Changelog

An Tagen mit vielen Ausschreibungen zeigte der Morgenbrief nur einen kleinen Teil Ihrer Treffer. Jetzt erhalten Sie bis zu 25 Ausschreibungen in einer kompakten Liste. Sehen Sie mehr Möglichkeiten in derselben E-Mail und öffnen Sie die interessanten Treffer.

Mehr Ausschreibungen in derselben Übersicht

Jede Zeile zeigt Auftraggeber, Titel, Kurzbeschreibung, Relevanzwert und Frist. Enthält die E-Mail mehrere Ausschreibungen, verwenden alle dasselbe Layout. Sie können die Liste überfliegen und Treffer vergleichen, ohne große Einzelkarten durchzublättern.

Die 25 Plätze teilen sich neue Ausschreibungen, Änderungen, geplante Beschaffungen und Ergebnisse. Gibt es mehr Treffer, öffnet In Cobrief öffnen die vollständige Auswahl. Die E-Mail zeigt weiterhin die Gesamtzahl, auch für Treffer ohne eigene Zeile.

Ändern Sie E-Mail-Benachrichtigungen mit dem Agenten

Administratoren können den KI-Bid-Manager jetzt bitten, bestehende E-Mail-Benachrichtigungen anzuzeigen, ihre Häufigkeit zu ändern oder Kollegen aus dem Arbeitsbereich hinzuzufügen. Bitten Sie ihn beispielsweise, eine tägliche Benachrichtigung auf wöchentlich umzustellen.

Der Agent zeigt den Vorschlag und bittet um Genehmigung, bevor er die Änderung speichert. So passen Sie Benachrichtigungen im bereits geöffneten Gespräch an. Diese Funktion gilt für bestehende E-Mail-Benachrichtigungen.

Lesen Sie mehr über Ausschreibungsbenachrichtigungen.

Weitere Verbesserungen bei Benachrichtigungen und Zusammenarbeit

• Benutzerverwaltung

  Aktivitätsbenachrichtigungen per E-Mail haben aussagekräftigere Betreffzeilen und verlinken die zugehörige Aufgabe oder den Kommentar.

• Ausschreibungssuche

  Änderungsbenachrichtigungen zeigen deutlicher, welcher Text geändert wurde.

Kleinere Korrekturen bei der Suche

• Pipeline

  Der Posteingangszähler verwendet denselben Relevanzfilter wie die Trefferliste.

• Ausschreibungssuche

  Ein Fehler wurde behoben, der die Suche mit Länderfilter verlangsamen oder falsche Trefferzahlen anzeigen konnte.

Bei einer Ausschreibungsbewertung müssen Sie sowohl Fragen des Teams als auch die Anforderungen Ihres Unternehmens verfolgen. Der KI-Bid-Manager kann jetzt mehr dieser Aufgaben übernehmen. Beschreiben Sie im Chat, was Sie brauchen, und genehmigen Sie Änderungen vor dem Speichern.

Erledigen Sie mehr direkt im Gespräch

Der Agent kann Kommentare zu einer Ausschreibung lesen und in Ihrem Namen einen neuen Kommentar schreiben. Bitten Sie ihn, eine Diskussion zusammenzufassen oder eine offene Frage festzuhalten. Die Kommentare erscheinen unter Ihrem Namen und bleiben intern im Team.

Sie können den Agenten auch bitten, die Bewertungskriterien des Teams anzuzeigen, anzulegen oder zu ändern. Zum Beispiel: „Erstelle ein Kriterium, das prüft, ob wir Erfahrung mit Kälteanlagen nachweisen müssen.“ Der Agent schlägt die Änderung vor und bittet um Genehmigung. Ändern Sie ein Kriterium bei geöffneter Ausschreibung, aktualisiert sich die Antwort in der Bewertung.

Der Agent kann auch eine private Ausschreibung erstellen und ein Dokument im Angebotsraum beginnen. Zum Schreiben brauchen Sie noch keine Vergabeunterlagen. Vor dem Erstellen der Ausschreibung bittet der Agent um Genehmigung.

Der Agent berücksichtigt Ihre Zugriffsrechte im Arbeitsbereich. Lesen Sie mehr über eigene Bewertungskriterien.

Passen Sie den Agenten an die Arbeitsweise Ihres Teams an

Administratoren können den Agenten jetzt bitten, Fähigkeiten anzulegen und zu bearbeiten. Eine Fähigkeit beschreibt einen wiederverwendbaren Ablauf, etwa die Prüfung eines Angebots gegen die Anforderungen.

