Anskaffelsesprosessen steg for steg: slik ser den ut fra leverandørens side

Det kan være lett å tro at et anbud starter den dagen kunngjøringen dukker opp. Men da er mye allerede bestemt. Behovet er avklart, kravene er skrevet, og ofte har andre leverandører vært i dialog med innkjøper i månedsvis. Her går vi gjennom hele løpet i en offentlig anskaffelse, steg for steg, og viser hva som er lurt å gjøre i hvert steg.

Innkjøperen jobber i tre faser

Offentlige anskaffelser følger et fast løp. DFØ, som er statens fagorgan for anskaffelser, deler anskaffelsesprosessen i tre faser:

Avklare behov og forberede konkurransen. Innkjøper finner ut hva de trenger, undersøker markedet, velger prosedyre og skriver kravene.
Konkurransegjennomføring. Konkurransen kunngjøres, leverandørene leverer tilbud, og innkjøper evaluerer og velger.
Kontraktsoppfølging. Kontrakten signeres, og innkjøper følger opp at leverandøren leverer som avtalt.

Som leverandør er det lett å bruke nesten all tiden i den midterste fasen. Det er forståelig, for det er der tilbudet skrives. Men det er i den første fasen kravene settes, og i den siste pengene tjenes.

Vi starter med innkjøperens faser fordi det er den rekkefølgen du må forholde deg til. Under følger vi de samme tre fasene, men sett fra din side. Da blir konkurransefasen naturlig delt i tre: kunngjøringen, tilbudet og tildelingen. Til sammen gir det fem steg.

Steg 1: Før kunngjøringen

Alt starter med et behov hos en kommune, en etat eller et offentlig selskap. Innkjøper må finne ut hva de faktisk trenger, hva det vil koste, og hvordan markedet ser ut. Regelverket åpner for at innkjøper undersøker markedet og snakker med leverandører før konkurransen, så lenge alle behandles likt. Det kalles markedsdialog, og skjer gjerne som dialogkonferanser, én-til-én-møter eller skriftlige spørsmål til markedet.

Dette er også fasen der innkjøper beregner verdien på anskaffelsen. Verdien avgjør hvilke regler som gjelder, og hvor konkurransen kunngjøres. I Norge gjelder anskaffelsesloven fra 500 000 kroner eksklusive merverdiavgift. Fra 1,3 millioner kroner eksklusive merverdiavgift er det plikt til å kunngjøre nasjonalt, og fra EØS-terskelverdiene gjelder de felleseuropeiske reglene fullt ut. Vi har forklart terskelverdiene i en egen artikkel om terskelverdier.

Her er det lurt å gjøre følgende: Følg med på forhåndskunngjøringer og dialogkonferanser hos de oppdragsgiverne du vil levere til. Møter du opp og gir innspill, er du med på å forme kravene du senere skal svare på.

Steg 2: Kunngjøring og konkurransegrunnlag

Når innkjøper er klar, publiseres kunngjøringen. I Norge sendes den inn via Doffin. Er verdien over EØS-terskelverdi, sender Doffin kunngjøringen videre til TED, EUs felles database, der den publiseres først. Rett etterpå ligger den på Doffin også.

Sammen med kunngjøringen kommer konkurransegrunnlaget. Det er dokumentpakken som beskriver hva som skal kjøpes, hvem som får delta og hvordan tilbudene vurderes. To typer krav er verdt å skille fra hverandre med en gang:

Kvalifikasjonskrav avgjør om du får delta. Typisk økonomi, erfaring og sertifiseringer.
Tildelingskriterier avgjør hvem som vinner. Typisk pris, kvalitet og miljø, med en vekting.

Vi har skrevet en egen artikkel om hvorfor du ikke må blande dem.

Over EØS-terskelverdi skal du levere ESPD-skjemaet som foreløpig dokumentasjon på at du oppfyller kvalifikasjonskravene. Full dokumentasjon hentes som regel inn fra den som ligger an til å vinne.

I denne fasen kan du stille spørsmål til innkjøper. Svarene sendes til alle som deltar, og blir en del av grunnlaget for konkurransen. Fristen for å spørre kommer ofte tidligere enn man venter.

Her er det lurt å gjøre følgende: Ta en rask vurdering av om konkurransen er verdt tiden. Oppfyller dere kvalifikasjonskravene? Er vektingen til deres fordel? Rekker dere fristen? Send spørsmål tidlig.

