¿Perdiste la licitación? Así aprendes de las ofertas que no ganaste

Muchos proveedores leen la notificación de rechazo, se encogen de hombros y pasan al siguiente plazo. Es comprensible, pero así se pierden la información más concreta que existe en las compras públicas: una explicación por escrito de por qué ganó otro. Aquí te mostramos cómo extraer esa información, paso a paso.

Tienes derecho a una motivación

Cuando el órgano de contratación adjudica el contrato, debe notificar la adjudicación a todos los licitadores de forma motivada. Según la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP), la notificación debe identificar al adjudicatario y exponer las razones de la decisión, con las características y ventajas de la oferta seleccionada medidas frente a los criterios de adjudicación. En lenguaje llano: qué tenía de bueno la oferta ganadora y qué la hizo mejor que la tuya.

No es una particularidad española. El derecho a una motivación y la posibilidad de recurrir derivan de las normas europeas de recursos y se aplican en todo el EEE. Lo que varía de un país a otro es ante quién recurres y cuánto puedes llegar a ver de la oferta ganadora.

Cómo leer la motivación como un profesional

Una motivación no es un trámite, es materia prima para mejorar. Léela frente a los criterios de adjudicación de la licitación, es decir, frente a lo que el órgano de contratación dijo que iba a valorar.

Pregúntate:

• ¿Perdiste por precio o por calidad? Son dos problemas completamente distintos con dos soluciones completamente distintas.
• ¿Cuál fue la diferencia? Perder por poco en calidad no significa lo mismo que quedar muy atrás.
• ¿Hubo algo que el órgano de contratación no encontró en tu oferta? La capacidad suele estar en la empresa, pero nunca quedó clara sobre el papel.
• ¿Te excluyeron por motivos formales? Entonces el problema no está en tu oferta sino en tus procedimientos, por ejemplo que los requisitos de solvencia o los formularios obligatorios no se contestaran correctamente.

¿Te parece que la motivación es demasiado escueta para responder a estas preguntas? Pide una ampliación de inmediato. Una motivación de la que no puedes aprender nada tampoco cumple lo que exige la norma.

El plazo de espera es tu pausa para pensar

Entre la notificación de la adjudicación y la formalización del contrato hay un plazo de espera. Cuando el contrato es susceptible de recurso especial en materia de contratación, el artículo 153.3 de la LCSP impide formalizarlo antes de que transcurran quince días hábiles desde que se remite la notificación de la adjudicación a los licitadores.

Ese plazo existe precisamente para que tú y los demás que no llegaron podáis valorar si todo se hizo correctamente, y reaccionar antes de que el contrato sea un hecho. Úsalo activamente: lee la motivación con detalle, pide una ampliación si algo no queda claro, y comunica al órgano de contratación cuanto antes si crees que se ha cometido un error.

El plazo para interponer el recurso especial es también de quince días hábiles, conforme al artículo 50.1 de la LCSP. En la práctica, el mismo tiempo te sirve para analizar y para decidir si recurres.

Acceso al expediente: ver qué entregó realmente el ganador

Aquí es donde más difieren las normas nacionales. En España, la vía natural para ver el detalle es el propio procedimiento de recurso: el Tribunal requiere al órgano de contratación el expediente y su informe sobre el recurso, conforme al artículo 56.2 de la LCSP, y después, conforme al artículo 56.3, se concede a los interesados un plazo común de cinco días hábiles para formular alegaciones.

Es decir, el acceso está vinculado al recurso más que a tu condición de licitador descartado, y los secretos comerciales y técnicos de los competidores siguen protegidos. Por eso conviene planificar: si quieres entender de verdad cómo estaba construida la oferta ganadora, tienes que decidirlo dentro de esos quince días hábiles, no meses después.

En Noruega en cambio, la legislación general de transparencia abre tanto el expediente como la oferta ganadora una vez elegido el proveedor, con los secretos comerciales tachados. En Suecia el acceso deriva igualmente del principio general de publicidad; en Finlandia llega por el derecho de acceso que te corresponde como parte en el procedimiento. Si también licitas en esos mercados, allí tendrás bastante más acceso que aquí.

¿Cuándo conviene recurrir y cuándo dejarlo pasar?

Primero, una distinción importante: ¿discrepas del juicio técnico del órgano de contratación, o crees que se ha cometido un error? En la valoración discrecional el margen del órgano es amplio. Los errores, como una motivación inexistente, criterios de adjudicación modificados a mitad del procedimiento, o un ganador que no cumplía los requisitos, sí puedes combatirlos.

En España tienes tres vías:

• Dirigirte al órgano de contratación. Gratuito, informal y a menudo lo más eficaz, sobre todo durante el plazo de espera mientras la decisión todavía puede corregirse.
• Recurso especial en materia de contratación. Ante el Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales o el tribunal autonómico equivalente, en quince días hábiles. Es la vía especializada y sus resoluciones son vinculantes.
• Jurisdicción contencioso-administrativa. Para asuntos mayores, por ejemplo reclamaciones de daños y perjuicios, pero conviene contar con abogado y el umbral es más alto.

Los tribunales administrativos de recursos contractuales son la solución española. Lo relevante para ti, si presentas licitaciones en otros países europeos, es que un sistema de recursos equivalente debe existir en todo el EEE, porque deriva de las mismas normas de la UE. La forma cambia mucho: Dinamarca y Noruega tienen un órgano especializado de reclamaciones, Suecia y Finlandia un tribunal administrativo, Alemania la Vergabekammer, y los Países Bajos el juez civil en procedimiento de urgencia.

Y a veces la respuesta correcta es no recurrir: si el análisis demuestra que perdiste limpiamente, la conclusión vale más que la revancha.

Convierte el análisis de derrotas en una rutina fija

Lo que deberías hacer, en una sola lista:

1. Archiva cada motivación junto con la oferta a la que corresponde, no en el correo sino donde el equipo pueda encontrarla.
2. Clasifica la derrota: precio, calidad, formalidades o licitación equivocada. Una categoría por derrota.
3. Pide una ampliación en cuanto la motivación sea demasiado escueta, y hazlo dentro del plazo de quince días hábiles.
4. Busca patrones a lo largo del tiempo. Si siempre pierdes por el mismo criterio, has encontrado tu próximo proyecto de mejora.
5. Revisa si eliges las licitaciones adecuadas. Muchas "derrotas" son ofertas que nunca debieron presentarse. Lee el anuncio de licitación con ojo crítico antes de dedicar dos semanas a una oferta, y usa las alertas de licitaciones para encontrar las que de verdad encajan con vosotros.

Si usáis Cobrief, toda esa rutina puede vivir en la propia licitación, con la motivación, los documentos obtenidos, el motivo de la derrota y los patrones en un mismo sitio: consulta cómo hacer el análisis de derrotas en Cobrief.

Las derrotas son datos

Una licitación perdida ya es lo bastante costosa, no dejes que además se desperdicie. La motivación, el acceso al expediente y el plazo de espera son herramientas que la norma te da gratis, y usadas con método convierten cada derrota en un punto de partida algo mejor para la siguiente oferta.

En Cobrief estaremos encantados de hablar de cómo encontrar, y ganar, más de las licitaciones adecuadas.