Beschreiben Sie Ihre Arbeitsweise oder wählen Sie Fähigkeit erstellen im /-Menü. Der Agent hilft bei Name, Beschreibung und Anweisungen. Nach der Genehmigung lässt sich die Fähigkeit ab der nächsten Nachricht nutzen und mit dem Team teilen.

Administratoren können auch die KI-Anweisungen des Unternehmens im Chat aktualisieren. Beschreiben Sie den gewünschten Schreibstil oder die Stärken, die der Agent berücksichtigen soll. Er zeigt die Änderungen vor der Genehmigung. Die Anweisungen werden in der Bibliothek aktualisiert.

Weitere Verbesserungen des Agenten

• KI-Bid-Manager

  Fragen mit mehreren Optionen erscheinen übersichtlicher neben dem Nachrichtenfeld. Offene Fragen und Ja-Nein-Fragen stellt der Agent direkt im Gespräch.

• KI-Bid-Manager

  PDF-Anhänge werden direkt an den Agenten übergeben. Bei anderen Dateitypen kann er warten, bis die Konvertierung abgeschlossen ist.

• KI-Bid-Manager

  Neue Agentengespräche erhalten einen Titel in Ihrer Sprache und lassen sich dadurch leichter wiederfinden.

Ihre Zeit soll in das Angebot fließen. Relevante Ausschreibungen werden jetzt im Voraus vorbereitet, mit Bewertung, Fristen und Aufgaben. Wenn Sie eine fertig analysierte Ausschreibung öffnen, können Sie direkt an Ihrem Angebot arbeiten.

Von der fertigen Bewertung zum ersten Entwurf

Die Bewertung enthält eine Zusammenfassung der Ausschreibung, Zuschlagskriterien, Eignungsanforderungen und Vertragsbedingungen. Fristen stehen in der Zeitleiste. Aufgaben zeigen, was Ihr Team beantworten, dokumentieren oder ausfüllen muss.

Nutzen Sie die Übersicht, um über eine Teilnahme zu entscheiden. Wenn Sie fortfahren, öffnen Sie den Angebotsraum für einen ersten Entwurf. Die Aufgaben werden übernommen. So kann Ihr Team die Arbeit verteilen und die Unterlagen prüfen.

Nicht jede Ausschreibung ist fertig verarbeitet, wenn Sie sie öffnen. In diesem Fall ergänzen sich Bewertung, Zeitleiste und Aufgaben nach und nach. Sie können den Fortschritt verfolgen und mit den bereits fertigen Teilen beginnen.

Auch große Dokumentpakete werden zuverlässiger verarbeitet. Kann eine Datei nicht sofort gelesen werden, wird der Rest der Bewertung fertiggestellt. Die Datei wird erneut verarbeitet. Das Brief informiert Sie über weiterhin fehlende Dokumente. Auch ältere Word-Dateien im .doc-Format werden unterstützt.

Lesen Sie mehr über Bewertung und erste Entwürfe.

Verbesserungen bei Bewertung und Angebotserstellung

• Brief

  Das Brief verwendet die Sprache der Bekanntmachung, wenn sie bekannt ist, auch wenn sie vom Land des Auftraggebers abweicht.

• Angebote

  Der Agent setzt die Angebotserstellung automatisch fort, nachdem die Vergabeunterlagen hochgeladen und verarbeitet wurden.

Kleinere Korrekturen

• Brief

  Private Ausschreibungen zeigen ihre gespeicherte Angebotsfrist im Kalender.

• Brief

  Zu große Dateien lösen beim Hochladen eine klare Fehlermeldung mit Hinweisen zum Teilen oder Verkleinern aus.

Eine ausfüllbare Vorlage kann Hunderte Felder enthalten. Ist die ganze Vorlage eine einzige Aufgabe, lässt sich schwer erkennen, wer welche Antwort übernimmt. Ihr Team kann jetzt jedes Textfeld als eigene Teilaufgabe verfolgen.

Verteilen Sie die Arbeit Feld für Feld

Jede Teilaufgabe hat einen eigenen Status, eine zuständige Person und eine Frist. Eine Kollegin beantwortet technische Fragen, ein anderer Kollege übernimmt Referenzen oder Erklärungen. Das gilt für Textfelder in Word- und Excel-Vorlagen, auch für selbst hochgeladene Vorlagen.

Filtern Sie nach zuständiger Person oder Status, um Ihre Felder zu finden. Der Fortschritt zeigt die Zahl erledigter Teilaufgaben sowohl in der Vorlage als auch bei der übergeordneten Aufgabe. Ihr Team erhält eine gemeinsame Übersicht, ohne alle Antworten durchsehen zu müssen.

