Ausschreibung verloren? So lernen Sie aus den Angeboten, die Sie nicht gewonnen haben

Viele Bieter lesen die Absage, zucken mit den Schultern und wenden sich der nächsten Frist zu. Das ist verständlich, doch damit entgeht ihnen die konkreteste Rückmeldung, die es in der öffentlichen Beschaffung gibt: eine schriftliche Erklärung, warum jemand anderes gewonnen hat. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie Sie diese Erkenntnis herausholen.

Sie haben Anspruch auf eine Begründung

Nach § 134 GWB muss der öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, unverzüglich in Textform informieren: über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung des eigenen Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses. Im Klartext: was am Gewinnerangebot gut war und was es besser gemacht hat als Ihres.

Das ist keine deutsche Sonderregelung. Der Anspruch auf eine Begründung und die Möglichkeit der Nachprüfung folgen aus den EU-Rechtsschutzregeln und gelten im gesamten EWR. Was von Land zu Land variiert, ist die zuständige Stelle und der Umfang der Akteneinsicht.

So lesen Sie die Begründung wie eine Fachperson

Eine Begründung ist keine Formalie, sondern Rohmaterial für Verbesserung. Lesen Sie sie gegen die Zuschlagskriterien der Ausschreibung, also gegen das, was der Auftraggeber als Bewertungsmaßstab angekündigt hat.

Fragen Sie sich:

Haben Sie beim Preis oder bei der Qualität verloren? Das sind zwei völlig verschiedene Probleme mit zwei völlig verschiedenen Lösungen.
Wie groß war der Abstand? Knapp bei der Qualität zu verlieren bedeutet etwas anderes, als deutlich abgeschlagen zu sein.
Gab es etwas, das der Auftraggeber in Ihrem Angebot nicht gefunden hat? Die Kompetenz ist oft im Unternehmen vorhanden, kam aber auf dem Papier nie deutlich heraus.
Wurden Sie aus formalen Gründen ausgeschlossen? Dann liegt das Problem nicht am Angebot, sondern an Ihren Abläufen, etwa daran, dass Eignungskriterien oder Pflichtformulare nicht korrekt beantwortet wurden.

Ist die Begründung zu dünn, um diese Fragen zu beantworten? Fordern Sie sofort eine Ergänzung. Eine Begründung, aus der sich nichts lernen lässt, genügt auch den Vorgaben nicht.

Die Wartefrist ist Ihre Denkpause

Zwischen der Information nach § 134 GWB und dem Vertragsschluss liegt eine Wartefrist, in der der Auftraggeber den Vertrag nicht schließen darf. Bei elektronischem Versand beträgt sie 10 Kalendertage, bei Versand auf anderem Weg 15 Kalendertage. Die Frist beginnt mit dem Tag nach der Absendung der Information.

Sie existiert genau dafür, dass Sie und die anderen, die nicht zum Zuge kamen, prüfen können, ob alles korrekt gelaufen ist, und reagieren, bevor der Vertrag Tatsache ist. Nutzen Sie sie aktiv: lesen Sie die Begründung genau, fordern Sie bei Unklarheiten eine Ergänzung, und melden Sie sich sofort beim Auftraggeber, wenn Sie einen Fehler sehen. Eine Rüge gegenüber dem Auftraggeber ist praktisch immer der erste Schritt, bevor die Vergabekammer angerufen wird.

Akteneinsicht: was die Regeln hier zulassen

Hier weichen die deutschen Regeln deutlich von denen mancher Nachbarländer ab, und es ist wichtig, damit realistisch zu planen. In Deutschland gibt es keinen allgemeinen Anspruch, das Angebot des Gewinners einzusehen. Der Grundsatz ist umgekehrt: die Angebote der Wettbewerber sind geschützt.

Akteneinsicht bekommen Sie als Beteiligter im Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer, auf Antrag und in dem Umfang, in dem Geschäftsgeheimnisse der übrigen Bieter nicht verletzt werden. Praktisch heißt das: die Einsicht ist an das Verfahren gekoppelt, nicht an Ihren Status als unterlegener Bieter. Wenn Sie verstehen wollen, wie das Gewinnerangebot aufgebaut war, führt der Weg über die Nachprüfung, und er endet an der Grenze der Geschäftsgeheimnisse.

Umso mehr Gewicht bekommt die Begründung nach § 134 GWB. Sie ist in Deutschland häufig die einzige belastbare Informationsquelle zur Vergabeentscheidung, und deshalb lohnt es sich, sie ernst zu nehmen und bei Lücken nachzufassen.

