Eignungskriterien und Zuschlagskriterien: zwei Fragen, die Sie nicht verwechseln sollten

„Wir hatten das beste Angebot, wurden aber ausgeschlossen.“ Diese Erfahrung kennen viele Lieferanten, und sie schmerzt. Aus unserer Sicht liegt eine häufige Ursache darin, dass der Lieferant zwei Dinge verwechselt hat, die sich ähneln, aber ganz unterschiedliche Fragen beantworten: die Anforderungen an Sie als Lieferanten und die Kriterien, nach denen der Gewinner bestimmt wird. Hier ordnen wir den Unterschied und zeigen, wie Sie ihn zu Ihrem Vorteil nutzen.

Zwei Tore, zwei Fragen

Ein Angebot muss in der Praxis zwei Tore passieren. Das erste sind die Eignungskriterien: Mindestanforderungen an Sie als Lieferanten, etwa wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, Erfahrung, Fachkunde und Systeme. Sie beantworten die Frage „Ist dieser Lieferant in der Lage, den Auftrag auszuführen?“. Das zweite Tor sind die Zuschlagskriterien: Preis, Qualität, Umwelt und weitere Aspekte, die bepunktet und gewichtet werden. Sie beantworten die Frage „Welches Angebot ist das beste?“.

Die Logik ist eindeutig. Nach den norwegischen Regeln, die die EU-Richtlinien umsetzen, muss ein Lieferant, der die Eignungskriterien nicht erfüllt, ausgeschlossen werden, egal wie gut sein Angebot ist. Die Einzelheiten können von Land zu Land abweichen, das Prinzip ist aber dasselbe. Und umgekehrt: Wer überqualifiziert ist, bekommt bei der Zuschlagserteilung keine Zusatzpunkte. Die Eignung ist im Wesentlichen bestanden oder nicht bestanden, während der Wettbewerb über die Kriterien entschieden wird.

Eine Ausnahme sollten Sie kennen. In Verfahren mit Präqualifikation, in denen der Auftraggeber begrenzt, wie viele Unternehmen ein Angebot abgeben dürfen, werden die geeigneten Bewerber nach gesonderten Auswahlkriterien gereiht. Dann müssen Sie zuerst geeignet sein, danach zu den Ausgewählten gehören, und erst dann tritt Ihr Angebot über die Kriterien in den Wettbewerb.

Warum es diese Unterscheidung gibt

Die Unterscheidung stammt aus den EU-Richtlinien, auf denen die Regeln zur öffentlichen Beschaffung im gesamten EWR beruhen. Auf Englisch heißen sie „selection criteria“ und „award criteria“. Der Gedanke dahinter ist Ordnung: Zuerst werden die Lieferanten herausgefiltert, die den Auftrag ausführen können, danach konkurrieren ihre Angebote zu gleichen Bedingungen.

Heißt das, dass derselbe Aspekt nie an beiden Stellen auftauchen darf? Nein. Die Regeln erlauben, dieselben Nachweise, zum Beispiel Referenzprojekte, sowohl bei der Eignung als auch beim Zuschlag zu verwenden, solange jeweils etwas anderes bewertet wird. Bei der Eignung geht es darum, ob das Unternehmen in der Lage ist zu liefern. Beim Zuschlag muss sich das Kriterium auf die Qualität dessen beziehen, was Sie in genau diesem Auftrag tatsächlich liefern, nicht auf das Unternehmen im Allgemeinen.

Das deutlichste Beispiel sind die Menschen. Organisation, Qualifikation und Erfahrung des Personals, das Sie für den Auftrag anbieten, können ein Zuschlagskriterium sein, sofern die Qualität des Personals erheblichen Einfluss darauf hat, wie der Auftrag ausgeführt wird. Dann zählt nicht die Historie des Unternehmens, sondern das Team, das Sie stellen. Lesen Sie die Vergabeunterlagen sorgfältig, dann sehen Sie, wo der Auftraggeber was verortet hat.

Wo viele stolpern

• Sie verwenden die Firmenpräsentation wieder. Der Eignungsteil wird mit Werbetext gefüllt, und die Antworten auf die Zuschlagskriterien mit allgemeinem Lob des Unternehmens. Beides verfehlt das Ziel.
• Sie belegen Mindestanforderungen mit Begeisterung und Kriterien mit Nachlässigkeit. Die Kraft fließt dorthin, wo keine Punkte vergeben werden.
• Sie erkennen nicht, was was ist. Eine Anforderung wie „Erfahrung aus vergleichbaren Aufträgen“ kann eine Mindestanforderung sein, ein Zuschlagskriterium oder beides mit unterschiedlichem Inhalt. Ist es in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen unklar, fragen Sie beim Auftraggeber nach.
• Sie unterschätzen die Formulare. Oberhalb der EWR-Schwellenwerte erklären Sie Ihre Eignung in der Einheitlichen Europäischen Eigenerklärung (EEE), englisch ESPD, und Fehler dort führen schnell zu Problemen. In Norwegen darf der Auftraggeber Sie auffordern, Unterlagen nachzureichen oder zu korrigieren, ist dazu aber nicht verpflichtet. In Deutschland können die Einzelheiten etwas anders aussehen.

So setzen Sie Ihre Kraft richtig ein

Lesen Sie die Vergabeunterlagen in zwei Durchgängen. Der erste Durchgang mit einer einzigen Frage: Was müssen wir erfüllen, um überhaupt dabei zu sein? Prüfen Sie jedes Eignungskriterium, und seien Sie ehrlich. Fehlt Ihnen etwas, ist es besser, das jetzt zu bemerken. Der zweite Durchgang: Was bringt Punkte, und wie viele? Gliedern Sie das Angebot nach den Zuschlagskriterien und ihrer Gewichtung, und geben Sie den meisten Raum dorthin, wo die meisten Punkte zu holen sind.

Unsere Erfahrung aus dem norwegischen Markt ist, dass die besten Angebotsschreiber das fast mechanisch tun. Mindestanforderungen werden kurz, präzise und belegbar beantwortet. Punkte werden dort gesammelt, wo sie tatsächlich vergeben werden.

Kurz zusammengefasst

Eignungskriterien entscheiden, ob Sie teilnehmen dürfen. Zuschlagskriterien entscheiden, ob Sie gewinnen. Halten Sie beides auseinander, dann werden Sie weder wegen einer Formalie ausgeschlossen, noch verschwenden Sie Ihre besten Argumente dort, wo niemand Punkte zählt.

Dieser Artikel ist Cobriefs Einschätzung der Regeln und der Praxis und keine Rechtsberatung. Wenn Sie in einem konkreten Verfahren unsicher sind, prüfen Sie die Vergabeunterlagen und ziehen Sie gerne eine Fachperson hinzu.

Möchten Sie einen zweiten Blick darauf, wie Sie Ihre Angebote aufbauen? Wir bei Cobrief unterhalten uns gerne mit Ihnen.