Tabte du udbuddet? Sådan lærer du af de tilbud, du ikke vandt

Mange leverandører læser afslaget, trækker på skuldrene og går videre til næste frist. Det er forståeligt, men så går de glip af den mest konkrete tilbagemelding, der findes i offentlige indkøb: en skriftlig forklaring på, hvorfor nogen andre vandt. Her viser vi, hvordan du får den indsigt frem, skridt for skridt.

Du har krav på en begrundelse

Når ordregiveren har valgt leverandør, skal alle berørte tilbudsgivere underrettes om beslutningen. Efter udbudsloven skal underretningen indeholde en begrundelse, herunder navnet på den vindende tilbudsgiver og de relative fordele ved det valgte tilbud målt mod tildelingskriterierne. På almindeligt dansk: hvad der var godt ved vindertilbuddet, og hvad der gjorde det bedre end dit.

Det er ingen dansk særordning. Retten til en begrundelse og muligheden for at klage følger af EU's håndhævelsesregler og gælder i hele EØS. Det, der varierer fra land til land, er hvem du klager til, og hvilke regler om aktindsigt der gælder.

Sådan læser du begrundelsen som en fagperson

En begrundelse er ikke bare en formalitet, den er rådata til forbedring. Læs den op mod tildelingskriterierne i udbuddet, altså det ordregiveren sagde, tilbuddene skulle vurderes på.

Spørg dig selv:

• Tabte du på pris eller på kvalitet? Det er to helt forskellige problemer med to helt forskellige løsninger.
• Hvor stor var afstanden? At tabe knebent på kvalitet betyder noget andet end at blive parkeret.
• Var der noget, ordregiveren ikke kunne finde i dit tilbud? Kompetencen findes ofte i virksomheden, men den kom aldrig tydeligt frem på papiret.
• Blev du afvist på formalia? Så handler problemet ikke om dit tilbud, men om dine rutiner, for eksempel at egnethedskrav eller obligatoriske formularer ikke var besvaret korrekt.

Synes du, begrundelsen er for tynd til at svare på de spørgsmål? Bed om en uddybning med det samme. En begrundelse, du ikke kan lære noget af, er heller ikke god nok efter reglerne.

Standstill-perioden er din tænkepause

Mellem underretningen og selve kontraktindgåelsen løber en standstill-periode, en ventetid hvor ordregiveren ikke må skrive kontrakt. Er underretningen sendt elektronisk, er perioden mindst 10 dage, og mindst 15 dage hvis den undtagelsesvist er sendt på anden måde, for eksempel med brev. Formålet er netop at give en rimelig frist til at klage, før der skrives under.

Perioden findes for, at du og de andre, der ikke nåede op, skal have tid til at vurdere, om alt er gået rigtigt for sig, og reagere før kontrakten er en realitet. Brug den aktivt: læs begrundelsen grundigt, bed om uddybning hvis noget er uklart, og sig til med det samme, hvis du mener der er begået en fejl.

Der er en konkret gevinst ved at klage inden for standstill-perioden: klagen tillægges automatisk midlertidig opsættende virkning, så ordregiveren ikke må underskrive, indtil Klagenævnet har taget stilling til, om klagen skal have opsættende virkning under den videre behandling. Den afgørelse skal træffes inden 30 kalenderdage. Klager du efter perioden er udløbet, skal opsættende virkning besluttes særskilt.

Aktindsigt: se hvad vinderen faktisk leverede

Her er de danske regler mere afgrænsede end mange tror, men også målrettede mod netop dig. Retten til aktindsigt i tilbud og i oplysninger i tilbud er begrænset til dem, der er klageberettigede til Klagenævnet for Udbud i den pågældende sag, samt til massemedier. Som forbigået tilbudsgiver er du klageberettiget, og det er præcis derfor adgangen findes.

Forretningshemmeligheder skal fortsat beskyttes og bliver overstreget, men du får som regel nok at se for at forstå, hvordan vinderen løste opgaven, strukturerede tilbuddet og besvarede kriterierne.

Vi ser ofte, at det er her den største aha-oplevelse kommer: det er én ting at få at vide, at vinderen fik bedre udbytte på kvalitet, noget helt andet at se, hvordan et vindende tilbud faktisk er skruet sammen.

I Norge er adgangen bredere, fordi den følger den almindelige offentlighedslovgivning i stedet for at være knyttet til klageadgangen.

Hvornår bør du klage, og hvornår bør du lade det ligge?

Først en vigtig sortering: er du uenig i ordregiverens faglige skøn, eller mener du der er begået en fejl? Skønnet har ordregiveren stort rum for. Fejl, som at begrundelsen mangler, at tildelingskriterierne blev ændret undervejs, eller at vinderen ikke opfyldte kravene, kan du gøre noget ved.

I Danmark har du tre veje:

• Klag til ordregiveren. Gratis, uformelt og ofte det mest effektive, især i standstill-perioden mens beslutningen stadig kan omgøres.
• Klag til Klagenævnet for Udbud. Klagegebyret er 20.000 kr., når klagen vedrører overtrædelse af EU's udbudsdirektiver, og 10.000 kr. ved klager over tilbudsloven eller udbudslovens afsnit IV om indkøb under tærskelværdierne med klar grænseoverskridende interesse. Nævnets afgørelser er bindende.
• Domstolene. Aktuelt i store sager, for eksempel med krav om erstatning, men her bør du have advokat, og tærsklen er højere.

Klagenævnet for Udbud er den danske løsning. Pointen for dig, der afgiver udbud i andre europæiske lande, er at et tilsvarende klagesystem skal findes overalt i EØS, det følger af de samme EU-regler. I Norge heder organet KOFA, gebyret er 8.000 norske kroner, og fristen er seks måneder efter kontraktindgåelse, men afgørelserne er kun rådgivende.

Og nogle gange er det rigtige svar at lade være med at klage: hvis analysen viser, at du tabte på ærlig vis, er indsigten mere værd end omkampen.

Gør tabsanalysen til fast rutine

Det du bør gøre, samlet i én liste:

1. Arkivér hver begrundelse sammen med det tilbud, den gælder, ikke i indbakken, men et sted teamet finder den.
2. Kategorisér tabet: pris, kvalitet, formalia eller forkert udbud. Én kategori per tab.
3. Bed om aktindsigt i vindertilbuddet i udbud, der ligner dem, du vil vinde flere af.
4. Se efter mønstre over tid. Taber du altid på samme kriterium, har du fundet næste forbedringsprojekt.
5. Overvej om du vælger de rigtige udbud. Mange "tab" skyldes, at tilbuddet aldrig burde være afgivet. Læs udbudsbekendtgørelsen kritisk, før du bruger to uger på et tilbud, og brug udbudsvarsling til at finde de udbud, der faktisk passer til jer.

Bruger I Cobrief, kan hele den rutine ligge på selve udbuddet, med begrundelsen, de udleverede dokumenter, tabsårsagen og mønstrene samlet på ét sted: se sådan laver du tabsanalysen i Cobrief.

Tab er data

Et tabt udbud er dyrt nok, som det er, lad det ikke også være spildt. Begrundelsen, aktindsigten og standstill-perioden er værktøjer, reglerne giver dig gratis, og brugt systematisk gør de hvert tab til et lidt bedre udgangspunkt for næste tilbud.

Vi i Cobrief tager gerne en snak om, hvordan I kan finde, og vinde, flere af de rigtige udbud.