Leren van eerdere inschrijvingen

Nadat een inschrijving is ingediend, belanden zowel de uitwerking als de lessen uit het resultaat vaak in mappen en inboxen. Nu kun je dit werk in Cobrief bewaren en als basis gebruiken wanneer je de volgende inschrijving schrijft.

Bewaar de uitwerking voor later

Wanneer een inschrijving als ingediend wordt gemarkeerd, kun je de uitwerking direct in de kennisbank opslaan. Tekstdocumenten en ingevulde Word- en Excel-sjablonen zijn vooraf geselecteerd. Je kiest zelf wat je wilt bewaren. Bij inschrijvingen die al zijn ingediend, kan dit ook via het menu in de inschrijvingsruimte.

De inhoud wordt in een eigen map voor de inschrijving geplaatst en kan door de AI-bid manager worden gebruikt. Sla je de inschrijving na een wijziging opnieuw op, dan wordt de vorige versie vervangen. Zo voorkom je meerdere bijna identieke kopieën en houd je een overzichtelijke basis voor hergebruik.

Je bepaalt dus zelf welke onderdelen van de uitwerking waardevol zijn voor later. Goede oplossingsbeschrijvingen, aanbiedingsbrieven en volledig ingevulde sjablonen kunnen in vervolgwerk worden gebruikt zonder dat iemand ze opnieuw hoeft te exporteren, op te schonen en te uploaden.

Gebruik de resultaten bij de volgende inschrijving

Ook geregistreerde resultaten worden meegenomen naar volgend werk. De agent kan uitkomsten, verliesredenen, opmerkingen en contractwaarden uit eerdere aanbestedingen betrekken. Hij kan bovendien zoeken in gunningsbrieven en inzagedocumenten die je bij de aanbestedingen hebt geüpload.

Je kunt de agent bijvoorbeeld laten zoeken naar terugkerende verliesredenen, laten samenvatten wat de motiveringen over het prijsniveau zeggen of een nieuw concept laten vergelijken met de inzichten uit de vorige aanbesteding. De agent vermeldt uit welke aanbesteding de informatie komt, zodat het team terug kan naar de bron.

Inzagedocumenten worden duidelijk gemarkeerd als materiaal van concurrenten en alleen gebruikt wanneer de agent ze voor de taak nodig heeft. Ze worden niet in de kennisbank opgeslagen en niet automatisch in conceptinschrijvingen verwerkt.

Zo vormt het werk uit de ene aanbesteding een betere basis voor de volgende. Lees meer over hoe je resultaten registreert en gunningsbrieven uploadt.

Meer verbeteringen in het inschrijfproces

• Pipeline

  Aanbestedingen die door de aanbestedende dienst worden geannuleerd, krijgen automatisch de juiste status zodra Cobrief het annuleringsbericht ontvangt.

• Offertes

  Word- en Excel-bestanden met macro's kunnen nu naar Cobrief worden geüpload.

• Offertes

  Lange documenttitels overlappen de metadata niet meer wanneer de agent naast de inschrijving is geopend.

• Offertes

  Achtergebleven tijdelijke tekst wordt betrouwbaarder uit inschrijvingsteksten verwijderd.