Changelog

En utfyllingsmal kan inneholde hundrevis av felt. Når hele malen er én oppgave, er det vanskelig å se hvem som skal svare på hva. Nå kan teamet følge opp hvert tekstfelt som en egen deloppgave.

Fordel arbeidet felt for felt

Hver deloppgave har egen status, ansvarlig og frist. Én kollega kan fylle ut tekniske svar, mens en annen tar referanser eller erklæringer. Det gjelder tekstfelt i både Word- og Excel-maler, også maler dere laster opp selv.

Filtrer på ansvarlig eller status for å finne feltene du skal jobbe med. Fremdriften viser hvor mange deloppgaver som er ferdige, både inne i malen og på oppgaven for hele malutfyllingen. Dere får en felles oversikt uten å lete gjennom alle svarene.

Deloppgavene du har ansvar for, vises også under Mine oppgaver. Når en kollega tildeler deg et felt, får du et aktivitetsvarsel som åpner riktig deloppgave. Du kommer rett til svaret du skal jobbe videre med.

Status, ansvarlig og frist beholdes for de samme feltene når innholdet i malen trekkes ut på nytt. Et felt kan være alt fra et faglig svar til dato, sted eller signatur. Derfor kaller vi dem deloppgaver, ikke bare krav.

Les mer om utfyllingsmaler og oppgaver i tilbudsrommet.

Mindre rettinger i tilbudsarbeidet

• Tilbud

  Rettet en feil som kunne gi tom visning i Mine oppgaver.

• Tilbud

  Utfylling av prisskjema håndterer avbrutte KI-svar bedre.

På dager med mange nye anbud viste Morgenbrief bare en liten del av treffene. Nå får du opptil 25 anbud i en kompakt liste. Du kan se flere muligheter i samme e-post og åpne dem som er interessante.

Flere anbud i samme oversikt

Hver rad viser innkjøper, tittel, et kort sammendrag, relevanspoeng og frist. Når e-posten inneholder flere anbud, bruker alle det samme oppsettet. Du kan skanne listen og sammenligne treffene uten å bla gjennom store enkeltkort.

De 25 plassene deles mellom nye konkurranser, endringer, planlagte anskaffelser og resultater. Har utsendelsen flere treff, åpner Åpne i Cobrief hele utvalget. E-posten viser fortsatt totalen, også når ikke alle treff får en egen rad.

Endre e-postvarsler med agenten

Administratorer kan nå be KI-bid manageren vise eksisterende e-postvarsler, endre hyppigheten eller legge til kolleger som allerede er i arbeidsområdet. Be den for eksempel endre et daglig varsel til ukentlig.

Agenten viser forslaget og ber om godkjenning før endringen lagres. Dermed kan du tilpasse varslingen fra samtalen du allerede har åpen. Denne funksjonen gjelder eksisterende e-postvarsler.

Les mer om oppsett av anbudsvarsler.

Andre forbedringer i varsler og samarbeid

• Brukerstyring

  Aktivitetsvarsler på e-post har mer konkrete emnefelt og lenker til oppgaven eller kommentaren de gjelder.

• Anbudssøk

  Endringsvarsler viser tydeligere hvilken tekst som er endret.

Mindre rettinger i søk

• Pipeline

  Innbokstelleren bruker samme relevansfilter som trefflisten.

• Anbudssøk

  Rettet en feil som kunne gi tregere søk eller feil antall treff når landfilteret var i bruk.

Tabeller som mister oppsettet sitt, gjør det vanskelig å lese konkurransegrunnlaget. Mange har derfor lastet ned dokumentene og åpnet dem lokalt. Nå kan du lese nye Word- og PDF-dokumenter med det opprinnelige oppsettet direkte i Cobrief.

Les dokumentene der du jobber

Dokumentvisningen beholder blant annet skrifttyper, marger, bilder, tabeller, topptekst og bunntekst. Du får mer av sammenhengen rundt kravene, også når plasseringen på siden betyr noe.

Åpne Konkurransegrunnlag, velg et dokument og tilpass visningen med zoomknappene. Du kan zoome inn på en tett tabell eller tilpasse siden til bredden. For PDF-er åpner Vis PDF den opprinnelige PDF-en.

Du kan fortsatt markere tekst, stille spørsmål om innholdet og følge kildehenvisninger fra vurderingen. Det gjør det enklere å kontrollere et svar mot dokumentet og fortsette tilbudsarbeidet på samme sted.

