solicitud de cotización (RFQ)

Una Solicitud de Cotización (RFQ, por sus siglas en ingles) es un documento formal de contratación utilizado para invitar a proveedores a presentar presupuestos competitivos para bienes o servicios específicos y bien definidos. A diferencia de una Solicitud de Propuestas (RFP), que pide a los proveedores proponer soluciones, una RFQ se centra exclusivamente en el precio, lo que la convierte en una de las herramientas de contratación más directas.

¿Cómo funciona una RFQ?

El poder adjudicador o comprador prepara un documento que específica exactamente lo que se necesita: cantidades, especificaciones técnicas, calendarios de entrega y cualquier otra condición relevante. Este documento se envia a un grupo seleccionado de proveedores invitados a presentar un presupuesto. Tras el plazo de presentación, el comprador revisa todas las cotizaciones y normalmente selecciona al proveedor que ofrece el mejor precio.

En la UE/EEE, la RFQ no es un procedimiento formal según la Directiva 2014/24/UE, que define procedimientos como el abierto, el restringido y el negociado para contratos por encima de los umbrales de contratación europeos. Las RFQ se utilizan más habitualmente para contrataciones por debajo de esos umbrales, regidas por la normativa nacional, aunque los principios del Tratado de la UE sobre transparencia e igualdad de trato siguen siendo de aplicación.

¿Cuándo conviene utilizar una RFQ?

Una RFQ es más eficaz cuando:

• Los requisitos están claramente definidos: las especificaciones son lo bastante detalladas para que los proveedores solo necesiten indicar un precio, no proponer una solución
• El precio es el criterio principal: la evaluación se centra en el coste más que en criterios de adjudicación ponderados que equilibren calidad y precio
• Los bienes o servicios son estandarizados: los productos son comparables entre proveedores, facilitando la evaluación de las ofertas

Para contrataciones complejas que requieren soluciones a medida, resulta más adecuada una Solicitud de Propuestas acompañada de unos pliegos de contratación completos. Herramientas como Cobrief ayudan a los proveedores a descubrir RFQ y otras oportunidades de contratación pública para responder a tiempo con cotizaciones competitivas.

Una RFQ es una forma práctica y eficiente de obtener precios competitivos para necesidades bien definidas, tanto en contratación pública por debajo de los umbrales regulatorios como en compras del sector privado a través de un acuerdo marco.