Ihre Teilaufgaben erscheinen auch unter Meine Aufgaben. Weist Ihnen ein Kollege ein Feld zu, erhalten Sie eine Aktivitätsbenachrichtigung, die direkt die passende Teilaufgabe öffnet. So können Sie unmittelbar an der Antwort weiterarbeiten.

Status, Zuständigkeit und Frist bleiben für dieselben Felder erhalten, wenn der Inhalt der Vorlage erneut extrahiert wird. Ein Feld kann eine fachliche Antwort, ein Datum, einen Ort oder eine Unterschrift enthalten. Deshalb nennen wir sie Teilaufgaben und nicht nur Anforderungen.

Lesen Sie mehr über ausfüllbare Vorlagen und Aufgaben im Angebotsraum.

Kleinere Korrekturen bei der Angebotserstellung

• Angebote

  Ein Fehler wurde behoben, der unter Meine Aufgaben eine leere Ansicht verursachen konnte.

• Angebote

  Das Ausfüllen von Preisformularen verarbeitet unterbrochene KI-Antworten zuverlässiger.

Wenn Tabellen ihr Layout verlieren, lassen sich Vergabeunterlagen schwer lesen. Viele Nutzer haben die Dateien deshalb heruntergeladen und lokal geöffnet. Neue Word- und PDF-Dokumente können Sie jetzt direkt in Cobrief mit ihrem ursprünglichen Layout lesen.

Lesen Sie Dokumente dort, wo Sie arbeiten

Die Dokumentansicht erhält unter anderem Schriftarten, Ränder, Bilder, Tabellen sowie Kopf- und Fußzeilen. So sehen Sie den Zusammenhang einer Anforderung, auch wenn die Position auf der Seite eine Rolle spielt.

Öffnen Sie Vergabeunterlagen, wählen Sie eine Datei und passen Sie die Ansicht mit den Zoomtasten an. Vergrößern Sie eine dichte Tabelle oder passen Sie die Seite an die verfügbare Breite an. Bei PDFs öffnet PDF anzeigen die ursprüngliche PDF-Datei.

Sie können weiterhin Text markieren, Fragen zum Inhalt stellen und Quellenverweisen aus der Bewertung folgen. Das erleichtert es, eine Antwort am Dokument zu prüfen und am selben Ort am Angebot weiterzuarbeiten.

Ältere Dokumente und Dateitypen, die die neue Ansicht nicht unterstützt, verwenden weiterhin die vereinfachte Textansicht. Das gilt auch für Excel-Dateien. Das neue Layout betrifft die Anzeige der Vergabeunterlagen.

Lesen Sie mehr über Dokumentansicht und Zoom.

Verbesserungen der Dokumentansicht

• Brief

  Die Word-Ansicht stellt Seitenumbrüche, wiederholte Tabellenüberschriften und Kopfzeilen über mehrere Seiten genauer dar.

• Brief

  Zeichnungen, Hintergründe und unterschiedlich breite Spalten werden in Word-Dokumenten genauer dargestellt.

Nach der Abgabe landen sowohl die Ausarbeitung als auch die Erkenntnisse aus dem Ergebnis häufig in Ordnern und Postfächern. Jetzt können Sie diese Arbeit in Cobrief bewahren und als Grundlage für das nächste Angebot nutzen.

Die Ausarbeitung für später speichern

Wenn ein Angebot als eingereicht markiert wird, können Sie die Ausarbeitung direkt in der Wissensdatenbank speichern. Textdokumente sowie ausgefüllte Word- und Excel-Vorlagen sind vorausgewählt. Sie entscheiden selbst, was aufbewahrt werden soll. Bei bereits eingereichten Angeboten ist dies auch über das Menü im Angebotsraum möglich.

Die Inhalte werden in einem eigenen Ordner für das Angebot abgelegt und können vom KI-Bid-Manager genutzt werden. Wenn Sie das Angebot nach einer Änderung erneut speichern, wird die vorherige Version ersetzt. So vermeiden Sie mehrere fast identische Kopien und schaffen eine übersichtliche Grundlage für die Wiederverwendung.

Sie wählen selbst aus, welche Teile der Ausarbeitung sich als Grundlage für spätere Angebote eignen. Gute Lösungsbeschreibungen, Angebotsschreiben und vollständig ausgefüllte Vorlagen können in die weitere Arbeit einfließen, ohne dass jemand sie erneut exportieren, aufbereiten und hochladen muss.

