El proceso de contratación paso a paso: así se ve desde el lado del proveedor

Es fácil pensar que una licitación empieza el día en que aparece el anuncio. Pero para entonces ya hay mucho decidido. La necesidad está definida, los requisitos están redactados y, a menudo, otros proveedores llevan meses en diálogo con el comprador. Aquí repasamos todo el recorrido de una contratación pública, paso a paso, y mostramos lo que conviene hacer en cada paso. Cuando usamos ejemplos de Noruega, donde tiene su sede Cobrief, lo indicamos.

El comprador trabaja en tres fases

Las compras públicas siguen un recorrido fijo. En Noruega, la DFØ (la Agencia Noruega de Gestión Pública y Financiera), el organismo especializado del Estado en contratación, divide el proceso de contratación en tres fases. Esas mismas tres fases te afectan, licites donde licites dentro de la UE y el EEE:

1. Definir la necesidad y preparar la licitación. El comprador averigua qué necesita, estudia el mercado, elige el procedimiento y redacta los requisitos.
2. Llevar a cabo la licitación. La licitación se anuncia, los proveedores presentan sus ofertas y el comprador evalúa y elige.
3. Seguimiento del contrato. Se firma el contrato y el comprador comprueba que el proveedor cumple lo acordado.

Como proveedor, es fácil dedicar casi todo el tiempo a la fase intermedia. Es comprensible, porque ahí se redacta la oferta. Pero es en la primera fase donde se fijan los requisitos, y en la última donde se gana el dinero.

Empezamos por las fases del comprador porque es el orden al que tienes que ajustarte. A continuación seguimos esas mismas tres fases, pero vistas desde tu lado. Así, la fase de licitación se divide de forma natural en tres: el anuncio, la oferta y la adjudicación. En total, cinco pasos.

Paso 1: Antes del anuncio

Todo empieza con una necesidad en un ayuntamiento, un organismo o una empresa pública. El comprador tiene que averiguar qué necesita realmente, cuánto costará y cómo es el mercado. Las normas permiten que el comprador estudie el mercado y hable con proveedores antes de la licitación, siempre que todos reciban el mismo trato. Esto se llama diálogo con el mercado y suele adoptar la forma de jornadas de diálogo, reuniones individuales o preguntas por escrito al mercado.

En esta fase el comprador también calcula el valor de la contratación. El valor determina qué normas se aplican y dónde se anuncia la licitación. En Noruega, la ley noruega de contratación pública se aplica a partir de 500 000 coronas noruegas sin IVA. A partir de 1,3 millones de coronas noruegas sin IVA existe la obligación de anunciar a nivel nacional, y a partir de los umbrales del EEE se aplican plenamente las normas europeas comunes. Hemos explicado los umbrales en un artículo dedicado a los umbrales.

Lo que conviene hacer aquí: Sigue los anuncios de información previa y las jornadas de diálogo de los compradores a los que quieres suministrar. Si acudes y aportas tu opinión, contribuyes a dar forma a los requisitos a los que luego tendrás que responder.

Paso 2: Anuncio y pliegos

Cuando el comprador está listo, se publica el anuncio de licitación. En Noruega se envía a través de Doffin, la base de datos nacional noruega de contratación pública. Si el valor supera el umbral del EEE, Doffin remite el anuncio a TED, la base de datos común de la UE, donde se publica primero. Poco después aparece también en Doffin. La publicación en TED por encima del umbral del EEE se aplica en toda la UE y el EEE.

Junto con el anuncio llegan los pliegos. Son el conjunto de documentos que describen qué se va a comprar, quién puede participar y cómo se valorarán las ofertas. Conviene distinguir desde el principio dos tipos de requisitos:

• Los requisitos de solvencia deciden si puedes participar. Normalmente solvencia económica, experiencia y certificaciones.
• Los criterios de adjudicación deciden quién gana. Normalmente precio, calidad y medio ambiente, con una ponderación.

Hemos escrito un artículo aparte sobre por qué no debes mezclarlos. Esta distinción se aplica en toda la UE y el EEE.

Por encima del umbral del EEE, presentas el ESPD (el Documento Europeo Único de Contratación, DEUC) como prueba preliminar de que cumples los requisitos de solvencia. La documentación completa suele pedirse solo a quien va camino de ganar.

En esta fase puedes plantear preguntas al comprador. Las respuestas se envían a todos los participantes y pasan a formar parte de la base de la licitación. El plazo para preguntar suele llegar antes de lo que uno espera.

Lo que conviene hacer aquí: Haz una valoración rápida de si la licitación merece tu tiempo. ¿Cumplís los requisitos de solvencia? ¿La ponderación os favorece? ¿Llegáis a tiempo? Envía las preguntas pronto.

