Puitesopimukset selitettyinä: näin tilaukset ja kevennetyt kilpailutukset toimivat

Moni toimittaja tavoittelee yksittäisiä sopimuksia ja ohittaa samalla julkisen sektorin arvokkaimpia mahdollisuuksia: puitesopimukset. Paikka oikeassa puitesopimuksessa voi tarkoittaa tasaista liikevaihtoa useiden vuosien ajan. Jos juna menee ohi, seuraavaa voi joutua odottamaan pitkään. Tässä kerromme, miten puitesopimukset toimivat ja miten asemoit yrityksesi, esimerkkeinä Norjasta, jossa Cobrief toimii.

Mikä puitesopimus on

Puitesopimus on yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välinen sopimus, jossa vahvistetaan tietyn ajanjakson aikana tehtävien hankintasopimusten ehdot, erityisesti hinnat ja määrät. Määritelmä tulee EU:n hankintadirektiivistä (direktiivi 2014/24/EU, 33 artikla) ja koskee koko EU:ta ja ETA-aluetta. Norjassa se on pantu täytäntöön anskaffelsesforskriftenissä (Norjan julkisia hankintoja koskeva asetus), § 4-1. Hankkija ei siis sitoudu yhteen suureen ostoon, vaan rakentaa järjestelyn moniin tuleviin ostoihin. Varsinaiset ostot tehdään tilauksina (norjaksi avrop): puitesopimuksen ehdoilla tehtävinä hankintoina.

Puitesopimus ei ole oma menettelynsä. Hankkija tekee sopimuksen tavallisilla menettelyillä, ja siitä ilmoitetaan samalla tavalla kuin muistakin sopimuksista. Paikan saadaksesi sinun on siis voitettava tavallinen hankintakilpailu.

Puitesopimuksia käytetään, kun tarve toistuu: käsityöpalvelut, konsulttiapu, kulutustarvikkeet, henkilöstövuokraus. Pääsäännön mukaan puitesopimus voi olla voimassa enintään neljä vuotta. Poikkeukset edellyttävät erityisiä syitä, jotka liittyvät esimerkiksi sopimuksen tarkoitukseen, investointikustannuksiin tai käyttäjien tarpeisiin. Neljä vuotta on normaali, ja siksi nämä kilpailutukset palaavat säännöllisin väliajoin. Jokainen hankintailmoitus on mahdollisuus.

Neljän vuoden sääntö tulee EU:n hankintadirektiivin 33 artiklasta ja koskee siksi koko ETA-aluetta. Norjassa se on pantu täytäntöön anskaffelsesforskriftenin § 11-1:n neljännessä kappaleessa ja § 26-1:n neljännessä kappaleessa. Norjan erityisaloilla (vesi, energia, liikenne ja posti) sovelletaan sen sijaan forsyningsforskriftenia (Norjan erityisalojen hankintoja koskeva asetus), ja siellä raja on kahdeksan vuotta (§ 22-1, neljäs kappale).

Yksi toimittaja vai useampi

Puitesopimuksia on kahta päätyyppiä, ja ero vaikuttaa paljon arkeesi. Molempia sekä kevennettyä kilpailutusta koskevat säännöt tulevat direktiivin 33 artiklasta ja koskevat koko ETA-aluetta:

Yhden toimittajan sopimuksessa tilaukset tehdään suoraan sopimuksen ehdoilla. Jos voitat, toimitukset ovat käytännössä sinun koko sopimuskauden ajan.
Usean toimittajan sopimuksessa (puhutaan usein rinnakkaisista puitesopimuksista) hankkijan on etukäteen päätettävä, miten tehtävät jaetaan. Jos kaikki ehdot on vahvistettu sopimuksessa, käytetään jakoperustetta, esimerkiksi niin, että ensimmäiseksi sijoittunutta toimittajaa pyydetään aina ensin. Jos kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu, tehtävät ratkaistaan sopimuksen toimittajien välisellä uudella kilpailulla, jota Suomessa kutsutaan kevennetyksi kilpailutukseksi ja Norjassa nimellä minikonkurranse (minikilpailu). Myös yhdistelmä on mahdollinen, mutta silloin on oltava selvää, milloin kumpaakin tapaa käytetään.

Kevennetyssä kilpailutuksessa hankkijan on kirjallisesti pyydettävä tarjous niiltä sopimuksen toimittajilta, jotka pystyvät hoitamaan tehtävän, asetettava riittävä määräaika ja ratkaistava tehtävä puitesopimuksen hankinta-asiakirjoissa ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaan. Norjassa tämä on säädetty anskaffelsesforskriftenin § 26-3:ssa. Tilausmenettelyn on käytävä ilmi tarjouspyynnöstä. Lue se huolellisesti ennen kuin jätät tarjouksen, sillä se ratkaisee, millaista arkesi on, jos voitat.

Kevennettyjä kilpailutuksia on helppo aliarvioida. Paikka sopimuksessa ei silloin ole päämäärä sinänsä, vaan lippu jatkaa kilpailua, ja kilpailijoita on paljon vähemmän kuin avoimessa kilpailussa.

