e-Certis

e-Certis är EU-kommissionens kostnadsfria databas över vilka intyg, certifikat och andra bevis varje EU- och EES-land använder i offentlig upphandling. Där ser du vilka dokument som visar att en leverantör uppfyller kvalificeringskraven och inte omfattas av någon uteslutningsgrund, till exempel betalda skatter och avgifter, inga brottmålsdomar, ingen konkurs och giltig försäkring. Databasen är särskilt användbar när du vill lämna anbud i ett annat land.

Hur fungerar e-Certis?

Tre saker blandas lätt ihop:

• ESPD är den egenförsäkran du lämnar med anbudet. Den är ett preliminärt bevis: du intygar att du uppfyller kraven.
• e-Certis är katalogen. Den talar om vilka dokument som används som slutligt bevis i varje land och vem som utfärdar dem.
• Nationella registertjänster som norska eBevis låter den upphandlande myndigheten hämta skatteintyg, registreringsuppgifter och annat direkt ur registren.

Den rättsliga grunden är artikel 61 i upphandlingsdirektivet (2014/24/EU). Medlemsstaterna ska se till att uppgifterna om intyg och bevis i e-Certis hålls aktuella, och upphandlande myndigheter ska i första hand begära de typer av bevis som finns i e-Certis. EU-kommissionen driver databasen, medan varje land lägger in och underhåller sina egna uppgifter. Sverige och Norge finns båda med.

Sökningen är gratis och öppen. Du väljer land och vad du behöver bevis för, och ser dokumentets namn, vem som utfärdar det och hur det motsvarar bevis i andra länder.

Ett exempel: En svensk byggentreprenör vill lämna anbud på ett vägkontrakt för en norsk kommun. Hemma lämnar hon uppgifter från Skatteverket och registreringsbevis från Bolagsverket. Som svenskt företag styrker hon normalt med svenska bevis även i Norge, men den norska myndigheten känner inte till dem. I e-Certis ser hon vad norska leverantörer brukar lämna, till exempel skatteattest från Skatteetaten och firmaattest från Brønnøysundregistrene, och vilka svenska dokument som motsvarar dem. Då kan hon ta fram rätt papper i tid och förklara för myndigheten vad de visar.

Varför är e-Certis viktigt för dig som leverantör?

Det tar tid att få fram intyg, och i ett annat land vet du ofta inte vad myndigheten förväntar sig. e-Certis ger dig svaret innan du lämnar anbud, inte efter att du har vunnit och fått kort tid på dig att styrka uppgifterna. Ska du börja lämna anbud enligt de norska reglerna, danska udbudsloven eller finska hankintalaki är det ett bra första stopp.

Databasen hjälper dig också i dialogen med myndigheten. Ber de om ett dokument som inte finns i Sverige kan du visa vad den svenska motsvarigheten är. Verktyg som Cobrief hjälper dig att se vilka krav och vilken dokumentation en upphandling efterfrågar, så att du vet vad du ska slå upp.

Vanliga frågor

Måste jag använda e-Certis för att lämna anbud?

Nej. e-Certis är ett uppslagsverk. Du lämnar inget där, och myndigheten begär ingen bekräftelse från databasen.

Finns svenska och norska dokument i e-Certis?

Ja. Sverige är med som EU-land och Norge som EES-land, så du hittar bevis från båda länderna med uppgift om vem som utfärdar dem.

Är e-Certis samma sak som ESPD?

Nej. ESPD är formuläret du fyller i och lämnar med anbudet. e-Certis visar vilka dokument som används för att bekräfta det du har intygat i ESPD.

Kort sagt: e-Certis är Europas karta över intyg och bevis. Slå upp där innan du lämnar anbud i ett annat land, så slipper du överraskningar när myndigheten begär dokumentation.