Der Vergabeprozess Schritt für Schritt: so sieht er aus Sicht des Bieters aus

Man könnte leicht meinen, eine Ausschreibung beginne an dem Tag, an dem die Bekanntmachung erscheint. Doch dann ist schon vieles entschieden. Der Bedarf ist geklärt, die Anforderungen sind geschrieben, und oft standen andere Anbieter bereits seit Monaten im Austausch mit dem öffentlichen Auftraggeber. Hier gehen wir den gesamten Ablauf einer öffentlichen Vergabe Schritt für Schritt durch und zeigen, was in jedem Schritt sinnvoll ist. Wo wir Beispiele aus Norwegen verwenden, wo Cobrief zu Hause ist, sagen wir das dazu.

Der Auftraggeber arbeitet in drei Phasen

Die öffentliche Beschaffung folgt einem festen Ablauf. In Norwegen unterteilt die DFØ (die norwegische Behörde für öffentliche Verwaltung und Finanzsteuerung), die Fachbehörde des Staates für Beschaffung, den Vergabeprozess in drei Phasen. Dieselben drei Phasen gelten für Sie, wo auch immer Sie in der EU und im EWR anbieten:

Bedarf klären und Vergabe vorbereiten. Der Auftraggeber ermittelt, was er braucht, erkundet den Markt, wählt das Verfahren und formuliert die Anforderungen.
Vergabe durchführen. Die Vergabe wird bekannt gemacht, die Bieter reichen Angebote ein, und der Auftraggeber wertet aus und wählt.
Vertragsmanagement. Der Vertrag wird unterzeichnet, und der Auftraggeber prüft, ob der Auftragnehmer wie vereinbart liefert.

Als Bieter verbringt man leicht fast die ganze Zeit in der mittleren Phase. Das ist verständlich, denn dort wird das Angebot geschrieben. Doch in der ersten Phase werden die Anforderungen festgelegt, und in der letzten wird das Geld verdient.

Wir beginnen mit den Phasen des Auftraggebers, weil das die Reihenfolge ist, an der Sie sich orientieren müssen. Im Folgenden gehen wir dieselben drei Phasen durch, aber aus Ihrer Sicht. Dann teilt sich die Wettbewerbsphase ganz natürlich in drei Teile: die Bekanntmachung, das Angebot und den Zuschlag. Zusammen ergibt das fünf Schritte.

Schritt 1: Vor der Bekanntmachung

Alles beginnt mit einem Bedarf bei einer Kommune, einer Behörde oder einem öffentlichen Unternehmen. Der Auftraggeber muss herausfinden, was er tatsächlich braucht, was es kosten wird und wie der Markt aussieht. Die Regeln erlauben es dem Auftraggeber, vor der Vergabe den Markt zu erkunden und mit Anbietern zu sprechen, solange alle gleich behandelt werden. Das nennt man Markterkundung, und sie findet häufig als Dialogveranstaltung, Einzelgespräch oder schriftliche Anfrage an den Markt statt.

In dieser Phase schätzt der Auftraggeber auch den Wert der Beschaffung. Der Wert entscheidet, welche Regeln gelten und wo die Vergabe bekannt gemacht wird. In Norwegen gilt das norwegische Vergabegesetz ab 500.000 norwegischen Kronen ohne Mehrwertsteuer. Ab 1,3 Millionen norwegischen Kronen ohne Mehrwertsteuer besteht eine Pflicht zur nationalen Bekanntmachung, und ab den EWR-Schwellenwerten gelten die gemeinsamen europäischen Regeln in vollem Umfang. Die Schwellenwerte haben wir in einem eigenen Artikel über Schwellenwerte erklärt.

Das ist hier sinnvoll: Behalten Sie Vorinformationen und Dialogveranstaltungen der Auftraggeber im Blick, die Sie beliefern möchten. Wenn Sie teilnehmen und Hinweise geben, gestalten Sie die Anforderungen mit, auf die Sie später antworten.

