Changelog

Mye av kunnskapen og oppfølgingen i anbudsarbeidet ligger i andre systemer. Når KI-bid manageren mangler tilgang, må dere finne informasjonen selv og flytte den mellom verktøyene. Nå kan agenten kobles direkte til flere av systemene teamet allerede bruker.

Koble til systemene dere jobber i

Under Innstillinger → Integrasjoner kan hver bruker koble agenten til Linear, Notion, Atlassian for Jira og Confluence og Oda. De kommer i tillegg til eksisterende koblinger mot SharePoint, OneDrive og Flowcase.

Koblingene bruker tilgangen dere allerede har i kildesystemet. Det betyr at agenten kan finne en relevant Jira-sak, lese en side i Notion eller hente kontekst fra Linear uten at innholdet først må kopieres til Cobrief. Hvilke handlinger som er tilgjengelige, avhenger av det enkelte systemet og brukerens egne rettigheter der.

Når dere starter en samtale, kan koblingene slås av eller på fra plussmenyen ved skrivefeltet. Valget gjelder den aktuelle samtalen, slik at agenten bare får tilgang til kildene som er relevante for oppgaven. Standardvalget kan også settes før en ny samtale starter.

Bestem hva agenten får gjøre

En kobling kan gi agenten både leseverktøy og handlinger som endrer noe i det eksterne systemet. Administratorer kan derfor styre tillatelsene per verktøy for hele arbeidsområdet.

Et verktøy kan tillates, kreve godkjenning eller blokkeres. Lesing er normalt tilgjengelig, mens handlinger som skriver eller endrer data ber om godkjenning. Når godkjenning kreves, stopper agenten før handlingen utføres og viser hva den ønsker å gjøre. Dere kan godkjenne eller avvise direkte i samtalen.

Dermed kan teamet hente inn mer oppdatert kontekst uten å gi agenten fri tilgang til å gjøre endringer. Koblingene kan også fjernes når som helst fra integrasjonsinnstillingene.

Flere forbedringer for agenten

• KI-bid manager

  Nye brukere får en samlet kom i gang-guide og en personlig aktivitetsoversikt på agentflaten.

• Koblinger

  Agenten starter raskere i arbeidsområder med store mengder CV-er og referanseprosjekter fra Flowcase.

• KI-bid manager

  Samtaler kan fortsette selv om de tidligere brukte en KI-modell som ikke lenger er tilgjengelig.

Når et tilbud er levert, blir både besvarelsen og læringen fra resultatet ofte liggende i mapper og innbokser. Nå kan dere ta vare på arbeidet i Cobrief og bruke det som grunnlag når neste tilbud skal skrives.

Lagre besvarelsen for senere bruk

Når et tilbud markeres som levert, kan dere lagre besvarelsen direkte i kunnskapsbasen. Tekstdokumenter og utfylte Word- og Excel-maler er valgt på forhånd, og dere bestemmer selv hva som skal tas vare på. Det samme kan gjøres fra menyen i tilbudsrommet for tilbud som allerede er levert.

Innholdet legges i en egen mappe for tilbudet og blir tilgjengelig for KI-bid manageren. Hvis dere lagrer tilbudet på nytt etter en endring, erstattes den forrige versjonen. Slik unngår dere flere nesten like kopier og får et ryddig grunnlag for gjenbruk.

Dere velger altså hvilke deler av besvarelsen som er verdt å bygge videre på. Gode løsningsbeskrivelser, tilbudsbrev og ferdig utfylte maler kan bli med inn i senere arbeid uten at noen må eksportere, rydde og laste dem opp igjen.

Bruk resultatene i neste tilbud

Resultatene dere registrerer, følger også med videre. Agenten kan hente utfall, tapsårsaker, kommentarer og kontraktsverdier fra tidligere konkurranser. Den kan dessuten søke i tildelingsbrev og innsynsdokumenter som dere har lastet opp på anbudene.