Eldre dokumenter og filtyper som ikke støtter den nye visningen, bruker fortsatt den forenklede tekstvisningen. Excel-filer vises også slik. Det nye oppsettet gjelder visning av konkurransegrunnlaget.

Les mer om dokumentvisning og zoom.

Forbedringer i dokumentvisningen

• Brief

  Word-visningen håndterer sideskift, tabelloverskrifter og topptekst bedre når et dokument går over flere sider.

• Brief

  Tegninger, bakgrunner og spalter med ulik bredde gjengis mer presist i Word-dokumenter.

Når du vurderer et anbud, må du følge opp både teamets spørsmål og kravene dere stiller til konkurransen. KI-bid manageren kan nå gjøre flere av disse oppgavene for deg. Du beskriver hva du trenger i chatten, og godkjenner endringene før de lagres.

Gjør mer fra samtalen

Agenten kan lese kommentarene på et anbud og skrive en ny kommentar på dine vegne. Be den for eksempel oppsummere en diskusjon eller legge inn en avklaring teamet bør følge opp. Kommentarene vises som skrevet av deg og er interne for teamet.

Du kan også be agenten vise, opprette eller endre teamets vurderingskriterier. Skriv for eksempel: «Lag et kriterium som sjekker om vi må dokumentere erfaring med kjøleanlegg.» Agenten foreslår endringen og ber om godkjenning. Endrer du et kriterium mens et anbud er åpent, oppdateres svaret i vurderingen.

Du kan også be agenten opprette et privat anbud og starte et dokument i tilbudsrommet. Konkurransedokumenter er ikke nødvendig for å begynne å skrive. Agenten ber om godkjenning før anbudet opprettes.

Agenten følger tilgangen din i arbeidsområdet. Les mer om egne vurderingskriterier.

Tilpass agenten til teamets arbeidsmåte

Administratorer kan nå be agenten opprette og endre ferdigheter. En ferdighet beskriver en arbeidsflyt teamet vil bruke igjen, for eksempel å kontrollere et tilbud mot kravene.

Forklar hvordan dere vil jobbe, eller velg Lag ferdighet fra /-menyen. Agenten hjelper deg med navn, beskrivelse og instruksjoner. Etter godkjenning kan ferdigheten brukes fra neste melding og deles med teamet.

Administratorer kan også oppdatere selskapets KI-instrukser fra chatten. Beskriv for eksempel hvordan dere vil skrive, eller hvilke styrker agenten skal ta hensyn til. Agenten viser endringene før du godkjenner dem. Instruksene oppdateres i biblioteket.

Andre forbedringer i agenten

• KI-bid manager

  Spørsmål med flere alternativer vises tydeligere ved skrivefeltet. Åpne spørsmål og ja/nei-spørsmål stilles direkte i samtalen.

• KI-bid manager

  PDF-vedlegg sendes direkte til agenten, som kan vente på at andre filtyper blir ferdig konvertert.

• KI-bid manager

  Nye agentsamtaler får en tittel på språket ditt, slik at de er lettere å finne igjen.

Du skal bruke tiden på tilbudet. Relevante anbud klargjøres nå på forhånd, med vurdering, frister og oppgaver. Når du åpner et ferdig analysert anbud, kan du gå rett videre til tilbudsarbeidet.

Fra ferdig vurdering til førsteutkast

Vurderingen gir deg en oppsummering av konkurransen, tildelingskriterier, kvalifikasjonskrav og kontraktsvilkår. Fristene ligger i tidslinjen, og oppgavene viser hva dere skal besvare, dokumentere eller fylle ut.

Du kan bruke oversikten til å avgjøre om dere skal delta. Går dere videre, åpner du Tilbudsrom for å lage førsteutkastet. Oppgavene følger med, så teamet kan fordele arbeidet og kontrollere leveransene.

Ikke alle anbud er ferdig behandlet når du åpner dem. Da fylles vurderingen, tidslinjen og oppgavene ut fortløpende. Du kan følge med og begynne på det som allerede er klart.

Store dokumentpakker behandles også mer robust. Hvis én fil ikke kan leses med en gang, fullføres resten av vurderingen. Filen forsøkes på nytt, og du får beskjed i briefen om dokumenter som fortsatt mangler. Eldre Word-filer i .doc-format støttes også.

