mededingingsprocedure met onderhandeling

De mededingingsprocedure met onderhandeling is een aanbestedingsprocedure waarbij de aanbestedende dienst met leveranciers mag onderhandelen om hun inschrijvingen te verbeteren. In tegenstelling tot de openbare procedure, waarbij inschrijvingen worden beoordeeld zoals ze zijn ingediend, biedt deze procedure ruimte voor gestructureerde dialoog en stapsgewijze verbetering van de aanbiedingen door middel van onderhandelingsrondes.

Hoe werkt de mededingingsprocedure met onderhandeling?

De procedure verloopt in twee fasen. Eerst wordt de opdracht aangekondigd via TenderNed, en iedere geïnteresseerde leverancier kan een verzoek tot deelname indienen. De aanbestedende dienst voert vervolgens een selectie uit om te beoordelen of leveranciers aan de geschiktheidseisen voldoen. Alleen geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd om een eerste inschrijving in te dienen; er moeten ten minste drie worden uitgenodigd om daadwerkelijke mededinging te waarborgen.

Na ontvangst van de eerste inschrijvingen onderhandelt de aanbestedende dienst met de leveranciers om hun aanbiedingen te verbeteren. Er kan worden onderhandeld over prijs, kwaliteit, technische oplossingen en contractvoorwaarden. De onderhandelingen kunnen in opeenvolgende rondes plaatsvinden, waarbij het aantal inschrijvers bij elke fase kan worden teruggebracht. Vervolgens stelt de aanbestedende dienst een gemeenschappelijke deadline voor de definitieve inschrijvingen, waarover niet meer mag worden onderhandeld.

Wanneer mag deze procedure worden gebruikt?

Op grond van Richtlijn 2014/24/EU (artikel 26, lid 4) mogen aanbestedende diensten deze procedure gebruiken wanneer:

• De behoeften van de aanbestedende dienst niet kunnen worden vervuld zonder aanpassing van beschikbare oplossingen
• De opdracht ontwerp- of innovatieve oplossingen omvat
• De aard, complexiteit of het risico van de opdracht onderhandeling noodzakelijk maakt
• Technische specificaties niet voldoende nauwkeurig kunnen worden opgesteld
• Een eerdere openbare of niet-openbare procedure uitsluitend onregelmatige of onaanvaardbare inschrijvingen heeft opgeleverd

Minimumeisen en gunningscriteria zijn niet onderhandelbaar, en alle leveranciers moeten gedurende het gehele proces gelijk worden behandeld. De minimale termijn voor verzoeken tot deelname bedraagt 30 dagen na verzending van de aankondiging. Hulpmiddelen zoals Cobrief helpen leveranciers om procedures met onderhandeling vroegtijdig te ontdekken, zodat zij zich grondig kunnen voorbereiden op de onderhandelingsrondes.

De mededingingsprocedure met onderhandeling biedt aanbestedende diensten de flexibiliteit om inschrijvingen via dialoog te optimaliseren en is bijzonder geschikt voor complexe opdrachten waarvan de behoeften niet volledig vooraf kunnen worden gedefinieerd. De procedure combineert onderhandelingsruimte met strikte eisen voor gelijke behandeling en transparantie.