Udbudsprocessen trin for trin: sådan ser den ud fra leverandørens side

Det er let at tro, at et udbud begynder den dag, bekendtgørelsen dukker op. Men da er meget allerede besluttet. Behovet er afklaret, kravene er skrevet, og ofte har andre leverandører været i dialog med ordregiveren i månedsvis. Her gennemgår vi hele forløbet i et offentligt udbud, trin for trin, og viser, hvad der er klogt at gøre i hvert trin. Hvor vi bruger eksempler fra Norge, hvor Cobrief har base, siger vi det.

Ordregiveren arbejder i tre faser

Offentlige indkøb følger et fast forløb. I Norge inddeler DFØ (den norske styrelse for offentlig forvaltning og økonomistyring), statens fagorgan for indkøb, udbudsprocessen i tre faser. De samme tre faser gælder for dig, uanset hvor i EU og EØS du byder:

1. Afklare behovet og forberede udbuddet. Ordregiveren finder ud af, hvad de har brug for, undersøger markedet, vælger procedure og skriver kravene.
2. Gennemføre udbuddet. Udbuddet bekendtgøres, leverandørerne afgiver tilbud, og ordregiveren evaluerer og vælger.
3. Kontraktopfølgning. Kontrakten underskrives, og ordregiveren følger op på, at leverandøren leverer som aftalt.

Som leverandør er det let at bruge næsten al tiden i den midterste fase. Det er forståeligt, for det er der, tilbuddet skrives. Men det er i den første fase, kravene fastsættes, og i den sidste, pengene tjenes.

Vi starter med ordregiverens faser, fordi det er den rækkefølge, du skal forholde dig til. Nedenfor følger vi de samme tre faser, men set fra din side. Så deler udbudsfasen sig naturligt i tre: bekendtgørelsen, tilbuddet og tildelingen. Til sammen giver det fem trin.

Trin 1: Før bekendtgørelsen

Alt begynder med et behov hos en kommune, en styrelse eller en offentlig virksomhed. Ordregiveren skal finde ud af, hvad de faktisk har brug for, hvad det vil koste, og hvordan markedet ser ud. Reglerne giver ordregiveren mulighed for at undersøge markedet og tale med leverandører før udbuddet, så længe alle behandles ens. Det kaldes markedsdialog og foregår ofte som dialogmøder, enkeltmøder eller skriftlige spørgsmål til markedet.

Det er også i denne fase, ordregiveren beregner indkøbets værdi. Værdien afgør, hvilke regler der gælder, og hvor udbuddet bekendtgøres. I Norge gælder den norske udbudslov fra 500.000 norske kroner eksklusive moms. Fra 1,3 millioner norske kroner eksklusive moms er der pligt til at bekendtgøre nationalt, og fra EØS-tærskelværdierne gælder de fælleseuropæiske regler fuldt ud. Vi har forklaret tærskelværdierne i en særskilt artikel om tærskelværdier.

Det er klogt at gøre følgende her: Hold øje med forhåndsmeddelelser og dialogmøder hos de ordregivere, du gerne vil levere til. Møder du op og giver input, er du med til at forme de krav, du senere skal svare på.

Trin 2: Bekendtgørelse og udbudsmateriale

Når ordregiveren er klar, offentliggøres udbudsbekendtgørelsen. I Norge indsendes den via Doffin, Norges nationale database for offentlige udbud. Er værdien over EØS-tærskelværdien, sender Doffin bekendtgørelsen videre til TED, EU's fælles database, hvor den offentliggøres først. Kort efter ligger den også på Doffin. Bekendtgørelse i TED over EØS-tærskelværdien gælder i hele EU og EØS.

Sammen med bekendtgørelsen kommer udbudsmaterialet. Det er den dokumentpakke, der beskriver, hvad der skal købes, hvem der må deltage, og hvordan tilbuddene vurderes. To typer krav er værd at holde adskilt fra starten:

• Egnethedskrav afgør, om du må deltage. Typisk økonomi, erfaring og certificeringer.
• Tildelingskriterier afgør, hvem der vinder. Typisk pris, kvalitet og miljø, med en vægtning.

Vi har skrevet en særskilt artikel om, hvorfor du ikke må blande dem sammen. Sondringen gælder i hele EU og EØS.

Over EØS-tærskelværdien skal du aflevere ESPD (det fælles europæiske udbudsdokument) som foreløbig dokumentation for, at du opfylder egnethedskravene. Fuld dokumentation indhentes som regel kun fra den, der står til at vinde.

I denne fase kan du stille spørgsmål til ordregiveren. Svarene sendes til alle deltagere og bliver en del af grundlaget for udbuddet. Fristen for spørgsmål kommer ofte tidligere, end man regner med.

Det er klogt at gøre følgende her: Lav en hurtig vurdering af, om udbuddet er tiden værd. Opfylder I egnethedskravene? Er vægtningen til jeres fordel? Kan I nå fristen? Send spørgsmål tidligt.