Steg 3: Tilbudet leveres

Tilbudsfristen er absolutt. Et tilbud som kommer inn for sent, skal avvises. Det samme gjelder dersom leverandøren ikke oppfyller kvalifikasjonskravene: da har innkjøper plikt til å avvise, ikke bare rett. Forskriften åpner for at innkjøper kan be om ettersending eller avklaring av enkelte opplysninger, men det er noe innkjøper kan gjøre, ikke må.

Tilbudet skal svare på det konkurransegrunnlaget faktisk spør om, i den strukturen innkjøper har bedt om. Tar du forbehold og avvik fra kravene, kan det i verste fall føre til at tilbudet blir avvist.

Her er det lurt å gjøre følgende: Lever i god tid, aldri på siste sekund. Ha en egen sjekk på at alle obligatoriske vedlegg er med, og at filene er i riktig format.

Steg 4: Evaluering, tildeling og karensperiode

Etter fristen evaluerer innkjøper tilbudene mot tildelingskriteriene og vektingen som ble oppgitt. Så sendes en meddelelse til de berørte leverandørene om hvem som er valgt. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse, som etter forskriften skal gi «navnet på den valgte leverandøren og en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene».

Deretter følger en karensperiode: en ventetid før kontrakten kan signeres. Over EØS-terskelverdi er den minst ti dager regnet fra dagen etter at meddelelsen er sendt. Poenget er at leverandører som mener noe er gjort feil, skal rekke å klage før kontrakten er inngått. I Norge kan du klage til innkjøper direkte, til KOFA eller til domstolene.

Her er det lurt å gjøre følgende: Les begrunnelsen nøye, enten du vant eller tapte. Den forteller hva innkjøper faktisk la vekt på. Vi har skrevet om hvordan du kan lære av anbudene du ikke vant.

Steg 5: Kontrakt og oppfølging

Når karensperioden er over, signeres kontrakten. Da begynner den fasen innkjøperne selv bruker mye tid på: å følge opp at det som ble lovet i tilbudet, faktisk blir levert. For deg som leverandør er dette fasen der omdømmet bygges. Innkjøpere snakker sammen, og gode referanser fra én kontrakt er ofte inngangen til den neste.

Er kontrakten en rammeavtale, er det nå de enkelte bestillingene, avropene, kommer. Avrop under en rammeavtale kunngjøres ikke, så det er selve rammeavtalen du må fange opp når den lyses ut. Vi har forklart hvordan rammeavtaler fungerer i en egen artikkel.

Der mange snubler

Slik vi leser prosessen, går de samme feilene igjen hos leverandører som er nye i offentlig sektor:

De oppdager konkurransen for sent. Kunngjøringen er starten på tilbudsarbeidet, men slutten på innkjøpers planlegging. Da er kravene satt.
De skriver før de har sjekket kvalifikasjonskravene. Mangler dere en attest eller en referanse, er det bedre å vite det første dagen enn siste kvelden.
De undervurderer spørsmålsrunden. Uklarheter som kunne vært ryddet opp i tidlig, blir i stedet gjettinger i tilbudet.
De leverer tett på fristen. Da er det ingen margin for en fil som ikke lar seg laste opp.
De leser ikke begrunnelsen etter tap. Dermed går neste tilbud i samme felle.

Hva du bør gjøre

Sett opp en enkel oversikt over hvilke oppdragsgivere som er viktige for dere, og følg med på forhåndskunngjøringer og dialogkonferanser fra dem. Bruk anbudsvarsling slik at kunngjøringene kommer til dere, i stedet for at dere må lete.

Når en konkurranse dukker opp, ta vurderingen før dere begynner å skrive: kvalifikasjonskrav, vekting, frist og kontraktsverdi. Send spørsmål tidlig. Sett en intern leveringsfrist i god tid før den formelle. Og les begrunnelsen etterpå, uansett utfall.

Avslutningsvis

En offentlig anskaffelse er mer enn en kunngjøring og en frist. Det er et løp i flere steg, der starten og slutten ofte avgjør mer enn selve tilbudsskrivingen. Forstår du hele løpet, kan du være til stede der kravene settes, og ikke bare der tilbudet leveres.

Innholdet her er Cobriefs vurderinger og ment som veiledning, ikke som juridisk rådgivning. Er du i tvil om en konkret konkurranse, spør innkjøper innen spørsmålsfristen.

Vi i Cobrief tar gjerne en prat om hvordan dere kan jobbe smartere gjennom hele anskaffelsesprosessen.