Changelog

Meget af den viden og opfølgning, der indgår i tilbudsarbejdet, ligger i andre systemer. Når AI-bid manageren ikke har adgang, skal I selv finde oplysningerne og flytte dem mellem værktøjerne. Nu kan agenten forbindes direkte med flere af de systemer, teamet allerede bruger.

Forbind de systemer, I arbejder i

Under Indstillinger → Integrationer kan hver bruger forbinde agenten med Linear, Notion, Atlassian til Jira og Confluence samt Oda. De supplerer de eksisterende forbindelser til SharePoint, OneDrive og Flowcase.

Forbindelserne bruger de adgange, I allerede har i kildesystemet. Det betyder, at agenten kan finde en relevant Jira-sag, læse en side i Notion eller bruge kontekst fra Linear, uden at indholdet først skal kopieres til Cobrief. De tilgængelige handlinger afhænger af det enkelte system og brugerens egne rettigheder.

Når I starter en samtale, kan forbindelserne slås til eller fra i plusmenuen ved skrivefeltet. Valget gælder den aktuelle samtale, så agenten kun får adgang til de kilder, der er relevante for opgaven. Standardvalget kan også angives, før en ny samtale starter.

Bestem, hvad agenten må gøre

En forbindelse kan give agenten både læseværktøjer og handlinger, der ændrer noget i det eksterne system. Administratorer kan derfor styre tilladelserne for hvert værktøj i hele arbejdsområdet.

Et værktøj kan tillades, kræve godkendelse eller blokeres. Læsning er normalt tilladt, mens handlinger, der skriver eller ændrer data, kræver godkendelse. Når godkendelse er påkrævet, stopper agenten, før handlingen udføres, og viser, hvad den vil gøre. I kan godkende eller afvise direkte i samtalen.

På den måde kan teamet arbejde med mere opdateret kontekst uden at give agenten fri adgang til at foretage ændringer. Forbindelserne kan til enhver tid fjernes i integrationsindstillingerne.

Flere forbedringer til agenten

• AI-bid manager

  Nye brugere får en samlet kom godt i gang-guide og et personligt aktivitetsoverblik på agentfladen.

• Forbindelser

  Agenten starter hurtigere i arbejdsområder med mange CV'er og referenceprojekter fra Flowcase.

• AI-bid manager

  Samtaler kan fortsætte, selv om de tidligere brugte en AI-model, der ikke længere er tilgængelig.

Når et tilbud er afleveret, ender både besvarelsen og læringen fra resultatet ofte i mapper og indbakker. Nu kan I bevare arbejdet i Cobrief og bruge det som grundlag, når det næste tilbud skal skrives.

Gem besvarelsen til senere brug

Når et tilbud markeres som afleveret, kan I gemme besvarelsen direkte i vidensbasen. Tekstdokumenter samt udfyldte Word- og Excel-skabeloner er valgt på forhånd, og I bestemmer selv, hvad der skal gemmes. Det samme kan gøres fra menuen i tilbudsrummet for tilbud, der allerede er afleveret.

Indholdet gemmes i en særskilt mappe for tilbuddet og bliver tilgængeligt for agenten. Hvis I gemmer tilbuddet igen efter en ændring, erstattes den tidligere version. Så undgår I flere næsten ens kopier og får et ryddeligt grundlag for genbrug.

I vælger dermed, hvilke dele af besvarelsen der er værd at bygge videre på. Gode løsningsbeskrivelser, tilbudsbreve og udfyldte skabeloner kan bruges i senere arbejde, uden at nogen først skal eksportere, rydde op og uploade dem igen.

Brug resultaterne i det næste tilbud

De resultater, I registrerer, kan også bruges fremover. Agenten kan bruge udfald, tabsårsager, kommentarer og kontraktværdier fra tidligere udbud. Den kan desuden søge i tildelingsbreve og dokumenter fra aktindsigt, som I har uploadet til udbuddene.

I kan for eksempel bede agenten om at finde typiske tabsårsager, opsummere, hvad begrundelserne siger om prisniveauet, eller kontrollere et nyt udkast mod det, I lærte sidst. Agenten angiver, hvilket udbud oplysningerne kommer fra, så teamet kan gå tilbage til kilden.