Ergebnisse im nächsten Angebot nutzen

Auch die erfassten Ergebnisse fließen in die weitere Arbeit ein. Der Agent kann Ausgang, Verlustgründe, Kommentare und Auftragswerte aus früheren Vergabeverfahren berücksichtigen. Er kann außerdem Zuschlagsschreiben und hochgeladene Unterlagen aus der Einsicht in Angebote von Wettbewerbern durchsuchen.

Sie können den Agenten zum Beispiel nach wiederkehrenden Verlustgründen suchen lassen, Aussagen aus den Begründungen zum Preisniveau zusammenfassen oder einen neuen Entwurf mit den Erkenntnissen aus dem letzten Verfahren abgleichen lassen. Der Agent nennt das jeweilige Vergabeverfahren als Quelle, sodass das Team die Angaben dort prüfen kann.

Einsichtsunterlagen werden deutlich als Material von Wettbewerbern gekennzeichnet und nur verwendet, wenn der Agent sie für die Aufgabe benötigt. Sie werden nicht in der Wissensdatenbank gespeichert und nicht automatisch in Angebotsentwürfe einbezogen.

So wird die Arbeit aus einem Vergabeverfahren zu einer besseren Grundlage für das nächste. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie Ergebnisse erfassen und Zuschlagsschreiben hochladen.

Weitere Verbesserungen in der Angebotsarbeit

• Pipeline

  Ausschreibungen, die vom Auftraggeber aufgehoben werden, wechseln automatisch in den richtigen Status, sobald Cobrief die Aufhebungsmitteilung erhält.

• Angebote

  Makroaktivierte Word- und Excel-Dateien können jetzt in Cobrief hochgeladen werden.

• Angebote

  Lange Dokumenttitel überlagern keine Metadaten mehr, wenn der Agent neben dem Angebot geöffnet ist.

• Angebote

  Verbliebene Platzhaltertexte werden zuverlässiger aus Angebotstexten entfernt.

Die Abstimmung zu einer Ausschreibung findet häufig in Cobrief statt, während die Bitte um eine Rückmeldung über einen anderen Kanal verschickt werden muss. Jetzt können Sie einen Kollegen direkt im Kommentar erwähnen und Unterhaltung sowie Benachrichtigung an einem Ort bündeln.

Mit @ die richtige Person einbeziehen

Geben Sie @ in einem Kommentar zur Ausschreibung oder zu einer Angebotsaufgabe ein. Cobrief zeigt die Personen im Arbeitsbereich an, und Sie wählen aus, wer den Kommentar sehen soll. Die Erwähnung erscheint im Text, sodass für alle Beteiligten klar ist, an wen sich die Frage oder Bitte richtet.

Das eignet sich sowohl für kurze Rückfragen als auch für Aufgaben, die eine bestimmte Fachperson benötigen. Sie können einen Kollegen bitten, eine Anforderung zu prüfen, eine Frage zu beantworten oder eine Ausarbeitung gegenzulesen, ohne allein für die Benachrichtigung eine eigene Aufgabe anzulegen.

Die Benachrichtigung öffnet die richtige Unterhaltung

Der Kollege erhält eine Aktivitätsbenachrichtigung, sobald die Erwähnung gespeichert ist. Sind E-Mail-Benachrichtigungen für die Zusammenarbeit aktiviert, wird die Benachrichtigung auch per E-Mail versendet. Der Link öffnet die Ausschreibung oder Angebotsaufgabe direkt beim Kommentar, sodass der Empfänger den Zusammenhang nicht suchen muss.

Wenn ein Kommentar bearbeitet wird, werden nur Personen benachrichtigt, die erstmals erwähnt werden. Unveränderte Erwähnungen lösen keine neuen Benachrichtigungen aus, und Sie erhalten keine Benachrichtigung über eigene Erwähnungen. So bleibt die Aktivitätsliste übersichtlich, auch wenn ein Kommentar mehrmals angepasst wird.

Erwähnungen funktionieren sowohl für bestehende Mitglieder als auch für eingeladene Nutzer des Arbeitsbereichs. Das Team kann diese Arbeitsweise also schon ab dem Versand der Einladung nutzen.

Weitere Verbesserungen in dieser Version

• Ausschreibungssuche

  Große Trefferlisten werden gleichmäßiger geladen, und Anzahlen über 10.000 werden angezeigt, ohne zuvor den gesamten Ergebnissatz zu zählen.

• Ausschreibungssuche

  Gespeicherte Suchen unterstützen jetzt dieselben dänischen und internationalen Standortfilter wie die Ausschreibungssuche.