Dere kan for eksempel be agenten finne vanlige tapsårsaker, oppsummere hva begrunnelsene sier om prisnivået, eller kontrollere et nytt utkast mot det dere lærte sist. Agenten oppgir hvilken konkurranse opplysningene kommer fra, slik at teamet kan gå tilbake til kilden.

Innsynsdokumenter blir tydelig merket som konkurrentmateriale og brukes bare når agenten trenger dem. De legges ikke i kunnskapsbasen og trekkes ikke automatisk inn i tilbudsutkast.

Dermed kan arbeidet fra én konkurranse bli et bedre utgangspunkt for den neste. Les mer om hvordan dere registrerer resultater og laster opp tildelingsbrev.

Flere forbedringer i tilbudsarbeidet

• Pipeline

  Anbud som blir avlyst av oppdragsgiveren, flyttes automatisk til riktig status når Cobrief mottar avlysningsmeldingen.

• Tilbud

  Makroaktiverte Word- og Excel-filer kan nå lastes opp i Cobrief.

• Tilbud

  Lange dokumenttitler overlapper ikke lenger metadata når agenten er åpen ved siden av tilbudet.

• Tilbud

  Rester av plassholdertekst fjernes mer pålitelig fra tilbudstekster.

Diskusjoner om et anbud skjer ofte i Cobrief, mens beskjeden om å følge opp må sendes et annet sted. Nå kan dere omtale en kollega direkte i kommentaren og samle både samtalen og varslingen på samme sted.

Trekk inn riktig person med @

Skriv @ i en kommentar på anbudet eller på en tilbudsoppgave. Cobrief viser personene i arbeidsområdet, og dere velger den som skal se kommentaren. Omtalen blir synlig i teksten, slik at alle som leser samtalen forstår hvem spørsmålet eller oppfølgingen gjelder.

Dette passer både for korte avklaringer og for oppgaver som trenger en konkret fagperson. Dere kan be en kollega kontrollere et krav, svare på et spørsmål eller se over en besvarelse uten å opprette en egen oppgave bare for å få oppmerksomheten deres.

Varslet åpner riktig samtale

Kollegaen får et aktivitetsvarsel når omtalen lagres. Hvis e-postvarsler for samarbeid er slått på, sendes varselet også på e-post. Lenken åpner anbudet eller tilbudsoppgaven med kommentaren tilgjengelig, så mottakeren slipper å lete etter sammenhengen.

Når en kommentar redigeres, varsles bare personer som blir omtalt for første gang. Uendrede omtaler gir ikke nye varsler, og dere varsles ikke om egne omtaler. Det holder aktivitetslisten ryddig selv om kommentaren blir justert flere ganger.

Omtaler fungerer for både eksisterende medlemmer og inviterte brukere i arbeidsområdet. Dermed kan teamet bruke den samme arbeidsformen fra invitasjonen er sendt.

Flere forbedringer i denne versjonen

• Anbudssøk

  Store trefflister lastes jevnere, og tellinger over 10 000 vises uten at hele resultatsettet må telles først.

• Anbudssøk

  Lagrede søk godtar nå de samme danske og internasjonale lokasjonsfiltrene som selve anbudssøket.

• Anbudssøk

  Forslag til vurderingskriterier gjentar ikke lenger aktive nøkkelord i en annen bøyning.

• Onboarding

  Prøveperioden har fått mer KI-kapasitet, slik at nye brukere kan teste en større del av tilbudsflyten.

• Brukerstyring

  Innlogging er tydeligere på åpne sider, og varsellenker tilbyr bytte til riktig arbeidsområde når det trengs.

Mindre fikser og polering

• Anbudssøk

  Morgenbriefen åpner flere treff riktig i klassisk Outlook og bruker samme rekkefølge som pipelinen når relevanspoengene er like.

• Anbudssøk

  Morgenbriefen viser en meningsfull forhåndsvisning i Apple Mail når et anbud er endret.

• Anbudssøk

  Flerfasekonkurranser viser ikke lenger anbudet som utgått bare fordi prekvalifiseringsfristen er passert.

• Onboarding

  Verifiseringslenken fra varselet i appen fungerer igjen.

