tarjouspyyntö

Tarjouspyyntö kuvaa, mitä hankintayksikkö haluaa ostaa ja miten tarjouskilpailu toteutetaan. Tämä on yksi hankintaprosessin tärkeimmistä asiakirjoista, sillä se kertoo toimittajille tarkalleen, mitä heidän on tehtävä osallistuakseen kilpailutukseen.

Mitä tarjouspyynnön tulee sisältää?

• Yksityiskohtainen kuvaus hankittavasta kohteesta (vaatimusmäärittely)
• Toimittajille asetetut vaatimukset (soveltuvuusvaatimukset)
• Tarjousten arviointiperusteet (vertailuperusteet)
• Käytännön tiedot määräajoista ja tarjousten jättämistavasta
• Hankintaan sovellettavat sopimusehdot

Esimerkiksi: jos kunta hankkii uusia kalusteita virastorakennukseensa, tarjouspyyntö kuvaisi tarkalleen tarvittavat kalusteet, materiaali- ja muotoiluvaatimukset, toimitusajat, ympäristövaatimukset sekä hinnan ja laadun painotuksen toimittajan valinnassa.

Keskeiset huomiot laadinnassa

• Ole riittävän selkeä, jotta kaikki toimittajat ymmärtävät, mitä pyydetään
• Älä aseta tiukempia vaatimuksia kuin on tarpeen
• Varmista, että vaatimukset ovat mitattavia ja objektiivisesti arvioitavissa
• Anna toimittajille riittävästi aikaa tarjoustensa valmisteluun

Suuremmissa kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa tarjouspyyntö on julkaistava HILMAssa, Suomen julkisten hankintojen ilmoituskanavassa. Cobrief auttaa toimittajia löytämään merkitykselliset tarjouspyynnöt ja arvioimaan tehokkaasti, kannattaako kilpailutukseen osallistua.

Hyvin laadittu tarjouspyyntö on ratkaisevan tärkeä onnistuneelle hankinnalle. Se varmistaa, että hankintayksikkö saa tarpeensa täyttäviä tarjouksia ja että toimittajat kilpailevat yhdenvertaisilla ehdoilla. Toimittajille on tärkeää lukea tarjouspyyntö huolellisesti arvioidakseen, voivatko ja haluavatko he osallistua kilpailutukseen.