Rammeaftaler forklaret: sådan fungerer træk og miniudbud

Mange leverandører jagter de enkelte kontrakter og overser nogle af de mest værdifulde muligheder i den offentlige sektor: rammeaftalerne. En plads på den rigtige rammeaftale kan betyde stabil omsætning i flere år. Går toget, kan der gå lang tid, før det næste kører. Her forklarer vi, hvordan rammeaftaler fungerer, og hvordan du positionerer dig, med eksempler fra Norge, hvor Cobrief har sin base.

Hvad en rammeaftale er

En rammeaftale er en aftale mellem en eller flere ordregivere og en eller flere leverandører, som fastsætter vilkårene for de kontrakter, der skal tildeles i en bestemt periode, navnlig med hensyn til pris og mængde. Definitionen kommer fra EU's udbudsdirektiv (direktiv 2014/24/EU, artikel 33) og gælder i hele EU og EØS. I Norge er den gennemført i anskaffelsesforskriften (den norske udbudsforordning), § 4-1. Ordregiveren binder sig altså ikke til ét stort køb, men etablerer en ordning for mange køb fremover. Selve købene sker gennem træk på rammeaftalen (på norsk avrop): bestillinger på rammeaftalens vilkår.

Rammeaftaler er ikke en selvstændig udbudsprocedure. Ordregiveren bruger de almindelige procedurer til at indgå aftalen, og den offentliggøres på samme måde som andre kontrakter. Det er med andre ord et almindeligt udbud, du skal vinde for at få en plads.

Rammeaftaler bruges, hvor behovet gentager sig: håndværkerydelser, konsulentbistand, forbrugsmaterialer, vikarer. Som hovedregel kan en rammeaftale ikke løbe længere end fire år. Undtagelser kræver særlige forhold, for eksempel knyttet til aftalens formål, investeringsomkostninger eller brugernes behov. Fire år er normalen, og derfor vender disse udbud tilbage med jævne mellemrum. Hvert udbud er en mulighed.

Fireårsreglen kommer fra artikel 33 i EU's udbudsdirektiv og gælder derfor i hele EØS. I Norge er den gennemført i anskaffelsesforskriften § 11-1, stk. 4, og § 26-1, stk. 4. I de norske forsyningssektorer (vand, energi, transport og post) gælder i stedet forsyningsforskriften (den norske forordning om udbud i forsyningssektorerne), og her er grænsen otte år (§ 22-1, stk. 4).

Én leverandør eller flere

Rammeaftaler findes i to hovedvarianter, og forskellen betyder meget for din hverdag. Reglerne for begge, og for miniudbud, kommer fra direktivets artikel 33 og gælder i hele EØS:

• Med én leverandør sker trækkene direkte på aftalens vilkår. Vinder du, er leverancerne i praksis dine i aftaleperioden.
• Med flere leverandører (ofte kaldt parallelle rammeaftaler) skal ordregiveren på forhånd bestemme, hvordan opgaverne fordeles. Er alle vilkår fastsat i aftalen, skal der bruges en fordelingsnøgle, for eksempel at den, der blev rangeret først, altid spørges først. Er ikke alle vilkår fastsat, skal opgaverne tildeles efter en ny konkurrence mellem leverandørerne på aftalen, det, der i Danmark kaldes miniudbud og i Norge minikonkurranse (minikonkurrence). En kombination er også mulig, men så skal det være klart, hvornår hver form bruges.

Ved et miniudbud skal ordregiveren skriftligt henvende sig til de leverandører på aftalen, som kan udføre opgaven, fastsætte en tilstrækkelig frist og tildele opgaven efter de tildelingskriterier, der er angivet i udbudsdokumenterne for rammeaftalen. I Norge står det i anskaffelsesforskriften § 26-3. Hvordan trækkene skal ske, skal fremgå af udbudsmaterialet. Læs det grundigt, før du afgiver tilbud, for det afgør, hvilken hverdag du får, hvis du vinder.

Miniudbud er lette at undervurdere. En plads på aftalen er da ikke et mål i sig selv, men en billet til at konkurrere videre, med langt færre konkurrenter end i et åbent udbud.