• Brukerstyring

  Brukere uten tilgang får en tydelig side i stedet for et ødelagt appskall.

En anbudsvarsling skal hjelpe deg å avgjøre hvor du bør bruke tiden, ikke flytte hele søket inn i innboksen. Den nye Morgenbriefen gjør de viktigste treffene lettere å vurdere på et øyeblikk, og tar deg videre til riktig utvalg i Cobrief når noe ser interessant ut.

Toppmatch og endringer skilles tydelig

Den planlagte Morgenbriefen åpner med antallet nye treff og fremhever den beste matchen. Kortet viser et kort sammendrag, frist og relevansscore, med en tydelig handling for å vurdere anbudet i Cobrief. Andre nye treff samles under, mens endrede anbud, planlagte konkurranser og resultater får egne seksjoner. Du slipper dermed å tolke en lang, flat liste for å forstå hva som faktisk har skjedd siden sist.

Kortene er gjort enklere å skanne på mobil og i e-postklienter med begrenset støtte. Hele raden er klikkbar, tekstmengden er strammere, og etiketter og farger brukes likt på tvers av seksjonene.

Fortsett med samme utvalg i Cobrief

Når du åpner et varsel, viser pipelinen hvilke kunngjøringer som fulgte med akkurat den utsendelsen. Fanene følger de samme gruppene som e-posten, slik at «nye anbud», «endringer» og «resultater» betyr det samme før og etter klikket. Også lenken for flere treff åpner det komplette utvalget, ikke et nytt søk som kan ha endret seg siden e-posten ble sendt.

Varsler som sendes med én gang har fått en egen Nytt anbud-variant med samme visuelle språk, men fokus på det ene treffet. Lagrede søk har samtidig fått et tydelig skille fra selskapets Morgenbrief, slik at mottakeren ser hvilken type varsling som ligger bak.

Flere forbedringer i e-postene

• Anbudssøk

  Morgenbriefen rendres nå mer stabilt i Outlook, på mobil og i mørk modus.

• Anbudssøk

  Invitasjoner, samarbeidsvarsler og andre e-poster fra Cobrief har fått samme header, knappestil og fargebruk.

• Anbudssøk

  Lenker for avmelding og administrasjon av lagrede søk er tydeligere og mer pålitelige.

• Pipeline

  Pipelinen kan nå filtreres på ordningstype for å finne rammeavtaler, kvalifikasjonsordninger og dynamiske innkjøpsordninger, og ordningstype kan også vises som en sorterbar listekolonne.

• PipelineFrister kan nå fjernes fra private anbud.

Når du jobber med KI-bid manageren over tid, er det tungvint å gjenta de samme preferansene og arbeidsvanene i hver nye samtale. Nå kan du be agenten huske det som bør følge deg videre, uten at minnene deles med andre.

Arbeidsvanene dine følger med til neste samtale

Be agenten om å huske en stabil preferanse eller arbeidsvane som en del av en vanlig samtale. Det kan være hvordan du foretrekker at svar struktureres, hvilke arbeidsmåter du bruker ofte, eller andre varige valg som gjør samarbeidet mer relevant. Du kan også be agenten oppdatere et minne når behovet endrer seg, eller glemme det når det ikke lenger gjelder.

Minnene er private for deg. Det gjelder også når du arbeider i et delt arbeidsområde eller et tilbud sammen med kolleger. Andre brukere får ikke minnene dine, og deres minner påvirker ikke hvordan agenten svarer deg.

Agenten bruker bare minner som er relevante for samtalen du er i. Dermed kan tidligere preferanser hjelpe når de faktisk passer, uten at alt du har lagret trekkes inn i hvert svar. Sikkerhetsmekanismer avviser hemmeligheter og betalingsopplysninger, slik at agentminnet er laget for arbeidsvaner og preferanser, ikke sensitiv lagring.

Du ser og styrer alt som blir husket

Når et minne blir lagt til, oppdatert eller fjernet gjennom samtalen, vises endringen direkte i chatten. Hvis agenten tolket ønsket ditt feil, kan du angre med en gang og fortsette uten å lete etter en separat innstilling.

