Egnethedskrav og tildelingskriterier: to spørgsmål, du ikke må blande sammen

»Vi havde det bedste tilbud, men blev afvist.« Det er en oplevelse, mange leverandører kan genkende, og den svier. Som vi ser det, er en almindelig forklaring, at leverandøren har blandet to ting sammen, som ligner hinanden, men som afgør helt forskellige spørgsmål: kravene til dig som leverandør og kriterierne, der udpeger vinderen. Her rydder vi op i forskellen og viser, hvordan du kan bruge den til din fordel.

To porte, to spørgsmål

Et udbud har i praksis to porte. Den første er egnethedskravene: minimumskrav til dig som leverandør, for eksempel økonomi, erfaring, kompetencer og systemer. De svarer på spørgsmålet »er denne leverandør i stand til at levere?«. Den anden port er tildelingskriterierne: pris, kvalitet, miljø og andet, der pointgives og vægtes. De svarer på »hvilket tilbud er bedst?«.

Logikken ligger fast. Efter de norske regler, som gennemfører EU-direktiverne, skal en leverandør, der ikke opfylder egnethedskravene, afvises, uanset hvor godt tilbuddet er. Detaljerne kan variere fra land til land, men princippet er det samme. Og omvendt: at være overkvalificeret giver ingen ekstra point ved tildelingen. Egnethed er i hovedsagen bestået eller ikke bestået, mens konkurrencen afgøres af kriterierne.

En undtagelse er værd at kende. I udbud med prækvalifikation, hvor ordregiveren begrænser, hvor mange der må afgive tilbud, rangeres de egnede ansøgere efter særlige udvælgelseskriterier. Så skal du først være egnet, dernæst blandt de udvalgte, og først derefter konkurrerer dit tilbud på kriterierne.

Hvorfor skellet findes

Skellet kommer fra EU-direktiverne, der ligger til grund for reglerne om offentlige indkøb i hele EØS. På engelsk hedder det »selection criteria« og »award criteria«. Tanken er orden: først sorteres de leverandører fra, der kan løse opgaven, derefter konkurrerer deres tilbud på lige vilkår.

Betyder det, at det samme forhold aldrig kan optræde begge steder? Nej. Reglerne giver mulighed for, at den samme dokumentation, for eksempel referenceprojekter, bruges både i egnethedsvurderingen og i tildelingen, så længe det, der vurderes, er forskelligt. I egnethedsvurderingen handler det om, hvorvidt virksomheden er i stand til at levere. I tildelingen skal kriteriet handle om kvaliteten af det, du faktisk skal levere i netop denne kontrakt, ikke om virksomheden generelt.

Det tydeligste eksempel er folkene. Organiseringen, kvalifikationerne og erfaringen hos det personale, du tilbyder til opgaven, kan være et tildelingskriterium, forudsat at personalets kvalitet har stor betydning for, hvordan kontrakten bliver udført. Så er det ikke virksomhedens historik, der tæller, men holdet, du stiller med. Læs udbudsmaterialet grundigt, så kan du se, hvor ordregiveren har placeret hvad.

Hvor mange snubler

• De genbruger virksomhedspræsentationen. Egnethedsdelen fyldes med salgstekst, og svarene på tildelingskriterierne fyldes med generel ros af virksomheden. Begge dele rammer forbi.
• De dokumenterer minimumskrav med entusiasme og kriterier sjusket. Kræfterne bruges der, hvor der ikke uddeles point.
• De ser ikke, hvad der er hvad. Et krav om »erfaring fra tilsvarende opgaver« kan være et minimumskrav, et tildelingskriterium eller begge dele med forskelligt indhold. Står det uklart i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet, så spørg ordregiveren.
• De undervurderer skemaerne. Over EØS-tærskelværdierne erklærer du dine kvalifikationer i ESPD-skemaet (det fælles europæiske udbudsdokument), og fejl dér skaber hurtigt problemer. I Norge må ordregiveren bede dig om at eftersende eller rette op, men har ikke pligt til det. Detaljerne kan se lidt anderledes ud i Danmark.

Sådan bruger du kræfterne rigtigt

Læs udbudsmaterialet i to omgange. Første omgang med ét spørgsmål: hvad skal vi opfylde for overhovedet at være med? Gennemgå hvert egnethedskrav, og vær ærlig. Mangler I noget, er det bedre at opdage det nu. Anden omgang: hvad giver point, og hvor mange? Disponér tilbuddet efter tildelingskriterierne og vægtningen, og brug mest plads der, hvor der er flest point at hente.

Vores erfaring fra det norske marked er, at de dygtigste tilbudsskrivere gør dette næsten mekanisk. Minimumskrav besvares kort, præcist og dokumenterbart. Pointene jages der, hvor de faktisk uddeles.

Kort opsummeret

Egnethedskravene afgør, om du må deltage. Tildelingskriterierne afgør, om du vinder. Hold dem adskilt, så slipper du både for at blive afvist på en formalitet og for at spilde dine bedste argumenter der, hvor ingen tæller point.

Denne artikel er Cobriefs vurdering af regelværket og praksis, ikke juridisk rådgivning. Er du i tvivl i et konkret udbud, bør du tjekke udbudsmaterialet og gerne rådføre dig med en fagperson.

Vil du have flere øjne på, hvordan I disponerer jeres tilbud? Vi i Cobrief tager gerne en snak.