In Norwegen ist die Lage anders: dort öffnet das allgemeine Informationsfreiheitsgesetz nach der Zuschlagsentscheidung sowohl den Vergabevermerk als auch das Gewinnerangebot, mit geschwärzten Geschäftsgeheimnissen. In Schweden folgt die Einsicht ebenfalls aus dem allgemeinen Öffentlichkeitsprinzip, in Finnland aus dem Akteneinsichtsrecht, das Ihnen als Beteiligter des Verfahrens zusteht. Wenn Sie in diesen Märkten anbieten, steht Ihnen dort also deutlich mehr Einsicht zu als hier.

Wann sollten Sie nachprüfen lassen, und wann nicht?

Zuerst eine wichtige Unterscheidung: sind Sie mit der fachlichen Bewertung des Auftraggebers nicht einverstanden, oder sehen Sie einen Rechtsfehler? Beim Beurteilungsspielraum hat der Auftraggeber viel Raum. Gegen Fehler, etwa eine fehlende Begründung, nachträglich geänderte Zuschlagskriterien oder einen Gewinner, der die Anforderungen nicht erfüllt hat, können Sie vorgehen.

In Deutschland haben Sie drei Wege:

Rüge beim Auftraggeber. Kostenlos, formlos und oft am wirksamsten, besonders innerhalb der Wartefrist, solange die Entscheidung noch korrigiert werden kann. Sie ist zugleich Voraussetzung für das weitere Vorgehen.
Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer. Zuständig sind die Vergabekammern des Bundes oder der Länder, je nach Auftraggeber. Die Gebühr beträgt nach § 182 GWB mindestens 2.500 Euro, soll 50.000 Euro nicht überschreiten und kann im Einzelfall auf bis zu 100.000 Euro erhöht werden. Die Entscheidungen sind verbindlich.
Sofortige Beschwerde zum Vergabesenat des Oberlandesgerichts. Der Weg gegen die Entscheidung der Vergabekammer, ebenso wie Schadensersatzklagen. Hier sollten Sie anwaltlich vertreten sein, und die Schwelle liegt höher.

Die Vergabekammer ist die deutsche Lösung. Für Sie, wenn Sie Angebote in anderen europäischen Ländern abgeben, ist entscheidend, dass ein entsprechendes Nachprüfungssystem im gesamten EWR existieren muss, das folgt aus denselben EU-Regeln. Die Kosten unterscheiden sich allerdings erheblich: in Schweden ist die Nachprüfung beim Verwaltungsgericht gebührenfrei, in Norwegen kostet die KOFA-Beschwerde 8.000 norwegische Kronen.

Und manchmal ist die richtige Antwort, nicht nachprüfen zu lassen: wenn die Analyse zeigt, dass Sie ehrlich verloren haben, ist die Erkenntnis mehr wert als das Wiederholungsspiel.

Machen Sie die Verlustanalyse zur festen Routine

Was Sie tun sollten, in einer Liste:

Archivieren Sie jede Begründung zusammen mit dem Angebot, zu dem sie gehört, nicht im Postfach, sondern dort, wo das Team sie findet.
Kategorisieren Sie den Verlust: Preis, Qualität, Formalien oder falsche Ausschreibung. Eine Kategorie pro Verlust.
Fordern Sie Einsicht, wo das Verfahren sie zulässt, und fassen Sie bei dünnen Begründungen konsequent nach.
Suchen Sie Muster über die Zeit. Verlieren Sie immer beim gleichen Kriterium, haben Sie Ihr nächstes Verbesserungsprojekt gefunden.
Prüfen Sie, ob Sie die richtigen Ausschreibungen wählen. Viele "Verluste" sind Angebote, die nie hätten abgegeben werden sollen. Lesen Sie die Bekanntmachung kritisch, bevor Sie zwei Wochen in ein Angebot investieren, und nutzen Sie Ausschreibungsbenachrichtigungen, um die Ausschreibungen zu finden, die wirklich passen.

Wenn Sie Cobrief nutzen, kann diese ganze Routine an der Ausschreibung selbst hängen, mit Begründung, erhaltenen Unterlagen, Verlustgrund und den Mustern an einem Ort: siehe so führen Sie die Verlustanalyse in Cobrief durch.

Verluste sind Daten

Eine verlorene Ausschreibung ist teuer genug, lassen Sie sie nicht auch noch vergeudet sein. Die Begründung, die Wartefrist und das Nachprüfungsverfahren sind Werkzeuge, die die Regeln Ihnen kostenlos geben, und systematisch genutzt machen sie aus jedem Verlust eine etwas bessere Ausgangslage für das nächste Angebot.

Wir bei Cobrief sprechen gerne darüber, wie Sie mehr der richtigen Ausschreibungen finden und gewinnen.