Dokumenter fra aktindsigt markeres tydeligt som konkurrentmateriale og bruges kun, når agenten har brug for dem. De føjes ikke til vidensbasen og trækkes ikke automatisk ind i tilbudsudkast.

Dermed kan arbejdet fra ét udbud blive et bedre udgangspunkt for det næste. Læs mere om hvordan I registrerer resultater og uploader tildelingsbreve.

Flere forbedringer i tilbudsarbejdet

• Pipeline

  Udbud, som ordregiveren aflyser, flyttes automatisk til den rigtige status, når Cobrief modtager aflysningsmeddelelsen.

• Tilbud

  Makroaktiverede Word- og Excel-filer kan nu uploades i Cobrief.

• Tilbud

  Lange dokumenttitler overlapper ikke længere metadata, når agenten er åben ved siden af tilbuddet.

• Tilbud

  Rester af pladsholdertekst fjernes mere pålideligt fra tilbudstekster.

Samtaler om et udbud foregår ofte i Cobrief, mens beskeden om at følge op skal sendes et andet sted. Nu kan I omtale en kollega direkte i kommentaren og samle både samtalen og notifikationen ét sted.

Inddrag den rette person med @

Skriv @ i en kommentar til udbuddet eller en tilbudsopgave. Cobrief viser personerne i arbejdsområdet, og I vælger den, der skal se kommentaren. Omtalen bliver synlig i teksten, så alle, der læser samtalen, kan se, hvem spørgsmålet eller opfølgningen vedrører.

Det fungerer både til korte afklaringer og til opgaver, der kræver en bestemt fagperson. I kan bede en kollega kontrollere et krav, besvare et spørgsmål eller gennemgå en besvarelse uden at oprette en særskilt opgave bare for at få vedkommendes opmærksomhed.

Notifikationen åbner den rette samtale

Kollegaen får en aktivitetsnotifikation, når omtalen gemmes. Hvis e-mailnotifikationer om samarbejde er slået til, sendes notifikationen også via e-mail. Linket åbner udbuddet eller tilbudsopgaven med kommentaren synlig, så modtageren ikke skal lede efter sammenhængen.

Når en kommentar redigeres, får kun personer, der omtales for første gang, en notifikation. Uændrede omtaler udløser ikke nye notifikationer, og I får ikke besked om jeres egne omtaler. Det holder aktivitetslisten ryddelig, selv om kommentaren ændres flere gange.

Omtaler fungerer både for eksisterende medlemmer og inviterede brugere i arbejdsområdet. Dermed kan teamet bruge samme arbejdsform, fra invitationen er sendt.

Flere forbedringer i denne version

• Udbudssøgning

  Store resultatlister indlæses mere jævnt, og antal over 10.000 vises, uden at hele resultatsættet først skal tælles.

• Udbudssøgning

  Gemte søgninger understøtter nu de samme danske og internationale placeringsfiltre som selve udbudssøgningen.

• Udbudssøgning

  Forslag til vurderingskriterier gentager ikke længere aktive nøgleord i en anden bøjning.

• Onboarding

  Prøveperioden har fået mere AI-kapacitet, så nye brugere kan afprøve en større del af tilbudsprocessen.

• Brugerstyring

  Login er tydeligere på åbne sider, og links fra notifikationer tilbyder at skifte til det rette arbejdsområde, når det er nødvendigt.

Mindre rettelser og finpudsning

• Udbudssøgning

  Morgenbriefen åbner flere resultater korrekt i klassisk Outlook og bruger samme rækkefølge som pipelinen, når relevansscorerne er ens.

• Udbudssøgning

  Morgenbriefen viser en meningsfuld forhåndsvisning i Apple Mail, når et udbud er ændret.

• Udbudssøgning

  Flerfaseudbud vises ikke længere som udløbet, blot fordi fristen for prækvalifikation er overskredet.

• Onboarding

  Bekræftelseslinket fra notifikationen i appen fungerer igen.

• Brugerstyring

  Brugere uden adgang får en tydelig side i stedet for en ødelagt appskal.

