Requisitos de solvencia y criterios de adjudicación: dos preguntas que no debe confundir

«Teníamos la mejor oferta, pero nos excluyeron». Es una experiencia que muchos proveedores reconocen, y duele. A nuestro juicio, una explicación frecuente es que el proveedor ha confundido dos cosas que se parecen, pero que deciden preguntas completamente distintas: los requisitos que se le exigen como proveedor y los criterios que eligen al ganador. Aquí aclaramos la diferencia y le mostramos cómo aprovecharla.

Dos puertas, dos preguntas

Una licitación tiene en la práctica dos puertas. La primera son los requisitos de solvencia: requisitos mínimos para usted como proveedor, por ejemplo situación económica, experiencia, competencias y sistemas. Responden a la pregunta «¿es este proveedor capaz de ejecutar el contrato?». La segunda puerta son los criterios de adjudicación: precio, calidad, medio ambiente y otros aspectos que se puntúan y ponderan. Responden a la pregunta «¿qué oferta es la mejor?».

La lógica es fija. Según las normas noruegas, que transponen las directivas de la UE, un proveedor que no cumple los requisitos de solvencia debe ser excluido, por buena que sea su oferta. Los detalles pueden variar de un país a otro, pero el principio es el mismo. Y a la inversa: estar sobrecualificado no da puntos extra en la adjudicación. La solvencia es, en esencia, apto o no apto, mientras que la competencia se decide por los criterios.

Hay una excepción que conviene conocer. En los procedimientos con preselección, en los que el comprador limita cuántos pueden presentar oferta, los candidatos que cumplen la solvencia se clasifican según criterios de selección propios. En ese caso, primero tiene que acreditar la solvencia, después estar entre los seleccionados, y solo entonces su oferta compite en los criterios de adjudicación.

Por qué existe la distinción

La distinción procede de las directivas de la UE en las que se basan las normas de compras públicas en todo el EEE. En inglés se denominan «selection criteria» y «award criteria». La idea es poner orden: primero se filtran los proveedores capaces de hacer el trabajo y, después, sus ofertas compiten en igualdad de condiciones.

¿Significa eso que un mismo aspecto nunca puede aparecer en ambos lugares? No. Las normas permiten utilizar la misma documentación, por ejemplo proyectos de referencia, tanto en la solvencia como en la adjudicación, siempre que lo que se evalúe sea distinto. En la solvencia se trata de si la empresa es capaz de ejecutar el contrato. En la adjudicación, el criterio debe referirse a la calidad de lo que usted realmente va a entregar en este contrato concreto, no a la empresa en general.

El ejemplo más claro son las personas. La organización, la cualificación y la experiencia del personal que propone para el encargo pueden ser un criterio de adjudicación, siempre que la calidad de ese personal influya de forma significativa en la ejecución del contrato. En ese caso no cuenta la trayectoria de la empresa, sino el equipo que usted aporta. Lea los pliegos con atención y verá dónde ha colocado el comprador cada cosa.

Dónde tropiezan muchos

• Reutilizan la presentación de la empresa. La parte de solvencia se llena de texto comercial, y las respuestas a los criterios de adjudicación, de elogios generales a la empresa. Ambas cosas fallan.
• Documentan los requisitos mínimos con entusiasmo y los criterios con descuido. El esfuerzo se dedica donde no se reparten puntos.
• No distinguen qué es cada cosa. Un requisito de «experiencia en encargos similares» puede ser un requisito mínimo, un criterio de adjudicación o ambas cosas con distinto contenido. Si no queda claro en el anuncio de licitación o en los pliegos, pregunte al comprador.
• Subestiman los formularios. Por encima de los umbrales del EEE, usted declara su solvencia en el formulario ESPD (el documento europeo único de contratación, DEUC), y los errores en él causan problemas enseguida. En Noruega, el comprador puede pedirle que subsane o corrija, pero no está obligado a hacerlo. En España los detalles pueden ser algo distintos.

Cómo repartir bien el esfuerzo

Lea los pliegos en dos rondas. La primera, con una sola pregunta: ¿qué tenemos que cumplir para poder participar? Revise cada requisito de solvencia y sea honesto. Si les falta algo, es mejor descubrirlo ahora. La segunda: ¿qué da puntos y cuántos? Estructure la oferta según los criterios de adjudicación y su ponderación, y dedique más espacio a donde hay más puntos en juego.

Nuestra experiencia en el mercado noruego es que los mejores redactores de ofertas lo hacen de forma casi mecánica. Los requisitos mínimos se responden de forma breve, precisa y documentable. Los puntos se persiguen donde realmente se reparten.

En resumen

Los requisitos de solvencia deciden si puede participar. Los criterios de adjudicación deciden si gana. Manténgalos separados y evitará tanto ser excluido por un formalismo como desperdiciar sus mejores argumentos donde nadie cuenta puntos.

Este artículo es la valoración de Cobrief sobre la normativa y la práctica, no asesoramiento jurídico. Si tiene dudas en un procedimiento concreto, revise los pliegos y, si lo considera oportuno, consulte a un especialista.

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