityksettömiä, antavat hankintayksikölle oikeuden hylätä tarjous. Jos poikkeama on olennainen, hankintayksikön on hylättävä se. Turvallisinta on selvittää epäselvät asiat ennen määräaikaa ja jättää tarjous ilman varaumia. Me Cobriefilla keskustelemme mielellämme siitä, miten saat paremman otteen vaatimuksista ja ehdoista seuraavassa hankintakilpailussa.

Tämä artikkeli kuvaa Cobriefin näkemyksiä eikä ole oikeudellista neuvontaa. Säännöt muuttuvat säännöllisesti, joten tarkista aina voimassa olevat säännöt ja kyseisen kilpailutuksen tarjouspyyntö.