Les mer om vurdering og førsteutkast.

Forbedringer i vurdering og tilbudsarbeid

• Brief

  Briefen bruker språket i kunngjøringen når det er kjent, også når det skiller seg fra innkjøperens land.

• Tilbud

  Tilbudsarbeidet fortsetter automatisk i agenten etter at konkurransegrunnlaget er lastet opp og behandlet.

Mindre rettinger

• Brief

  Private anbud viser den lagrede tilbudsfristen i kalenderen.

• Brief

  Opplasting av for store filer gir en tydelig feilmelding med hjelp til å dele opp eller redusere filen.

Mye av kunnskapen og oppfølgingen i anbudsarbeidet ligger i andre systemer. Når KI-bid manageren mangler tilgang, må dere finne informasjonen selv og flytte den mellom verktøyene. Nå kan agenten kobles direkte til flere av systemene teamet allerede bruker.

Koble til systemene dere jobber i

Under Innstillinger → Integrasjoner kan hver bruker koble agenten til Linear, Notion, Atlassian for Jira og Confluence og Oda. De kommer i tillegg til eksisterende koblinger mot SharePoint, OneDrive og Flowcase.

Koblingene bruker tilgangen dere allerede har i kildesystemet. Det betyr at agenten kan finne en relevant Jira-sak, lese en side i Notion eller hente kontekst fra Linear uten at innholdet først må kopieres til Cobrief. Hvilke handlinger som er tilgjengelige, avhenger av det enkelte systemet og brukerens egne rettigheter der.

Når dere starter en samtale, kan koblingene slås av eller på fra plussmenyen ved skrivefeltet. Valget gjelder den aktuelle samtalen, slik at agenten bare får tilgang til kildene som er relevante for oppgaven. Standardvalget kan også settes før en ny samtale starter.

Bestem hva agenten får gjøre

En kobling kan gi agenten både leseverktøy og handlinger som endrer noe i det eksterne systemet. Administratorer kan derfor styre tillatelsene per verktøy for hele arbeidsområdet.

Et verktøy kan tillates, kreve godkjenning eller blokkeres. Lesing er normalt tilgjengelig, mens handlinger som skriver eller endrer data, ber om godkjenning. Når godkjenning kreves, stopper agenten før handlingen utføres, og viser hva den ønsker å gjøre. Dere kan godkjenne eller avvise direkte i samtalen.

Dermed kan teamet hente inn mer oppdatert kontekst uten å gi agenten fri tilgang til å gjøre endringer. Koblingene kan også fjernes når som helst fra integrasjonsinnstillingene.

Flere forbedringer for agenten

• KI-bid manager

  Nye brukere får en samlet kom-i-gang-guide og en personlig aktivitetsoversikt på agentflaten.

• Koblinger

  Agenten starter raskere i arbeidsområder med store mengder CV-er og referanseprosjekter fra Flowcase.

• KI-bid manager

  Samtaler kan fortsette selv om de tidligere brukte en KI-modell som ikke lenger er tilgjengelig.

Når et tilbud er levert, blir både besvarelsen og læringen fra resultatet ofte liggende i mapper og innbokser. Nå kan dere ta vare på arbeidet i Cobrief og bruke det som grunnlag når neste tilbud skal skrives.

Lagre besvarelsen for senere bruk

Når et tilbud markeres som levert, kan dere lagre besvarelsen direkte i kunnskapsbasen. Tekstdokumenter og utfylte Word- og Excel-maler er valgt på forhånd, og dere bestemmer selv hva som skal tas vare på. Det samme kan gjøres fra menyen i tilbudsrommet for tilbud som allerede er levert.

Innholdet legges i en egen mappe for tilbudet og blir tilgjengelig for KI-bid manageren. Hvis dere lagrer tilbudet på nytt etter en endring, erstattes den forrige versjonen. Slik unngår dere flere nesten like kopier og får et ryddig grunnlag for gjenbruk.

Dere velger altså hvilke deler av besvarelsen som er verdt å bygge videre på. Gode løsningsbeskrivelser, tilbudsbrev og ferdig utfylte maler kan bli med inn i senere arbeid uten at noen må eksportere, rydde og laste dem opp igjen.

Bruk resultatene i neste tilbud

Resultatene dere registrerer, følger også med videre. Agenten kan hente utfall, tapsårsaker, kommentarer og kontraktsverdier fra tidligere konkurranser. Den kan dessuten søke i tildelingsbrev og innsynsdokumenter som dere har lastet opp på anbudene.

