Rahmenvereinbarungen erklärt: so funktionieren Einzelabrufe und Miniwettbewerbe

Viele Lieferanten jagen einzelnen Aufträgen hinterher und übersehen dabei einige der wertvollsten Chancen im öffentlichen Sektor: die Rahmenvereinbarungen. Ein Platz in der richtigen Rahmenvereinbarung kann über mehrere Jahre stabilen Umsatz bedeuten. Verpassen Sie den Zug, kann es lange dauern, bis der nächste fährt. Hier erklären wir, wie Rahmenvereinbarungen funktionieren und wie Sie sich positionieren, mit Beispielen aus Norwegen, wo Cobrief zu Hause ist.

Was eine Rahmenvereinbarung ist

Eine Rahmenvereinbarung ist eine Vereinbarung zwischen einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern und einem oder mehreren Lieferanten, die die Bedingungen für die Aufträge festlegt, die während eines bestimmten Zeitraums vergeben werden sollen, insbesondere in Bezug auf Preis und Menge. Die Definition stammt aus der EU-Vergaberichtlinie (Richtlinie 2014/24/EU, Artikel 33) und gilt in der gesamten EU und im EWR. In Norwegen ist sie in der anskaffelsesforskriften (der norwegischen Vergabeverordnung), § 4-1, umgesetzt. Der Auftraggeber bindet sich also nicht an einen einzigen großen Kauf, sondern richtet eine Regelung für viele künftige Käufe ein. Die eigentlichen Käufe erfolgen über Einzelabrufe (auf Norwegisch avrop): Bestellungen zu den Bedingungen der Rahmenvereinbarung.

Rahmenvereinbarungen sind kein eigenes Vergabeverfahren. Der Auftraggeber nutzt die üblichen Verfahren, um die Vereinbarung abzuschließen, und sie wird genauso bekannt gemacht wie andere Aufträge. Um einen Platz zu bekommen, müssen Sie also ein ganz normales Vergabeverfahren mit Ihrem Angebot gewinnen.

Rahmenvereinbarungen kommen dort zum Einsatz, wo sich der Bedarf wiederholt: Handwerksleistungen, Beratung, Verbrauchsmaterial, Zeitarbeitskräfte. Als Grundregel darf eine Rahmenvereinbarung nicht länger als vier Jahre laufen. Ausnahmen erfordern besondere Umstände, etwa im Zusammenhang mit dem Zweck der Vereinbarung, Investitionskosten oder dem Bedarf der Nutzer. Vier Jahre sind die Regel, und deshalb kehren diese Ausschreibungen in regelmäßigen Abständen wieder. Jede Ausschreibung ist eine Chance.

Die Vierjahresregel stammt aus Artikel 33 der EU-Vergaberichtlinie und gilt daher im gesamten EWR. In Norwegen ist sie in der anskaffelsesforskriften § 11-1 Absatz 4 und § 26-1 Absatz 4 umgesetzt. In den norwegischen Sektorenbereichen (Wasser, Energie, Verkehr und Post) gilt stattdessen die forsyningsforskriften (die norwegische Sektorenverordnung), und dort liegt die Grenze bei acht Jahren (§ 22-1 Absatz 4).

Ein Lieferant oder mehrere

Rahmenvereinbarungen gibt es in zwei Grundformen, und der Unterschied prägt Ihren Alltag stark. Die Regeln für beide sowie für Miniwettbewerbe stammen aus Artikel 33 der Richtlinie und gelten im gesamten EWR:

Mit einem Lieferanten erfolgen die Abrufe direkt zu den Bedingungen der Vereinbarung. Gewinnen Sie, gehören die Lieferungen in der Praxis während der Laufzeit Ihnen.
Mit mehreren Lieferanten (oft parallele Rahmenvereinbarungen genannt) muss der Auftraggeber vorab festlegen, wie die Aufträge verteilt werden. Sind alle Bedingungen in der Vereinbarung festgelegt, wird ein Verteilungsschlüssel verwendet, etwa dass der Erstplatzierte immer zuerst gefragt wird. Sind nicht alle Bedingungen festgelegt, werden die Aufträge nach einem erneuten Wettbewerb zwischen den Lieferanten der Vereinbarung vergeben, in der Praxis Miniwettbewerb genannt (auf Norwegisch minikonkurranse). Eine Kombination ist ebenfalls möglich, dann muss aber klar sein, wann welche Form gilt.

Bei einem Miniwettbewerb muss der Auftraggeber die Lieferanten der Vereinbarung, die den Auftrag ausführen können, schriftlich ansprechen, eine ausreichende Frist setzen und den Auftrag nach den Zuschlagskriterien vergeben, die in den Vergabeunterlagen der Rahmenvereinbarung angegeben sind. In Norwegen ist das in der anskaffelsesforskriften § 26-3 geregelt. Wie die Abrufe erfolgen, muss aus den Vergabeunterlagen hervorgehen. Lesen Sie diese sorgfältig, bevor Sie ein Angebot abgeben, denn sie bestimmen, wie Ihr Alltag aussieht, wenn Sie gewinnen.

Miniwettbewerbe werden leicht unterschätzt. Ein Platz in der Vereinbarung ist dann kein Ziel an sich, sondern eine Eintrittskarte, um weiter mitzubieten, mit deutlich weniger Konkurrenten als in einem offenen Verfahren.

