Los acuerdos marco explicados: cómo funcionan los pedidos y las minilicitaciones

Muchos proveedores persiguen contratos sueltos y pasan por alto algunas de las oportunidades más valiosas del sector público: los acuerdos marco. Un puesto en el acuerdo marco adecuado puede suponer una facturación estable durante varios años. Si se le escapa el tren, el siguiente puede tardar mucho en pasar. Aquí explicamos cómo funcionan los acuerdos marco y cómo posicionarse, con ejemplos de Noruega, donde tiene su sede Cobrief.

Qué es un acuerdo marco

Un acuerdo marco es un acuerdo entre uno o varios poderes adjudicadores y uno o varios proveedores que fija las condiciones de los contratos que se adjudicarán durante un periodo determinado, en particular en lo que respecta al precio y la cantidad. La definición procede de la directiva europea de contratación pública (Directiva 2014/24/UE, artículo 33) y se aplica en toda la UE y el EEE. En Noruega está transpuesta en el anskaffelsesforskriften (el reglamento noruego de contratación pública), § 4-1. Es decir, el comprador no se compromete a una única compra grande, sino que monta un sistema para muchas compras futuras. Las compras propiamente dichas se realizan mediante pedidos (en noruego avrop): encargos en las condiciones del acuerdo marco.

El acuerdo marco no es un procedimiento propio. El comprador utiliza los procedimientos habituales para celebrarlo, y se anuncia igual que los demás contratos. En otras palabras, es una licitación normal la que tiene que ganar para obtener un puesto.

Los acuerdos marco se usan cuando la necesidad se repite: servicios de oficios, consultoría, material fungible, personal temporal. Como regla general, un acuerdo marco no puede durar más de cuatro años. Las excepciones requieren circunstancias especiales, por ejemplo relacionadas con el objeto del acuerdo, los costes de inversión o las necesidades de los usuarios. Cuatro años es lo normal, y por eso estas licitaciones vuelven a intervalos regulares. Cada convocatoria es una oportunidad.

La regla de los cuatro años procede del artículo 33 de la directiva europea de contratación pública y, por tanto, se aplica en todo el EEE. En Noruega está transpuesta en el anskaffelsesforskriften, § 11-1, apartado cuarto, y § 26-1, apartado cuarto. En los sectores especiales noruegos (agua, energía, transporte y servicios postales) se aplica en su lugar el forsyningsforskriften (el reglamento noruego de contratación en los sectores especiales), y allí el límite es de ocho años (§ 22-1, apartado cuarto).

Un proveedor o varios

Los acuerdos marco tienen dos variantes principales, y la diferencia influye mucho en su día a día. Las normas de ambas, y las de las minilicitaciones, proceden del artículo 33 de la directiva y se aplican en todo el EEE:

Con un solo proveedor, los pedidos se hacen directamente en las condiciones del acuerdo. Si gana, las entregas son en la práctica suyas durante la vigencia del acuerdo.
Con varios proveedores (a menudo llamados acuerdos marco paralelos), el comprador debe decidir de antemano cómo se reparten los encargos. Si todas las condiciones están fijadas en el acuerdo, se utiliza una clave de reparto, por ejemplo que siempre se consulte primero al proveedor clasificado en primer lugar. Si no todas las condiciones están fijadas, los encargos se adjudican tras una nueva licitación entre los proveedores del acuerdo, lo que en la práctica se llama minilicitación o segunda licitación (en noruego minikonkurranse). También es posible una combinación, pero entonces debe quedar claro cuándo se usa cada forma.

En una minilicitación, el comprador debe consultar por escrito a los proveedores del acuerdo capaces de ejecutar el encargo, fijar un plazo suficiente y adjudicar el encargo según los criterios de adjudicación indicados en los pliegos del acuerdo marco. En Noruega esto figura en el anskaffelsesforskriften § 26-3. La forma de realizar los pedidos debe constar en los pliegos. Léalos con atención antes de presentar su oferta, porque determinan cómo será su día a día si gana.

Es fácil subestimar las minilicitaciones. Un puesto en el acuerdo no es entonces un fin en sí mismo, sino una entrada para seguir compitiendo, con muchos menos competidores que en un procedimiento abierto.

