Rammeavtaler forklart: slik fungerer avrop og minikonkurranser

Mange leverandører jakter på enkeltkontraktene og overser noen av de mest verdifulle mulighetene i offentlig sektor: rammeavtalene. En plass på riktig rammeavtale kan bety jevn omsetning i flere år. Går toget, kan det ta lang tid før neste går. Her forklarer vi hvordan rammeavtaler fungerer, og hvordan du posisjonerer deg.

Hva en rammeavtale er

En rammeavtale er en avtale mellom én eller flere innkjøpere og én eller flere leverandører, som fastsetter vilkårene for kontraktene som skal inngås i en bestemt periode, særlig pris og mengde (anskaffelsesforskriften § 4-1). Innkjøperen binder seg altså ikke til ett stort kjøp, men rigger en ordning for mange kjøp fremover. Selve kjøpene skjer gjennom avrop: bestillinger på rammeavtalens vilkår.

Rammeavtaler er ikke en egen konkurranseform. Innkjøperen bruker de vanlige prosedyrene for å inngå avtalen, og den kunngjøres på samme måte som andre kontrakter. Det er med andre ord et vanlig anbud du må vinne for å få en plass.

Rammeavtaler brukes der behovet gjentar seg: håndverkertjenester, konsulentbistand, forbruksmateriell, vikarer. Som hovedregel kan en rammeavtale ikke vare lenger enn fire år (anskaffelsesforskriften § 11-1 fjerde ledd og § 26-1 fjerde ledd). Unntak krever særlige forhold, for eksempel knyttet til avtalens formål, investeringskostnader eller brukernes behov. Fire år er normalen, og derfor kommer disse konkurransene tilbake med jevne mellomrom. Hver utlysning er en mulighet.

Fireårsregelen kommer fra EUs anskaffelsesdirektiv og gjelder derfor i hele EØS. I forsyningssektorene (vann, energi, transport og post) gjelder forsyningsforskriften, og der er grensen åtte år (§ 22-1 fjerde ledd).

Én leverandør eller flere

Rammeavtaler kommer i to hovedvarianter, og forskjellen betyr mye for hverdagen din:

• Med én leverandør gjøres avropene direkte på avtalens vilkår. Vinner du, er leveransene i praksis dine i avtaleperioden.
• Med flere leverandører (ofte kalt parallelle rammeavtaler) må innkjøperen på forhånd bestemme hvordan oppdragene fordeles. Er alle vilkårene fastsatt i avtalen, skal det brukes en fordelingsnøkkel, for eksempel at den som ble rangert først alltid spørres først. Er ikke alle vilkårene fastsatt, skal oppdragene tildeles etter ny konkurranse mellom leverandørene på avtalen, det som i praksis kalles minikonkurranse. En kombinasjon er også mulig, men da må det være klart når hver form brukes.

I en minikonkurranse skal innkjøperen henvende seg skriftlig til leverandørene på avtalen som kan utføre oppdraget, sette en tilstrekkelig frist, og tildele oppdraget etter tildelingskriteriene som er oppgitt i anskaffelsesdokumentene for rammeavtalen (§ 26-3). Hvordan avropene skal skje, skal gå frem av konkurransegrunnlaget. Les det nøye før du leverer tilbud, for det avgjør hva slags hverdag du får hvis du vinner.

Minikonkurranser er lette å undervurdere. En plass på avtalen er da ikke et mål i seg selv, men en billett til å konkurrere videre, med langt færre konkurrenter enn i en åpen konkurranse.

Hvorfor rammeavtaler er verdt mer enn de ser ut

Verdien i kunngjøringen er den maksimale verdien av alle kontraktene innkjøperen forventer å inngå i hele avtaleperioden, medregnet opsjoner (§ 5-4). Det er denne samlede verdien, ikke det enkelte avropet, som avgjør hvilke terskelverdier som gjelder, og dermed hvor avtalen kunngjøres.

Slik vi ser det, ligger den egentlige verdien i forutsigbarheten. Du kan planlegge bemanning og innkjøp, du bygger relasjon til innkjøperen, og du får referanser som teller i neste konkurranse. Samtidig er det viktig å vite at en rammeavtale vanligvis ikke er en kjøpsgaranti. Innkjøperen forplikter seg normalt ikke til et bestemt volum, og på avtaler med flere leverandører er det avropene som avgjør hvem som faktisk får omsetning.

Sjekk anslått og maksimal verdi

Etter EU-domstolens avgjørelse i saken Simonsen & Weel (C-23/20, 2021) skal innkjøperen oppgi både anslått og maksimal mengde eller verdi for rammeavtalen i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Når maksgrensen er nådd, er avtalen brukt opp, og innkjøperen kan ikke fortsette å handle på den uten ny konkurranse.

For deg som leverandør er dette nyttig på to måter. Anslaget forteller hvor mye omsetning det er realistisk å regne med. Maksgrensen forteller hvor stort oppdraget kan bli, og om du har kapasitet til det. Mangler tallene, kan det være lurt å stille spørsmål i konkurransen før fristen går ut.

Der mange snubler

• De vinner plassen og senker skuldrene. På avtaler med flere leverandører garanterer plassen ingenting. Omsetningen vinnes i minikonkurransene, én for én.
• De behandler minikonkurranser som formaliteter. De andre på avtalen er kvalifiserte konkurrenter som allerede har vunnet én konkurranse. Slurvete svar taper mot gjennomarbeidede, også her.
• De leser ikke avropsmekanismen. Fordelingsnøkkel og minikonkurranse gir helt ulik hverdag. Hvilken som gjelder, står i konkurransegrunnlaget.
• De oppdager utlysningen for sent. Bare leverandørene som er parter i rammeavtalen, kan få kontrakter under den (§ 26-1 tredje ledd). Nye kommer ikke inn underveis, så markedet kan i praksis være lukket i opptil fire år.

Slik posisjonerer du deg

Kartlegg rammeavtalene i ditt fag: hvem har dem i dag, og når løper de ut? Utløpsdatoen forteller når neste konkurranse sannsynligvis kommer, og gir deg tid til å forberede deg. Husk at det er selve rammeavtalen du må fange opp. Avropene under den har innkjøperen ingen plikt til å kunngjøre (§ 21-6 annet ledd), så dem ser du ikke på Doffin. Sett opp anbudsvarsling så nye utlysninger ikke glipper. Og har du allerede en plass på en avtale: behandle hver minikonkurranse som et fullverdig anbud, med samme omhu.

Kort oppsummert

Rammeavtaler er langsiktige billetter inn til offentlig sektor: vilkår avtales én gang, kjøpene kommer gjennom avrop, og på avtaler med flere leverandører avgjøres omsetningen i minikonkurransene. Følg med på utløpsdatoene, for det er der de store mulighetene ligger.

Denne artikkelen gir uttrykk for Cobriefs vurderinger og er ikke juridisk rådgivning. Ta kontakt med en rådgiver hvis du er usikker på hvordan reglene gjelder i din situasjon.

Vi i Cobrief tar gjerne en prat om hvordan du fanger rammeavtalene i ditt marked før konkurrentene gjør det.