Warum Rahmenvereinbarungen mehr wert sind, als sie scheinen

Der Wert in der Bekanntmachung ist der Höchstwert aller Aufträge, die der Auftraggeber während der gesamten Laufzeit zu vergeben erwartet, einschließlich Optionen. Diese Art der Wertberechnung stammt aus Artikel 5 der Richtlinie; in Norwegen steht sie in der anskaffelsesforskriften § 5-4. Es ist dieser Gesamtwert, nicht der einzelne Abruf, der bestimmt, welche Schwellenwerte (auf Norwegisch terskelverdier) gelten und damit, wo die Vereinbarung bekannt gemacht wird.

Aus unserer Sicht liegt der eigentliche Wert in der Planbarkeit. Sie können Personal und Einkauf planen, bauen eine Beziehung zum Auftraggeber auf und sammeln Referenzen, die in der nächsten Ausschreibung zählen. Gleichzeitig sollten Sie wissen, dass eine Rahmenvereinbarung in der Regel keine Abnahmegarantie ist. Der Auftraggeber verpflichtet sich normalerweise nicht zu einem bestimmten Volumen, und bei Vereinbarungen mit mehreren Lieferanten entscheiden die Abrufe darüber, wer tatsächlich Umsatz macht.

Prüfen Sie den geschätzten und den maximalen Wert

Nach dem Urteil des Gerichtshofs der EU in der Rechtssache Simonsen & Weel (C-23/20, 2021) muss der Auftraggeber sowohl die geschätzte als auch die maximale Menge oder den maximalen Wert der Rahmenvereinbarung in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen angeben. Das gilt im gesamten EWR. Ist die Höchstgrenze erreicht, ist die Vereinbarung ausgeschöpft, und der Auftraggeber kann ohne neuen Wettbewerb nicht weiter darüber einkaufen.

Für Sie als Lieferant ist das in zweifacher Hinsicht nützlich. Die Schätzung zeigt, mit wie viel Umsatz Sie realistischerweise rechnen können. Die Höchstgrenze zeigt, wie groß der Auftrag werden kann und ob Sie die Kapazität dafür haben. Fehlen die Zahlen, kann es sinnvoll sein, im Verfahren vor Fristablauf eine Bieterfrage zu stellen.

Wo viele stolpern

Sie gewinnen den Platz und lehnen sich zurück. Bei Vereinbarungen mit mehreren Lieferanten garantiert der Platz nichts. Der Umsatz wird in den Miniwettbewerben gewonnen, einer nach dem anderen.
Sie behandeln Miniwettbewerbe als Formalität. Die anderen in der Vereinbarung sind qualifizierte Wettbewerber, die bereits eine Ausschreibung gewonnen haben. Nachlässige Antworten verlieren auch hier gegen gründlich ausgearbeitete.
Sie lesen den Abrufmechanismus nicht. Verteilungsschlüssel und Miniwettbewerb bedeuten einen völlig unterschiedlichen Alltag. Welcher gilt, steht in den Vergabeunterlagen.
Sie entdecken die Ausschreibung zu spät. Nur die Lieferanten, die Partei der Rahmenvereinbarung sind, können Aufträge darunter erhalten (in Norwegen anskaffelsesforskriften § 26-1 Absatz 3). Neue kommen während der Laufzeit nicht hinzu, sodass der Markt in der Praxis bis zu vier Jahre lang geschlossen sein kann.

So positionieren Sie sich

Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Rahmenvereinbarungen in Ihrem Fachgebiet: Wer hält sie heute, und wann laufen sie aus? Das Ablaufdatum verrät, wann die nächste Ausschreibung wahrscheinlich kommt, und gibt Ihnen Zeit zur Vorbereitung. Denken Sie daran, dass Sie die Rahmenvereinbarung selbst erfassen müssen. In Norwegen ist der Auftraggeber nicht verpflichtet, die Abrufe darunter bekannt zu machen (anskaffelsesforskriften § 21-6 Absatz 2), daher sehen Sie diese nicht auf Doffin, der nationalen norwegischen Datenbank für öffentliche Ausschreibungen. Richten Sie eine Ausschreibungsbenachrichtigung ein (auf Norwegisch anbudsvarsling), damit Ihnen neue Ausschreibungen nicht entgehen. Und wenn Sie bereits einen Platz in einer Vereinbarung haben: Behandeln Sie jeden Miniwettbewerb wie eine vollwertige Ausschreibung, mit derselben Sorgfalt.

Kurz zusammengefasst

Rahmenvereinbarungen sind langfristige Eintrittskarten in den öffentlichen Sektor: Die Bedingungen werden einmal vereinbart, die Käufe erfolgen über Abrufe, und bei Vereinbarungen mit mehreren Lieferanten wird der Umsatz in den Miniwettbewerben entschieden. Behalten Sie die Ablaufdaten im Blick, denn dort liegen die großen Chancen.

Dieser Artikel gibt die Einschätzung von Cobrief wieder und ist keine Rechtsberatung. Wenden Sie sich an einen Berater, wenn Sie unsicher sind, wie die Regeln in Ihrer Situation gelten.

Wir bei Cobrief sprechen gerne mit Ihnen darüber, wie Sie die Rahmenvereinbarungen in Ihrem Markt vor der Konkurrenz erfassen.