Paso 3: Se presenta la oferta

El plazo de presentación es absoluto. Una oferta que llega tarde debe rechazarse, y esto se aplica en toda la UE y el EEE. Lo mismo ocurre si el proveedor no cumple los requisitos de solvencia: el comprador tiene entonces la obligación de rechazarla, no solo el derecho. En Noruega, el reglamento permite que el comprador pida subsanar o aclarar determinada información, pero es algo que el comprador puede hacer, no que deba hacer.

La oferta debe responder a lo que los pliegos preguntan realmente, con la estructura que ha pedido el comprador. Si introduces reservas y desviaciones respecto a los requisitos, en el peor de los casos la oferta puede ser rechazada.

Lo que conviene hacer aquí: Presenta con tiempo, nunca en el último segundo. Haz una comprobación aparte de que están todos los anexos obligatorios y de que los archivos tienen el formato correcto.

Paso 4: Evaluación, adjudicación y periodo de espera

Tras el plazo, el comprador evalúa las ofertas conforme a los criterios de adjudicación y la ponderación anunciados. Después se envía una notificación a los proveedores afectados sobre quién ha sido elegido. La notificación debe estar motivada, y esa obligación de motivar se aplica en toda la UE y el EEE. Según el reglamento noruego, la motivación debe dar «el nombre del proveedor elegido y una exposición de las características y ventajas relativas de la oferta elegida conforme a los criterios de adjudicación».

A continuación viene un periodo de espera: un tiempo antes de que pueda firmarse el contrato. Por encima del umbral del EEE es de al menos diez días contados desde el día siguiente al envío de la notificación, y esto te afecta en cualquier lugar de la UE y el EEE. La idea es que los proveedores que consideren que algo se ha hecho mal tengan tiempo de reclamar antes de que se celebre el contrato. Ese derecho a reclamar lo tienes licites donde licites. En Noruega puedes reclamar directamente al comprador, ante la KOFA (la comisión noruega de reclamaciones en materia de contratación pública) o ante los tribunales.

Lo que conviene hacer aquí: Lee la motivación con atención, tanto si has ganado como si has perdido. Te dice qué valoró realmente el comprador. Hemos escrito sobre cómo aprender de las licitaciones que no ganaste.

Paso 5: Contrato y seguimiento

Cuando termina el periodo de espera, se firma el contrato. Empieza entonces la fase a la que los propios compradores dedican mucho tiempo: comprobar que lo prometido en la oferta se entrega de verdad. Para ti como proveedor, es la fase en la que se construye tu reputación. Los compradores hablan entre ellos, y unas buenas referencias de un contrato suelen ser la puerta de entrada al siguiente.

Si el contrato es un acuerdo marco, ahora llegan los pedidos concretos. Los pedidos basados en un acuerdo marco no se anuncian, así que lo que tienes que detectar es el propio acuerdo marco cuando se licita. Los acuerdos marco funcionan así en toda la UE y el EEE. Hemos explicado cómo funcionan los acuerdos marco en un artículo aparte.

Donde muchos tropiezan

Tal como leemos el proceso, los mismos errores se repiten entre los proveedores que son nuevos en el sector público:

• Descubren la licitación demasiado tarde. El anuncio es el comienzo del trabajo en la oferta, pero el final de la planificación del comprador. Para entonces, los requisitos ya están fijados.
• Redactan antes de comprobar los requisitos de solvencia. Si os falta un certificado o una referencia, es mejor saberlo el primer día que la última noche.
• Subestiman la ronda de preguntas. Las dudas que podrían haberse aclarado pronto se convierten en conjeturas dentro de la oferta.
• Presentan la oferta muy cerca del plazo. Entonces no queda margen para un archivo que no se deja subir.
• No leen la motivación después de perder. Así, la siguiente oferta cae en la misma trampa.

Qué deberías hacer

Prepara un resumen sencillo de qué compradores son importantes para vosotros y sigue sus anuncios de información previa y jornadas de diálogo. Usa alertas de licitaciones para que los anuncios lleguen a vosotros, en lugar de tener que buscarlos.

Cuando aparezca una licitación, haced la valoración antes de empezar a redactar: requisitos de solvencia, ponderación, plazo y valor del contrato. Enviad las preguntas pronto. Fijad un plazo interno de entrega con antelación suficiente respecto al oficial. Y leed la motivación después, sea cual sea el resultado.

Para terminar

Una contratación pública es más que un anuncio y un plazo. Es un recorrido de varios pasos, en el que el principio y el final a menudo deciden más que la propia redacción de la oferta. Si entiendes todo el recorrido, puedes estar presente donde se fijan los requisitos, y no solo donde se entrega la oferta.

Este contenido refleja las valoraciones de Cobrief y está pensado como orientación, no como asesoramiento jurídico. Si tienes dudas sobre una licitación concreta, pregunta al comprador dentro del plazo para preguntas.

En Cobrief estaremos encantados de hablar contigo sobre cómo trabajar de forma más inteligente durante todo el proceso de contratación.