Hele oversikten ligger under Bibliotek → Agentminne. Der kan du legge til minner selv, søke i dem, redigere innholdet, gi dem nytt navn og slette dem. Det gjør det enkelt å rydde opp når arbeidsmåten endres, og å kontrollere nøyaktig hva agenten kan bruke i senere samtaler.

Du kan med andre ord bruke samtalen når du vil gjøre en rask endring, og biblioteket når du trenger full oversikt. Minnene blir værende på din bruker og kan forvaltes på samme sted, uansett hvilket arbeidsområde eller tilbud du åpner. Agenten og agentminnet er også beskrevet i hjelpesenteret.

Flere forbedringer

• KI-bid manager

  Skriv / i meldingsfeltet for å finne og velge en av teamets ferdigheter før meldingen sendes.

• KI-bid manager

  Agenten bruker kontospråket når ønsket svarspråk er uklart.

• Tilbud

  Åpne tekstdokumenter oppdateres fortløpende mens agenten skriver.

• KI-bid manager

  Feilformaterte handlingslenker vises som brukbare knapper.

• Tilbud

  Nye dokumenter som agenten oppretter, vises i tilbudsrommet.

Det er lett å følge en konkurranse frem til tilbudsfristen, men vanskeligere å få med seg hvem som vant og hva avtalen faktisk ble verdt. Resultatet publiseres ofte lenge etter at arbeidet er avsluttet. Nå følger Cobrief resultatkunngjøringer fra Doffin og TED som en del av selskapets anbudssøk.

Nye resultater samles for seg

Kontraktsinngåelser, intensjonskunngjøringer, kontraktsendringer og avlysninger som matcher søkeprofilen, vises under Pipeline → Resultater → Nye. Der finner dere resultater fra de siste to månedene, sortert etter publiseringsdato. De blandes ikke med aktive konkurranser i innboksen, og eldre resultater forsvinner automatisk fra «Nye» når de ikke lenger trenger oppfølging.

Åpner dere Søk og velger resultatfasen, kan dere undersøke et større utvalg selv. Listevisningen viser hvem som vant, hvor mange tilbud som kom inn, faktisk og kunngjort kontraktsverdi og tilgjengelige resultatdokumenter. Dermed kan teamet følge konkurrenter, sammenligne utfallet med egne vurderinger og oppdage avtaler som kan bli lyst ut på nytt.

Resultatene kommer i anbudsvarslene

Anbudsvarslene inkluderer nå også nye resultater som matcher søkeprofilen. Morgenbriefen på e-post har en egen resultatseksjon, mens Slack- og Teams-varsler teller resultater sammen med nye konkurranser. I pipelinen holdes aktive anbud og avgjorte konkurranser fortsatt adskilt.

Resultatfasen er aktivert for alle arbeidsområder. Administratorer som bare vil følge planlagte og aktive konkurranser, kan skru den av under Innstillinger → Anbudssøk → Søkeoversikt.

Anbudssøket har tidligere begrenset landvalget til Norge, Sverige, Danmark, Finland og Tyskland, selv om Cobrief allerede henter europeiske kunngjøringer fra TED. Team som følger markeder utenfor disse fem landene, har derfor ikke kunnet avgrense søk, varsler og innsikt slik de trenger. Nå er hele EØS- og EFTA-området tilgjengelig.

Velg blant 31 europeiske land

Landvelgeren inneholder nå alle EU-landene, Island, Liechtenstein, Norge og Sveits. Valgene brukes gjennom hele søkeoppsettet: i vanlige anbudssøk, lagrede søk og varsler, gjennomføringssted, markedsinnsikt og innstillingene agenten bruker når den hjelper dere.

Det betyr at et team som følger for eksempel nederlandske, østerrikske og irske markeder, kan velge akkurat disse landene i stedet for å arbeide rundt en fast nordisk standard. Eksisterende søk og standardvalg er bevart, så utvidelsen endrer ikke oppsettet dere allerede bruker.