En udbudsnotifikation skal hjælpe dig med at afgøre, hvor du bør bruge din tid, ikke flytte hele søgningen ind i indbakken. Den nye Morgenbrief gør de vigtigste resultater nemmere at vurdere med et enkelt blik og fører dig videre til det rigtige udvalg i Cobrief, når noget ser interessant ud.

Topmatch og ændringer adskilles tydeligt

Den planlagte Morgenbrief åbner med antallet af nye resultater og fremhæver det bedste match. Kortet viser en kort opsummering, frist og relevansscore med en tydelig handling til at vurdere udbuddet i Cobrief. Andre nye resultater samles nedenunder, mens ændrede udbud, planlagte udbud og resultater får hver sin sektion. Dermed slipper du for at fortolke en lang, flad liste for at forstå, hvad der faktisk er sket siden sidst.

Kortene er gjort nemmere at skimme på mobilen og i e-mailklienter med begrænset understøttelse. Hele rækken kan klikkes på, tekstmængden er strammet op, og etiketter og farver bruges ensartet på tværs af sektionerne.

Fortsæt med det samme udvalg i Cobrief

Når du åbner en notifikation, viser pipelinen, hvilke bekendtgørelser der fulgte med netop den udsendelse. Fanerne følger de samme grupper som e-mailen, så »nye udbud«, »ændringer« og »resultater« betyder det samme før og efter klikket. Linket til flere resultater åbner også hele udvalget, ikke en ny søgning, der kan have ændret sig, siden e-mailen blev sendt.

Notifikationer, der sendes med det samme, har fået deres egen variant til Nyt udbud med det samme visuelle udtryk, men med fokus på det ene resultat. Gemte søgninger er samtidig blevet tydeligt adskilt fra virksomhedens Morgenbrief, så modtageren kan se, hvilken type notifikation der ligger bag.

Flere forbedringer i e-mails

• Udbudssøgning

  Morgenbriefen vises nu mere stabilt i Outlook, på mobilen og i mørk tilstand.

• Udbudssøgning

  Invitationer, samarbejdsnotifikationer og andre e-mails fra Cobrief har fået samme sidehoved, knapdesign og farvebrug.

• Udbudssøgning

  Links til afmelding og administration af gemte søgninger er tydeligere og mere pålidelige.

• Pipeline

  Pipelinen kan nu filtreres efter ordningstype for at finde rammeaftaler, kvalifikationsordninger og dynamiske indkøbssystemer, og ordningstype kan også vises som en sorterbar kolonne i listen.

• PipelineFrister kan nu fjernes fra private udbud.

Når du arbejder med AI-bid manageren over tid, er det besværligt at gentage de samme præferencer og arbejdsvaner i hver ny samtale. Nu kan du bede agenten om at huske det, der skal følge med videre, uden at minderne bliver delt med andre.

Din måde at arbejde på følger med til næste samtale

Bed agenten om at huske en stabil præference eller arbejdsvane som en del af en almindelig samtale. Det kan være, hvordan du foretrækker, at svar bliver struktureret, en arbejdsmetode du ofte bruger, eller et andet varigt valg, der gør samarbejdet mere relevant. Du kan også bede agenten om at opdatere et minde, når dine behov ændrer sig, eller glemme det, når det ikke længere gælder.

Minderne er private for dig. Det gælder også, når du arbejder sammen med kolleger i et delt arbejdsområde eller et tilbud. Andre brugere får ikke adgang til dine minder, og deres minder påvirker ikke, hvordan agenten svarer dig.

Agenten bruger kun minder, der er relevante for den aktuelle samtale. Tidligere præferencer kan derfor hjælpe, når de passer, uden at alt, du har gemt, bliver trukket ind i hvert svar. Sikkerhedsforanstaltninger afviser hemmeligheder og betalingsoplysninger, så agenthukommelsen er beregnet til arbejdsvaner og præferencer, ikke til følsom opbevaring.

Du kan se og styre alt, agenten husker

Når et minde tilføjes, opdateres eller fjernes gennem samtalen, vises ændringen direkte i chatten. Hvis agenten fortolkede din anmodning forkert, kan du fortryde med det samme og fortsætte uden at lede efter en separat indstilling.

