niet-openbare procedure

Een niet-openbare procedure is een aanbestedingsprocedure die in twee fasen verloopt. In tegenstelling tot een openbare procedure, waarbij elke geïnteresseerde ondernemer direct een inschrijving kan indienen, begint een niet-openbare procedure met een selectiefase. Alleen ondernemers die door de aanbestedende dienst worden uitgenodigd, mogen een inschrijving indienen. De procedure is een van de twee standaardprocedures onder de Aanbestedingswet 2012 en EU-Richtlijn 2014/24/EU.

Hoe werkt een niet-openbare procedure?

Het proces verloopt in twee duidelijke fasen. In de eerste fase publiceert de aanbestedende dienst een aankondiging op TenderNed (en bij Europese aanbestedingen ook in TED), en alle geïnteresseerde ondernemers dienen een verzoek tot deelname in. De aanbestedende dienst beoordeelt of de ondernemers voldoen aan de geschiktheidseisen, een proces dat selectie wordt genoemd.

In de tweede fase worden de geselecteerde gegadigden uitgenodigd om een inschrijving in te dienen op basis van de aanbestedingsstukken. Wanneer meer ondernemers geschikt zijn dan gewenst, mag de aanbestedende dienst een selectie maken op basis van objectieve en niet-discriminerende selectiecriteria. Het minimumaantal uit te nodigen gegadigden is vijf, conform artikel 65 van Richtlijn 2014/24/EU.

Wanneer kiest men voor een niet-openbare procedure?

• Complexe opdrachten: Wanneer het opstellen en beoordelen van inschrijvingen veel middelen vergt, vermindert een niet-openbare procedure de belasting voor zowel ondernemers als de aanbestedende dienst.
• Veel potentiële inschrijvers: Als de aanbesteding naar verwachting veel gegadigden aantrekt, bijvoorbeeld bij adviesdiensten, is het efficiënter om het aantal inschrijvers te beperken.
• Geen onderhandeling: Net als bij de openbare procedure is onderhandeling over inschrijvingen niet toegestaan. Inschrijvingen zijn in beginsel definitief.
• Langere doorlooptijd: De tweefasenstructuur betekent dat de totale doorlooptijd langer is dan bij openbare procedures, met afzonderlijke termijnen voor het verzoek tot deelname en de inschrijving.

PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, biedt uitgebreide informatie over het kiezen van de juiste procedure. Tools zoals Cobrief helpen ondernemers om niet-openbare procedures vroegtijdig te ontdekken, zodat zij ruim de tijd hebben om hun verzoek tot deelname voor te bereiden.

Een niet-openbare procedure combineert brede markttoegang met gerichte concurrentie. Door ondernemers eerst te selecteren, zorgt de aanbestedende dienst ervoor dat alleen gekwalificeerde partijen middelen investeren in het opstellen van volledige inschrijvingen, wat leidt tot betere inschrijvingen en een efficiënter beoordelingsproces.