• Ausschreibungssuche

  Vorschläge für Bewertungskriterien wiederholen aktive Schlüsselwörter nicht mehr in einer anderen Beugungsform.

• Onboarding

  Der Testzeitraum umfasst mehr KI-Kapazität, sodass neue Nutzer einen größeren Teil des Angebotsprozesses ausprobieren können.

• Benutzerverwaltung

  Die Anmeldung auf öffentlichen Seiten ist klarer, und Links aus Benachrichtigungen bieten bei Bedarf den Wechsel zum richtigen Arbeitsbereich an.

Kleinere Korrekturen und Feinschliff

• Ausschreibungssuche

  Der Morgenbrief öffnet mehrere Treffer im klassischen Outlook korrekt und verwendet bei gleichen Relevanzwerten dieselbe Reihenfolge wie die Pipeline.

• Ausschreibungssuche

  Der Morgenbrief zeigt in Apple Mail eine aussagekräftige Vorschau, wenn eine Ausschreibung geändert wurde.

• Ausschreibungssuche

  Mehrstufige Ausschreibungen werden nicht mehr allein deshalb als abgelaufen angezeigt, weil die Präqualifikationsfrist verstrichen ist.

• Onboarding

  Der Bestätigungslink aus der Benachrichtigung in der Anwendung funktioniert wieder.

• Benutzerverwaltung

  Nutzer ohne Zugriffsberechtigung sehen eine verständliche Seite statt einer fehlerhaften Anwendungsoberfläche.

Ein großer Teil des Wissens und der Abstimmung in der Angebotsarbeit liegt in anderen Systemen. Wenn der Agent keinen Zugriff darauf hat, müssen Sie die Informationen selbst suchen und zwischen den Tools übertragen. Jetzt lässt er sich direkt mit weiteren Systemen verbinden, die Ihr Team bereits nutzt.

Mit den Systemen verbinden, in denen Sie arbeiten

Unter Einstellungen → Integrationen kann jeder Nutzer den Agenten mit Linear, Notion, Atlassian für Jira und Confluence sowie Oda verbinden. Diese ergänzen die bestehenden Verbindungen zu SharePoint, OneDrive und Flowcase.

Die Verbindungen nutzen die Zugriffsrechte, die Sie bereits im jeweiligen Quellsystem haben. So kann der Agent beispielsweise einen relevanten Jira-Vorgang finden, eine Seite in Notion lesen oder Kontext aus Linear einbeziehen, ohne dass die Inhalte zuerst nach Cobrief kopiert werden müssen. Welche Aktionen möglich sind, hängt vom jeweiligen System und den dortigen Rechten des Nutzers ab.

Beim Start einer Unterhaltung können Sie die Verbindungen über das Plus-Menü am Eingabefeld ein- oder ausschalten. Die Auswahl gilt für die jeweilige Unterhaltung, sodass der Agent nur auf die für die Aufgabe relevanten Quellen zugreifen kann. Sie können die Standardauswahl auch festlegen, bevor eine neue Unterhaltung beginnt.

Festlegen, was der Agent tun darf

Eine Verbindung kann dem Agenten sowohl Lesetools als auch Aktionen zur Verfügung stellen, die Daten im externen System verändern. Administratoren können deshalb die Berechtigungen für jedes Tool im gesamten Arbeitsbereich steuern.

Ein Tool kann erlaubt, genehmigungspflichtig oder gesperrt sein. Lesezugriffe sind in der Regel erlaubt, während Aktionen, die Daten schreiben oder ändern, eine Genehmigung anfordern. Ist eine Genehmigung erforderlich, hält der Agent vor der Ausführung an und zeigt, was er tun möchte. Sie können direkt in der Unterhaltung zustimmen oder ablehnen.

So kann das Team aktuellere Informationen in die Arbeit einbeziehen, ohne dem Agenten uneingeschränkte Änderungsrechte zu geben. Verbindungen lassen sich jederzeit in den Integrationseinstellungen entfernen.

Weitere Verbesserungen am Agenten

• KI-Bid-Manager

  Neue Nutzer erhalten auf der Agentenoberfläche eine zentrale Einführung und eine persönliche Aktivitätsübersicht.

• Konnektoren

  Der Agent startet in Arbeitsbereichen mit vielen Lebensläufen und Referenzprojekten aus Flowcase schneller.

• KI-Bid-Manager

  Unterhaltungen können fortgesetzt werden, auch wenn sie zuvor ein KI-Modell verwendet haben, das nicht mehr eingesetzt werden kann.