Trin 3: Tilbuddet afgives

Tilbudsfristen er absolut. Et tilbud, der kommer for sent, skal afvises, og det gælder i hele EU og EØS. Det samme gælder, hvis leverandøren ikke opfylder egnethedskravene: Så har ordregiveren pligt til at afvise, ikke blot ret til det. I Norge giver forskriften ordregiveren mulighed for at bede om supplering eller afklaring af enkelte oplysninger, men det er noget, ordregiveren kan gøre, ikke skal.

Tilbuddet skal svare på det, udbudsmaterialet faktisk spørger om, i den struktur ordregiveren har bedt om. Tager du forbehold og afvigelser fra kravene, kan det i værste fald føre til, at tilbuddet afvises.

Det er klogt at gøre følgende her: Aflever i god tid, aldrig i sidste sekund. Hav et særskilt tjek af, at alle obligatoriske bilag er med, og at filerne har det rigtige format.

Trin 4: Evaluering, tildeling og standstill-periode

Efter fristen evaluerer ordregiveren tilbuddene ud fra tildelingskriterierne og den vægtning, der blev oplyst. Derefter sendes en meddelelse til de berørte leverandører om, hvem der er valgt. Meddelelsen skal indeholde en begrundelse, og den pligt gælder i hele EU og EØS. Efter den norske forskrift skal begrundelsen give "navnet på den valgte leverandør og en redegørelse for det valgte tilbuds egenskaber og relative fordele i overensstemmelse med tildelingskriterierne".

Derefter følger en standstill-periode: en ventetid, før kontrakten må underskrives. Over EØS-tærskelværdien er den mindst ti dage regnet fra dagen efter, at meddelelsen er sendt, og det gælder for dig overalt i EU og EØS. Pointen er, at leverandører, der mener, at noget er gået galt, skal nå at klage, før kontrakten indgås. Den klageret har du, uanset hvor du byder. I Norge kan du klage direkte til ordregiveren, til KOFA (Norges klagenævn for offentlige indkøb) eller til domstolene.

Det er klogt at gøre følgende her: Læs begrundelsen grundigt, uanset om du vandt eller tabte. Den fortæller, hvad ordregiveren faktisk lagde vægt på. Vi har skrevet om, hvordan du kan lære af de udbud, du ikke vandt.

Trin 5: Kontrakt og opfølgning

Når standstill-perioden er udløbet, underskrives kontrakten. Så begynder den fase, ordregiverne selv bruger meget tid på: at følge op på, at det, der blev lovet i tilbuddet, faktisk bliver leveret. For dig som leverandør er det i denne fase, omdømmet bygges. Ordregivere taler sammen, og gode referencer fra én kontrakt er ofte vejen ind til den næste.

Er kontrakten en rammeaftale, er det nu, de enkelte bestillinger, trækkene på aftalen, kommer. Træk på en rammeaftale bekendtgøres ikke, så det er selve rammeaftalen, du skal fange, når den sendes i udbud. Sådan fungerer rammeaftaler i hele EU og EØS. Vi har forklaret, hvordan rammeaftaler fungerer, i en særskilt artikel.

Der hvor mange snubler

Sådan som vi læser processen, går de samme fejl igen hos leverandører, der er nye i den offentlige sektor:

• De opdager udbuddet for sent. Bekendtgørelsen er starten på tilbudsarbejdet, men slutningen på ordregiverens planlægning. Da er kravene fastsat.
• De skriver, før de har tjekket egnethedskravene. Mangler I en attest eller en reference, er det bedre at vide det den første dag end den sidste aften.
• De undervurderer spørgerunden. Uklarheder, der kunne være ryddet af vejen tidligt, bliver i stedet til gætterier i tilbuddet.
• De afleverer tæt på fristen. Så er der ingen margin til en fil, der ikke vil uploade.
• De læser ikke begrundelsen efter et tab. Dermed går næste tilbud i samme fælde.

Hvad du bør gøre

Lav et enkelt overblik over, hvilke ordregivere der er vigtige for jer, og hold øje med forhåndsmeddelelser og dialogmøder fra dem. Brug udbudsvarsling, så bekendtgørelserne kommer til jer, i stedet for at I skal lede.

Når et udbud dukker op, så tag vurderingen, før I begynder at skrive: egnethedskrav, vægtning, frist og kontraktværdi. Send spørgsmål tidligt. Sæt en intern afleveringsfrist i god tid før den formelle. Og læs begrundelsen bagefter, uanset udfald.

Afslutningsvis

Et offentligt udbud er mere end en bekendtgørelse og en frist. Det er et forløb i flere trin, hvor begyndelsen og slutningen ofte afgør mere end selve tilbudsskrivningen. Forstår du hele forløbet, kan du være til stede, hvor kravene fastsættes, og ikke kun, hvor tilbuddet afleveres.

Indholdet her er Cobriefs vurderinger og ment som vejledning, ikke som juridisk rådgivning. Er du i tvivl om et konkret udbud, så spørg ordregiveren inden spørgefristen.

Vi i Cobrief tager gerne en snak om, hvordan I kan arbejde smartere gennem hele udbudsprocessen.