Hvorfor rammeaftaler er mere værd, end de ser ud

Værdien i udbudsbekendtgørelsen er den maksimale værdi af alle de kontrakter, ordregiveren forventer at tildele i hele aftaleperioden, medregnet optioner. Denne måde at beregne værdien på kommer fra direktivets artikel 5; i Norge står den i anskaffelsesforskriften § 5-4. Det er denne samlede værdi, ikke det enkelte træk, der afgør, hvilke tærskelværdier (på norsk terskelverdier) der gælder, og dermed hvor aftalen offentliggøres.

Som vi ser det, ligger den egentlige værdi i forudsigeligheden. Du kan planlægge bemanding og indkøb, du opbygger en relation til ordregiveren, og du får referencer, der tæller i næste udbud. Samtidig er det vigtigt at vide, at en rammeaftale normalt ikke er en købsgaranti. Ordregiveren forpligter sig normalt ikke til en bestemt mængde, og på aftaler med flere leverandører er det trækkene, der afgør, hvem der faktisk får omsætning.

Tjek den anslåede og den maksimale værdi

Efter EU-Domstolens dom i sagen Simonsen & Weel (C-23/20, 2021) skal ordregiveren angive både den anslåede og den maksimale mængde eller værdi for rammeaftalen i bekendtgørelsen eller udbudsmaterialet. Det gælder i hele EØS. Når maksimum er nået, er aftalen opbrugt, og ordregiveren kan ikke fortsætte med at købe på den uden et nyt udbud.

For dig som leverandør er det nyttigt på to måder. Det anslåede tal fortæller, hvor meget omsætning det er realistisk at regne med. Maksimum fortæller, hvor stor opgaven kan blive, og om du har kapacitet til den. Mangler tallene, kan det være en god idé at stille et spørgsmål i udbuddet, før fristen udløber.

Hvor mange snubler

• De vinder pladsen og læner sig tilbage. På aftaler med flere leverandører garanterer pladsen ingenting. Omsætningen vindes i miniudbuddene, ét ad gangen.
• De behandler miniudbud som formaliteter. De andre på aftalen er kvalificerede konkurrenter, der allerede har vundet ét udbud. Sjuskede svar taber til gennemarbejdede, også her.
• De læser ikke mekanismen for træk. Fordelingsnøgle og miniudbud giver en helt forskellig hverdag. Hvilken der gælder, står i udbudsmaterialet.
• De opdager udbuddet for sent. Kun de leverandører, der er parter i rammeaftalen, kan få kontrakter under den (i Norge anskaffelsesforskriften § 26-1, stk. 3). Nye kommer ikke ind undervejs, så markedet kan i praksis være lukket i op til fire år.

Sådan positionerer du dig

Kortlæg rammeaftalerne inden for dit fag: hvem har dem i dag, og hvornår udløber de? Udløbsdatoen fortæller, hvornår det næste udbud sandsynligvis kommer, og giver dig tid til at forberede dig. Husk, at det er selve rammeaftalen, du skal fange. I Norge har ordregiveren ingen pligt til at offentliggøre trækkene under den (anskaffelsesforskriften § 21-6, stk. 2), så dem ser du ikke på Doffin, Norges nationale database for offentlige udbud. Opsæt udbudsvarsling (på norsk anbudsvarsling), så nye udbud ikke glipper. Og har du allerede en plads på en aftale: behandl hvert miniudbud som et fuldgyldigt udbud, med samme omhu.

Kort opsummeret

Rammeaftaler er langsigtede billetter ind i den offentlige sektor: vilkårene aftales én gang, købene sker gennem træk, og på aftaler med flere leverandører afgøres omsætningen i miniudbuddene. Hold øje med udløbsdatoerne, for det er der, de store muligheder ligger.

Denne artikel giver udtryk for Cobriefs vurderinger og er ikke juridisk rådgivning. Kontakt en rådgiver, hvis du er i tvivl om, hvordan reglerne gælder i din situation.

Vi i Cobrief tager gerne en snak om, hvordan du fanger rammeaftalerne på dit marked, før konkurrenterne gør det.