Miksi puitesopimukset ovat arvokkaampia kuin miltä näyttävät

Hankintailmoituksessa ilmoitettu arvo on kaikkien niiden sopimusten enimmäisarvo, jotka hankkija odottaa tekevänsä koko sopimuskauden aikana, optiot mukaan lukien. Tämä arvonlaskentatapa tulee direktiivin 5 artiklasta; Norjassa se on anskaffelsesforskriftenin § 5-4:ssä. Juuri tämä kokonaisarvo, ei yksittäinen tilaus, ratkaisee, mitkä kynnysarvot (norjaksi terskelverdier) ovat sovellettavissa ja siten missä sopimuksesta ilmoitetaan.

Meidän näkemyksemme mukaan todellinen arvo on ennustettavuudessa. Voit suunnitella henkilöstön ja ostot, rakennat suhdetta hankkijaan ja saat referenssejä, jotka painavat seuraavassa kilpailussa. Samalla on tärkeää tietää, että puitesopimus ei yleensä ole ostotakuu. Hankkija ei tavallisesti sitoudu tiettyyn määrään, ja usean toimittajan sopimuksissa tilaukset ratkaisevat, kuka todella saa liikevaihtoa.

Tarkista arvioitu arvo ja enimmäisarvo

EU:n tuomioistuimen Simonsen & Weel -tuomion (C-23/20, 2021) jälkeen hankkijan on ilmoitettava puitesopimuksen sekä arvioitu että enimmäismäärä tai -arvo hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä. Tämä koskee koko ETA-aluetta. Kun enimmäismäärä on saavutettu, sopimus on käytetty loppuun, eikä hankkija voi jatkaa ostamista sen perusteella ilman uutta kilpailutusta.

Toimittajalle tästä on hyötyä kahdella tavalla. Arvio kertoo, kuinka paljon liikevaihtoa on realistista odottaa. Enimmäisarvo kertoo, kuinka suureksi tehtävä voi kasvaa ja onko sinulla siihen kapasiteettia. Jos luvut puuttuvat, voi olla viisasta esittää kysymys kilpailun aikana ennen määräajan päättymistä.

Missä moni kompastuu

He voittavat paikan ja hellittävät. Usean toimittajan sopimuksissa paikka ei takaa mitään. Liikevaihto voitetaan kevennetyissä kilpailutuksissa, yksi kerrallaan.
He kohtelevat kevennettyjä kilpailutuksia muodollisuuksina. Muut sopimuksen toimittajat ovat päteviä kilpailijoita, jotka ovat jo voittaneet yhden kilpailun. Huolimattomat vastaukset häviävät huolellisesti valmistelluille myös tässä.
He eivät lue tilausmekanismia. Jakoperuste ja kevennetty kilpailutus tarkoittavat täysin erilaista arkea. Kumpaa sovelletaan, kerrotaan tarjouspyynnössä.
He huomaavat hankintailmoituksen liian myöhään. Vain puitesopimuksen osapuolina olevat toimittajat voivat saada sen perusteella sopimuksia (Norjassa anskaffelsesforskriften § 26-1, kolmas kappale). Uusia toimittajia ei oteta mukaan kesken kauden, joten markkina voi käytännössä olla suljettu jopa neljä vuotta.

Näin asemoit yrityksesi

Kartoita oman alasi puitesopimukset: kenellä ne ovat nyt ja milloin ne päättyvät? Päättymispäivä kertoo, milloin seuraava kilpailutus todennäköisesti tulee, ja antaa sinulle aikaa valmistautua. Muista, että sinun on huomattava itse puitesopimus. Norjassa hankkijalla ei ole velvollisuutta ilmoittaa sen perusteella tehtävistä tilauksista (anskaffelsesforskriften § 21-6, toinen kappale), joten niitä et näe Doffinissa, Norjan kansallisessa julkisten hankintojen tietokannassa. Ota käyttöön tarjoushälytys (norjaksi anbudsvarsling), jotta uudet hankintailmoitukset eivät jää huomaamatta. Ja jos sinulla on jo paikka sopimuksessa: kohtele jokaista kevennettyä kilpailutusta täysipainoisena tarjouskilpailuna, samalla huolellisuudella.

Lyhyesti

Puitesopimukset ovat pitkäaikaisia lippuja julkiselle sektorille: ehdot sovitaan kerran, ostot tehdään tilauksina, ja usean toimittajan sopimuksissa liikevaihto ratkaistaan kevennetyissä kilpailutuksissa. Seuraa päättymispäiviä, sillä niissä ovat suuret mahdollisuudet.

Tämä artikkeli kuvaa Cobriefin näkemyksiä eikä ole oikeudellista neuvontaa. Ota yhteyttä asiantuntijaan, jos olet epävarma siitä, miten säännöt koskevat omaa tilannettasi.

Me Cobriefilla keskustelemme mielellämme siitä, miten saat markkinasi puitesopimukset haaviisi ennen kilpailijoitasi.