Hele oversigten findes under Bibliotek → Agenthukommelse. Her kan du selv tilføje minder, søge i dem, redigere indholdet, omdøbe dem og slette dem. Det gør det nemt at rydde op, når din arbejdsform ændrer sig, og at styre præcis, hvad agenten må bruge i senere samtaler.

Brug samtalen til en hurtig ændring og biblioteket, når du har brug for det fulde overblik. Minderne forbliver knyttet til din bruger og administreres ét sted, uanset hvilket arbejdsområde eller tilbud du åbner.

Flere forbedringer

• AI-bid manager

  Skriv / i beskedfeltet for at finde og vælge en af teamets færdigheder, før beskeden sendes.

• AI-bid manager

  Agenten bruger kontosproget, når det ønskede svarsprog er uklart.

• Tilbud

  Åbne tekstdokumenter opdateres løbende, mens agenten skriver.

• AI-bid manager

  Fejlformaterede handlingslinks vises som brugbare knapper.

• Tilbud

  Nye dokumenter, som agenten opretter, vises i tilbudsarbejdsområdet.

Det er nemt at følge et udbud frem til tilbudsfristen, men sværere at få øje på, hvem der vandt, og hvad aftalen faktisk endte med at være værd. Resultatet offentliggøres ofte længe efter, at arbejdet er afsluttet. Nu følger Cobrief resultatbekendtgørelser fra Doffin og TED som en del af virksomhedens udbudssøgning.

Nye resultater samles separat

Kontrakttildelinger, profylaksebekendtgørelser, kontraktændringer og annulleringer, der matcher søgeprofilen, vises under Pipeline → Resultater → Nye. Her finder I resultater fra de seneste to måneder, sorteret efter offentliggørelsesdato. De blandes ikke med aktive udbud i indbakken, og ældre resultater forsvinder automatisk fra »Nye«, når de ikke længere kræver opfølgning.

Hvis I åbner Søg og vælger resultatfasen, kan I selv undersøge et større udvalg. Listevisningen viser, hvem der vandt, hvor mange tilbud der kom ind, den faktiske og den annoncerede kontraktværdi samt tilgængelige resultatdokumenter. Dermed kan teamet følge konkurrenter, sammenligne udfaldet med egne vurderinger og opdage aftaler, der kan blive sendt i udbud igen.

Resultaterne kommer med i udbudsnotifikationerne

Udbudsnotifikationerne omfatter nu også nye resultater, der matcher søgeprofilen. Morgenbriefen via e-mail har sin egen resultatsektion, mens notifikationer i Slack og Teams tæller resultater sammen med nye udbud. I pipelinen holdes aktive og afgjorte udbud fortsat adskilt.

Resultatfasen er aktiveret for alle arbejdsområder. Administratorer, der kun vil følge planlagte og aktive udbud, kan slå den fra under Indstillinger → Udbudssøgning → Søgeoversigt.

Udbudssøgningen begrænsede tidligere landevalget til Norge, Sverige, Danmark, Finland og Tyskland, selv om Cobrief allerede henter europæiske bekendtgørelser fra TED. Teams, der følger markeder uden for disse fem lande, har derfor ikke kunnet afgrænse søgninger, varslinger og indsigt efter deres behov. Nu er hele EØS- og EFTA-området tilgængeligt.

Vælg blandt 31 europæiske lande

Landevælgeren indeholder nu alle EU-lande samt Island, Liechtenstein, Norge og Schweiz. Valgene bruges i hele søgeopsætningen: i almindelige udbudssøgninger, gemte søgninger og varslinger, leveringssted, markedsindsigt og de indstillinger, agenten bruger, når den hjælper jer.

Det betyder, at et team, der for eksempel følger det nederlandske, østrigske og irske marked, kan vælge netop disse lande i stedet for at skulle arbejde uden om en fast nordisk standard. Eksisterende søgninger og standardvalg er bevaret, så udvidelsen ikke ændrer den opsætning, I allerede bruger.

Regionsfiltrene følger strukturen i hvert land

Stedsfiltrene bruger den officielle NUTS-inddeling for hvert land. I kan åbne et land og vælge relevante regioner på det niveau, der giver mening dér, i stedet for at møde én model udviklet til Norge. Tyskland og Frankrig bruger større regionsniveauer, mens de øvrige lande kan afgrænses mere detaljeret.

