Tapte du anbudet? Slik lærer du av anbudene du ikke vant

Mange leverandører leser avslaget, trekker på skuldrene og går videre til neste frist. Det er forståelig – men da går de glipp av den mest konkrete tilbakemeldingen som finnes i offentlige anskaffelser: en skriftlig forklaring på hvorfor noen andre vant. Her viser vi hvordan du henter ut den innsikten, steg for steg.

Du har krav på en begrunnelse

Når oppdragsgiveren har valgt leverandør, skal alle berørte leverandører – i praksis de som fortsatt er med i konkurransen – få en skriftlig meddelelse om hvem som vant, med en begrunnelse. Begrunnelsen skal inneholde navnet på den valgte leverandøren og «en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med tildelingskriteriene», som forskriften sier. På vanlig norsk: hva som var bra med vinnertilbudet, og hva som gjorde det bedre enn ditt.

Dette er ikke en norsk særordning. Retten til begrunnelse og muligheten til å klage følger av EUs håndhevingsregler og gjelder i hele EØS. Det som varierer fra land til land, er hvem du klager til og hvilke innsynsregler som gjelder.

Slik leser du begrunnelsen som en fagperson

En begrunnelse er ikke bare en formalitet – den er rådata for forbedring. Les den opp mot tildelingskriteriene i konkurransen, altså det oppdragsgiveren sa at tilbudene skulle vurderes på.

Spør deg selv:

• Tapte du på pris eller på kvalitet? Det er to helt ulike problemer med to helt ulike løsninger.
• Hvor stor var avstanden? Å tape knepent på kvalitet betyr noe annet enn å bli parkert.
• Var det noe oppdragsgiveren ikke fant i tilbudet ditt? Ofte finnes kompetansen i selskapet, men den kom aldri tydelig fram på papiret.
• Ble du avvist på formalia? Da handler ikke problemet om tilbudet ditt, men om rutinene dine – for eksempel at kvalifikasjonskrav eller obligatoriske skjemaer ikke var besvart riktig.

Synes du begrunnelsen er for tynn til å svare på disse spørsmålene? Be om en utdyping med en gang. En begrunnelse du ikke kan lære noe av, er heller ikke god nok etter regelverket.

Karensperioden er tenkepausen din

Mellom meddelelsen og selve kontraktsigneringen skal det gå en karensperiode – en ventetid der oppdragsgiveren ikke har lov til å signere kontrakten. For anskaffelser over EØS-terskelverdi er den minst ti dager, regnet fra dagen etter at meddelelsen ble sendt. Merk at kravet ikke gjelder i alle situasjoner – blant annet ikke når kontrakter tildeles under en rammeavtale.

Perioden finnes nettopp for at du og de andre som ikke nådde opp, skal rekke å vurdere om alt har gått riktig for seg – og reagere før kontrakten er et faktum. Bruk den aktivt: les begrunnelsen grundig, be om utdyping hvis noe er uklart, og si fra til oppdragsgiveren med en gang hvis du mener det er gjort en feil.

Innsyn: se hva vinneren faktisk leverte

Her har vi i Norge en mulighet mange leverandører ikke bruker. Etter offentleglova kan tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas fra innsyn bare fram til valget av leverandør er gjort. Etterpå kan du be om innsyn i anskaffelsesprotokollen – oppdragsgiverens egen logg over hvordan konkurransen ble gjennomført – og i vinnerens tilbud. Forretningshemmeligheter skal sladdes, men du får som regel se nok til å forstå hvordan vinneren løste oppgaven, strukturerte tilbudet og besvarte kriteriene.

Vi ser ofte at det er her den største aha-opplevelsen kommer: Det er én ting å få vite at vinneren fikk bedre uttelling på kvalitet, noe helt annet å se hvordan et vinnende tilbud faktisk er skrudd sammen.

Innsynsreglene er norske – i andre EØS-land finnes det lignende ordninger, men hvor mye du får se, varierer.

Når bør du klage – og når bør du la det ligge?

Først en viktig sortering: Er du uenig i oppdragsgiverens faglige skjønn, eller mener du det er begått en feil? Skjønn har oppdragsgiveren stort rom for. Feil – som at begrunnelsen mangler, at tildelingskriteriene ble endret underveis, eller at vinneren ikke oppfylte kravene – kan du gjøre noe med.

I Norge har du tre veier:

• Klage til oppdragsgiveren. Gratis, uformelt og ofte det mest effektive – særlig i karensperioden, mens beslutningen fortsatt kan omgjøres.
• Klage til KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser). Gebyret er 8 000 kroner i vanlige rådgivende saker, og fristen er seks måneder etter at kontrakten ble inngått. Uttalelsene er rådgivende, ikke bindende, men de fleste oppdragsgivere retter seg etter dem. Får du medhold i at feilen påvirket resultatet, får du gebyret tilbake.
• Domstolene. Aktuelt i store saker, for eksempel med krav om erstatning – men her bør du ha advokat, og terskelen er høyere.

KOFA er den norske løsningen. Poenget for deg som leverer anbud i andre europeiske land, er at et tilsvarende klagesystem skal finnes overalt i EØS – det følger av de samme EU-reglene.

Og noen ganger er det riktige svaret å ikke klage: Hvis analysen viser at du tapte på ærlig vis, er innsikten mer verdt enn omkampen.

Gjør tapsanalysen til fast rutine

Det du bør gjøre, samlet i én liste:

1. Arkiver hver begrunnelse sammen med tilbudet den gjelder – ikke i innboksen, men et sted teamet finner den.
2. Kategoriser tapet: pris, kvalitet, formalia eller feil konkurranse. Én kategori per tap.
3. Be om innsyn i vinnertilbudet i konkurranser som ligner dem du vil vinne flere av.
4. Se etter mønstre over tid. Taper du alltid på samme kriterium, har du funnet neste forbedringsprosjekt.
5. Vurder om du velger riktige konkurranser. Mange «tap» skyldes at tilbudet aldri burde vært levert – les kunngjøringen kritisk før du bruker to uker på et tilbud, og bruk anbudsvarsling til å finne konkurransene som faktisk passer dere.

Bruker dere Cobrief, kan hele denne rutinen ligge på selve anbudet, med tildelingsbrev, innsynsdokumenter, tapsårsak og mønstrene samlet på ett sted: se slik gjør du tapsanalysen i Cobrief.

Tap er data

Et tapt anbud er dyrt nok som det er – ikke la det være bortkastet også. Begrunnelsen, innsynsretten og karensperioden er verktøy regelverket gir deg gratis, og brukt systematisk gjør de hvert tap til et litt bedre utgangspunkt for neste tilbud.

Vi i Cobrief tar gjerne en prat om hvordan du kan finne – og vinne – flere av de riktige anbudene.