7 points à vérifier dans un avis de marché

Un nouvel avis de marché arrive dans votre boîte de réception, et vous n'avez pas vraiment le temps de lire tous les documents de la consultation tout de suite. Comment savoir s'il vaut la peine d'aller plus loin, ou s'il faut le laisser de côté ? Ce que nous voyons chez les fournisseurs avec lesquels nous échangeons, c'est qu'il y a quelques points qui décident si une consultation mérite l'investissement. Si vous en obtenez une vue rapide, vous économisez beaucoup de travail plus tard dans le processus.

Voici sept points qu'il vaut la peine de regarder quand vous parcourez un nouvel avis publié sur le BOAMP, le JOUE, PLACE, ou côté norvégien sur Doffin.

1. Quels critères de sélection s'appliquent

Les critères de sélection déterminent si vous pouvez participer tout court. C'est là qu'interviennent l'ESPD, les attestations, les chiffres d'affaires, les références et les éventuelles certifications. La première chose à savoir, c'est si vous êtes qualifié, point. Si non, le reste est secondaire.

Ce que nous recommandons souvent, c'est de parcourir la liste avant de faire quoi que ce soit d'autre. S'il vous manque une certification obligatoire ou un type de référence précis, il vaut mieux le savoir tout de suite. Vous pouvez alors soit renoncer à la consultation, soit consacrer le temps à rassembler ce qui manque. C'est bien plus douloureux de découvrir un manque alors que vous avez déjà rédigé la moitié de l'offre.

Une troisième option est le dialogue avec l'acheteur. Si votre produit ou service correspond bien au besoin mais que vous ne remplissez pas tous les critères, cela peut valoir la peine de demander directement. Beaucoup d'acheteurs reçoivent peu ou pas de réponses à leurs consultations et peuvent être ouverts à un échange sur la question de savoir si les exigences reflètent vraiment ce qu'ils cherchent.

2. Ce que l'acheteur veut réellement acheter

Une fois que vous avez confirmé que vous êtes qualifié, l'étape suivante est de comprendre ce que l'acheteur cherche vraiment à obtenir. Quel est le besoin réel derrière la consultation ? Les codes CPV et les catégories donnent une direction grossière, mais c'est la description de la prestation et le contexte qui en disent plus sur l'intention.

Ce que nous voyons souvent, c'est que les fournisseurs vont directement au cahier des charges sans lire les paragraphes introductifs qui expliquent pourquoi l'achat est lancé. C'est une faiblesse. Ce que l'acheteur veut vraiment obtenir influe à la fois sur la manière dont les critères d'attribution doivent être interprétés et sur la manière dont l'offre doit être construite. Prenez quelques minutes pour comprendre qui utilisera réellement ce que vous allez livrer, et quel problème vous résolvez.

Pour ceux qui veulent aller un peu plus loin, quelques questions supplémentaires donnent souvent un avantage :

• Qui détient le contrat aujourd'hui, et pourquoi est-il remis sur le marché maintenant ?
• Qui, côté acheteur, est impliqué dans le processus, et quels sont leurs rôles ?
• Qu'est-ce que cet acheteur a historiquement pondéré dans des consultations similaires ?
• Avons-nous des relations avec des personnes clés qui peuvent donner du contexte ou des éclairages métier ?

Vous ne trouverez pas toujours toutes les réponses dans les documents de la consultation. Une bonne partie de cette compréhension se construit en parallèle, par la veille marché, l'analyse des attributions passées et le dialogue avec des contacts du secteur.

3. Ce que les critères d'attribution pondèrent réellement

Les critères d'attribution indiquent non seulement ce que l'acheteur évalue, mais aussi le poids de chaque critère. La différence entre 60/40 qualité/prix et 40/60 est souvent celle qui décide si vous pouvez gagner ou pas.

Il s'agit d'être honnête avec vous-même sur vos chances. Si vous êtes forts en qualité mais que le prix est plus pondéré, cela peut encore valoir la peine de participer. Posez-vous la question : la pondération nous est-elle favorable ? Si la réponse est non, mieux vaut peut-être consacrer le temps à une autre consultation.

4. La date limite de remise et le temps réel disponible

La date limite de remise n'est pas seulement la date à laquelle il faut livrer, c'est aussi le temps dont vous disposez réellement pour rédiger une bonne offre. Un délai court signifie autant une compétition sur le temps et les ressources qu'une compétition sur la force métier.

Vérifiez aussi quand sont les réunions d'information ou la date limite éventuelle pour les questions. Elles sont souvent plus tôt qu'on ne pense, et si vous avez des questions pour l'acheteur, elles doivent partir avant la date limite des questions. Ce que nous voyons fonctionner, c'est de fixer une date limite interne bien avant la date formelle, pour avoir une marge face aux surprises techniques de dernière minute.

5. Quelles annexes et quels documents sont obligatoires

Les documents de la consultation listent ce qui doit accompagner l'offre. Cela peut être plus que ce que vous pensez d'abord : ESPD, attestations, listes de références, CV, plans, bordereau de prix, et parfois des formulaires très spécifiques que l'acheteur veut voir remplis.

Ce que nous entendons souvent, c'est que les fournisseurs découvrent des annexes manquantes à l'approche de la date limite. C'est une source de stress inutile. Établissez une courte checklist de toutes les annexes obligatoires dès que vous avez décidé de répondre. Vous savez alors ce qui doit être rassemblé, et qui est responsable de chaque document.

6. Durée du contrat, options et volumes

Il ne suffit pas de remporter la consultation. Il faut aussi remporter un contrat qui vaut le travail engagé. L'avis indique généralement la durée du contrat (par exemple deux ans reconductibles deux ans), le volume attendu ou la valeur estimée, et si c'est un accord-cadre ou un marché ferme.

Ce que nous voyons, c'est que beaucoup de fournisseurs sont si concentrés sur la consultation elle-même qu'ils oublient d'évaluer si le contrat est attractif. Un petit accord-cadre sans volume garanti peut être moins rentable qu'un marché à prix ferme de taille moyenne avec une livraison claire. Évaluez le contrat comme si vous l'aviez déjà gagné, avant de commencer à rédiger l'offre.

7. Exigences particulières et clauses qui peuvent décider de votre participation

Beaucoup d'avis comportent des détails facilement négligés mais qui peuvent être décisifs. Exemples : habilitation de sécurité, présence obligatoire sur site, restrictions sur la sous-traitance, clauses d'exclusivité, ou mesures spécifiques sur la protection des données.

Ce que nous voyons, c'est que ce sont souvent ces petits détails qui décident si vous pouvez participer du tout. Passez en revue les points des documents et notez tout ce qui semble inhabituel ou restrictif. En cas de doute, envoyez une question à l'acheteur avant la date limite des questions. Mieux vaut clarifier tôt que de découvrir un blocage au milieu de la rédaction.

En conclusion

Ces sept points ne couvrent pas tout ce qui figure dans un avis, mais ce sont les pierres angulaires d'une bonne première évaluation. Ce que nous voyons, c'est que les fournisseurs qui disposent d'une checklist simple passent moins de temps sur le Go/No-go que ceux qui lisent tout de bout en bout.

Pour ceux qui veulent un coup de main pour extraire ces points des documents, notre fonctionnalité d'analyse d'appels d'offres avec l'IA fait une bonne partie du travail manuel. Vous pouvez aussi lire notre article sur les offres qui remportent les marchés publics pour comprendre ce qui distingue une offre gagnante du reste.

Chez Cobrief, nous échangeons volontiers sur la manière d'évaluer les avis plus efficacement. N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions.