enkelvoudige onderhandse aanbesteding

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding is een inkoopprocedure waarbij een aanbestedende dienst goederen of diensten inkoopt zonder een formele aankondiging te publiceren. Dit is een vereenvoudigde vorm van overheidsopdrachten die kan worden toegepast wanneer de waarde van de inkoop onder bepaalde grenzen blijft.

Wanneer mag een enkelvoudige onderhandse aanbesteding worden gebruikt?

Op grond van de Aanbestedingswet 2012 en de Gids Proportionaliteit mogen aanbestedende diensten een vereenvoudigde procedure toepassen voor opdrachten onder de nationaal vastgestelde drempelwaarden. In de praktijk betekent dit:

• Opdrachten onder de Europese drempelwaarden hoeven niet Europees te worden aanbesteed
• Voor opdrachten met een beperkte waarde kan één leverancier direct worden benaderd
• De Gids Proportionaliteit geeft richtlijnen voor het aantal uit te nodigen leveranciers in relatie tot de opdrachtwaarde

Bijvoorbeeld: als een gemeente nieuwe bureaustoelen moet aanschaffen voor EUR 30.000, kan dit als enkelvoudige onderhandse aanbesteding plaatsvinden, aangezien het bedrag ruim onder de drempelwaarde ligt.

Vereisten bij uitvoering

Hoewel een formele aankondiging op TenderNed niet verplicht is, moet de aanbestedende dienst wel:

• Belangrijke keuzes en overwegingen documenteren
• De aanbestedingsbeginselen (gelijke behandeling, transparantie, proportionaliteit) in acht nemen
• Waar mogelijk meerdere leveranciers benaderen om prijzen te vergelijken

Een praktisch voorbeeld: een school die leermiddelen moet inkopen voor EUR 15.000, doet er goed aan om offertes bij minimaal drie leveranciers op te vragen om voldoende concurrentie te waarborgen.

Wanneer is een enkelvoudige onderhandse aanbesteding niet geschikt?

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding is niet passend wanneer:

• De waarde boven de drempelwaarden ligt
• Er veel potentiële leveranciers in de markt zijn
• De opdracht strategisch belangrijk is
• Er hoge risico's aan de inkoop verbonden zijn

Hulpmiddelen zoals Cobrief kunnen leveranciers helpen om de inhoud van opdrachten te beoordelen met behulp van kunstmatige intelligentie.

Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding is kortom een vereenvoudigde inkoopprocedure die tijd en middelen kan besparen bij kleinere opdrachten. Het is echter belangrijk om de regels na te leven en het proces goed te documenteren, ook al is de procedure minder formeel dan reguliere aanbestedingsprocedures.