Bekendtgørelser, der mangler en gyldig regional kode for leveringsstedet, vises under »Andre steder« i stedet for at falde ud af søgningen. Dermed er det tydeligt, hvad der er klassificeret regionalt, samtidig med at relevante bekendtgørelser uden komplette stedsdata stadig er med.

Forbedringer i søgning og på åbne udbudssider

• Udbudssøgning

  Åbne udbudssider indlæser væsentligt mindre JavaScript og færre skrifttyper, så indholdet vises hurtigere på mobilen.

• Udbudssøgning

  Brugere, der er logget ind uden et arbejdsområde, kan bruge de åbne udbudssider uden at blive sendt videre.

• Udbudssøgning

  Valget »Alle lande« beholder nu hele landeudvalget og går ikke tilbage til arbejdsområdets standardlande.

• Markedsindsigt

  Indsigtspaneler viser tydeligt, når listen over bekendtgørelser er begrænset til de første 500 resultater.

• Udbudssøgning

  Udvælgelseskriterier fra den nyeste eForms-version læses nu korrekt, og de berørte bekendtgørelser er behandlet igen.

Tildelingsbrevet kommer ofte længe før Doffin, Norges offentlige portal for udbud, offentliggør, hvem der vandt. Nogle gange kommer der slet ingen offentlig bekendtgørelse. Så er teamets eget resultat, årsagen til tabet og dokumentationen let endt i indbakker og lokale mapper, adskilt fra de norske offentlige data. Nu kan I registrere udfaldet, mens det stadig er friskt, og samle alt på udbudssiden.

Registrer resultatet, når svaret kommer

Når et udbud flyttes til Vundet, Tabt eller Annulleret, åbnes en kort registrering med udfaldet valgt på forhånd. Ved en sejr kan I bekræfte eller ændre kontraktværdien. Ved et tab kan I vælge en struktureret tabsårsag, for eksempel pris, kvalitet, referencer eller afvigelser i tilbuddet, og tilføje en kommentar.

Har I tildelingsbrevet ved hånden, kan I slippe det direkte i den samme dialog. Alt er valgfrit, så status kan stadig opdateres hurtigt, og detaljerne kan udfyldes senere. Den samme registrering åbnes, uanset om status ændres fra pipelinen, kanbantavlen, kort- eller listevisningen eller fra selve udbudssiden.

Eget udfald og Doffin-data samlet ét sted

Den nye sektion Resultat vises, så snart udbuddet er vundet, tabt eller annulleret, uden at I skal vente på Doffin. Her kan I se udfaldet, tabsårsagen, kommentaren, kontraktværdien og hvem der registrerede resultatet. Oplysningerne kan redigeres, når I ved mere.

Tildelingsbreve, dokumenter fra aktindsigt i konkurrenternes tilbud og andre resultatdokumenter ligger i en separat dokumentliste. Cobrief genkender automatisk dokumenttypen og mærker den, når klassificeringen er færdig. Dokumenterne føjes som standard ikke til briefen eller vidensbasen.

Hvis Doffin har offentliggjort en bekendtgørelse om indgåelse af kontrakt, vises den i en tydeligt markeret undersektion. Dermed kan I skelne mellem det, teamet selv har registreret, og de norske offentlige oplysninger, uden at skulle lede to steder.

Forbedringer i tilbudsarbejdet

• Pipeline

  Kanban-kolonnerne viser det korrekte antal udbud og lader jer indlæse flere uden at forlade visningen.

• Tilbud

  Elementer i tilbudsrummet kan sorteres efter navn, senest ændret eller størrelse, og søgning og sortering gemmes i URL'en.

• Tilbud

  Filupload viser status for hver fil, lader jer prøve mislykkede uploads igen og beholder filer, der allerede er tilføjet.

• Tilbud

  Excel-eksport viser den rigtige spørgsmålstekst for hvert felt og afkoder HTML-tegn i indholdet.

• Tilbud

  Danske tilbudslister klassificeres nu korrekt som vareudvælgelse.