Schritt 2: Bekanntmachung und Vergabeunterlagen

Sobald der Auftraggeber bereit ist, wird die Bekanntmachung veröffentlicht. In Norwegen wird sie über Doffin eingereicht, die nationale Datenbank Norwegens für öffentliche Aufträge. Liegt der Wert über dem EWR-Schwellenwert, leitet Doffin die Bekanntmachung an TED weiter, die gemeinsame Datenbank der EU, wo sie zuerst veröffentlicht wird. Kurz danach steht sie auch auf Doffin. Die Bekanntmachung in TED oberhalb des EWR-Schwellenwerts gilt in der gesamten EU und im EWR.

Zusammen mit der Bekanntmachung kommen die Vergabeunterlagen. Das ist das Dokumentenpaket, das beschreibt, was beschafft werden soll, wer teilnehmen darf und wie die Angebote bewertet werden. Zwei Arten von Anforderungen sollte man sofort auseinanderhalten:

Eignungskriterien entscheiden, ob Sie teilnehmen dürfen. Typischerweise wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Zertifizierungen.
Zuschlagskriterien entscheiden, wer gewinnt. Typischerweise Preis, Qualität und Umwelt, mit einer Gewichtung.

Wir haben einen eigenen Artikel darüber geschrieben, warum Sie sie nicht verwechseln dürfen. Die Unterscheidung gilt in der gesamten EU und im EWR.

Oberhalb des EWR-Schwellenwerts reichen Sie die EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung, englisch ESPD) als vorläufigen Nachweis ein, dass Sie die Eignungskriterien erfüllen. Die vollständigen Nachweise werden in der Regel nur von dem Bieter angefordert, der für den Zuschlag vorgesehen ist.

In dieser Phase können Sie dem Auftraggeber Fragen stellen. Die Antworten gehen an alle Teilnehmer und werden Teil der Grundlage für die Vergabe. Die Frist für Fragen kommt oft früher, als man denkt.

Das ist hier sinnvoll: Prüfen Sie kurz, ob sich die Vergabe für Sie lohnt. Erfüllen Sie die Eignungskriterien? Spricht die Gewichtung für Sie? Schaffen Sie die Frist? Stellen Sie Fragen frühzeitig.

Schritt 3: Das Angebot wird eingereicht

Die Angebotsfrist ist absolut. Ein verspätetes Angebot ist auszuschließen, und das gilt in der gesamten EU und im EWR. Dasselbe gilt, wenn der Bieter die Eignungskriterien nicht erfüllt: Dann ist der Auftraggeber zum Ausschluss verpflichtet, nicht nur berechtigt. In Norwegen erlaubt die Verordnung dem Auftraggeber, bestimmte Angaben nachfordern oder aufklären zu lassen, aber das ist etwas, das der Auftraggeber tun kann, nicht muss.

Das Angebot muss das beantworten, wonach die Vergabeunterlagen tatsächlich fragen, und zwar in der Struktur, die der Auftraggeber verlangt hat. Machen Sie Vorbehalte und Abweichungen von den Anforderungen, kann das im schlimmsten Fall zum Ausschluss des Angebots führen.

Das ist hier sinnvoll: Reichen Sie rechtzeitig ein, nie in letzter Sekunde. Prüfen Sie gesondert, ob alle Pflichtanlagen beigefügt sind und die Dateien das richtige Format haben.

Schritt 4: Wertung, Zuschlag und Wartefrist

Nach Ablauf der Frist wertet der Auftraggeber die Angebote anhand der angegebenen Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung. Dann erhalten die betroffenen Bieter eine Mitteilung darüber, wer ausgewählt wurde. Die Mitteilung muss eine Begründung enthalten, und diese Begründungspflicht gilt in der gesamten EU und im EWR. Nach der norwegischen Verordnung muss die Begründung „den Namen des ausgewählten Lieferanten und eine Darstellung der Merkmale und relativen Vorteile des ausgewählten Angebots gemäß den Zuschlagskriterien“ enthalten.

Danach folgt eine Wartefrist: eine Zeitspanne, bevor der Vertrag unterzeichnet werden darf. Oberhalb des EWR-Schwellenwerts beträgt sie mindestens zehn Tage, gerechnet ab dem Tag nach Absendung der Mitteilung, und das gilt für Sie überall in der EU und im EWR. Der Sinn ist, dass Bieter, die einen Fehler vermuten, sich rechtzeitig beschweren können, bevor der Vertrag geschlossen wird. Dieses Recht auf Rechtsschutz haben Sie, wo auch immer Sie anbieten. In Norwegen können Sie sich direkt beim Auftraggeber, bei der KOFA (Norwegens Beschwerdeausschuss für öffentliche Aufträge) oder bei den Gerichten beschweren.

