Soveltuvuusvaatimukset ja vertailuperusteet: kaksi kysymystä, joita ei pidä sekoittaa

”Meillä oli paras tarjous, mutta meidät suljettiin pois.” Moni toimittaja tunnistaa tämän kokemuksen, ja se kirpaisee. Meidän näkemyksemme mukaan yleinen selitys on, että toimittaja on sekoittanut kaksi asiaa, jotka näyttävät samanlaisilta mutta ratkaisevat aivan eri kysymykset: sinuun toimittajana kohdistuvat vaatimukset ja perusteet, joilla voittaja valitaan. Tässä selvitämme eron ja näytämme, miten voit käyttää sitä eduksesi.

Kaksi porttia, kaksi kysymystä

Hankintakilpailussa on käytännössä kaksi porttia. Ensimmäinen on soveltuvuusvaatimukset: toimittajalle asetetut vähimmäisvaatimukset, esimerkiksi talous, kokemus, osaaminen ja järjestelmät. Ne vastaavat kysymykseen ”pystyykö tämä toimittaja toimittamaan?”. Toinen portti on vertailuperusteet: hinta, laatu, ympäristö ja muut tekijät, jotka pisteytetään ja painotetaan. Ne vastaavat kysymykseen ”mikä tarjous on paras?”.

Logiikka on selvä. Norjan säännöissä, jotka panevat täytäntöön EU:n direktiivit, toimittaja, joka ei täytä soveltuvuusvaatimuksia, on suljettava pois, olipa tarjous kuinka hyvä tahansa. Yksityiskohdat voivat vaihdella maittain, mutta periaate on sama. Ja toisin päin: ylipätevyys ei tuo lisäpisteitä vertailussa. Soveltuvuus on pääosin joko hyväksytty tai hylätty, kun taas kilpailun ratkaisevat vertailuperusteet.

Yksi poikkeus kannattaa tuntea. Kilpailuissa, joissa on esikarsinta ja joissa hankintayksikkö rajaa, kuinka moni saa jättää tarjouksen, soveltuvat ehdokkaat asetetaan järjestykseen erillisten valintaperusteiden mukaan. Silloin sinun on ensin oltava soveltuva, sitten valittujen joukossa, ja vasta sen jälkeen tarjouksesi kilpailee vertailuperusteilla.

Miksi ero on olemassa

Ero tulee EU:n direktiiveistä, joihin julkisia hankintoja koskevat säännöt perustuvat koko ETA-alueella. Englanniksi puhutaan termeistä ”selection criteria” ja ”award criteria”. Ajatuksena on selkeys: ensin seulotaan toimittajat, jotka pystyvät hoitamaan tehtävän, ja sen jälkeen niiden tarjoukset kilpailevat tasavertaisesti.

Tarkoittaako tämä, ettei sama asia voi koskaan esiintyä molemmissa kohdissa? Ei. Säännöt sallivat saman näytön, esimerkiksi referenssihankkeiden, käytön sekä soveltuvuuden arvioinnissa että vertailussa, kunhan arvioitava asia on eri. Soveltuvuudessa kysytään, pystyykö yritys toimittamaan. Vertailussa perusteen on koskettava sen laatua, mitä todella toimitat juuri tässä sopimuksessa, ei yritystä yleisesti.

Selkein esimerkki ovat ihmiset. Toimeksiantoon tarjoamasi henkilöstön organisointi, pätevyys ja kokemus voivat olla vertailuperuste, jos henkilöstön laadulla on merkittävä vaikutus sopimuksen toteuttamiseen. Silloin ratkaisee tiimi, jonka asetat, ei yrityksen historia. Lue tarjouspyyntöasiakirjat huolellisesti, niin näet, mihin hankintayksikkö on sijoittanut minkäkin.

Missä moni kompastuu

• Yritysesittely kierrätetään. Soveltuvuusosio täytetään myyntitekstillä, ja vastaukset vertailuperusteisiin täytetään yleisellä yrityksen kehumisella. Kumpikin menee ohi.
• Vähimmäisvaatimukset dokumentoidaan innolla ja vertailuperusteet huolimattomasti. Voimat käytetään siellä, missä pisteitä ei jaeta.
• Ei nähdä, mikä on mitäkin. Vaatimus ”kokemuksesta vastaavista toimeksiannoista” voi olla vähimmäisvaatimus, vertailuperuste tai molemmat eri sisällöllä. Jos asia on epäselvä hankintailmoituksessa tai tarjouspyyntöasiakirjoissa, kysy hankintayksiköltä.
• Lomakkeita aliarvioidaan. EU- ja ETA-kynnysarvojen ylittävissä hankinnoissa ilmoitat soveltuvuutesi ESPD-lomakkeella (yhteinen eurooppalainen hankinta-asiakirja), ja virheet siinä aiheuttavat nopeasti ongelmia. Norjassa hankintayksikkö saa pyytää sinua toimittamaan puuttuvat tiedot tai korjaamaan virheet, mutta sillä ei ole siihen velvollisuutta. Suomessa yksityiskohdat voivat olla hieman erilaiset.

Näin käytät voimasi oikein

Lue tarjouspyyntöasiakirjat kahdesti. Ensimmäisellä kierroksella yksi kysymys: mitä meidän on täytettävä, jotta pääsemme ylipäätään mukaan? Käy läpi jokainen soveltuvuusvaatimus ja ole rehellinen. Jos jotain puuttuu, se on parempi huomata nyt. Toinen kierros: mikä tuo pisteitä, ja kuinka paljon? Jäsennä tarjous vertailuperusteiden ja niiden painotuksen mukaan, ja käytä eniten tilaa siihen, mistä on saatavissa eniten pisteitä.

Kokemuksemme Norjan markkinoilta on, että taitavimmat tarjousten kirjoittajat tekevät tämän lähes mekaanisesti. Vähimmäisvaatimuksiin vastataan lyhyesti, täsmällisesti ja todennettavasti. Pisteitä tavoitellaan siellä, missä niitä todella jaetaan.

Lyhyesti

Soveltuvuusvaatimukset ratkaisevat, pääsetkö mukaan. Vertailuperusteet ratkaisevat, voitatko. Pidä ne erillään, niin vältyt sekä poissulkemiselta muotoseikan takia että parhaiden perustelujesi tuhlaamiselta sinne, missä kukaan ei laske pisteitä.

Tämä artikkeli on Cobriefin arvio säännöistä ja käytännöstä, ei oikeudellista neuvontaa. Jos olet epävarma tietyssä kilpailussa, tarkista tarjouspyyntöasiakirjat ja harkitse asiantuntijan kuulemista.

Haluatko lisää silmäpareja sen arviointiin, miten jäsennätte tarjouksenne? Me Cobriefilla juttelemme mielellämme.