Por qué los acuerdos marco valen más de lo que parece

El valor que figura en el anuncio de licitación es el valor máximo de todos los contratos que el comprador prevé adjudicar durante toda la vigencia del acuerdo, incluidas las opciones. Este método de cálculo procede del artículo 5 de la directiva; en Noruega figura en el anskaffelsesforskriften § 5-4. Es este valor total, y no el pedido individual, el que determina qué umbrales (en noruego terskelverdier) se aplican y, por tanto, dónde se anuncia el acuerdo.

A nuestro juicio, el verdadero valor está en la previsibilidad. Puede planificar la plantilla y las compras, construye una relación con el comprador y obtiene referencias que cuentan en la siguiente licitación. Al mismo tiempo, es importante saber que un acuerdo marco no suele ser una garantía de compra. El comprador normalmente no se compromete a un volumen determinado, y en los acuerdos con varios proveedores son los pedidos los que deciden quién factura realmente.

Compruebe el valor estimado y el valor máximo

Desde la sentencia del Tribunal de Justicia de la UE en el asunto Simonsen & Weel (C-23/20, 2021), el comprador debe indicar tanto la cantidad o el valor estimado como la cantidad o el valor máximo del acuerdo marco en el anuncio o en los pliegos. Esto se aplica en todo el EEE. Una vez alcanzado el máximo, el acuerdo se agota y el comprador no puede seguir comprando a través de él sin una nueva licitación.

Para usted como proveedor, esto es útil de dos maneras. La estimación le dice cuánta facturación es realista esperar. El máximo le dice hasta dónde puede crecer el encargo y si tiene capacidad para asumirlo. Si faltan las cifras, puede ser buena idea plantear una pregunta durante la licitación antes de que venza el plazo.

Donde muchos tropiezan

Ganan el puesto y se relajan. En los acuerdos con varios proveedores, el puesto no garantiza nada. La facturación se gana en las minilicitaciones, una a una.
Tratan las minilicitaciones como un mero trámite. Los demás del acuerdo son competidores cualificados que ya han ganado una licitación. Las respuestas descuidadas pierden frente a las trabajadas, también aquí.
No leen el mecanismo de pedidos. Una clave de reparto y una minilicitación suponen un día a día completamente distinto. Cuál se aplica figura en los pliegos.
Descubren la convocatoria demasiado tarde. Solo los proveedores que son parte del acuerdo marco pueden obtener contratos basados en él (en Noruega, anskaffelsesforskriften § 26-1, apartado tercero). No entran proveedores nuevos durante su vigencia, así que el mercado puede quedar cerrado en la práctica hasta cuatro años.

Cómo posicionarse

Haga un mapa de los acuerdos marco de su sector: ¿quién los tiene hoy y cuándo vencen? La fecha de vencimiento le indica cuándo llegará probablemente la próxima licitación y le da tiempo para prepararse. Recuerde que lo que tiene que detectar es el propio acuerdo marco. En Noruega, el comprador no está obligado a anunciar los pedidos basados en él (anskaffelsesforskriften § 21-6, apartado segundo), así que no los verá en Doffin, la base de datos nacional noruega de contratación pública. Configure alertas de licitaciones (en noruego anbudsvarsling) para que no se le escape ninguna convocatoria nueva. Y si ya tiene un puesto en un acuerdo: trate cada minilicitación como una licitación completa, con el mismo esmero.

En resumen

Los acuerdos marco son billetes a largo plazo para entrar en el sector público: las condiciones se pactan una vez, las compras llegan mediante pedidos y, en los acuerdos con varios proveedores, la facturación se decide en las minilicitaciones. Esté atento a las fechas de vencimiento, porque ahí están las grandes oportunidades.

Este artículo refleja la valoración de Cobrief y no constituye asesoramiento jurídico. Consulte a un asesor si tiene dudas sobre cómo se aplican las normas en su caso.

En Cobrief estaremos encantados de hablar con usted sobre cómo detectar los acuerdos marco de su mercado antes que sus competidores.