Regionfiltre følger strukturen i hvert land

Stedsfiltrene bruker den offisielle NUTS-inndelingen for hvert land. Dere kan åpne et land og velge relevante regioner på nivået som gir mening der, i stedet for å møte én modell laget for Norge. Tyskland og Frankrike bruker større regionnivåer, mens de øvrige landene kan avgrenses mer detaljert.

Kunngjøringer som mangler en gyldig regional kode for gjennomføringssted, ligger under «Andre lokasjoner» i stedet for å falle ut av søket. Dermed er det tydelig hva som er regionalt klassifisert, samtidig som relevante kunngjøringer uten komplett stedsdata fortsatt er med.

Forbedringer i søk og åpne anbudssider

• Anbudssøk

  Åpne anbudssider laster betydelig mindre JavaScript og færre fonter, så innholdet vises raskere på mobil.

• Anbudssøk

  Innloggede brukere uten arbeidsområde kan bruke de åpne anbudssidene uten å bli sendt videre.

• Anbudssøk

  Valget «Alle land» beholder nå hele landutvalget og faller ikke tilbake til arbeidsområdets standardland.

• Markedsinnsikt

  Innsiktspaneler viser tydelig når kunngjøringslisten er begrenset til de første 500 treffene.

• Anbudssøk

  Utvelgelseskriterier fra den nyeste eForms-versjonen leses riktig, og berørte kunngjøringer er behandlet på nytt.

Tildelingsbrevet kommer gjerne lenge før Doffin publiserer hvem som vant, og noen ganger kommer det aldri en offentlig kunngjøring. Da har resultatet, tapsårsaken og dokumentasjonen lett blitt liggende i innbokser og lokale mapper. Nå kan dere registrere utfallet mens det er ferskt og samle alt på konkurransesiden.

Registrer resultatet når svaret kommer

Når en konkurranse flyttes til Vunnet, Tapt eller Avlyst, åpnes en kort registrering med utfallet ferdig valgt. Ved seier kan dere bekrefte eller endre kontraktsverdien. Ved tap kan dere velge en strukturert tapsårsak, for eksempel pris, kvalitet, referanser eller avvik i tilbudet, og legge til en kommentar.

Har dere tildelingsbrevet foran dere, kan det slippes rett i samme dialog. Alt er valgfritt, så statusen kan fortsatt oppdateres raskt og detaljene fylles inn senere. Registreringen følger med uansett om statusen endres fra pipelinen, kanbanen, kort- eller listevisningen eller selve konkurransesiden.

Eget utfall og Doffin-data på samme sted

Den nye Resultat-seksjonen vises så snart konkurransen er vunnet, tapt eller avlyst, uten å vente på Doffin. Her ser dere utfallet, tapsårsaken, kommentaren, kontraktsverdien og hvem som registrerte resultatet. Opplysningene kan redigeres når dere vet mer.

Tildelingsbrev, innsyn i konkurrentenes tilbud og andre resultatdokumenter ligger i en egen dokumentliste. Cobrief gjenkjenner dokumenttypen automatisk og merker den når klassifiseringen er ferdig. Dokumentene blir ikke blandet inn i briefen eller kunnskapsbasen som standard.

Finnes det en kunngjøring om kontraktsinngåelse på Doffin, vises den som en tydelig merket underseksjon. Dermed kan dere skille det teamet selv har registrert fra offentlig informasjon, uten å lete på to steder.

Forbedringer i tilbudsarbeidet

• Pipeline

  Kanban-kolonnene viser riktig antall konkurranser og lar dere laste inn flere uten å forlate visningen.

• Tilbud

  Elementer i tilbudsrommet kan sorteres etter navn, sist endret eller størrelse, og søk og sortering følger med i URL-en.

• Tilbud

  Filopplasting viser status per fil, lar dere prøve feilede opplastinger på nytt og beholder filer som allerede er lagt til.

• Tilbud

  Excel-eksport viser riktig spørsmålstekst for hvert felt og dekoder HTML-tegn i innholdet.

• Tilbud

  Danske tilbudslister klassifiseres nå riktig som vareplukk.