Wat is een
openbare aanbesteding
Ook bekend als: openbare procedure
Een openbare aanbesteding is een aanbestedingsprocedure waarbij iedere geïnteresseerde ondernemer een inschrijving kan indienen, zonder voorafgaande selectie. Het is een eenstapsprocedure en de meest gebruikte methode voor overheidsopdrachten boven de Europese drempelwaarden. Op grond van artikel 27 van EU-richtlijn 2014/24/EU mogen aanbestedende diensten altijd voor de openbare procedure kiezen; in de praktijk wordt deze voor het overgrote deel van de Europese aanbestedingen gebruikt.
Hoe werkt een openbare aanbesteding?
De aanbestedende dienst stelt een aanbestedingsdocument op met daarin een beschrijving van de opdracht, de geschiktheidseisen voor ondernemers en de gunningscriteria voor de beoordeling van inschrijvingen. De aankondiging wordt gepubliceerd op TenderNed en, voor opdrachten boven de Europese drempelwaarden, ook op TED (Tenders Electronic Daily).
Iedere geïnteresseerde ondernemer kan vóór de sluitingsdatum een inschrijving indienen. De aanbestedende dienst beoordeelt alle inschrijvingen aan de hand van de gunningscriteria en selecteert de economisch meest voordelige inschrijving. Na het gunningsbesluit geldt een standstill-termijn (Alcateltermijn) van minimaal 20 kalenderdagen voordat het contract mag worden ondertekend.
Belangrijke regels
- Onderhandelingsverbod: De aanbestedende dienst mag niet onderhandelen met inschrijvers over hun inschrijving. De ingediende inschrijving is in beginsel definitief.
- Verduidelijking: De aanbestedende dienst mag inschrijvers wel vragen om informatie te verduidelijken, aan te vullen of te corrigeren bij fouten of onduidelijkheden.
- Minimumtermijnen: De inschrijvingstermijn bedraagt ten minste 35 dagen na de verzenddatum van de aankondiging, te verkorten tot 30 dagen bij elektronische indiening.
- Vrije toegang: De aanbestedingsdocumenten moeten gratis, rechtstreeks en elektronisch beschikbaar worden gesteld vanaf de datum van publicatie van de aankondiging.
Wanneer is een openbare aanbesteding het meest geschikt?
De openbare procedure is het meest geschikt voor opdrachten waarbij het opstellen en beoordelen van inschrijvingen niet buitensporig arbeidsintensief is, bijvoorbeeld leveringen of diensten die worden beoordeeld op gestandaardiseerde criteria zoals prijs of laagste kosten. Voor complexere opdrachten waarbij het zinvol is het aantal inschrijvers te beperken, kan een niet-openbare procedure passender zijn.
Hulpmiddelen zoals Cobrief helpen leveranciers om openbare aanbestedingen snel te ontdekken en te beoordelen, zodat zij zich kunnen richten op de meest relevante kansen.
De openbare aanbesteding is de hoeksteen van het Europese en Nederlandse aanbestedingsrecht. Zij waarborgt brede concurrentie en gelijke behandeling, maar stelt tegelijkertijd hoge eisen aan de kwaliteit van de aanbestedingsdocumenten, aangezien onderhandeling niet is toegestaan, moet de aanbestedende dienst haar behoefte vanaf het begin helder beschrijven.