Dere kan for eksempel be agenten finne vanlige tapsårsaker, oppsummere hva begrunnelsene sier om prisnivået, eller kontrollere et nytt utkast mot det dere lærte sist. Agenten oppgir hvilken konkurranse opplysningene kommer fra, slik at teamet kan gå tilbake til kilden.

Innsynsdokumenter blir tydelig merket som konkurrentmateriale og brukes bare når agenten trenger dem. De legges ikke i kunnskapsbasen og trekkes ikke automatisk inn i tilbudsutkast.

Dermed kan arbeidet fra én konkurranse bli et bedre utgangspunkt for den neste. Les mer om hvordan dere registrerer resultater og laster opp tildelingsbrev.

Flere forbedringer i tilbudsarbeidet

• Pipeline

  Anbud som blir avlyst av oppdragsgiveren, flyttes automatisk til riktig status når Cobrief mottar avlysningsmeldingen.

• Tilbud

  Makroaktiverte Word- og Excel-filer kan nå lastes opp i Cobrief.

• Tilbud

  Lange dokumenttitler overlapper ikke lenger metadata når agenten er åpen ved siden av tilbudet.

• Tilbud

  Rester av plassholdertekst fjernes mer pålitelig fra tilbudstekster.

Diskusjoner om et anbud skjer ofte i Cobrief, mens beskjeden om å følge opp må sendes et annet sted. Nå kan dere omtale en kollega direkte i kommentaren og samle både samtalen og varslingen på samme sted.

Trekk inn riktig person med @

Skriv @ i en kommentar på anbudet eller på en tilbudsoppgave. Cobrief viser personene i arbeidsområdet, og dere velger den som skal se kommentaren. Omtalen blir synlig i teksten, slik at alle som leser samtalen, forstår hvem spørsmålet eller oppfølgingen gjelder.

Dette passer både for korte avklaringer og for oppgaver som trenger en konkret fagperson. Dere kan be en kollega kontrollere et krav, svare på et spørsmål eller se over en besvarelse uten å opprette en egen oppgave bare for å få oppmerksomheten deres.

Varslet åpner riktig samtale

Kollegaen får et aktivitetsvarsel når omtalen lagres. Hvis e-postvarsler for samarbeid er slått på, sendes varselet også på e-post. Lenken åpner anbudet eller tilbudsoppgaven med kommentaren tilgjengelig, så mottakeren slipper å lete etter sammenhengen.

Når en kommentar redigeres, varsles bare personer som blir omtalt for første gang. Uendrede omtaler gir ikke nye varsler, og dere varsles ikke om egne omtaler. Det holder aktivitetslisten ryddig selv om kommentaren blir justert flere ganger.

Omtaler fungerer for både eksisterende medlemmer og inviterte brukere i arbeidsområdet. Dermed kan teamet bruke den samme arbeidsformen fra invitasjonen er sendt.

Flere forbedringer i denne versjonen

• Anbudssøk

  Store trefflister lastes jevnere, og tellinger over 10 000 vises uten at hele resultatsettet må telles først.

• Anbudssøk

  Lagrede søk godtar nå de samme danske og internasjonale lokasjonsfiltrene som selve anbudssøket.

• Anbudssøk

  Forslag til vurderingskriterier gjentar ikke lenger aktive nøkkelord i en annen bøyning.

• Onboarding

  Prøveperioden har fått mer KI-kapasitet, slik at nye brukere kan teste en større del av tilbudsflyten.

• Brukerstyring

  Innlogging er tydeligere på åpne sider, og varsellenker tilbyr bytte til riktig arbeidsområde når det trengs.

Mindre fikser og polering

• Anbudssøk

  Morgenbriefen åpner flere treff riktig i klassisk Outlook og bruker samme rekkefølge som pipelinen når relevanspoengene er like.

• Anbudssøk

  Morgenbriefen viser en meningsfull forhåndsvisning i Apple Mail når et anbud er endret.

• Anbudssøk

  Flerfasekonkurranser viser ikke lenger anbudet som utgått bare fordi prekvalifiseringsfristen er passert.

• Onboarding

  Verifiseringslenken fra varselet i appen fungerer igjen.

• Brukerstyring

  Brukere uten tilgang får en tydelig side i stedet for et ødelagt appskall.