Das ist hier sinnvoll: Lesen Sie die Begründung genau, ob Sie gewonnen oder verloren haben. Sie zeigt, worauf der Auftraggeber tatsächlich Wert gelegt hat. Wir haben darüber geschrieben, wie Sie aus verlorenen Ausschreibungen lernen können.

Schritt 5: Vertrag und Nachverfolgung

Ist die Wartefrist abgelaufen, wird der Vertrag unterzeichnet. Dann beginnt die Phase, in die Auftraggeber selbst viel Zeit investieren: zu prüfen, ob das im Angebot Versprochene tatsächlich geliefert wird. Für Sie als Auftragnehmer ist das die Phase, in der Ihr Ruf entsteht. Auftraggeber tauschen sich aus, und gute Referenzen aus einem Vertrag sind oft der Einstieg in den nächsten.

Ist der Vertrag eine Rahmenvereinbarung, kommen jetzt die einzelnen Bestellungen, die Abrufe. Abrufe aus einer Rahmenvereinbarung werden nicht bekannt gemacht, also müssen Sie die Rahmenvereinbarung selbst erwischen, wenn sie ausgeschrieben wird. So funktionieren Rahmenvereinbarungen in der gesamten EU und im EWR. Wie Rahmenvereinbarungen funktionieren, haben wir in einem eigenen Artikel erklärt.

Wo viele stolpern

So wie wir den Prozess lesen, wiederholen sich bei Anbietern, die neu im öffentlichen Sektor sind, dieselben Fehler:

Sie entdecken die Vergabe zu spät. Die Bekanntmachung ist der Anfang der Angebotsarbeit, aber das Ende der Planung des Auftraggebers. Dann stehen die Anforderungen fest.
Sie schreiben, bevor sie die Eignungskriterien geprüft haben. Fehlt Ihnen ein Nachweis oder eine Referenz, ist es besser, das am ersten Tag zu wissen als am letzten Abend.
Sie unterschätzen die Fragerunde. Unklarheiten, die früh hätten ausgeräumt werden können, werden stattdessen zu Vermutungen im Angebot.
Sie reichen kurz vor Fristende ein. Dann bleibt kein Spielraum für eine Datei, die sich nicht hochladen lässt.
Sie lesen die Begründung nach einer Niederlage nicht. So tappt das nächste Angebot in dieselbe Falle.

Was Sie tun sollten

Erstellen Sie eine einfache Übersicht, welche Auftraggeber für Sie wichtig sind, und behalten Sie deren Vorinformationen und Dialogveranstaltungen im Blick. Nutzen Sie eine Ausschreibungsbenachrichtigung, damit die Bekanntmachungen zu Ihnen kommen, statt dass Sie suchen müssen.

Taucht eine Vergabe auf, nehmen Sie die Bewertung vor, bevor Sie zu schreiben beginnen: Eignungskriterien, Gewichtung, Frist und Auftragswert. Stellen Sie Fragen frühzeitig. Setzen Sie eine interne Abgabefrist deutlich vor der offiziellen. Und lesen Sie danach die Begründung, unabhängig vom Ergebnis.

Zum Schluss

Eine öffentliche Vergabe ist mehr als eine Bekanntmachung und eine Frist. Sie ist ein Ablauf in mehreren Schritten, bei dem Anfang und Ende oft mehr entscheiden als das Schreiben des Angebots selbst. Wenn Sie den gesamten Ablauf verstehen, können Sie dort präsent sein, wo die Anforderungen festgelegt werden, und nicht nur dort, wo das Angebot eingereicht wird.

Die Inhalte hier sind Einschätzungen von Cobrief und als Orientierung gedacht, nicht als Rechtsberatung. Wenn Sie bei einer konkreten Vergabe unsicher sind, fragen Sie den Auftraggeber innerhalb der Frist für Bieterfragen.

Wir bei Cobrief sprechen gern mit Ihnen darüber, wie Sie im gesamten Vergabeprozess smarter arbeiten können.